Quy trình Onboarding là cầu nối giữa nhân viên mới khi bước vào một môi trường làm việc. Mục đích của việc này là để họ được làm quen công việc và văn hóa doanh nghiệp, loại bỏ tâm lý bỡ ngỡ ban đầu. Tuy vậy, các số liệu thống kê từ những khảo sát ý kiến nhân viên cho thấy quá trình này hiện tại đang khá lỗi thời so với nhu cầu và mong muốn của thị trường lao động. Vậy, có cách nào để cải thiện hoặc tối ưu Onboarding không? Câu trả lời chính là thực hiện đơn giản hóa hoặc cải tiến chương trình đào tạo hội nhập bằng khóa học trực tuyến trên LMS.
Quy trình Onboarding là cầu nối giữ nhân viên và môi trường làm việc mới
Các số liệu thống kê về thực trạng Onboarding cho nhân viên mới
Theo báo cáo, khoảng 88% nhân viên được khảo sát cho rằng công ty của họ chưa thực sự cung cấp một chương trình Onboarding hiệu quả và 65% chia sẻ rằng Onboarding chỉ giúp họ có một vài thông tin hoặc những hiểu biết không thể sử dụng nhiều trong công việc hằng ngày. Điều này cho thấy rằng nhiều doanh nghiệp chưa thực sự quá chú trọng trong công tác chào đón và định hướng nhân viên mới vào hoạt động kinh doanh của mình.
Mặc khác, phương pháp truyền tải nội dung Onboarding của doanh nghiệp cũng tạo nên sự khác biệt và tác động không nhỏ. Cụ thể, khoảng 27% nhân viên được đào tạo Onboarding bằng hình thức online, 40% cho biết doanh nghiệp họ sử dụng phương pháp truyền thống và trực tiếp. Số lượng 33% còn lại được đào tạo bằng kết hợp cả hai hình thức. Nhìn chung, việc trực tiếp Onboarding vẫn còn khá phổ biến nhưng đang có sự chuyển hướng sang việc kết hợp online và offline khi phương pháp truyền tải này chiến khoảng 1/3 trong tổng số. Dự đoán trong tương lai thì hình thức Onboarding Online sẽ gia tăng đáng kể khi công nghệ về website và Apps đang phát triển mạnh mẽ.
Thống kế về phương pháp Onboarding từ khảo sát của Talent LMS
Một số liệu thú vị khác cần phải kể đến đó là 35% nhân viên chia sẻ rằng nội dung Onboaring họ tiếp xúc là tài liệu hướng dẫn bằng văn bản giấy. Đây có thể xem là một vấn đề lớn vì rằng có thể tài liệu đã quá cũ và tính cập nhật không cao, nhân viên sẽ không nhận được nhiều thông tin cần thiết nhằm phục vụ vào công việc hiện tại.
Quy trình Onboarding hoàn chỉnh
Những số liệu cung cấp trên là chưa đủ để thực hiện công việc cải tiến chương trình đào tạo hội nhập mà cần phải xem xét tới các bước trong tổng thể nhằm quyết định xem, những hoạt động nào cần tiếp tục và hoạt động nào cần được giảm bớt hoặc áp dụng cách làm khác. Tùy vào văn hóa nội bộ doanh nghiệp hoặc lĩnh vực kinh doanh thì quy trình Onboarding sẽ có thể khác nhau, một số có thể nhiều hơn hoặc ít hơn nhung chung quy lại thì vẫn sẽ bao gồm các giai đoạn sau.
Bước 1: Email xác nhận vị trí công việc
Thông thường, quy trình đào tạo hội nhập sẽ chính thức bắt đầu vào ngày đầu tiên nhân viên đến doanh nghiệp. Tuy nhiên, Onboarding sẽ bao gồm cả các bước thực hiện trước đó, như tiến hành gửi email xác nhận quyết định chấp nhận người lao động sau khi đã đạt yêu cầu trong quá trình phỏng vấn và cung cấp xác nhận vị trí công việc, địa điểm, thời gian cũng như lời cảm ơn, chào đón từ doanh nghiệp, bộ phận nhân sự.
Bước 2: Xác nhận thông tin và thủ tục cần thiết
Vào ngày đầu nhận việc, nhân viên mới sẽ gặp gỡ người trực tiếp phụ trách được giới trong nội dung email xác nhận và tham gia lớp học định hướng. Ở bước này, quy trình đào tạo sẽ diễn ra với các nội dung về nội quy, thông tin doanh nghiệp, tác phong và văn hóa tổ chức,… Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ được yêu cầu xác nhận và ký tên vào các văn bản hành chính nhằm chính thức trở thành nhân viên.
Bước 3: Thông tin vị trí và đào tạo nghiệp vụ
Cuối cùng, nhân viên sẽ được giới thiệu các công cụ cần thiết và cách sử dụng nhằm phục vụ trong quá trình làm việc. Sự hướng dẫn từ người phụ trách sẽ được chia sẻ một các chi tiết, thực hiện minh họa cũng như những lưu ý về sai sót và cách khắc phục,… Sau giai đoạn này, nhân viên đã sẵn sàng để bước vào công việc chính thức.
Tận dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc quan trọng hơn
Nhìn chung các bước thực hiện chỉ mang tính khái quát và có thể thiếu sót. Tuy nhiên, những thông tin trên lại khá hữu ích khi đánh giá, phân tích nhằm đưa ra sự thay đổi có thể giúp tiết kiệm công sức và thời gian cho bộ phận nhân sự. Hãy tưởng tượng nếu một nhóm nhỏ từ 5 – 10 nhân viên thì việc thực hiện tuần tự những bước trên rất đơn giản. Nhưng câu chuyện sẽ khác đi khi có lượng lớn nhân viên tham gia đào tạo hội nhập. Do đó, thay vì sử dụng nguồn lực con người để thực hiện tất cả các công việc, chúng ta có thể chuyển giao sang công nghệ và tận dụng lợi ích đó trong các công việc quan trọng khác. Với những tình huống như thế, vai trò của việc học trực tuyến trên LMS đã phát huy hiệu quả.
Tìm hiểu thêm>>> 5 ưu điểm khi triển khai học trực tuyến
Học trực tuyến trên LMS giúp cải tiến Onboarding thế nào?
Hiện nay, hệ thống đào tạo trực tuyến đã được tích hợp trong đào tạo với những lợi ích như tiết kiệm thời gian, thực hiện báo cáo tự động và theo dõi tiến độ người học. Xu hướng triển khai công cụ số cũng đang được nhiều doanh nghiệp đẩy mạnh. Tiêu biểu, khoảng 48% doanh nghiệp quy mô lớn đã và đang áp dụng đào tạo online vì rằng họ biết được giá trị nhận lại khi đầu tư vào công nghệ này. Họ sẽ gặt hái nhiều thành quả hơn về năng suất, chất lượng việc làm và tinh thần nhân viên mà từ đó thúc đẩy doanh thu. Thế nên, những nhà quản lý hoặc chủ doanh nghiệp đang cố gắng hướng đến những giá trị đấy có thể tham khảo những bước thực hiện cải tiến như sau.
Bước 1: Sàng lọc tài liệu hướng dẫn
Việc cần thực hiện đầu tiên đó là người phụ trách hoạt động hội nhập cần xem xét lại những văn bản, kế hoạch thực thi trong đào tạo hội nhập của Doanh nghiệp có còn phù hợp với xu hướng. Tại sao lại cần thực hiện công việc này? Thực trạng cũng nêu ra rằng, 35% nhân sự được đào tạo thông qua đọc văn bản. Điều này có rủi ro rằng, có thể chỉ một phiên bản nội dung đã được sử dụng từ tháng này qua năm nọ mà không được biên soạn lại. Do đó, lời khuyên hữu ích đó là hãy xem xét lại và điều chỉnh tài liệu đào tạo cho mỗi năm hoạt động.
Bước 2: Tìm kiếm nguồn tham khảo từ những doanh nghiệp khác
Trong quá trình sàng lọc, doanh nghiệp có thể tìm kiếm hoặc cập nhật những kết quả nghiên cứu về hành vi hay thái độ của người lao động trong quá trình làm việc. Một khi đã nắm bắt được những thông tin trên và áp dụng trong biên soạn, đổi mới thì chất lượng bài giảng cũng sẽ được nâng cao đáng kể.
Bước 3: Xây dựng một hệ thống LMS
Một điều kiện tiên quyết để học trực tuyến trên LMS được diễn ra đó là doanh nghiệp phải có cho mình một hệ thống LMS. Việc phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ nhằm cập nhật những tài liệu biên soạn ở bước 1 và 2, tạo thành một nơi lưu trữ dữ liệu để phục vụ những hoạt động sau.
Bước 4: Chuyển đổi vài hoạt động trong quy trình Onboarding sang LMS
Với quy trình Onboarding được mô tả trên chỉ bao gồm 3 giai đoạn, nhưng mỗi giai đoạn sẽ gồm những hoạt động nhỏ hơn mà có thể được chuyển đổi sang dạng nội dung số. Ví dụ, hoạt động giới thiệu thông tin doanh nghiệp sẽ được phát triển thành một thước phim với âm thanh thuyết minh và hình ảnh rõ nét. Trong buổi đào tạo, việc trình chiếu sẽ dễ dàng tiếp cận và nhận được sự chú ý hơn so với phương pháp thuyết trình một người truyền tải và nhiều người lắng nghe. Ngoài ra, những công cụ hoặc phần mềm phục vụ trong công việc vẫn có thể được giới thiệu tương tự và được phân loại theo các phòng ban vị trí của nhân viên mới.
Xem thêm>>> Onboarding Training hiệu quả trên hệ thống đào tạo trực tuyến
MGE – Nền tảng đào tạo nội bộ trực tuyến ưu việt
MGE hỗ trợ tổ chức trong đào tạo nhân sự
MGE là hệ thống đào tạo nhân sự trực tuyến cho phép triển khai, quản lý và vận hành hệ thống tài liệu, dữ liệu đào tạo cho các chương trình đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp. Hệ thống tích hợp những tính năng ưu việt giúp hỗ trợ số hóa những nội dung đặc thù dưới nhiều hình thức, do đó mang đến sự thú vị và gây hứng thú khi học. Giao diện người dùng MGE được thiết kế thông minh và đơn giản nên rất dễ sử dụng với mọi đối tượng. Ngoài ra, với thiết kế 3 lớp bảo mật, MGE đảm bảo tính bảo mật của nội dung khóa học và thông tin nội bộ của công ty.
Như vậy, MGE chính là nền tảng ưu việt góp phần vào quá trình xây dựng văn hoá được diễn ra hiệu quả. Bạn có thể tham khảo thêm về cách xây dựng chương trình đào tạo nhân lực phù hợp để có kế hoạch tốt hơn trong việc xây dựng khoá học cho nhân viên.
Tổng kết
Đào tạo hội nhập một quy trình không bắt buộc nhưng nếu không có hoạt động này thì doanh nghiệp sẽ chịu khá nhiều bất lợi. Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, doanh nghiệp nếu thực hiện quy trình Onboarding hiệu quả thì sẽ duy trì được 82% số lượng nhân viên mới và năng suất cũng sẽ tăng 70%. Tuy vậy, để có được kết quả trên thì phương pháp đóng vai trò quyết định vì rằng cách thức mới sẽ giúp tiết kiệm công sức và chi phí đáng kể. Do đó, cải tiến hoặc thay đổi quy trình Onboarding bằng việc học trực tuyến trên LMS sẽ đem lại góc nhìn mới cho doanh nghiệp trong hoạt động đào tạo nhân sự bằng công nghệ.
Đọc thêm >>> Cách LMS thúc đẩy sự phát triển cho doanh nghiệp
Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp
