Kể từ khi đại dịch xảy ra trên thế giới vào tháng 3 năm 2020, đại đa số chúng ta buộc phải nhốt mình trong nhà và làm việc từ xa. Bản chất của cách mọi người làm việc đã thay đổi theo chiều hướng tốt. Khi được lên kế hoạch cẩn thận và có chiến lược, mô hình làm việc Hybrid có khả năng cải thiện tổ chức của bạn theo nhiều cách. Tuy nhiên, để áp dụng Hybrid working một cách hiệu quả thì bạn cần lưu ý một số điều, chẳng hạn như về truyền thông nội bộ, đào tạo nguồn nhân lực, giao tiếp hai chiều… Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Hybrid working là gì?
Hybrid working cho phép nhân viên làm việc đồng thời tại văn phòng hoặc ở nhà
Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid working) là một khái niệm văn hóa làm việc linh hoạt cho phép nhân viên làm việc đồng thời tại văn phòng, ở nhà hoặc ở nơi khác. Hybrid working có nhiều biến thể theo xu hướng. Một số công ty có thể cho phép tất cả nhân viên chia nửa tuần làm hai loại công việc: trực tiếp và kết hợp. Mặt khác, một số nhân viên có thể làm việc toàn thời gian từ xa và chỉ cần đến văn phòng khi cần thiết. Ngoài ra, một số công ty đang sử dụng đồng thời hai mô hình trên.
Những điều cần lưu ý khi áp dụng mô hình làm việc Hybrid
Cung cấp trang thiết bị cần thiết cho nhân viên làm việc từ xa
Khi làm việc từ xa, đặc biệt với những nhân viên làm Remote, họ cần những trang thiết bị phục vụ cho công việc của mình một cách tối đa. Điều này đặc biệt phổ biến ở những nhân viên làm trong ngành Công nghệ thông tin, hay những người làm trong lĩnh vực đồ hoạ, họ cần có máy tính phù hợp, đáp ứng những đầu công việc họ làm hàng ngày.
Không phải lúc nào cũng “One size fits all”
Nhiều công ty khi chuyển sang môi trường Hybrid thường áp dụng công thức một cách cứng nhắc, chẳng hạn như ba ngày ở văn phòng, hai ngày ở nhà, vì họ nghĩ rằng điều này dễ thực hiện và ít thách thức hơn. Tuy nhiên, mong muốn về địa điểm và cách thức làm việc của mỗi nhân viên sẽ khác nhau, có nhiều nhân viên sẽ làm việc năng suất nhất khi làm ở nhà, hoặc một số sẽ muốn lên văn phòng để tăng tương tác trực tiếp trong quá trình làm việc.
Một cuộc khảo sát với 30.000 người Mỹ đã tiết lộ sự phân đôi rõ ràng: 32% người lao động muốn làm việc toàn thời gian tại nhà, trong khi 21% không bao giờ muốn làm việc tại nhà nữa. Do đó, hãy tìm hiểu nhu cầu của từng nhân viên và yêu cầu họ đưa ra những lý do chính đáng để ban quản lý cân nhắc làm theo mong muốn của họ. Điều này góp phần tăng sự hài lòng của nhân viên hơn, từ đó tăng hiệu suất làm việc và họ có xu hướng trung thành với doanh nghiệp của bạn hơn.
Vai trò của người quản lý là rất quan trọng
Nhà quản lý cần thống nhất phong cách làm việc của đội nhóm mình
Các nhà quản lý sẽ thực hiện chính sách làm việc Hybrid của doanh nghiệp ở tuyến đầu. Họ cần quyết đoán, tự tin trong các cuộc thảo luận với thành viên trong nhóm, từ đó đưa ra những đánh giá cần thiết nhằm cân bằng nhu cầu của cá nhân, nhóm và công ty, đồng thời thống nhất các cách thức làm việc phù hợp.
