Những điều NÊN LÀM và CẦN TRÁNH khi đào tạo nhân viên mới

Đào tạo nhân viên mới là một phần quan trọng của quá trình tuyển dụng nhằm giúp những nhân sự mới hiểu rõ về các giá trị, sứ mệnh và mục tiêu của công ty cũng như vai trò của mỗi cá nhân trong sự thành công của doanh nghiệp. Khoảng thời gian hướng dẫn này có thể kéo dài đến 90 ngày hoặc lâu hơn, tùy thuộc vào mục tiêu, mục đích cần hướng đến sau quá trình đào tạo onboarding. Một quy trình đào tạo nhập môn hiệu quả sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với công việc đồng thời cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên. Dưới đây là một số điều nên làm và cần tránh khi doanh nghiệp xây dựng quá trình đào tạo onboarding.

Tầm quan trọng của đào tạo nhân viên mới

Theo một cuộc khảo sát của về vấn đề tuyển dụng trong doanh nghiệp chỉ ra rằng, 39% nhân viên bỏ việc trong vòng sáu tháng đầu tiên. Một trong những nguyên nhân tác động đến sự gắn bó của nhân viên mới với doanh nghiệp đó là họ cảm thấy khó hòa nhập với môi trường làm việc mới. Điều này cho thấy nếu doanh nghiệp có quá trình giới thiệu và đào tạo sau tuyển dụng hiệu quả hơn sẽ có tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn. Bởi những nhân viên mới được đào tạo sau tuyển dụng tự tin hơn, nhanh chóng quen và hiểu về các chính sách và giá trị cốt lõi công ty đang hướng tới đồng thời cũng xác định rõ vai trò mới của mình trong hành trình phát triển của công ty. 

Những điều nên làm khi xây dựng đào tạo nhập môn cho nhân viên mới

Xác định quy trình đào tạo tuyển dụng

Muốn đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định đâu là những thông tin cần chia sẻ với những nhân sự mới và cách thức thực hiện. Các thông tin cần chia sẻ có thể là lịch sử hình thành phát triển của doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi, định hướng ngắn hạn và dài hạn… Cách thức thực hiện đào tạo thông qua gặp gỡ trực tiếp, họp ngắn với nhóm nhân viên mới, đưa tài liệu tham khảo hoặc thông qua hình thức đào tạo trực tuyến. 

Ngoài ra, trong quá trình xây dựng quy trình đào tạo nhân sự mới, bộ phận L&D có thể tham khảo ý kiến của các nhân viên hiện tại. Dựa trên những gì họ được đào tạo khi mới tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận ra ưu và nhược điểm của quy trình đồng thời có thể đưa ra các đề xuất nhằm cải thiện  quá trình đào tạo onboard.

Học việc từ các nhân viên giàu kinh nghiệm

Một trong những cách để nhân viên mới dễ dàng làm quen với công việc là để họ học việc từ những nhân viên giàu kinh nghiệm. Bằng việc thực hiện 1 số nhiệm vụ nhất định liên quan đến chuyên môn, nhân viên sẽ có thể nhanh chóng phát huy được năng lực. Và những đánh giá của nhân viên giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn nắm bắt được điểm mạnh và yếu của người mới được tuyển dụng. Từ đó, bộ phận nhân sự có thể lên kế hoạch đào tạo bổ sung kỹ năng kiến thức cần thiết nhằm giúp nhân viên mới đáp ứng tốt yêu cầu công việc.

Tham quan và giới thiệu với các thành viên trong công ty

Đây cũng là một trong những việc cần làm để nhân viên mới quen với các thành viên nắm được rõ các phòng ban trong công ty. Bộ phận nhân sự cần lên kế hoạch đưa nhân viên mới tham quan văn phòng, giới thiệu các thành viên chủ chốt trong công ty và phòng ban nơi nhân viên trực tiếp làm việc. Ngoài ra, nhân sự có thể cung cấp tài liệu về nhân viên trong bộ phận của người mới được tuyển dụng (mô tả vai trò của từng thành viên và thông tin liên hệ khi cần). 

Tích cực đánh giá trong những tuần làm việc đầu tiên

Trong thời gian thực hiện đào tạo nhập môn, bộ phận đào tạo cần thường xuyên kiểm tra nhân viên mới nhằm đảm bảo họ đạt tiến độ và những kiến thức thu thập được đúng với định hướng. Doanh nghiệp có thể xây dựng các bài test đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên về công ty. Với sự hỗ trợ của nền tảng đào tạo trực tuyến MGE, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xây dựng kho bài đánh giá online và lên lịch định kỳ để xem được tiến độ cũng như mức độ hiểu biết của nhân viên về văn hóa, giá trị, tầm nhìn…

Đưa văn hóa doanh nghiệp thành 1 nội dung chính của đào tạo nhập môn

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đào tạo nhân sự mới về trách nhiệm, vai trò của họ trong sự phát triển mà bỏ qua việc training văn hóa, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty. Điều này có thể giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với công việc nhưng lại “khớp” trong việc thích ứng với môi trường mới. Vì thế việc giúp nhân viên hiểu rõ văn hóa của doanh nghiệp cũng góp phần giúp nhân viên tự tin, hòa đồng và gắn bó lâu dài hơn. Doanh nghiệp có thể tạo các bài giảng ngắn về văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn sứ mệnh trên MGE và chia sẻ với các nhân viên vừa gia nhập đội ngũ. Điều này giúp nhân viên có thể tìm hiểu về môi trường làm việc của mình bất cứ khi nào họ rảnh.

Xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho nhân viên mới

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể mà bạn muốn nhân viên mới đạt được trong quá trình đào tạo nhập môn. Doanh nghiệp có thể xây dựng bộ kỹ năng và kinh nghiệm cần có của mỗi nhân viên để giúp những nhân sự mới có định hướng rõ ràng trong khoảng thời gian đầu làm việc.

Thường xuyên phản hồi

Trong quá trình làm quen với công việc, nhân viên sẽ bộ lộ những điểm tốt và cần cải thiện. Người quản lý và bộ phận nhân sự cần thường xuyên đánh giá và phản hồi với nhân viên mới giúp họ tiếp tục phát huy những điểm tốt và cải thiện các lỗi hay gặp trong quá trình làm việc.

Việc không có phản hồi thường xuyên khiến nhân viên mắc sai lầm và thường xuyên lặp lại các lỗi trong quá trình là việc. Nhân viên làm 1 task sai cách càng lâu thì càng khó sửa chữa. Phản hồi thường xuyên đảm bảo nhân viên mới của bạn đang thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác và đang đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu đặt ra trong quá trình đào tạo nhập môn.

Doanh nghiệp cần tránh gì trong quá trình đào tạo nhập môn?

Tránh chia sẻ thông tin dồn dập

Nhân viên mới có thể choáng ngợp với thông tin mà doanh nghiệp cung cấp trong tuần đầu tiên tham gia đào tạo. Thay vì dồn hết thông tin vào 1-2 buổi đào tạo onboarding, bộ phận nhân sự cần chia nhỏ các bài giảng và xếp theo thứ tự ưu tiên. Những thông tin quan trọng cần được đưa lên trong bài giảng đầu tiên. Doanh nghiệp có thể xem xét đào tạo dàn trải trong 1 vài tuần để nhân viên từ từ cảm nhận về môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp đồng thời quen với phong cách làm việc của team mới. Doanh nghiệp cũng nên đưa ra lộ trình đào tạo onboard chi tiết để nhân viên mới hiểu rằng họ sẽ học những gì và trong thời gian bao lâu.

Tránh tương tác 1 chiều

Trong quá trình đào tạo nhân viên mới, bộ phận nhân sự cần đảm bảo sự tương tác 2 chiều. Điều này có nghĩa là không chỉ người quản lý và bộ phận nhân sự đưa ra đánh giá, nhận xét về nhân viên mới và tác phong làm việc của họ. Các nhân viên mới cũng cần được tạo điều kiện chia sẻ về những vướng mắc trong quá trình làm việc, hợp tác, cách thức giúp họ khắc phục các lỗi đã, đang mắc phải. Lúc này, bộ phận nhân sự cần trở thành người lắng nghe tích cực, ghi nhận những ý tưởng, đề xuất của nhân viên mới, tránh việc sa thải vội vã vì họ mắc sai lầm hay chưa có kinh nghiệm.

>>> Top 6 phương pháp đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp

Câu hỏi thường gặp khi đào tạo onboard

Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu quá trình đào tạo nhập môn?

Doanh nghiệp nên thực hiện vào đào tạo nhập môn ngay trong tuần đầu tiên làm việc của nhân viên. Trong thời gian này, doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin liên quan đến lịch sử hình thành và phát triển của công ty, văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh. Doanh nghiệp có thể số hóa các thông tin này trên hệ thống đào tạo trực tuyến nhằm cắt giảm thời gian thực hiện đào tạo cơ bản. Nhờ đó, nhân viên có thể tranh thủ tìm hiểu về văn hóa doanh nghiệp trong thời gian rảnh rỗi. 

Làm sao để biết chương trình đào tạo nhập môn hiệu quả?

Một trong những cách tốt nhất để đo lường chương trình đào tạo tuyển dụng mới có hiệu quả hay không là thực hiện đánh giá trước và sau đào tạo. Ví dụ: nếu một nhân viên biết rất ít về vị trí và vai trò của mình trước khi được đào tạo nhưng sau năm tuần làm việc, họ đã nâng cao hiểu biết lên 87%, thì rất có thể việc đào tạo nhân viên của bạn có hiệu quả. Mỗi đánh giá trước và sau đào tạo phải cụ thể đối với vị trí của nhân viên cũng như các kỹ năng và kiến ​​thức hiện có. 

Đào tạo nhập môn là một quy trình bắt buộc để tạo ra một doanh nghiệp chuyên nghiệp và bền vững. Đây cũng bước chuyển tiếp giữa tuyển dụng và đào tạo. Hi vọng với những chia sẻ trên doanh nghiệp sẽ biết những việc nên làm và cần tránh trong quá trình đào tạo nhân viên mới. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm 1 giải pháp đào tạo nhân viên mới hiệu quả, MGE chính là hệ thống LMS phù hợp. Với MGE, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian và nguồn lực cho quá trình đào tạo sau tuyển dụng đồng thời giúp nhân viên nhìn nhận được lộ trình phát triển năng lực trong suốt quá trình đồng hành cùng công ty. Để tham khảo và triển khai MGE, hãy liên với chúng tôi ngay nhé.

>>> Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới tiết kiệm chi phí, hiệu quả tối ưu