Chỉ số đo lường hiệu quả trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Trong hoạt động doanh nghiệp, ngoài việc thực hiện những chiến dịch bán hàng, tiếp thị, hợp tác với các doanh nghiệp nhằm tăng trưởng quy mô và doanh thu thì việc tối ưu chi phí và ổn định nguồn nhân lực vẫn là lựa chọn được cân nhắc. Thế nhưng, làm sao để biết được hiệu quả là như thế nào và tiết kiệm được bao nhiêu chi phí vẫn là những câu hỏi mà nhiều giám đốc hoặc chuyên viên chưa thể trả lời ngay được. Chính vì thế, hãy đến với bài viết này để tìm hiểu xem chỉ số đo lường trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là như thế nào nhé!

Chỉ số đo lường hiệu quả là gì?

Trong công việc đánh giá mức độ hiệu quả, chúng ta không thể sử dụng các phương pháp thiên về cảm tính hay ước chừng mà cần phải có một phương pháp có thể đo đạc được nhằm đảm bảo tính khách quan và độ chính xác cao. Bởi vì lý do đấy nên chỉ số đo lường ra đời và được áp dụng trong thực tiễn vào nhiều lĩnh vực nghiên cứu khoa học, kỹ thuật và cả trong lĩnh vực kinh doanh, cụ thể đó là quy trình quản trị nhân sự, sản xuất, phân phối,…

Từ quan điểm đấy, chúng ta có thể hiểu rằng chỉ số đo lường là một thang đo dùng để đánh giá, theo dõi và chứng nhận một tiêu chí nào đó, trong một lĩnh vực hay chủ đề cụ thể. Những thang đo này có thể được điều chỉnh, thiết kế và áp dụng vào trong hoạt động giảng dạy và phát triển nhân sự tổng thể của tổ chức. Những kết quả từ thang đo sẽ là các con số chứng minh về thể hiện công việc, kết quả bài kiểm tra hay thao tác thực hành, tốc độ làm việc của người nhân viên trước và sau khi tham gia khóa học đào tạo định kỳ về chuyên môn hay kỹ năng mới.

Tại sao phải thực hiện đo lường sau khóa học?

Trước khi bắt đầu khóa học thì bộ phận nhân sự đã lên những kế hoạch học tập, bao gồm cả việc lên những mục tiêu cụ thể. Tuy vậy các thông tin đó thì về bản chất vẫn là những suy đoán và giả định trong tương lai. Doanh nghiệp kỳ vọng các mục tiêu này sẽ đặt được và sẽ chuyển sang các mục tiêu khác càng sớm càng tốt. Nhưng thực tế thì luôn có sự khác biệt về kỳ vọng. Mục đích của việc thực hiện đo lường trong khóa học chính là xem xét những bước đi trong thực tế của mình có đang đi đúng hướng với điểm muốn đến hay không nhằm đưa ra các chỉnh sửa cần thiết.

Các số liệu thu thập từ quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện tại theo thời gian thực sẽ phân tích được các điểm mạnh và điểm yếu của người nhân viên và thực hiện các quyết định xem nên có những kế hoạch đào tạo nào trong tương lai. Mỗi một thang đo sẽ phải được thiết kế theo từng mục đích riêng biệt, cụ thể như việc onboarding sẽ có sự đo lường khác khi thực hiện đào tạo năng cao kỹ năng hay đào tạo tăng cường.

Lời khuyên dành cho những doanh nghiệp quan tâm đến việc thu thập số liệu đo lường một cách tự động thì việc đầu tư hệ thống LMS là một giải pháp thiết thực. Đến với MGE, đây là một giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp trực tuyến ưu việt bằng những tính năng như cung cấp báo cáo nâng cao quá trình học tập của học viên, thông báo tự động qua email, bài kiểm tra trực tuyến, điểm khóa học,… Những tính năng là này sẽ là nguồn thông tin rất đáng tin cậy trong việc đo lường các chỉ số đánh giá hiệu quả của buổi đào tạo.

Xem thêm >>> Giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Những nội dung nào trong quy trình đào tạo cần được đo lường?

Dù rằng việc đo lường sẽ giúp phản ánh đến tổng thể kết quả thể hiện của nhân viên trong đào tạo, nhưng chúng ta không thể tiến hành đo đạc mọi chỉ số một cách đầy đủ và yêu cầu này đòi hỏi người thiết kế thang đo sẽ phải hiểu biết rất sâu sắc về thống kê dữ liệu. Thế nên, việc chọn nội dung cần được quan tâm nên được gói gọn về trong các chủ đề về thời gian, số lượng nhân sự tham gia, các chi phí tổ chức cùng các thay đổi về hành vi và thái độ nhân viên.

