Vai trò và các bước cơ bản trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn lực

Nhân lực được xem là một trong những yếu tố cốt lõi quyết định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh. Chính vì thế, muốn có được đội ngũ nhân viên ưu tú và tiềm năng, các công ty cần phải có sự đầu tư mạnh mẽ về quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Chất lượng nhân sự đạt chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân các khách hàng trung thành. Hãy cùng tìm hiểu về vai trò và 6 bước cần thiết để xây dựng một quy trình đào tạo nhân sự đạt chuẩn nhé.

Vai trò của quy trình đào tạo và phát triển nguồn lực

Nguồn nhân lực càng tài năng, chuyên môn cao và có trình độ thì công ty càng vững mạnh. Vì vậy, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự bền vững của doanh nghiệp.

1.1 Đối với doanh nghiệp

• Năng suất và tính hiệu quả được tăng cao

Vấn đề tài chính luôn khiến các doanh nghiệp phải đau đầu với những câu hỏi “làm thế nào để tối đa hoá lợi nhuận nhưng vẫn giảm chi phí đầu tư?”, cách tốt nhất vẫn là đẩy mạnh việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, tăng năng suất lao động. Từ đó, tiết kiệm được các khoản chi phí liên quan đến vấn đề vận hành, nhân sự.

• Tiết kiệm thời gian đào tạo và giám sát

Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên sâu và bài bản sẽ tự biết nghiên cứu, tìm tòi và học hỏi từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như: sách, báo, tài liệu, website,… Ngoài ra, với năng lực cao, họ có thể giám sát công việc, đảm bảo được chất lượng và tiến độ làm việc giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian giám sát, không cần phải theo sát từng công việc.

• Tạo điều kiện để doanh nghiệp áp dụng công nghệ, kỹ thuật mới

Nhân viên có kiến thức và kỹ năng đào tạo bài bản cùng với khả năng tư duy tốt sẽ có cách nhìn mới để tăng hiệu quả công việc. Các chương trình và khoá học đào tạo sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp cập nhật thông tin về thị trường, công nghệ mới trong hoạt động sản xuất. Từ đó, tạo tiền đề cho việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật vào quy trình vận hành và quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên sẽ phát triển một tư duy và quan điểm mới để tối ưu hóa hiệu quả và năng suất công việc.

• Đáp ứng nhu cầu thị trường luôn đổi mới

Nguồn nhân lực tốt là “lá chắn” bảo vệ giúp doanh nghiệp tự tin trước những biến động của kinh tế, xã hội. Đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển của tổ chức trước những thay đổi của môi trường xung quanh. Đặc biệt, trong bối cảnh nền kinh tế đang bị khủng hoảng, các công ty cần một lực lượng lao động đủ mạnh để thực hiện các chiến lược dài hạn, theo sự phát triển của xu hướng tự động hóa.

• Tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường

Có được một lực lượng lao động tài năng giúp các công ty gia tăng lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. Vì mọi khía cạnh tạo nên sự khác biệt cho các công ty như công nghệ, sản phẩm, dịch vụ,… đều phải do con người kiểm soát. Chính vì thế, nguồn nhân lực có nền tảng kiến thức và kỹ năng chuyên môn càng vững chắc không chỉ giúp công ty đứng vững trên thị trường kinh tế ngày càng khốc liệt mà còn là tiền đề cho sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp trong tương lai.

1.2 Đối với nhân viên

• Nâng cao năng lực của bản thân

Thông qua các khoá học đào tạo, nhân viên sẽ có thể bổ sung những kiến thức cơ bản và chuyên môn còn thiếu, đồng thời, cải thiện và rèn luyện các kỹ năng đặc thù lẫn kỹ năng mềm. Có thể thấy, từ những khóa học ngắn hạn này, đội ngũ nhân sự đã có thể được bồi dưỡng đầy đủ về kiến thức cũng như các kỹ năng nhằm phục vụ tốt các yêu cầu trong công việc. Bên cạnh đó, việc nâng cao năng lực và khả năng tư duy sẽ giúp họ có nhiều cơ hội việc làm ở mức cao hơn trong tương lai.

• Dễ dàng thích nghi với môi trường và công việc

Trước khi bắt đầu công việc mới, bất kỳ người lao động nào cũng sẽ rơi vào trạng thái bỡ ngỡ và chán nản, một phần vì chưa quen môi trường làm việc và khối lượng công việc phải hoàn thành. Chính vì thế, nếu doanh nghiệp xây dựng quy trình đào tạo một cách rõ ràng và bài bản sẽ giúp nhân sự mới dễ dàng thích nghi và làm quen dần với môi trường tổ chức mới. Điều này còn giúp nhân viên nâng cao hiểu biết về yêu cầu và chất lượng công việc mà họ sẽ đảm nhận. Từ đó, sự hào hứng với công việc và môi trường mới sẽ tăng cao, họ yêu thích và khát khao được cống hiến.

>>> 15 cách thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên

• Mong muốn được gắn bó lâu dài

Khi doanh nghiệp ưu tiên đầu tư mạnh mẽ vào tri thức, khuyến khích và tạo điều kiện giúp nhân sự tự do sáng tạo, phát huy hết khả năng của mình sẽ tạo nên sự liên kết vững chắc giữa công ty và nhân viên. Từ đó, họ sẽ xem công ty như ngôi nhà thứ hai, đồng nghiệp là anh chị em của mình, luôn mong muốn đồng hành và chăm chỉ với công việc mà mình làm.

• Đáp ứng nhu cầu ngắn hạn

Việc xây dựng các khóa học ngắn hạn trong quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sẽ giúp nhân viên “chữa cháy” những lỗ hổng kiến thức kịp thời. Khác với các chương trình đào tạo quy cũ tại trường lớp với khối lượng nội dung và kiến thức lớn phải học từ từ, khó bắt kịp tiến độ của công việc. Với các khóa học ngắn được sắp xếp rõ ràng, đáp ứng được yêu cầu thực tiễn của ngành nghề, vừa đầy đủ kiến thức, vừa có thể vận dụng sẽ giúp nhân viên không chỉ nâng cao hiểu biết, tiết kiệm thời gian mà còn giải quyết được các vấn đề trong quá trình làm việc của họ.

>>> Cách để nhân viên chủ động tham gia đào tạo

Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo

Đây là bước đầu tiên trong quá trình xác định xem đào tạo có cần thiết với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp hay không. Việc phân tích nhu cầu đào tạo được thực hiện bởi nhiều chủ thể như các nhà quản lý các cấp, các chuyên gia đào tạo và những người có việc làm.

Đánh giá nhu cầu đào tạo cần dựa trên các yếu tố sau:

• Số lao động thiếu kỹ năng
• Hậu quả nghiêm trọng của việc thiếu kỹ năng
• Tầm quan trọng của kỹ năng
• Trình độ kỹ năng có thể được cải thiện thông qua đào tạo

Các phương pháp xác định nhu cầu đào tạo mà công ty có thể sử dụng là:

• Trao đổi với người có trách nhiệm quản lý, giám sát trực tiếp công việc
• Khảo sát nhân viên thông qua phỏng vấn, bảng câu hỏi,…
• Theo dõi quá trình tiến bộ của nhân viên trong công việc
• Phân tích báo cáo và ghi nhận kết quả công việc

Bước 2: Đánh giá thực trạng nhân sự

Quá trình phân tích và đánh giá nguồn nhân lực sẽ giúp các nhà quản lý xác định được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà công ty phải đối mặt. Ngoài ra, doanh nghiệp còn nắm được trình độ năng lực của đội ngũ nhân viên. Từ đó, tạo tiền đề cho việc xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt chuẩn và phù hợp nhất. Bên cạnh đó, đây là một hoạt động rất quan trọng, bởi nhờ tình hình này mà các công ty có thể dự báo được nhu cầu cũng như nguồn cung nhân lực trong tương lai.

Bước 3: Xác định mục tiêu

Hầu hết các công ty đều hướng tới việc nhân viên được đào tạo kiến ​​thức chuyên môn và kỹ năng mềm nhằm phục vụ cho công việc. Tuy nhiên, để đào tạo có hiệu quả nhất, các công ty phải thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đạt được, đo lường phù hợp và có thời hạn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian, tránh đào tạo và giảng dạy lan man những điều không cần thiết. Các mục tiêu này là kim chỉ nam cho những nỗ lực đào tạo và là cơ sở để đánh giá kết quả sau khi hoàn thành chương trình đào tạo.

Để xác định mục tiêu của kế hoạch đào tạo, doanh nghiệp có thể cân nhắc các câu hỏi sau:

• Những kiến ​​thức và kỹ năng nào mà nhân viên cần đạt được?
• Hiệu suất của nhân viên sẽ được nâng cao như thế nào?
• Chất lượng nguồn nhân lực và hiệu quả của chiến lược kinh doanh của công ty sẽ được cải thiện như thế nào?

Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SMART 5 yếu tố: Cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và thời gian để hỗ trợ trong suốt quá trình quyết định mục tiêu.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch đào tạo

Có thể cho rằng, đây là bước quan trọng nhất, quyết định sự thành công của chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Để xây dựng thành công kế hoạch đào tạo bao gồm nhiều bước từ lên ý tưởng đến quyết định phương pháp đào tạo. Để lập được một bản kế hoạch đầy đủ và chi tiết cần thực hiện các công việc sau:

• Thiết kế tài liệu: giáo án cho các chương trình đào tạo, slide và các loại tài liệu khác được sử dụng trong quá trình giảng dạy.
• Dự trù kinh phí: tùy thuộc vào số lượng người được đào tạo, mức lương trả cho người đảm nhận vai trò hướng dẫn, chi phí tài liệu và công cụ được sử dụng nhằm phục vụ cho việc giảng dạy được diễn ra suôn sẻ nhất.
• Quyết định phương pháp: Bạn nên có sự cân nhắc giữa các phương pháp và hình thức đào tạo đa dạng, khuyến khích sự tương tác hai chiều để nhân viên và người hướng dẫn để hạn chế tình trạng sai sót trong kiến thức và mắc lỗi về kỹ năng. Hiện nay, hình thức đào tạo trực tuyến đang được cân nhắc và ưu tiên sử dụng tại các doanh nghiệp.

Bước 5: Triển khai công tác đào tạo

Với một kế hoạch rõ ràng và chi tiết, doanh nghiệp có thể nhanh chóng bước vào quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Có hai phương pháp đào tạo phổ biến là trực tiếp và gián tiếp. Mỗi phương án đều có ưu và nhược điểm riêng nên bạn hãy căn cứ vào tình hình thực tế của công ty để có lựa chọn phù hợp. Và dù doanh nghiệp chọn phương án nào thì cũng phải bám sát mục tiêu của quá trình đào tạo là nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ cho người lao động.

Bước 6: Đánh giá kết quả đào tạo

Bước cuối cùng trong sơ đồ quy trình đào tạo và phát triển nguồn lực là đánh giá và nghiệm thu kết quả. Một công cụ phổ biến thường được sử dụng trong giai đoạn này là mô hình đánh giá đào tạo của Donald L. Kirkpatrick, bao gồm 4 cấp độ:

• Cấp độ 1: Phản ứng – Ở cấp độ này, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến ​​về trải nghiệm học tập của đội ngũ tham gia đào tạo. Các câu hỏi được sử dụng để kiểm tra xem người học có cảm thấy thoải mái và hài lòng với môi trường và nội dung đào tạo hay không, có gặp khó khăn gì về thiết bị hay tài liệu không.
• Cấp độ 2: Học tập – Cấp độ này sẽ đo lường khối lượng kiến thức và kỹ năng chuyên môn mà người học tiếp thu sau khi hoàn thành khóa học. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng câu hỏi, phiếu khảo sát hoặc thực hiện các bài kiểm tra về cả lý thuyết lẫn thực hành để xác định mức độ hiểu biết của nhân viên
• Cấp 3: Hành vi – Cấp độ 3 đo lường hành vi của học viên có thay đổi sau chương trình đào tạo hay không. Ví dụ: So sánh và đánh giá sự thay đổi về kiến thức, kỹ năng và thái độ trước và sau khi doanh nghiệp thực hiện đào tạo để nhận thấy sự khác biệt. Từ đó, công ty có thể linh hoạt điều chỉnh những sai sót.
• Cấp 4: Kết quả – Dữ liệu về chi phí, năng suất, doanh thu, thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc cần được thu thập trước và sau khi đào tạo, sau đó so sánh hai kết quả để lượng hóa kết quả của khóa đào tạo nhân sự.

Tổng kết

Thông qua bài viết trên, chắc hẳn bạn hiểu được tầm quan trọng cũng như nắm được các bước cơ bản để xây dựng nên một quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đạt chuẩn rồi đúng không nào? Quá trình đào tạo nhân sự sẽ dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp của bạn biết cách tận dụng tính hữu ích của các phần mềm đào tạo trực tuyến hiện nay. Hệ thống đào tạo online do MangoAds đã nghiên cứu và phát triển với những tính năng nổi bật. Đây là một trong những nền tảng LMS tiên tiến và hiệu quả nhất dành cho đào tạo nội bộ. MGE chắc chắn sẽ là giải pháp hoàn hảo cho quá trình đào tạo nguồn lực mà các công ty không nên bỏ qua. Đừng ngần ngại liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ nhé.

Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE dành cho nội bộ doanh nghiệp