Lĩnh vực học tập trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến kể từ sau khi dịch Covid-19 xảy ra. Tuy nhiên, những năm sau đó và đến tận bây giờ nhiều doanh nghiệp vẫn đang triển khai hệ thống ELearning để tiến hành đào tạo nhân sự. Dưới đây là mọi thông tin bạn cần biết trước khi muốn triển khai LMS cho tổ chức mình.
Hệ thống ELearning là gì?
Hệ thống ELearning quản lý quá trình đào tạo và học tập hiệu quả trên nền tảng kỹ thuật số
Hệ thống E-Learning là bộ công cụ được thiết kế đặc biệt để quản lý quá trình đào tạo và học tập. Nó hoạt động như một máy chủ thực hiện các chức năng cốt lõi như: Cung cấp các khóa học do giảng viên biên soạn, giảng dạy, quản lý sinh viên, vận hành hệ thống tài liệu, hướng dẫn, theo dõi, báo cáo và cung cấp công nghệ giảng dạy kỹ thuật số. Một loại nền tảng ELearning là hệ thống quản lý học tập (LMS).
Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp hệ thống đào tạo trực tuyến. Tuy nhiên, bản chất của các hệ thống LMS này là giải quyết mọi nhu cầu tương tác giữa giáo viên, quản trị viên và người học.
>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến
Nguồn gốc của việc học trực tuyến (ELearning)
Thuật ngữ “ELearning” đã bắt đầu xuất hiện vào tháng 10 năm 1999 trong một hội nghị quốc tế về CBT – Computer Based Training. Kể từ lúc đó, những cụm từ như “Online learning” và “Virtual learning” cũng bắt đầu mọc lên và được mọi người chú ý. E-learning mô tả một cách đầy đủ về một môi trường học tập chuyên nghiệp. Trong đó, người học có thể tương tác với môi trường học tập trực tuyến thông qua Internet hoặc các phương tiện truyền thông điện tử khác (intranet, extranet, truyền hình tương tác, CD-Rom,…).
Ưu và nhược điểm của hệ thống ELearning
Lợi ích mà hệ thống đào tạo trực tuyến mang lại
Ngày nay, từ các tập đoàn lớn đến các công ty SMEs, ELearning là giải pháp lựa chọn phổ biến trong quản lý và đào tạo nguồn nhân lực. Từ khi xuất hiện lần đầu, hình thức đào tạo này đã được triển khai thành công trong đa dạng các lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh như dịch vụ tài chính, viễn thông, bán ấn phẩm… Từ lúc dịch Covid-19 bùng phát, mô hình đào tạo trực tuyến đã phát triển vượt trội. Những ưu điểm nổi bật nhất của việc tổ chức học tập qua nền tảng online có thể kể đến như:
- Giảm chi phí đào tạo
Với đào tạo trực tuyến, các doanh nghiệp không phải tốn chi phí thuê cơ sở vật chất để tổ chức các cuộc hội thảo, trang trải chi phí đi lại. Thay vào đó, bộ phận L&D hoặc bộ phận HR sẽ có nhiều thời gian để tập trung xây dựng chương trình đào tạo nhân sự hiệu quả hơn. Thông qua LMS và hệ thống thư viện lưu trữ tài liệu, nhân viên sẽ có điều kiện học tập mọi lúc mọi nơi, vào thời gian phù hợp với họ – một ưu điểm lớn mà đào tạo truyền thống không mang lại được.
- Phạm vi đào tạo bao phủ rộng hơn
Doanh nghiệp có thể tổ chức đào tạo cho các nhân viên ở nhiều chi nhánh khác nhau
Trong bối cảnh lực lượng lao động ngày càng ưa chuộng hình thức làm việc từ xa, việc triển khai ELearning càng trở nên quan trọng hơn nhằm đảm bảo tính linh hoạt và khả năng tiếp cận của doanh nghiệp. Khi áp dụng đào tạo trực tuyến, doanh nghiệp có thể training cho hàng trăm nhân viên tại các văn phòng của mình trên thế giới, hoặc trong nước. Tất cả những gì họ cần là một thiết bị kỹ thuật số kết nối được với Internet như máy tính, điện thoại thông minh. Cả người dạy và học viên không cần phải mất thời gian di chuyển đến nơi học tập nhất định.
- Phát triển nhân viên nhanh hơn
Nhược điểm của các mô hình đào tạo truyền thống là nó phụ thuộc khá nhiều vào thời gian biểu của người cố vấn/ hướng dẫn học tập. Việc xây dựng hệ thống LMS sẽ tạo điều kiện cho nhân viên linh hoạt học tập bất kỳ khi nào phù hợp: khi đi làm, trong giờ nghỉ trưa hoặc ở nhà. Theo ELearning Industry, 89% nhân viên mong muốn rằng họ có thể học tập ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào – còn 85% khác thì muốn thời gian đào tạo phù hợp với lịch trình của họ.
- Onboarding hiệu quả giúp giữ chân nhân viên mới
Hoạt động onboarding của doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn
Quá trình Onboarding của các doanh nghiệp sẽ khá phức tạp, đặc biệt với các công ty lớn. Tuy nhiên, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn thông qua các chương trình onboarding trực tuyến. Ngoài ra, giải pháp này cũng phần nào tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự một cách đáng kể. L’oreal từng phát triển ứng dụng Fit Culture. Đây là một ứng dụng gamification để giới thiệu nhân viên mới cho tất cả chi nhánh trên thế giới. Thông qua app Fit Culture, nhân viên mới sẽ nhanh chóng tìm hiểu về văn hóa công ty thông qua phương tiện trực quan như: Video, các hoạt động thực tế, câu đố, trò chơi…
- Dễ dàng theo dõi tiến độ
Hầu hết các hệ thống LMS đều có tính năng phân tích, báo cáo tiến độ của từng học viên thông qua các biểu đồ trực quan cùng số liệu phân tích chi tiết. Việc phân tích các dữ liệu này sẽ giúp người dạy lên kế hoạch tối ưu trải nghiệm học tập, đánh giá hiệu quả phương pháp truyền tải, từ đó cải thiện các khoá học cho phù hợp hơn nếu cần thiết.
>>> Xem thêm: Mô hình LTEM giúp gì cho việc đánh giá đào tạo nhân sự?
- Khả năng thích ứng kinh doanh
Yêu cầu của bộ phận L&D trong thời đại ngày nay là phải nhanh nhẹn nhằm đáp ứng tốt với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. ELearning tạo điều kiện cho hoạt động xây dựng và phân phối nội dung đào tạo nhân sự trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn hẳn. Điều quan trọng là nội dung có thể được sửa đổi đơn giản và nhanh chóng để liên tục thích ứng với những thay đổi của thị trường.
Những hình thức của hệ thống đào tạo trực tuyến
Hình thức đào tạo trực tuyến đồng bộ
Khi tiến hành đào tạo trực tuyến đồng bộ, học viên được phép tham gia các hoạt động học tập theo thời gian thực ở mọi nơi. Hình thức này thúc đẩy tương tác giữa học viên và người hướng dẫn, giúp trải nghiệm học tập trở nên hiệu suất hơn. Đây được xem là phương pháp đào tạo phổ biến nhất trong thời điểm đại dịch Covid-19 hoành hành, nhưng nó vẫn được triển khai bởi nhiều công ty trên thế giới đến bây giờ.
Hình thức trực tuyến không đồng bộ
Với hình thức không đồng bộ, học viên không cần học tập theo thời gian thực. Lúc này giáo viên sẽ đăng tải nội dung học tập lên hệ thống bằng các phương tiện trực quan như: Video, tệp đính kèm, hình ảnh, sách điện tử, Blog… Hình thức này đòi hỏi học viên cần năng cao tinh thần tự học bởi lúc này họ sẽ học tập một cách độc lập. Tuy nhiên, hệ thống ELearning cũng có chức năng tích hợp diễn đàn để các nhân viên có thể trao đổi, thảo luận với nhau về kiến thức.
Các thành phần trong hệ thống ELearning
Có 3 đối tượng chính trong hệ thống đào tạo trực tuyến
Đối tượng người dùng
Nhân tố cấu thành LMS chính là đối tượng người dùng. Có hai đối tượng chính hoạt động trên hệ thống đào tạo trực tuyến: Người dạy và học viên.
Học viên tham gia đào tạo: Đây là thành phần chủ lực đóng vai trò cốt lõi trong hệ thống LMS. Bởi lẽ, khi học viên có nhu cầu học tập thì mới sản sinh ra người hướng dẫn/giảng dạy, từ đó các nền tảng LMS mới phát triển vững mạnh. Vai trò của học viên trên LMS có thể kể đến như:
- Tham gia các khoá học trực tuyến.
- Tương tác, trao đổi với giáo viên và những người học cùng. Đưa ra phản hồi, đánh giá về chất lượng buổi học.
- Hoàn thành bài tập, tiến hành các bài kiểm tra, đánh giá năng lực sau mỗi khoá học.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách giúp nhân viên chủ động sử dụng hệ thống ELearning
Người giảng dạy: Giáo viên là người đồng hành xuyên suốt với học viên trong các buổi đào tạo. Hơn nữa, giáo viên chính là người chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu, truyền đạt kiến thức và tương tác với nhân viên. Ngoài ra, họ cũng theo dõi tiến độ đào tạo của từng học viên để từ đó đánh giá năng lực, hỗ trợ họ khi cần thiết.
Trung tâm quản lý toàn bộ hoạt động của hệ thống đào tạo trực tuyến
Đây là bộ phận thuộc bên thứ ba sẽ quản lý hoạt động đào tạo của đối tượng người dùng trên hệ thống LMS. Với sự hỗ trợ của trung tâm quản lý, quá trình đào tạo nhân sự của đôi bên sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm thu thập phản hồi, góp ý của người dùng nhằm phát triển, cải thiện chất lượng hệ thống.
Một số nhiệm vụ chính của trung tâm quản lý làm là: Quản lý các đối tượng, dữ liệu, kiểm soát số lượng và nội dung các khoá học, chương trình đào tạo. Hơn nữa, bộ phận này còn truy xuất dữ liệu báo cáo, tạo mới, lưu trữ các bài kiểm tra của học viên.
Đối tượng quản trị hệ thống ELearning
Trung tâm quản trị hệ thống có vai trò đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và bền bỉ. Ngoài ra, trung tâm còn hỗ trợ quá trình đào tạo diễn ra rõ ràng, minh bạch theo một quy chuẩn nhất định, từ đó mang đến sự đồng bộ cho toàn hệ thống đào tạo trực tuyến. Nhiệm vụ của trâm tâm quản trị hệ thống có thể kể đến như: Xây dựng các vị trí liên quan trong hệ thống dựa trên những chức năng; Ban hành quy định, miêu tả vai trò cho các bên liên quan để các bộ phận đảm nhiệm đúng vị trí của mình; Giám sát hệ thống, ngăn chặn các hành vi vi phạm quy định vận hành.
>>> Tham khảo thêm: Vai trò của từng đối tượng trong LMS
Lời kết
Như vậy, bài viết trên đã cung cấp những thông tin tổng quát về hệ thống ELearning. Hy vọng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp trang bị cho mình những kiến thức cần thiết trước khi triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến cho tổ chức. Nếu bạn có nhu cầu xây dựng LMS, hệ liên hệ với MGE để nhận tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhé!
Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp
