Một chương trình đào tạo nhân sự thành công là khi nó đáp ứng được mọi nhu cầu của nhân sự đồng thời mang lại giá trị cho công ty. Đây còn được xem là một lợi thế cạnh tranh khi tuyển dụng và là giải pháp giữ chân nhân tài. Để làm được điều này thì việc phân tích nhu cầu đào tạo là bước rất quan trọng và tất yếu. Trong bài viết bài, hãy cùng thảo luận về những vai trò và lợi ích của việc phân tích nhu cầu đào tạo mang lại.
Phân tích nhu cầu đào tạo là gì?
Phân tích nhu cầu đào tạo góp phần tạo nên thành công cho khoá đào tạo nhân sự
Phân tích nhu cầu đào tạo là phương pháp dùng để xác định có tồn tại nhu cầu đào tạo hay không, và nếu có thì loại hình đào tạo nào sẽ cần thiết để lấp đầy những khoảng trống kỹ năng còn thiếu đó? Bằng cách áp dụng những cuộc khảo sát mục tiêu, phân tích nhu cầu đào tạo cố gắng xác định tình hình hiện tại một cách chính xác; khoảng cách giữa trình độ kỹ năng hiện tại và trình độ kỹ năng mong muốn có thể chỉ ra những vấn đề có thể chuyển thành nhu cầu đào tạo. Đây là một cách thu thập dữ liệu và thông tin một cách có cấu trúc để thiết kế và thực hiện hiệu quả chương trình đào tạo giúp phát triển cho các tổ chức và cá nhân.
Lợi ích của việc phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự
1. Nhận diện được đúng đối tượng
Phân tích nhu cầu đào tạo sẽ giúp xác định nhân viên nào cần đào tạo và đào tạo bao nhiêu. Phân tích nhu cầu đào tạo sẽ cho phép các tổ chức xác định đúng mục tiêu cho mỗi buổi đào tạo, đảm bảo mọi nhân viên đều có thể đi theo kế hoạch đào tạo được cá nhân hóa nhằm mang lại nhiều lợi ích nhất có thể cho họ. Tránh dẫn đến tình trạng nhân viên không gắn kết và mất động lực tham gia vào các buổi đào tạo khi họ thường xuyên bị bắt buộc góp mặt trong các lớp không có ích cho mình.
2. Xác định lỗ hổng về kiến thức và kỹ năng trước khi chúng trở thành vấn đề
Lợi ích chính của việc đánh giá nhu cầu đào tạo là nó có thể giúp bạn và nhân viên xác định bất kỳ lỗ hổng kiến thức và kỹ năng nào trước khi chúng trở thành vấn đề và có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp và cá nhân. Phân tích nhu cầu cũng cho phép bạn chủ động tiếp cận vấn đề thay vì chờ đợi điều gì đó không ổn rồi mới nhận ra.
3. Xác định những nội dung đào tạo cần ưu tiên
Bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch đào tạo và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hạng mục
Hầu hết các tổ chức đều gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch đào tạo vì không đơn giản để xác định khóa đào tạo nào là quan trọng nhất. Bằng cách sử dụng phân tích nhu cầu đào tạo, bạn sẽ có thể nhắm mục tiêu đào tạo cần hoàn thành càng sớm càng tốt và khóa đào tạo nào có thể để lại cho đến cuối năm. Đồng thời giúp đưa ra một chương trình đào tạo thực sự đáp ứng nhu cầu của nhân viên mà không lãng phí thời gian hoặc ngân sách cho các hoạt động có mức độ ưu tiên thấp hơn.
4. Sử dụng phương pháp đào tạo nhân sự tối ưu
Một bản phân tích nhu cầu đào tạo tốt sẽ cho biết liệu có cần một chương trình đào tạo mới hay không hoặc liệu có một giải pháp thay thế nào tốt hơn không. Nội dung đào tạo là phần chính nhưng cách để nhân viên của bạn tiếp cận nó cũng rất quan trọng. Qua việc phân tích, bạn có thể hỏi ý kiến nhân sự về hình thức mà họ muốn tiếp nhận thông tin là gì.
Hệ thống đào tạo trực tuyến MGE được xem là giải pháp đào tạo nhân sự hiệu quả
Hiện nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, các giải pháp đào tạo trực tuyến như MGE được đánh giá cao vì nhiều hiệu quả tối ưu. Với giao diện trực quan dễ sử dụng, hệ thống đào tạo này cũng góp phần đẩy nhanh quá trình đào tạo nhân sự. Bên cạnh đó, tính linh hoạt khi có thể truy cập mọi lúc mọi nơi và nội dung sinh động cũng làm tăng sự thích thú cho nhân viên.
5. Giúp quản lý ngân sách đào tạo hiệu quả
Hoàn thành phân tích sẽ cho phép bạn thấy chính xác những gì bạn cần tập trung vào, nhưng nó cũng sẽ làm nổi bật những lĩnh vực mà nhóm của bạn thực sự không cần phải đào tạo thêm vào thời điểm đó. Nếu không có lỗ hổng rõ ràng về kiến thức hoặc kỹ năng trong một lĩnh vực cụ thể, thì việc đào tạo thêm về lĩnh vực đó có thể gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc.
3 cấp độ phân tích nhu cầu đào tạo bạn nên biết
Phân tích tổ chức
Sau khi bạn có một bức tranh chiến lược về các mục tiêu, hoạt động và định hướng tương lai của tổ chức, bạn có thể xem xét điều này từ góc độ kiến thức, kỹ năng và hành vi có thể giúp tổ chức của bạn phát huy điểm mạnh và giải quyết điểm yếu. Phân tích nhu cầu đào tạo được chẩn đoán bằng cách phân tích kết quả hiện tại và mục đích của tổ chức trong tương lai. Phân tích ở cấp độ này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét các kế hoạch chiến lược và hoạt động của tổ chức. Ở giai đoạn này, các tổ chức có thể đặt câu hỏi như:
- Ai cần đào tạo?
- Ai sẽ tiến hành đào tạo?
- Hình thức đào tạo sẽ diễn ra như thế nào?
- Đào tạo ở đâu là cần thiết nhất?
Mức độ phân tích này cũng kết hợp những thứ như văn hóa của tổ chức, mục tiêu nhân sự và ảnh hưởng bên ngoài.
Phân tích hoạt động
Phân tích các hoạt động trong doanh nghiệp giúp xác định được vấn đề đang gặp phải
Cấp độ phân tích nhu cầu đào tạo thứ hai liên quan đến việc xem xét các công việc và nhiệm vụ mà nhân viên đã thực hiện. So sánh các kỹ năng của nhân viên trong một loại công việc với các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc thành công giúp bạn có thể nhận ra những khoảng trống mà đào tạo cần phải lấp đầy. Tính đến cả bất cứ điều gì có thể giúp bộ phận/ nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả nhất có thể.
Phân tích cá nhân
Cấp độ thứ ba của phân tích nhu cầu đào tạo tập trung vào các cá nhân và cách thức họ thực hiện công việc của mình. Cách tiếp cận phổ biến nhất của phân tích cá nhân là sử dụng dữ liệu đánh giá hiệu suất để đánh giá nhu cầu đào tạo. Thông qua quá trình đánh giá hiệu suất, bạn sẽ xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên. Sau đó, bạn có thể thiết kế chương trình đào tạo để giúp nhân viên khắc phục điểm yếu và nâng cao điểm mạnh của họ.
Các cách tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo
- Quan sát trực tiếp: Đây là một trong những cách tốt nhất để có được thông tin hữu cơ về cách thức hoạt động của một tổ chức, bộ phận, nhóm hoặc nhân viên
- Phỏng vấn: Các cuộc phỏng vấn cung cấp thông tin phong phú và có tính linh hoạt để khám phá sâu tất cả các lĩnh vực. Khi phỏng vấn nhân viên, điều rất quan trọng là cho họ biết rằng đó là để phát triển tổ chức hơn là đánh giá khả năng của họ để họ có thể tự do bày tỏ kinh nghiệm và nhu cầu của mình.
- Bảng câu hỏi và khảo sát: Đây là những phương pháp thuận tiện để thu thập thông tin từ nhiều nguồn và cá nhân. Chúng được sử dụng tốt nhất khi giao dịch với một nhóm lớn. Bảng câu hỏi và khảo sát rất hữu ích để kiểm tra một loạt các biến số như đánh giá tự báo cáo của nhân viên, sự hài lòng trong công việc , đánh giá của người quản lý, các lĩnh vực cải tiến mong muốn.
- Đánh giá hiệu suất và công việc: Cách làm này sẽ hữu ích để xác định điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên và các lỗ hổng có thể có trong tổ chức để lấp đầy chúng. Cách này sẽ giúp bạn đánh giá khách quan nhất khả năng của nhân viên.
Kết
Tóm lại, phân tích nhu cầu đào tạo nhân sự có thể rất hữu ích nếu được thực hiện đúng cách. Kết quả là nhân viên có động lực hơn, làm việc tốt hơn và có sự hài lòng trong công việc cao hơn. Ngoài ra, nó làm tăng doanh thu, mức độ hài lòng của khách hàng, mức độ tương tác và mức độ tương tác đồng thời giảm lãng phí, giúp tăng năng suất cho tổ chức.
>>> Có thể bạn quan tâm: Bí quyết xây dựng mục tiêu cho chương trình đào tạo hiệu quả
GỢI Ý: MGE – Hệ thống đào tạo trực tuyến tối ưu trong doanh nghiệp
