Truyền thông nội bộ tốt đảm bảo sự rõ ràng, minh bạch và gắn kết mọi người lại với nhau trong tổ chức. Nhưng truyền thông nội bộ hiệu quả là gì và nó hoạt động như thế nào? Liệu xây dựng hệ thống học tập trực tuyến có là sự lựa chọn lý tưởng để làm công tác truyền tải văn hoá doanh nghiệp hay không? Hãy cùng tìm hiểu điều đó trong nội dung dưới đây nhé!
Truyền thông nội bộ (Internal communication) là gì?
Truyền thông nội bộ (Internal communication) đề cập đến việc truyền tải những nội dung, thông điệp cần thiết đến nhân viên vào đúng thời điểm, nội dung chính là tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi. Nó nhằm mục đích định hình, hội nhập và truyền bá văn hóa doanh nghiệp. Ngày nay, các tổ chức chi rất nhiều tiền cho quan hệ công chúng và tiếp thị để cải thiện giao tiếp bên ngoài nhưng không cải thiện được giao tiếp nội bộ của họ.
Truyền thông nội bộ là truyền tải những nội dung cần thiết đến nhân viên vào đúng thời điểm
“Giống như một con người, một công ty phải có một cơ chế giao tiếp nội bộ, một ‘hệ thống thần kinh’ để điều phối các hoạt động của nó.” – Bill Gates
Cách nhân viên hoặc thành viên của một doanh nghiệp giao tiếp với nhau sẽ quyết định sức khỏe và năng suất của tổ chức. Do đó, ban lãnh đạo không thể bỏ qua hoạt động truyền thông nội bộ của công ty, ngược lại bạn chính là người phải hiểu rõ tầm quan trọng của nó để từ đó phát triển và cải thiện nó.
Tầm quan trọng của Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
1. Truyền thông nội bộ gia tăng sự gắn kết của nhân viên
Theo Engage For Success organization, sự gắn kết của nhân viên liên quan đến việc cung cấp các điều kiện phù hợp để tất cả các thành viên trong tổ chức cống hiến hết mình mỗi ngày. Điều này cần thiết để nhân viên cam kết với các mục tiêu và giá trị tổ chức của họ và được thúc đẩy để đóng góp vào thành công của tổ chức.
Truyền thông nội bộ gia tăng sự gắn kết của nhân viên
Sự gắn kết của nhân viên tác động tích cực đến thể chất, nhận thức và cảm xúc của mọi người. Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe, được chia sẻ và được công nhận, họ sẽ hài lòng hơn với công việc và điều này làm giảm tỷ lệ nghỉ việc (turnover rate) cho doanh nghiệp một cách đáng kể. Do đó, truyền thông nội bộ tốt giữ một vị trí mạnh mẽ để cải thiện sự gắn kết của nhân viên. Theo chuyên gia truyền thông nội bộ Rodney Gray, những công cụ tốt nhất để tăng sự gắn kết của nhân viên là:
- Lắng nghe nhân viên ở tất cả các cấp.
- Giao tiếp mặt đối mặt.
- Giao tiếp hai chiều.
- Cung cấp đầy đủ thông tin và tình hình doanh nghiệp để nhân viên nắm rõ.
2. Xây dựng một đội vững mạnh hơn
Không thể xây dựng các đội mạnh hơn với giao tiếp nội bộ yếu. ‘Giao tiếp nội bộ yếu’ nghĩa là việc truyền thông tin không phù hợp giữa tất cả các cấp khác nhau của một tổ chức. Một nhóm có giao tiếp nội bộ tốt sẽ hoạt động tốt hơn và hiểu rõ về văn hóa công ty. Họ nhận thức rõ hơn về các mục tiêu của tổ chức và giúp đỡ lẫn nhau hình thành mối quan hệ công việc cộng sinh.
3. Thể hiện thương hiệu, hình ảnh công ty rõ ràng hơn
Đối với các doanh nghiệp hướng tới khách hàng, nhân viên tuyến đầu là bộ mặt của tổ chức. Hành động của họ phản ánh trực tiếp đến trải nghiệm thương hiệu của khách hàng. Thông qua việc phát triển kỹ năng giao tiếp của lực lượng lao động, nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn, thuyết phục đối tượng tiềm năng đưa đến quyết định mua hàng nhanh hơn.
Thể hiện thương hiệu, hình ảnh công ty rõ ràng hơn
Bạn chỉ có thể xây dựng một nơi làm việc tốt hơn khi mỗi thành viên trong tổ chức biết họ đang làm gì và mục tiêu hướng đến đâu. Thông thường, ban quản lý không giải thích đầy đủ cho nhân viên về các mục tiêu của mình do giao tiếp nội bộ không hiệu quả. Các thông điệp quan trọng của tổ chức thường bị truyền đạt sai khi tuân theo hệ thống truyền thông phân cấp.
Các tổ chức có thể tạo một hệ thống học tập trực tuyến để nhân viên cập nhật và tìm hiểu về công ty và đặt câu hỏi nếu có thắc mắc, hoài nghi. Làm như vậy không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhân viên cập nhật thông tin kịp thời. Điều này đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp áp dụng môi trường Hybrid hay Remote, khi ban lãnh đạo không thể gặp mặt nhân viên trực tiếp để trao đổi, truyền tải mục tiêu, giá trị cốt lõi và văn hoá doanh nghiệp một cách rõ ràng.