Việc quyết định cách tiếp cận những việc đơn giản như họp nhóm, khi mọi người có sở thích làm việc từ xa hoặc làm việc trực tiếp rất khác nhau, có thể là một thách thức. Những người thích làm việc tại nhà có thể cảm thấy xa lạ nếu họ hiếm khi đến văn phòng. Những người khác có thể cảm thấy khó chịu khi đến văn phòng và không tìm thấy đồng nghiệp chủ chốt nào của họ ở đó. Chính vì vậy, Line manager có vai trò quan trọng trong việc thống nhất phương thức giao tiếp, phong cách làm việc cho nhóm một cách hiệu quả nhất.
Nắm bắt giao tiếp không đồng bộ
Hybrid working sẽ không tránh khỏi giao tiếp không đồng bộ
Trong thế giới mới của môi trường Hybrid, việc giao tiếp không đồng bộ chắc chắn xảy ra. Không giống như Zoom là gặp trực tiếp hoặc gọi điện thoại, giao tiếp không đồng bộ không xảy ra trong thời gian thực hoặc yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Trao đổi thông tin qua email là một phương tiện truyền dẫn tiêu biểu của hình thức giao tiếp này được mọi người tin dùng.
Khi làm việc Hybrid, bạn cần một kênh để trao đổi giữa các nhân viên với nhau, chẳng hạn như Skype, Slack, Telegram hoặc bất kỳ nền tảng nào bạn thấy thích hợp. Với trường hợp này, bạn cần đưa ra những quy định chung về giao tiếp và họp, để khi xảy ra vấn đề khẩn cấp, các nhân viên vẫn có thể thực hiện liên lạc đồng bộ.
Đặt ra KPI cần thiết cho các công việc
Khi làm việc tại nhà, đôi khi bạn sẽ khó biết được liệu họ có đang làm việc năng suất hay đang làm việc cá nhân của mình. Bạn khó có thể đo lường quá trình mà họ làm, vì thế để tránh tình trạng này diễn ra, ban quản lý nên đặt ra KPI để họ thực hiện. Bằng cách này, nhân viên sẽ cố gắng hoàn thành công việc đúng hạn, đúng chất lượng mà quản lý của mình đề ra. Cả nhóm cần thảo luận, thống nhất với nhau về KPI nội bộ cho từng đầu việc cũng như dự án mà họ đảm nhiệm, lúc này tiến trình công việc vẫn được đảm bảo mà không bị chậm trễ.
Sử dụng Cloud
Cân nhắc chuyển càng nhiều công việc của bạn lên đám mây càng tốt. Bạn có thể không phải là người duy nhất làm việc theo lịch trình hỗn hợp, điều đó có nghĩa là có thể bạn và đồng đội của bạn hiếm khi—nếu có—ở văn phòng cùng một lúc. Đưa mọi thứ vào đám mây có nghĩa là mọi thành viên trong nhóm đều có quyền truy cập vào dự án, biết những cập nhật nào đã xảy ra và có thể xem những gì còn lại phải làm.
Một lý do khác để chuyển công việc của bạn lên đám mây là nó cho phép bạn truy cập vào các tệp của mình bất kể bạn ở đâu. Ví dụ: tài liệu đám mây có thể truy cập được từ máy tính ở cơ quan và máy tính ở nhà của bạn. Ngay cả khi bạn có một chiếc máy tính xách tay đi cùng bạn đến và đi từ văn phòng, bạn sẽ không bao giờ biết khi nào nó có thể bị hỏng hoặc bị bỏ lại. Khả năng truy cập đám mây đảm bảo bạn có thể tiếp tục làm việc bất chấp những trục trặc có thể xảy ra.
Chú ý đến truyền thông nội bộ
Cần chú ý đến truyền thông nội bộ khi áp dụng môi trường làm việc Hybrid
Nhiều bộ phận nhân sự lo sợ truyền thông nội bộ sẽ bị yếu đi khi ứng dụng môi trường Hybrid. Điều này cũng có khả năng xảy ra, bởi khi nhân viên làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, họ sẽ khó gắn kết với nhau như khi làm việc trực tiếp tại văn phòng. Ngoài ra, việc lan truyền những nguồn tin không chính thống về công ty cũng là trường hợp nguy hiểm có thể xảy ra khi doanh nghiệp không vững truyền thông nội bộ.