Đến đây, có những thử thách nhất định từ các nội dung trên nên được làm rõ đó là việc một vài chỉ số sẽ dễ dàng thu thập như thời gian mà khóa đào tạo kéo dài trong bao lâu (đo lường bằng số ngày hoặc số giờ), số lượng nhân viên, kết quả kiểm tra và hiệu suất công việc sau đào tạo. Trái lại, các thay đổi về hành vi hay thái độ lại rất khó để đưa ra các thang đo chính xác và khách quan vì rằng đây là những yếu tố thuộc về cảm xúc hay ý chỉ của một cá nhân. Ngoài ra, những chi phí đầu tư đào tạo trên mỗi cá nhân sẽ bị tác động bởi năng lực và việc tiếp thu kiến thức cũng khác nhau vì nhiều nhân viên sẽ vượt trội hơn đáng kể.

Do vậy, khi xác định những chỉ số đo lường thì giám đốc phòng ban hoặc người trưởng nhóm cần tham khảo, nhận những ý kiến và nghiên cứu kết hợp nhiều các đo lường. Từ sử dụng công nghệ, phỏng vấn và bảng hỏi để việc triển khai được diễn ra xuyên suốt.

Nhà quản lý sẽ rút ra được gì từ những kết quả thang đo?

Cứ như thế, quy trình đào tạo và phát triển nhân lực sẽ vẫn diễn ra theo kế hoạch và các bước thực hiện đã đề ra. Vấn đề cần phải quan tâm ở đây chính là việc truy xuất kết quả và rút ra kết luận sẽ như thế nào, các nhà quản lý sẽ nhận được gì và biết được gì từ vô vàn con số thống kê từ danh sách báo cáo dày đặc. Dưới đây sẽ là các câu trả lời cho những thắc mắc trên:

• Nắm bắt được kiến thức mà nhân viên đã tiếp thu: Đây có thể xem là một thông tin quan trọng và thể hiện được mục đích tổ chức ra khóa học đào tạo. Các kiến thức nhân viên đã học sẽ trực tiếp phục vụ lại trong việc sản xuất, sử dụng trong các nghiệp vụ ở từng vị trí
• Xem xét mức độ hoàn thành của mục tiêu: Việc đặt mục tiêu đào tạo sẽ là những con số mà cấp lãnh đạo kỳ vọng sẽ đạt được như hiệu suất tăng 20%, hay sai sót sẽ được giảm 15%. Việc đánh giá các chỉ số sau đào tạo sẽ phản ánh rõ nhất về vấn đề này như sau đào tạo thì mục tiêu sau sót chỉ giảm được 10% nhưng hiệu suất đã tăng 20% như mục tiêu đề ra.
• So sánh mức độ hiệu quả của các phương pháp đào tạo: Nhiều doanh nghiệp khi chưa có cho mình một quy trình đào tạo chuẩn thì thường sẽ kết hợp thay áp dụng thí điểm tuần tự những phương pháp. Sẽ có sự khác biệt rất lớn như đào tạo trực tuyến hoặc đào tạo truyền thống. Nên các con số sẽ giúp quá trình so sánh dễ dàng hơn.

• Đánh giá mức đầu tư chi phí cho quá trình đào tạo là hợp lý: Đào tạo nhân sự nên được xem như là một hoạt động đầu tư và doanh nghiệp sẽ chi trả chi phí nhằm thu lại kết quả trong tương lai. Với vấn đề này thì chỉ số ROI sẽ là một thang đo đáng tin cậy khi chi phí đào tạo sẽ được so sánh với mức doanh thu mà nhân viên tạo ra.
• Thấu hiểu được các khó khăn và điều chỉnh cho các mục tiêu đào tạo tương lai: “Các con số không nói dối” là câu nói tóm gọn nhất cho vấn đề này, nhiều nhà quản lý đã đưa ra những nhận xét chủ quan về vấn đề nguồn nhân lực của mình. Các con số thống sẽ biểu lộ rõ nhất và khách quan nhất về tình hình nhân sự. Các khó khăn hay rào cản được phơi bày và từ đó các quyết định thay đổi cũng trở nên đáng tin hơn.

Tổng kết

Qua những chia sẻ và phân tích nêu trên, chúng ta có thể rút ra được kết luận rằng, việc “số hóa” các kết quả trải dài trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là rất cần thiết và quan trọng. Những số liệu này cung cấp thông tin không chỉ trong các nhân sự cấp cao biết về tình hình nội bộ tổ chức và cả chính bản thân nhân viên cũng nhận lại được lợi ích để hoàn thiện kỹ năng của mình. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn nên coi trọng về việc lựa chọn thang đo và nội dung để đánh giá nhằm tránh biến việc đo lường trở thành gánh nặng. Mặc khác, việc thúc đẩy số hóa còn đi kèm với phát triển của cơ sở vật chất khi hệ thống đào tạo trực tuyến đang là xu hướng đầy hứa hẹn.

Xem thêm >>> 7 bước cơ bản trong quy trình và đào tạo nhân lực

Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE dành cho nội bộ doanh nghiệp