Những tiềm năng khi SMEs áp dụng hệ thống LMS vào đào tạo

Đối với các doanh nghiệp lớn, sở hữu cho mình một hệ thống LMS trong đào tạo nội bộ là yếu tố cần thiết để tối ưu hóa quy trình. Tuy nhiên, câu chuyện này có thể hoàn toàn trái ngược cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME). Vì nguồn lực hạn chế, SMEs sẽ khó tiếp cận cũng như ứng dụng công nghệ một cách đúng đắn này. Mặc dù vậy, hệ thống quản lý học tập vẫn đang mở ra các cơ hội mới cho các doanh nghiệp SME khi họ sẵn sàng đầu tư và đã có sự xem xét các yếu tố cần thiết.

Các tiềm năng và cơ hội của hệ thống đào tạo cho các SMEs

Phù hợp với xu thế kinh tế số

Trên các phương tiện truyền thông trong nhiều năm trước đã đưa ra những dự đoán về xu hướng phát triển doanh nghiệp số và nhân sự số. Chúng ta đang sống trong cách mạng công nghiệp 4.0 nên đang có càng nhiều ứng dụng công nghệ hỗ trợ ra đời để phục vụ cho hoạt động vận hành và đào tạo nhân sự không không nằm ngoài trong số đó.

Đã rất nhiều doanh nghiệp xây dựng cho mình về kênh website bán hàng, sàn thương mại điện tử, thanh toán qua ứng dụng,… nhưng các vấn đề thuộc về bên trong doanh nghiệp như nhân sự, tài liệu hướng dẫn vẫn đang bị bỏ ngỏ. Việc các doanh nghiệp đang tìm hiểu những tính năng của hệ thống học tập trong nội bộ đã cho thấy sự cập nhật, đổi mới trong tư duy chiến lược và trong cả tầm nhìn dài hạn.

Tạo sự thống nhất toàn bộ quy trình làm việc

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn đang loay hoay với các quy trình truyền thống cần nhiều thời gian xử lý và chưa được tiêu chuẩn hóa. Những thao tác chồng chất, những tài liệu đã lỗi thời và khó khăn trong truy tìm thông tin là những bất cập trong đào tạo nhân sự mới và nhân sự hiện tại.

Ví dụ như trường hợp, khi một người nhân viên mới bắt đầu vị trí công việc thì xảy ra một tình trạng những thông tin trong buổi training với bộ phận nhân sự đã không còn được sử dụng trong quy trình hiện tại. Điều này đã gây ra sự bất cập và bỡ ngỡ cho người nhân viên đó khi họ phải từng bước tìm hiểu lại từ đầu, trải qua một buổi đào tạo trực tiếp khi vừa được hướng dẫn và vừa thực hành kiến thức mới.

Điều này đã gây ra những sự nghi ngờ về hiệu quả hoạt động kinh doanh của tổ chức trong suy nghĩ của người lao động. Còn đối với doanh nghiệp, quá trình đào tạo thứ 2 đã gây ra sự lãng phí không đáng có và cuối cùng thì khoảng trống nhân sự vẫn còn đấy khi người nhân viên mới chưa thực sự sẵn sàng.

Tiền đề cho sự phát triển vượt bậc

Theo như những dự báo về lực lượng lao động trong tương lai thì những nhân sự mới bắt đầu vào thị trường việc làm đang sở hữu những kỹ năng về công nghệ, tin học và sự sáng tạo rất lớn. Có thể nói, những thao tác, suy nghĩ, và văn hóa làm việc của họ có xu hướng theo môi trường số rất nhiều. Thay vì đào tạo theo các khóa và lớp một cách truyền thống hay “cầm tay chỉ việc” thì nay những ứng dụng quản lý học tập cho phép sự tìm tòi, tự học đang dần được khuyến khích. Các giao diện trang web quen thuộc, những tính năng gần gũi hay hình ảnh công cụ tương tự như trên các giao diện điện thoại hay máy tính cá nhân lại khá thu hút với lực lượng lao động trẻ này.

Khi đã có được thu hút của nhóm thế hệ mới tham gia vào môi trường làm việc thì doanh nghiệp SME sẽ hình thành sự đa dạng trong cấu trúc nhân sự cũng như văn hóa doanh nghiệp. Điều này nhằm tránh những tư duy truyền thông mà thay vào đó là sự phát triển, năng động, linh hoạt kèm theo đó là tư duy số hóa vượt bậc.

Đây có thể nói là sự chuẩn bị cho mục tiêu dài hạn khi những nhân sự trẻ là bước đệm cho những sản phẩm mới, dịch vụ mới và ý tưởng mới. Những lợi thế về kỹ năng cộng với hỗ trợ từ công nghệ giúp doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt, tạo một bước nhảy vọt từ doanh nghiệp nhỏ và vừa có thế tiến tới doanh nghiệp quy mô lớn với lực lượng nhân sự trẻ trung này.

Doanh nghiệp SME nên chú ý gì khi áp dụng đào tạo trên LMS?

Những tiềm năng hay cơ hội về hệ thống LMS mang lại đã được trình bày tóm gọn ở phần trên. Tuy vậy, các nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa thể “nhắm mắt bắn bừa” mà áp dụng hệ thống LMS một cách thiếu cơ sở và không có chuẩn bị những trường hợp phát sinh. Nhiều doanh nghiệp đã ồ ạt chuyển đổi mà không vì một giá trị cốt lõi hoặc mục tiêu chính xác mà đã gây ra những thiệt hại về chi phí không đang có. Do vậy, dưới đây là những điều mà các chủ doanh nghiệp cần phải quan tâm.

Chuẩn bị về tư duy phát triển nhân sự

Chiến lược phát triển nhân sự đòi hỏi những quy trình, tư duy và phương pháp phải thực hiện đồng bộ với nhau để tạo ra được kết quả khả quan. Về vấn đề hệ thống LMS, các chủ doanh nghiệp phải thực sự dành thời gian tìm tòi, nghiên cứu và đánh giá khái niệm này một cách đúng đắn. Những vấn đề có thể được miêu tả bằng câu hỏi rất đơn giản như “Hệ thống quản lý học tập là gì?”, “Tính năng liên quan của hệ thống này?”, “Doanh nghiệp có thể tăng bao nhiêu doanh thu hay tiết kiệm được bao nhiêu chi phí nếu sử dụng”.

Tìm hiểu thêm >>> 7 tính năng cần thiết trên hệ thống đào tạo trực tuyến

Khi đã có thể giải đáp cho mình những vấn đề trên một cách cơ bản và có những kiến thức nhất định thì các chủ doanh nghiệp mới xem xét đến những bước sau đó. Ở đây, cần đặc biệt lưu ý thêm đến những nguồn tham khảo và các đối tượng có chuyên môn để cùng bàn bạc và thảo luận.

Mô tả quy trình đào tạo nội bộ hiện tại

Tiếp đến là thực hiện những ghi chép miêu tả quy trình mà một người nhân viên trong ngày đầu tiên đến làm việc, tham gia lớp đào tạo và hoạt động nhiệm vụ trong 1 tuần đầu tiên. Những điều cần phải lưu giữ là ý kiến người học, kiến thức giảng dạy, thứ tự nội dung,… Tác dụng của quá trình này giúp người quản lý biết được những lỗ hổng trong quy trình đào tạo, những điểm dư thừa hoặc thiếu sót trong toàn bộ phương pháp. Sau đó là những công việc sàng lọc và phân tích nguyên nhân cụ thể dẫn đến những vấn đề đó. Việc tiếp theo là cần tìm hiểu những giải pháp khắc phục từ các tiếp cận đa dạng như điều chỉnh linh hoạt cơ sở vật chất, người đứng lớp hay cải tiến với công cụ truyền tải.

Khi đã hoàn thành những báo cáo này thì có thể yên tâm phần nào rằng, doanh nghiệp đang biết được tình hình hiện tại về quá trình đào tạo nội bộ của mình. Mở rộng thêm, với những buổi đào tạo nhân sự theo yêu cầu hoặc theo thời kỳ với nhân viên hiện tại thì những báo cáo, ghi chú cuộc họp trong quá khứ và thời điểm hiện tại cũng cần được xem xét và tìm hiểm. Điều này giúp hình thành góc nhìn tổng thể khi so sánh những dữ liệu trong quá khứ và hiện tại, giúp doanh nghiệp trở nên trực quan hơn.

Rút ra kết luận

Nếu như những báo cáo và xem xét xuất hiện những vấn đề mà trong bấy lâu nay chưa được phát hiện thì doanh nghiệp cần phải rút được được kết luận về có cần phải thay đổi hoặc không. Nếu không thay đổi, doanh sẽ phải đối mặt với rủi ro gì và họ có khả năng để vượt qua không. Những rủi ro có thể kể đến như chi phí cho nhân sự tăng cao, hiệu quả hoạt động kinh doanh sản xuất hoặc không có sự đổi mới. Ngược lại, nếu quyết định thay đổi thì đâu là giải pháp, doanh nghiệp tự phát triển hay sử dụng những nguồn lực bên ngoài, có hệ thống quản lý học tập nào đang tồn tại trên thị trường,..

Có vô vàn những câu hỏi xoay quanh mà doanh nghiệp cần phải tự vấn và tìm câu trả lời. Tuy vậy, với những tiềm năng và cơ hội phía trước, các doanh nghiệp SME cần được khuyến khích đổi mới hoạt động đào tạo nội bộ với nền tảng số vì những lợi ích kinh tế trong dài hạn khi chi phí đầu tư trong hiện tại có thể được tiết kiệm trong tương lai.

Xem thêm >>> Giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Tổng kết

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể có những phát triển vượt bậc thành các công ty quy mô lớn nếu như họ chuyển đổi những tiềm năng và cơ hội từ việc hình thành hệ thống LMS trong đào tạo nhân sự nội bộ. Không chỉ doanh nghiệp cần phát huy những công cụ hỗ trợ tăng trưởng kinh tế như kênh bán hàng hoặc website mà những việc đầu tư nhằm giữ sự ổn định văn hóa bên trong như yếu tố con người, công nghệ, quy trình kinh doanh cũng quan trọng không kém trong mục tiêu phát triển bền vững.

Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE dành cho nội bộ doanh nghiệp