>>> Tham khảo: Những điều bạn cần biết về hệ thống LMS
4. Giảm xung đột
Xung đột là không thể tránh khỏi tại nơi làm việc. Xung đột về ý tưởng, hiểu lầm hoặc cảm giác không được công nhận thường có thể tạo ra xung đột bên trong và bên ngoài.
“Giao tiếp kém, không hiệu quả… dẫn đến trễ hạn, bỏ lỡ cơ hội và hiểu lầm.” – Caren Merrick, người sáng lập và CEO của Pocket Mentor.
Mỗi người trong chúng ta nhìn thế giới qua lăng kính của mình, nên đôi khi sẽ có những hiểu lầm, xung đột không đáng có. Truyền thông nội bộ cho phép mọi người đưa ra quan điểm và chia sẻ cởi mở các vấn đề của họ. Tổ chức nên nuôi dưỡng văn hóa tôn trọng, lắng nghe và giải quyết các vấn đề ngay lập tức.
5. Thời gian phản hồi nhanh hơn đối với các sự cố và trường hợp khẩn cấp
Nếu tổ chức có một quy trình rõ ràng để kết nối nhóm với thông tin phù hợp vào đúng thời điểm sẽ giúp ngăn các vấn đề trở thành vấn đề lớn hơn nhiều. Khi xảy ra sự cố nội bộ, một chiến lược truyền thông nhân sự cụ thể sẽ chữa cháy để không ai phải bị cuốn vào vấn đề này. Điều này sẽ ngăn chặn việc bàn tán sau lưng, nghi ngờ nội bộ và gây thù ghét lẫn nhau.
6. Tạo động lực cho nhân viên
Ban quản lý có thể tận dụng truyền thông nội bộ để thúc đẩy động lực nhân viên
Tạo động lực cho nhân viên không phải là việc đưa ra những bài phát biểu động lực dài dòng trong các cuộc họp của bạn để thúc đẩy nhân viên của bạn. Mặt khác, khen thưởng xứng đáng với năng lực sẽ hiệu quả hơn nhiều. Điều này có thể được tận dụng rất hiệu quả bởi các kênh truyền thông nội bộ, nơi nhân viên có thể được đánh giá cao và công nhận lẫn nhau khi hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ hoặc cột mốc quan trọng nào. Công cụ giao tiếp này không chỉ thúc đẩy nhân viên của bạn mà còn tạo ra văn hóa tuyên dương trong doanh nghiệp.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống học tập trực tuyến để triển khai chương trình đào tạo nhân sự cho nhân viên. Thông qua đó, họ cũng lấy việc nhân viên hoàn thành khoá học để làm tiêu chí xét duyệt khen thưởng. Đây cũng là một cách hữu hiệu để tăng lòng trung thành của nhân viên. Cung cấp đào tạo kịp thời, giúp nhân viên làm việc hiệu suất hơn, sau đó tạo động lực cho họ bằng lời khen và phần thưởng xứng đáng chính là ước mơ của nhiều ứng viên khi tìm kiếm một doanh nghiệp lý tưởng để làm việc.
7. Nâng cao tính minh bạch
Giao tiếp nội bộ tích cực trong một tổ chức tạo ra một môi trường làm việc không độc hại. Lúc này, thông tin được truyền đến tất cả mà không có bất kỳ bí mật nào. Điều này giúp nhân viên nhận thức rõ hơn về các sự kiện và cắt giảm hành động nói xấu sau lưng, đưa tin đồn thất thiệt. Điều này tăng cường tính minh bạch và tin tưởng giữa các nhân viên và quản lý của họ.
>>> Có thể bạn quan tâm: Giải quyết khó khăn truyền thông nội bộ cùng MGE
Hệ thống học tập trực tuyến MGE – Giải pháp truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp
Hệ thống học tập trực tuyến MGE giúp doanh nghiệp truyền thông nội bộ hiệu quả
Không chỉ để đào tạo nhân sự, hệ thống học tập trực tuyến MGE còn có chức năng truyền thông nội bộ hiệu quả cho tổ chức. Với MGE, bạn có thể đăng tải tài liệu, những nội dung quan trọng truyền đạt giá trị cốt lõi cũng như những thông báo mới nhất của công ty. Chỉ với vài bước đơn giản, nhân viên và ban quản lý có thể truy cập vào hệ thống để chia sẻ, cập nhật thông tin nội bộ dễ dàng. Ngoài ra, MGE còn tích hợp tính năng livestream, giúp công ty đa dạng hóa hình thức truyền thông thương hiệu.
Hệ thống đào tạo trực tuyến MGE được thiết kế với 3 lớp bảo mật (Server – Client – App) đảm bảo an toàn cho mọi thông tin chia sẻ nội bộ. Ngoài ra, các công ty có thể sử dụng các máy chủ riêng biệt cho hệ thống MGE để tránh lộ bí mật thương mại và định hướng phát triển chiến lược.
>>> Các tính năng quan trọng và hữu ích mà hệ thống LMS nên có
Kết luận
Nội dung trên đã giúp ban lãnh đạo hiểu được tầm quan trọng của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, giờ là lúc ban quản lý bắt tay vào để cải thiện điều đó một cách kịp thời. Một giải pháp tuyệt vời giúp tổ chức triển khai truyền thông nội bộ tiết kiệm chi phí mà lại hiệu quả, có thể đồng nhất được giữa các chi nhánh chính là xây dựng hệ thống học tập trực tuyến với lợi ích đã nêu trên. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống LMS, hãy liên hệ với MGE để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình.
Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE dành cho nội bộ doanh nghiệp
