Áp lực chuyển đổi số của các doanh nghiệp ngày càng lớn bởi sự thay đổi của thị trường kinh doanh và nền kinh tế vĩ mô. Tốc độ chuyển đổi phải càng nhanh càng tốt do những đối thủ cạnh tranh và các “ông lớn” trong ngành đang dần tạo khoảng cách lợi thế khá xa. Tuy nhiên, việc áp dụng vào ồ ạt những công nghệ mới, công cụ hiện đại là chưa đủ, mà còn đòi hỏi đến kiến thức và kỹ năng của người sử dụng và đây là những nhân viên của doanh nghiệp.
Nhiều nhân sự lâu năm hoặc chuẩn bị bước vào thị trường lao động lại không biết vận dụng công nghệ một cách hiệu quả. Có chăng, hoạt động đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp đã thiếu sót điều gì? Cùng tìm hiểu về trình độ kỹ thuật số để có thể trả lời cho thắc mắc trên.
Kỹ năng thấu hiểu công nghệ là gì?
Thấu hiểu công nghệ (Digital Literacy) chính là việc có thể sử dụng các ứng dụng, công cụ phần mềm với thao tác nhuần nhuyễn và thuần thục các chức năng nhằm đáp ứng tốt hơn những yêu cầu công việc, vượt qua trở ngại và hoạt động tốt trong xã hội số. Kỹ năng này không chỉ gói gọn trong sử dụng công nghệ mà còn là việc tìm, tổng hợp, quản lý thông tin; kết hợp công cụ giao tiếp và phối hợp các tình huống; thấu hiểu về an ninh mạng; sáng tạo nội dung số; nhận biết công nghệ và khả năng tư duy số.
Kỹ năng thấu hiểu công nghệ là việc sử dụng thành thục đa dạng công cụ phần mềm
Tùy vào giai đoạn trong cuộc sống hoặc tính chất công việc mà mức độ thấu hiểu sẽ có sự khác nhau. Ví dụ, những sinh viên trong giai đoạn sắp tốt nghiệp thì cần những hiểu biết về công nghệ ở mức cơ bản như tin học văn phòng và sử dụng các phần mềm trực tuyến. Mặc khác, những cá nhân đã tham gia thị trường trong nhiều năm có thể thuần thục một ứng dụng nào đó và tích lũy cho mình những kinh nghiệm sử dụng. Tuy nhiên, theo thời gian, độ nhạy hoặc mức độ thích ứng công nghệ mới của nhóm lao động này dần giảm đi và nhóm sinh viên sẽ trở nên vượt trội hơn.
Dù rằng đã có kinh nghiệm, nhưng việc bị thay thế là điều không thể tránh khỏi bởi môi trường sống của nhóm trẻ này đã được tiếp xúc với công nghệ đã lâu. Do vậy, đối với những nhà quản lý, chủ cơ sở kinh doanh đang có định hướng chuyển đổi số, họ nên dành nhiều mức độ quan tâm đến kỹ năng này áp dụng vào mục tiêu đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của kỹ năng thấu hiểu công nghệ
Đối với cá nhân người nhân viên khi có được một kỹ năng sử dụng công nghệ thành thục thì những tác vụ trong công việc sẽ được hoàn thành ở hiệu suất cao nhất. Dễ thấy, việc nhập liệu hoặc sáng tạo nội dung, tổng hợp dữ liệu bằng những công cụ chức năng ứng dụng Excel, chỉnh sửa hình ảnh, phần mềm phân tích SPSS,… sẽ đẩy nhanh tốc độ thực hiện mà qua đó giúp tiến độ dự án luôn duy trì ổn định. Ngoài ra, khi kỹ năng được trang bị đầy đủ thì bản thân người nhân viên sẽ có động lực, sự tự tin để tiếp nhận các nhiệm vụ được giao với tâm thế sẵn sàng.
Tầm quan trọng này không chỉ gói gọn trong một phạm vi nhỏ cá nhân mà còn lan tỏa đến văn hóa doanh nghiệp và lợi thế. Chỉ từ một nhân viên thành thạo sẽ hình thành một đội ngũ giàu kinh nghiệm và học hỏi lẫn nhau, lúc này, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực này để đối đầu với nhiều thử thách khó hơn, đòi hỏi sự chuyên môn và khả năng đáp ứng cao. Nếu những doanh nghiệp đang thực hiện việc chuyển đổi số thì quá trình này sẽ được chuyển đổi một cách dễ dàng vì đã hình thành nền tảng, khác biệt với những doanh nghiệp phải đào tạo lại hay buộc nâng cấp nhân sự từ ban đầu.
Có đội ngũ kỹ năng công nghệ cao là nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số doanh nghiệp
Từ các góc độ cá nhân và doanh nghiệp, việc có kỹ năng thấu hiểu công nghệ sẽ giúp ích không chỉ trong hiệu suất, tinh thần làm việc mà văn hóa tổ chức vẫn sẽ được hưởng lợi do không ngừng tìm cách thích ứng và trang bị kiến thức sử dụng về những phát minh công nghệ mới.
Xem thêm >>> 4 lý do doanh nghiệp cần thực hiện đào tạo và phát triển nhân viên
Tác động của trình độ kỹ thuật số đến việc kinh doanh
Chúng ta đã đến với khái niệm và tầm quan trọng của kỹ năng thấu hiểu công nghệ, thế nhưng, tác động của kỹ năng này đến việc vận hành doanh nghiệp sẽ như thế nào? Câu trả lời chính là hai khía cạnh giao tiếp và hợp tác. Trong giao tiếp sẽ bao gồm giao tiếp với khách hàng và với đồng nghiệp. Giả định rằng, người nhân viên phụ trách quản lý một khách hàng lớn, nhưng mỗi buổi gặp mặt hoặc họp trực tuyến, người nhân viên này tỏ ra lúng túng trong thao tác gọi video, và chia sẻ màn hình. Chưa kể những bảng báo cáo, tài liệu trình chiếu chưa đạt yêu cầu về thiết kế, bố cục khiến người xem khó nắm bắt nội dung và gây sự khó chịu. Điều này có sự ảnh hưởng rất lớn bởi vì khách hàng sẽ đánh giá mức độ chuyên nghiệp trong dịch vụ cung cấp, nghi ngờ năng lực và cả tâm lý của người nhân viên cũng sẽ bị ảnh hưởng trong những dự án tương lai.
Còn về vấn đề hợp tác, trong nội bộ doanh nghiệp thì việc tiếp xúc làm việc nhóm sẽ diễn ra thường xuyên, những nhiệm vụ sẽ được thực hiện thông qua những công cụ hay phần mềm riêng của doanh nghiệp đó. Nếu những nhân viên không biết cách vận dụng thì sẽ gây trở ngại lớn vì lúc này người nhóm trưởng có thể phải hướng dẫn từng lại các bước ban đầu và khiến tốc độ dự án bị chậm lại. Một bài học thực tế trong giai đoạn qua đó là việc Work from home trong Đại dịch là minh chứng cho việc thành tạo và có kỹ năng số quan trọng như thế nào vì lúc ấy chúng ta buộc phải tương tác, sử dụng mọi phương tiện để có thể tiếp tục công việc. Nếu như trong hoàn cảnh đó, người nhân viên thiếu kỹ năng sẽ phải chật vật để tự tìm hiểu do rằng giãn cách xã hội đã ngăn cản việc hướng dẫn trực tiếp.
Việc phải hướng dẫn thường xuyên cách sử dụng phần mềm sẽ làm giảm tiến độ thực hiện dự án
Hai ví dụ trên chỉ là một khía cạnh khá nhỏ, vẫn còn sẽ nhiều vấn đề khác nảy sinh khi mà cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra. Những phát minh công nghệ mới vẫn cứ xuất hiện liên tục như Trí tuệ nhân tại, Học Máy và Cơ sở dữ liệu, đòi hỏi những nhân sự tương lai bắt buộc phải có kỹ năng thấu hiểu công nghệ cơ bản để tham gia thị trường lao động và tiếp nhận các phát minh trên hiệu quả hơn.
Những kỹ năng công nghệ nên có của một nhân sự số
Dù rằng cá nhân nhân viên sẽ là người thụ hưởng kỹ năng này nhưng lợi ích lại được chia sẻ với doanh nghiệp vì nhân viên sẽ sử dụng hiểu biết của mình để phục vụ lại cho nhu cầu và mục tiêu của tổ chức. Đây có thể nói là mối quan hệ hợp tác song phương và doanh nghiệp nên có trách nhiệm cùng phát triển, hỗ trợ, cung cấp kỹ năng này thông qua công tác đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp. Từ nhưng ý kiến trên, chúng ta có thể thấy vai trò của công nghệ trong môi trường kinh doanh đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Do vậy, dưới đây là những gợi những khóa đào tạo nhân viên mà người quản lý nên cân nhắc.
Tin học văn phòng cơ bản
Khóa học đầu tiên nhưng là một nền tảng vững chắc nhất đó nhân viên sẽ phải nắm rõ những thao tác cơ bản trong vận hành một hệ thống máy tính. Các công việc có thể đi từ những căn bản về tài khoản, quản lý tệp dữ liệu, cây thư mục đến nâng cấp như hiểu biết phần cứng máy tính. Những kiến thức này sẽ trao cho nhân viên việc điều chỉnh những sự cố không quá nghiêm trọng và tự mình có thể xử lý tốt. Các ứng dụng tin học như soạn thảo văn bản, bảng tính hay trình chiếu nội dung vẫn nên được đào tạo lại và khuyến khích rèn luyện thường xuyên sẽ giúp tạo thói quen và kinh nghiệm sử dụng.
Sử dụng Web và Internet
Tiếp đến, trong đa số ngành nghệ hoạt động thì Web là công cụ hữu ích và nguồn thông tin miễn phí. Khả năng tìm kiếm và biết chắt lọc sẽ giúp nhân viên tiết kiệm rất nhiều thời gian và năng cao đáng giá chất lượng thông tin. Trong một số lĩnh vực như công nghệ thông tin, quản trị web và tiếp thị số thì kỹ năng sử dụng Web phải được nâng cao như dùng công cụ đo lường lượt từ khóa tìm kiếm, tối ưu nội dung, hình ảnh và trải nghiệm người dùng.
Có thể nói, với tính chất làm việc trên môi trường số thì những kiến thức về công nghệ cũng phải đi kèm để phù hợp với yêu cầu. Hiện nay, những khóa học đào tạo miễn phí những kiến thức này cũng khá đa dạng, ví như khóa học trực tuyến coursera từ Google trải rộng từ lĩnh vực kinh doanh cho đến thiết kế UI/UX người mà doanh nghiệp có thể thích hợp khi tổ chức training nhân lực.
Xem thêm >>> Giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp tại MGE
Phần mềm giao tiếp và tương tác
Để hoạt động vận hành và quy trình làm việc được chuyên nghiệp và hiệu quả thì truyền thông nội bộ chính là chìa khóa trong giao tiếp giúp các luồng ý kiến, dòng chảy thông tin, kế hoạch sẽ được truyền tải xuyên suốt, đến đúng đối tượng cần tiếp nhận. Đến đây, nhiều người vẫn nghĩ rằng các ứng dụng nhắn tin đã trở nên quá phổ biến và sẽ là dư thừa khi đào tạo kỹ năng này. Nhưng đó quan điểm sai lầm khi phần mềm giao tiếp được đề cập ở đây là thư điện tử, cuộc họp trực tuyến và trang quản lý dự án.
Sử dụng các phần mềm giao tiếp hiệu quả sẽ giúp luồng thông tin được truyền đi xuyên suốt các bộ phận
Ví dụ cụ thể, việc viết email vẫn cần các kỹ năng nhất định vì ứng dụng bao gồm việc sử dụng chức năng gửi đến nhiều địa chỉ, Mail Merge, đính kèm tệp và chữ ký email,… cho đến phương pháp viết nội dung thư email sẽ như thế nào, cấu trúc và chủ đề ra sao. Nắm vững những kỹ năng này thì mức độ chuyên nghiệp của nhân viên đã được tăng lên đáng kể khi khách hàng sẽ ấn tượng và đáng giá tốt về tác phong, thái độ doanh nghiệp đối với mình.
An minh mạng và trách nhiệm sử dụng
Tư duy số nên được bổ sung vào khóa đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp về kỹ năng thấu hiểu công nghệ
Với những chia sẻ thì nội dung thiên hướng về thực hành và thao tác là chủ yếu, tuy vậy, thấu hiểu công nghệ còn liên quan đến tư duy và trách nhiệm sử dụng để đảm bảo nhân viên sẽ phát triển kỹ năng trên cả hai phương diện. An minh mạng hoặc an ninh môi trường số nói chung đó là nhân viên sẽ nhận biết đến những rủi ro Hacking, theo dõi và virus trong hệ thống thông qua những bước chấp nhận Cookies, quyền truy cập những năng của phần mềm và địa chỉ IP mạng nội bộ. Các kiến thức này sẽ bổ trợ trong việc nhân viên tránh truy cập những nguồn thông tin không uy tín, bảo vệ dữ liệu công việc của chính mình, ngăn chặn tình trạng rò rỉ thông tin đáng tiếc.
Nắm vững những kỹ năng là điều không dễ dàng và chủ yếu phụ thuộc đến ý thức, trách nhiệm của người nhân viên. Lời khuyên cho các nhà quản ý rằng, việc đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp liên quan đến công nghệ thì ngoài đào tạo các nghiệp vụ, thì việc bổ sung thêm những cảnh báo các rủi ro trên, giải pháp đề phòng là rất thiết thực trong tầm nhìn trung và dài hạn.
Tổng kết
Môi trường kinh doanh giờ đây trong trong giai đoạn chuyển tiếp sang kinh tế số. Các doanh nghiệp đang ráo riết chuyển đổi từ quy trình hoạt động, cung ứng dịch vụ và sản xuất sản phẩm. Tuy nhiên, một yếu tố quan trọng mang tính quyết định cả ba khía cạnh trên đó là con người. Đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp nên chú trọng vào phát triển kỹ năng số của nhân viên, là nền tảng cho các chuyển đổi tiếp theo. Ngoài những gợi ý trên, vẫn còn nhiều những lựa chọn về kiến thức mà doanh nghiệp có thể bổ sung tùy vào nhu cầu thực tế của nhân lực nội bộ như truyền thông công nghệ, phân tích dữ liệu và quy định về bảo mật,… nhằm tăng tính linh hoạt và tránh sự rập khuôn.
Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE trực tuyến cho nội bộ doanh nghiệp