Để cải thiện tình trạng này trong môi trường làm việc Hybrid, doanh nghiệp có thể cân nhắc xây dựng hệ thống đào tạo nguồn nhân lực online. Không chỉ dùng để đào tạo nội bộ, ở hệ thống còn có mục bảng tin để doanh nghiệp có thể đăng các thông tin mới nhất liên quan đến công ty, từ đó xoá bỏ những những sự hiểu lầm, không rõ ràng trong tổ chức của bạn. Ngoài ra, các hệ thống như MGE còn có tính năng diễn đàn để mọi người có thể vào thảo luận về công việc, hoặc thậm chí để tán gẫu lúc rảnh. Hệ thống E-learning còn tích hợp chức năng livestream mọi người có thể tổ chức cuộc họp online khi cần thiết.
Xây dựng chương trình đào tạo nguồn nhân lực online
Bởi vì Hybrid working là một môi trường làm việc phức tạp hơn truyền thống nên nó đòi hỏi nhân viên ở mọi cấp độ phải có kiến thức, hành vi và kỹ năng mới để xử lý công việc và các mối quan hệ đồng nghiệp một cách hiệu quả.
Đào tạo nguồn nhân lực là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của một tổ chức. Nhân viên cần nâng cao kiến thức và kỹ năng để có thể nâng cao hiệu suất làm việc, từ đó cho ra sản phẩm – dịch vụ chất lượng, làm hài lòng khách hàng. Ngoài ra, khi doanh nghiệp thực hiện đào tạo nội bộ còn khiến nhân viên cảm thấy mình được công ty đầu tư, có giá trị. Điều này sẽ làm giảm tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) của tổ chức một cách đáng kể.
>>> Có thể bạn quan tâm: Làm thế nào để đào tạo nhân viên mới?
Hệ thống đào tạo nguồn nhân lực MGE – Giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp
Hệ thống MGE là một trong những giải pháp công nghệ được xây dựng và phát triển bởi MangoAds, được phát triển để đào tạo nội bộ cho các tổ chức hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian. Việc triển khai đào tạo trên app LMS không chỉ giúp nhân viên nâng cao kỹ năng làm việc mà còn hỗ trợ công ty đánh giá tiềm năng thăng tiến của nhân viên, cũng như thúc đẩy truyền thông nội bộ hiệu quả.
Hệ thống đào tạo nguồn nhân lực online MGE – giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp trong công tác đào tạo nhân sự Hybrid
Với MGE, bạn không phải lo lắng bị rò rỉ thông tin bảo mật của công ty, bởi lẽ MGE được thiết kế bảo mật tối ưu với công nghệ bảo mật 3 lớp nâng cao. Hơn nữa, quy trình đào tạo phức tạp đã không còn lại vấn đề lớn vì hệ thống có thể giúp bạn giải quyết điều này. Bạn có thể xây dựng lộ trình đào tạo riêng cho từng phòng ban. Nếu một bộ phận có nhu cầu training và học trực tiếp, tính năng học Livestream có thể hỗ trợ bạn.
Tổng kết
Bài viết trên đã nêu ra cho doanh nghiệp những lưu ý khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang môi trường làm việc Hybrid nhằm giúp ban lãnh đạo có sự chuẩn bị tốt nhất. Trong đó, việc đào tạo nguồn nhân lực online là một trong những giải pháp giúp hiệu quả làm việc luôn được nâng cao cho dù nhân viên ở bất kỳ nơi nào. Doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ học tập của nhân viên từ xa một cách dễ dàng với LMS. Nếu bạn có nhu cầu xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến, hãy liên hệ với MGE để nhận tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhé!
Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp
