Tích hợp hệ thống LMS với các nền tảng khác trong tổ chức

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc sử dụng hệ thống LMS đã trở thành một xu hướng không thể thiếu trong các tổ chức đào tạo. Tuy nhiên, để tối ưu hoá các tính năng và lợi ích của hệ thống này, việc tích hợp với các nền tảng khác trong doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về việc tích hợp hệ thống quản lý đào tạo LMS với các nền tảng, phần mềm khác sẽ như thế nào nhé.

1. Hiểu về hệ thống LMS

Hệ thống quản lý học tập và đào tạo LMS (Learning Management System) là một phần mềm hoặc ứng dụng web được sử dụng để quản lý và cung cấp các khóa học trực tuyến. LMS hỗ trợ các tổ chức giáo dục và doanh nghiệp để tạo, quản lý và theo dõi quá trình học tập của đội ngũ nhân viên. Hệ thống này cung cấp các công cụ để xây dựng nội dung giảng dạy, bài tập ứng dụng và các bài kiểm tra, quan sát tiến độ học tập và cung cấp phản hồi, đánh giá cho người học.

Ngoài ra, hệ thống quản lý học tập trực tuyến này còn cho phép người tham gia tương tác và chia sẻ thông tin trong cộng đồng học tập không chỉ ở phạm vi trong nước mà cả quốc tế. Với sự phát triển của công nghệ và xu hướng đào tạo trực tuyến ngày càng thịnh hành, hệ thống quản lý đào tạo trực tuyến LMS đã trở thành một nền tảng quan trọng và hiệu quả để trong công tác giảng dạy và đào tạo.

2. Tích hợp hệ thống LMS với các nền tảng khác

2.1 Tích hợp với hệ thống quản lý nội dung (CMS)

Hệ thống quản lý nội dung CMS (Content Manager System) là một nền tảng cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, báo cáo, xuất bản, phân phối,… nội dung trên trang Web. Chính vì thế, việc kết hợp hệ thống quản lý đào tạo LMS và hệ thống quản lý nội dung CMS là một điều vô cùng hợp lý. Nội dung được xây dựng trên CMS sẽ được sử dụng cho các khoá học của LMS. Sự phối hợp này sẽ tạo nên một không gian học tập và đào tạo trực tuyến hữu ích cho người học và người đảm nhận công tác hướng dẫn. Người đào tạo sẽ không mất nhiều thời gian để thiết kế nội dùng phù hợp với chương trình. Bên cạnh đó, việc tích hợp này sẽ giúp học viên dễ dàng tìm kiếm các bài giảng của khóa học, học tập theo tiến độ của mình vì hệ thống sẽ luôn cập nhật sẵn các nội dung.

• Đầu tiên, để thực hiện quá trình tích hợp doanh nghiệp cần đảm bảo rằng cả hai hệ thống có thể kết nối với nhau thông qua các giao thức và tiêu chuẩn như LTI (Learning Tools Interoperability) hoặc SCORM (Sharable Content Object Reference Model).
• Tiếp theo, tổ chức cần cung cấp một giao diện hợp nhất cho người dùng. Nói một cách dễ hiểu là trên giao diện của hệ thống đào tạo trực tuyến LMS sẽ có các liên kết và điều hướng tới các tài liệu học tập từ nền tảng CMS.
• Cuối cùng, để đảm bảo tính bảo mật và quyền riêng tư, doanh nghiệp sẽ phải cấp quyền truy cập cho những người tham gia và giới hạn số lượng tài khoản được xem nội dung. Chẳng hạn, mỗi học viên đăng ký khóa học, hệ thống sẽ hỗ trợ cấp quyền truy cập tối đa 2 tài khoản. Một tài khoản chính thức và một tài khoản phụ để đề phòng trường hợp người dùng gặp trục trặc về kỹ thuật.

2.2 Tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự (HRMS)

Hệ thống quản lý nhân sự HRMS (Human Resource Management System) là một công cụ quản lý nhân sự toàn diện và hiệu quả. Hệ thống này giúp tổ chức quản lý thông tin về nhân viên đồng thời quản lý các quy trình liên quan đến nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, lương bổng và nhiều hoạt động khác. Nó cho phép người dùng truy cập và cập nhật thông tin cá nhân, nắm bắt tiến trình tuyển dụng, quản lý kế hoạch đào tạo và theo dõi hiệu suất làm việc. Khi được tích hợp cùng hệ thống LMS, ban lãnh đạo có thể quan sát năng lực làm việc của từng thành viên trong tổ chức. Từ đó, dễ dàng xây dựng các kế hoạch phát triển và đào tạo đúng đắn và phù hợp nhất thông qua các khóa học trên hệ thống LMS.

Bên cạnh đó, với sự tích hợp này, doanh nghiệp có thể tiến hành các bài kiểm tra đánh giá và chọn lọc được đội ngũ các nhân viên ưu tú và tiềm năng. Đồng thời, có các biện pháp nhắc nhở đối với các nhân sự có thái độ kém trong suốt quá trình đào tạo. Điều này giúp cho chất lượng đầu ra trong công tác đào tạo nhân sự đạt tiêu chuẩn cao, mang lại nhiều đóng góp tích cực cho quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức.

• Đầu tiên, để tích hợp LMS với HRMS, doanh nghiệp phải liên kết hai hệ thống thông qua công nghệ API (Application Programming Interface) hoặc SSO (Single Sign-On). Mục đích của tiến trình này là giúp LMS và HRMS có thể đồng bộ hoá và dễ dàng chia sẻ dữ liệu về thông tin cá nhân của học viên, các khóa học và kết quả đào tạo.
• Tiếp theo, tổ chức cần thiết kế giao diện người dùng đồng bộ, sao cho người quản lý nhân sự và ban lãnh đạo có thể theo dõi và đánh giá tiến độ đào tạo của nhân viên trong hệ thống quản lý nhân sự. Hệ thống LMS sẽ thực hiện các báo cáo và dashboard và chia sẻ trên cả hai hệ thống. Hoặc doanh nghiệp có thể tạo các liên kết trên LMS và điều hướng tới thông tin của từng học viên trên HRMS để xem đánh giá.
• Cuối cùng, vì đây là được xem là các thông tin cá nhân nên tổ chức cần phải đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật tuyệt đối. Chính vì thế, chỉ ban lãnh đạo hoặc những người quản lý mới có thể phân quyền truy cập cho nhân viên trong các trường hợp cần thiết, tránh việc gian lận cũng như sử dụng các thông tin này với mục đích xấu.

2.3 Tích hợp với hệ thống quản lý dự án (PMS)

Hệ thống quản lý dự án PMS (Project Management System) là một nền tảng quan trọng trong việc quản lý và điều hành các dự án. Nó giúp tổ chức và quản lý tất cả các khía cạnh của dự án, từ lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và quản lý tài nguyên. Doanh nghiệp ưu tiên sử dụng hệ thống PMS để đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng theo kế hoạch, đạt được mục tiêu và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Việc kết hợp hai hệ thống này giúp tăng cường quản lý dự án và đào tạo, cũng như giúp tổ chức có cái nhìn tổng thể về quá trình đào tạo và tiến độ dự án. Hệ thống được tích hợp sẽ cung cấp các công cụ để lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất cả trong quá trình học tập và trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, sau khi đồng bộ dữ liệu, người dùng có thể truy cập, cập nhật thông tin và dễ dàng chia sẻ dữ liệu và tăng tính tương tác với các thành viên trong nhóm dự án hoặc lớp học.

Bên cạnh đó, hệ thống tích hợp sẽ cho phép người dùng xác định và phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả, đảm bảo chúng được sử dụng đúng theo yêu cầu của dự án hoặc khóa học. Đồng thời, tính năng đánh giá và phản hồi sẽ được nâng cấp, giúp ban quản lý có thể theo dõi và đánh giá tiến độ và hiệu suất của từng dự án.

• Đầu tiên, tương tự với hệ thống quản lý nhân sự HRMS, doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ và các giao thức API và SSO, giúp cho hai hệ thống LMS và PMS có thể kết nối và đồng bộ với nhau. Các thông tin về dự án, nhóm thực thi, kế hoạch và tiến trình hoạt động sẽ được chia sẻ trên LMS và PMS, quản lý bởi các thành viên và ban lãnh đạo.
• Tiếp theo, giao diện của hệ thống quản lý đào tạo LMS và hệ thống quản lý dự án PMS cần thiết lập các liên kết điều hướng tới các dự án, các hoạt động đào tạo phục vụ cho kế hoạch. Điều này giúp tạo ra một môi trường học tập tích hợp trong dự án và giúp các thành viên dự án tiếp cận kiến thức và thông tin cần thiết một cách thuận tiện.
• Cuối cùng, doanh nghiệp cần phải đảm bảo các thông tin về dự án sẽ được bảo mật. Trưởng nhóm và ban lãnh đạo sẽ cấp quyền truy cập cho những thành viên tham gia vào dự án để thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ hoạt động của kế hoạch. Các dự án, đặc biệt là các dự án lớn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty, do đó, cần phải giữ gìn và bảo vệ cẩn thận.

Tổng kết

Có thể thấy, hệ thống LMS dễ dàng được kết hợp với các nền tảng khác để nâng cao chất lượng quản lý và đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp. Sự kết hợp này mang lại nhiều tiện ích vượt trội, giúp tổ chức vận hành và hoạt động một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu nâng cấp các hệ thống quản lý trong tổ chức thì đừng ngần ngại lựa chọn hệ thống quản lý học tập và đào tạo online LMS nhé. Hãy nhanh tay liên hệ với Giải pháp đào tạo trực tuyến MGE của chúng tôi để nhận được sự tư vấn tận tình và chu đáo nhất.

>>> Xem thêm: Thách thức quản trị nguồn nhân lực trong 4.0

Tính năng bảo mật video trên hệ thống MGE