Các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số và hiện đại hóa quy trình làm việc thì chắc hẳn đã nghe qua khái niệm về hệ thống hỗ trợ học trực tuyến. Các hệ thống này đã giúp cho tài liệu đào tạo cũng như thông tin nội bộ được truyền tải một cách nhanh chóng, phạm vi tiếp nhận rộng rãi mà chỉ diễn ra trong thời gian ngắn. Nhờ sự tiện lợi đó mà nhiều doanh nghiệp đã sẵn sàng đầu tư số tiền lớn để thành lập riêng hệ thống quản lý, dự phòng hoặc sử dụng trong nhiều tình huống. Tuy vậy, ứng dụng của hệ thống đào tạo trực tuyến không chỉ dừng lại ở việc giảng dạy mà còn có những tính năng khác có thể được tích hợp giúp doanh nghiệp chuyển đối số tốt hơn. Vậy hãy cùng bài viết dưới đây khám phá xem các ứng dụng khác có thể là gì.
Giới thiệu chung về hệ thống đào tạo trực tuyến
Đây có thể nói là một ứng dụng công nghệ được kết nối thông qua Internet, giúp gia tăng sự linh hoạt và là giải pháp tương tác giữa người dạy và người học khi không thể trực tiếp trao đổi. Được phát triển với mục đích đầu tiên là nơi dành cho các sinh viên, học sinh tìm kiếm đến khi có nhu cầu về tài liệu học tập ngoài thời gian chính thức ở trường, lớp. Từ nền tảng đó, các doanh nghiệp đã phát hiện được lợi ích khác và ứng dụng vào trong đào tạo nội bộ nhân sự, giúp năng cao chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp cần thiết nhằm phát triển con đường sự nghiệp.
Đào tạo trực tuyến đã được sử dụng rộng rãi trong các đơn vị kinh doanh
Khi được sử dụng trong kinh doanh, bộ phận nhân sự sẽ là trung tâm chịu trách nhiệm về kế hoạch đào tạo, tổng hợp bài giảng và phổ biến đến nhân viên trong công ty. Từ lâu, các doanh nghiệp quy mô lớn đang chuyển đổi quy trình đào tạo nhân sự sang hình thức các khóa học trực tuyến. Bởi lẽ, các doanh nghiệp này quan niệm rằng “Con người là tài sản quý giá nhất”, họ sẵn sàng chi trả một khoản tiền lớn nhằm duy trì kỹ năng và không ngừng gia tăng năng lực nhân sự của mình.
Nội dung và hình thức trên nền tảng học trực tuyến
Thông tin trên hệ thống đào tạo trực tuyến sẽ được thiết kế và trình bày theo các khóa đào tạo, nội dung chuyên môn và kỹ năng cụ thể. Người học có thể tìm kiếm cho mình một khóa học thích hợp dựa trên nhu cầu, mong muốn và điều chỉnh thời lượng, tốc độ bài giảng theo khả năng.
Ngoài ra, hệ thống còn có những ưu điểm về tính linh hoạt, không cố định tại một thời gian và không gian cụ thể nào. Chỉ cần có kết nối Internet, thì mọi thông tin có thể tiếp cận một các dễ dàng và hiệu quả. Công nghệ này rất phù hợp với đối tượng quá bận, chỉ có thể dành ra từ 30 phút đến một giờ đồng hồ để học tập hoặc không thể di chuyển đến lớp học vì khoảng cách khá xa, không thuận tiện.
Nội dung bài học cũng khá đa dạng từ trình bày bằng văn bản, hình ảnh tóm tắt, trình chiếu cũng như kết hợp game hóa kiến cho người học không bị nhàm chán và gia tăng sự chú ý, hứng thú trong tiếp thu kiến thức.
Tìm hiểu thêm >>> Giải pháp cá nhân hóa khóa học từ hệ thống đào tạo trực tuyến
4 ứng dụng khác mà doanh nghiệp có thể tích hợp
Qua những thông tin tóm gọn như trên, chúng ta đã biết được những thông tin cơ bản cũng như tính năng chính trong hệ thống quản lý đào tạo. Tuy vậy, nhu cầu thực tế của doanh nghiệp không chỉ bao gồm trong một khía cạnh là nâng cao chuyên môn. Giờ đây, với mô hình kinh doanh sản suất tinh gọn và tích hợp một hệ thống dành cho tất cả quy trình sẽ giúp doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí đầu tư cho nền tảng công nghệ. Và dưới đây chính là 4 tính năng doanh nghiệp có thể khai thác từ nguồn lực sẵn có.
1. Cơ sở dữ liệu
Mở đầu là sự kết hợp giữa hệ thống đào tạo với tính năng lưu trữ thông tin và hồ sơ doanh nghiệp. Một trong các điều kiện để đánh giá doanh nghiệp đã hoàn toàn chuyển đổi số hay không phụ thuộc vào mức độ tự động hóa và dữ liệu lớn (Big Data) được lưu trữ trên những trạm dữ liệu hoặc lưu giữ đám mây. Ưu điểm của việc này đó là doanh nghiệp giảm đi đáng kể không gian lưu trữ những văn bản cứng, giấy tờ, tệp hồ sơ và nhiệm vụ dọn dẹp, bảo quản những tài liệu này.
Cơ sở dữ liệu lớn giúp thiết kế hoặc đề xuất đa dạng khóa học
Ngoài ra với những công nghệ tổng hợp như trí tuệ nhân tạo, ứng dụng phân tích khi được cung cấp dữ liệu hoạt động kinh doanh, công cụ sẽ tiến hành thiết kế hay đề xuất khóa học liên quan nhằm cải thiện những kết quả này từ khía cạnh quy trình, năng suất con người đến chuẩn hóa sản phẩm và dịch vụ.
2. Hỗ trợ tuyển dụng
Hiện nay, hoạt động tuyển dụng nhân sự mới tại các doanh nghiệp đang tồn tại những khó khăn với các quy trình truyền thống thủ công và thiếu sự hiệu quả. Từ việc sàng lọc hồ sơ, tổ chức phỏng vấn và cuối cùng là đánh giá kết quả đang lấy đi khá nhiều thời gian và tạo sự phức tạp, chồng chéo trong các khâu thực hiện khiến doanh nghiệp phải xoay sở với nhiều bước không cần thiết. Do vậy, những tính năng từ hệ thống quản lý đào tạo sẽ đem lại các giải pháp cụ thể giúp tiết kiệm thời gian như hỗ trợ xây dựng các bài kiểm tra ứng viên, tổ chức phỏng vấn trực tiếp hoặc tiến hành ghi nhận những thành tích, thông tin quan trọng dùng cho những mục đích khác trong tương lai.
Số hóa quy trình tuyển dụng sẽ tăng hiệu quả hoạt động cho bộ phận HR
Có thể thấy, nếu tính năng này được tích hợp, tồn tại trên nền tảng hỗ trợ đào tạo nhân sự thì sẽ rất hữu ích cho bộ nhân HR doanh nghiệp khi được tiếp cận một phương pháp làm việc hiệu quả. Số hóa quy trình tuyển dụng đang được nhìn nhận là một xu hướng với việc thay đổi đi từ cách ứng tuyển, duy trì năng lực cho đến lúc nhân viên rời đi sẽ không phải gặp phải những bất cập và có được sự hài lòng với môi trường làm việc.
Tham khảo >>> Tận dụng hệ thống LMS để tối ưu quá trình tuyển dụng
3. Truyền thông nội bộ
Đây có thể xem là một tính năng phụ trợ giúp những thông tin được truyền tải một cách nhanh chóng và đồng bộ đến mọi nhân viên trong công ty. Truyền thông nội bộ được cải thiện đáng kể khi những thay đổi về cơ cấu, quyền hạn, quy định cũng như chính sách doanh nghiệp được phổ biến đến từng thiết bị có kết nối với trang quản lý đào tạo nội bộ. Nhân viên hành chính chỉ cần biên soạn và đăng tải lên hệ thống, các thông báo và lưu ý sẽ hiển thị trên giao diện giúp tối ưu thời gian và tiết kiệm nguồn lực hơn so với tổ chức các buổi gặp mặt trực tiếp.
Việc tích hợp một kênh giao tiếp trong nội bộ sẽ giúp gia tăng khả năng phối hợp nhịp nhàng giữa phòng ban với nhau. Dễ thấy, do thông tin được truyền tải xuyên suốt nên sẽ hạn chế đáng kể những kiểm chứng rườm rà và đẩy nhanh tốc độ thực hiện nhiệm vụ. Mặc khác, khi phát sinh vấn đề thì có thể đảm bảo rằng mọi nhân viên sẽ được biết rõ và có sự minh bạch trong hoạt động tổ chức.
Truyền thông nội bộ giúp gắn kết các nhân viên lại với nhau hơn
4. Quản lý tiến độ học tập của nhân viên
Cuối cùng, hệ thống đào tạo không chỉ dừng lại trong việc cung cấp bài giảng mà còn hỗ trợ quản lý tiến độ học tập của nhân viên. Điều này rất cần thiết vì tùy vào năng lực của mỗi cá nhân mà nhân viên sẽ có những lộ trình học tập khác nhau. Cụ thể, với những nhân viên xuất sắc thì chỉ cần 2 tháng cho một khóa học so với trung bình là 3 tháng. Việc quản lý tiến độ sẽ giúp bạn quản lý đo lường được khả năng học tập của từng nhân viên, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhằm giúp họ được tiếp thu kiến thức một cách hiệu quả hơn. Khi một nhân viên hoàn thành khoá học sớm, hệ thống cần gợi ý các khoá học liên quan để gia tăng tính linh hoạt, tính liên tục trong con đường đào tạo nhân sự.
Tổng kết
Mục đích và công dụng của hệ thống đào tạo trực tuyến là vấn đề không cần phải miêu tả thêm khi những doanh nghiệp có các đánh giá tích cực vì công cụ này đã giúp gia tăng doanh thu và dỡ bỏ sự cồng kềnh trong quản trị con người. Tuy vậy, doanh nghiệp cũng cần xem xét thêm về tích hợp những tính năng phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm chuyển đổi số một cách toàn diện khi toàn bộ hoạt động vận hành được số hóa và những sai sót được cải thiện đáng kể bằng sự chính xác mà công nghệ mang lại.
Do đó, với những doanh nghiệp đã xây dựng cho mình một hệ thống quản lý học tập thì có thể cân nhắc phát triển lên thành một công cụ quản lý dành cho nhân sự nội bộ song song với các kênh bán hàng trực tuyến và thương mại điện tử để cung cấp dịch vụ và sản phẩm.
Xem thêm >>> Giải pháp đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp
Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp
