Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý và điều khiển quy trình sản xuất và đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc tăng cường hiệu suất và hiệu quả của các doanh nghiệp. Với sự phát triển và áp dụng thành công từ Toyota, Kanban được nhiều doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và quản lý nhân sự. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Kanban và 6 nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban nhé.

1. Định nghĩa Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý nhân sự và và kiểm soát quy trình thực hiện công việc được phát triển từ hệ thống quản lý sản xuất Toyota. Từ “Kanban” trong tiếng Nhật có nghĩa là “bảng hiển thị” hoặc “thẻ”. Phương pháp này sử dụng bảng hoặc bảng điện tử để hiển thị thông tin về công việc và tiến độ của nó.

Nói một cách dễ hiểu, Kanban được sử dụng để quản lý quá trình làm việc theo nguyên tắc “chỉ làm những gì cần thiết”. Mỗi công việc được biểu thị tương ứng với một thẻ hoặc một hình vuông trên bảng Kanban và di chuyển qua các giai đoạn khác nhau, từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Các giai đoạn này thường được phân loại thành các cột trên bảng Kanban, chẳng hạn như “đang chờ”, “đang thực hiện” và “đã hoàn thành”.

Phương pháp Kanban được ứng dụng phổ biến trong việc quản lý nhân sự và quy trình sản xuất

2. Phương pháp Kanban được ra đời thế nào?

Phương pháp Kanban có nguồn gốc từ hệ thống quản lý sản xuất xe hơi Toyota của Nhật Bản, được phát triển trong những năm 1940 tại Nhật Bản. Trong giai đoạn này, Toyota đang tìm cách tối ưu hóa quá trình sản xuất và quản lý nguồn lực.

Ý tưởng ban đầu của Kanban xuất phát từ một hệ thống thẻ mà Toyota sử dụng để điều chỉnh việc cung cấp linh kiện cho quá trình sản xuất. Những tấm thẻ này sẽ được gắn trên các khay hoặc hộp chứa linh kiện và di chuyển qua từng giai đoạn sản xuất. Khi một giai đoạn hoàn thành, thẻ được trả lại cho giai đoạn trước đó để yêu cầu cung cấp linh kiện mới.

Sau đó, Toyota đã phát triển hệ thống Kanban để quản lý công việc và kiểm soát tiến độ trong toàn bộ quá trình sản xuất. Hệ thống này sử dụng bảng hoặc bảng điện tử để hiển thị thông tin về công việc và tiến độ của nó, được di chuyển qua từng giai đoạn cho đến khi kết thúc. Sự phát triển của Kanban không chỉ giới hạn trong lĩnh vực sản xuất, mà còn được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp và tổ chức khác nhau. Phương pháp này đã trở thành một công cụ quản lý công việc phổ biến và hiệu quả, giúp tăng cường tiến .

3. Phương pháp Kanban có ý nghĩa gì?

Ý nghĩa của phương pháp Kanban là ngăn chặn và hạn chế việc lãng phí tài nguyên và tăng cường hiệu suất. Mục tiêu chính của phương pháp quản lý này là mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng với chi phí phù hợp nhất. Ngoài ra, Kanban còn hướng đến việc giảm tình trạng tắc nghẽn, quá tải khiến cho hoạt động sản xuất bị trì trệ. Máy móc, cơ sở vật chất phải hoạt động vượt quá công suất và nhân viên phải lao động trong tình trạng mệt mỏi và áp lực. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả trong quy trình sản xuất và vận hành của một tổ chức.

Với phương pháp Kanban, công việc cần thực hiện sẽ được hiển thị trên một quy trình bằng bảng trắng và giấy màu (Kanban Board) hoặc bảng điện tử đã được thiết lập sẵn. Một bảng Kanban bắt buộc phải có ba giai đoạn: “Cần thực hiện”, “Đang thực hiện”, “Đã hoàn thành”. Tuy nhiên, doanh nghiệp hoặc người quản lý hoàn toàn có thể thêm hoặc thay thế các trạng thái khác sao cho phù hợp với từng dự án. Mỗi công việc sẽ tương ứng với một tấm thẻ đặt trong cột để thể hiện trạng thái hiện tại. Sau công việc được hoàn thành, thẻ Kanban sẽ di chuyển qua các giai đoạn khác trong quy trình làm việc.

Mỗi thẻ Kanban sẽ chứa thông tin bao gồm:

• Các mô tả ngắn về công việc
• Tên người chịu thực hiện
• Thời gian hoàn thành dự kiến
• Đánh giá điều kiện để chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo.

4. Ưu điểm khi áp dụng phương pháp Kanban

4.1 Tạo ra sự minh bạch và rõ ràng

Điểm mạnh của phương pháp Kanban là các công việc sẽ được hiển thị cụ thể trên bảng hoặc bảng điện tử. Tất cả các thành viên trong nhóm đều có thể nhìn thấy và nắm được tiến độ và tình trạng của công việc. Và hiển nhiên, nhiệm vụ được giao sẽ phù hợp với năng lực và vị trí của từng người, nhân viên sẽ không có cảm giác bị thiên vị và uất ức. Từ đó, họ có thể tương tác và phối hợp ăn ý với nhau trong suốt quá trình làm việc, giúp nâng cao hiệu suất và đảm bảo công việc sẽ được hoàn thành theo tiến độ.

4.2 Tăng cường quản lý và kiểm soát

Một trong những điểm nổi bật của phương pháp quản lý Kanban là khả năng quản lý nhân sự hiệu quả. Người quản lý hoàn toàn có thể theo dõi và kiểm soát tiến độ của từng công việc. Mỗi tấm thẻ Kanban sẽ hiển thị được tình trạng của công việc, chẳng hạn “chưa hoàn thành”, “đang thực hiện”, “đã hoàn thành”,… Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các trường hợp công việc bị bỏ sót hoặc chậm trễ và nếu xảy ra vấn đề, người quản lý cũng dễ dàng nhận thấy và xử lý kịp thời.

4.3 Tăng cường hiệu suất làm việc

Phương pháp quản lý sản xuất Kanban sẽ giới hạn số lượng công việc đang được thực hiện. Điều này sẽ giúp tránh tình trạng quá tải, đội ngũ nhân viên không thể tập trung hoàn thành tốt từng nhiệm vụ được giao. Không chỉ khiến họ mệt mỏi và bị áp lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến thành quả sau quá trình thực hiện không đạt được những yêu cầu của doanh nghiệp. Chính vì thế, việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp nhân viên có thể tập trung hoàn thành tốt từng công việc, giảm thiểu thời gian chờ đợi, quy trình thực hiện được diễn ra suôn sẻ và mang đến chất lượng đầu ra tốt nhất.

4.4 Quản lý một cách linh hoạt

Việc sử dụng thẻ Kanban hiển thị tiến độ qua các giai đoạn khác nhau, người quản lý có thể linh hoạt điều chỉnh và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng cho phù hợp với từng thời điểm khác nhau. Vì trong suốt quá trình sản xuất, không tránh khỏi các tình huống bất ngờ gây ảnh hưởng đến quy trình. Ngoài ra, việc ứng dụng phương pháp này còn giúp tăng cường tính sáng tạo, khả năng thích nghi và kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên.

5. 6 Nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Kanban

5.1 Hình dung quy trình làm việc

Đầu tiên, các thành viên trong nhóm cần phải xác định và hiểu rõ công việc cũng như quá trình sản xuất hiện tại của họ là như thế này. Điều này sẽ được hiển thị trên những tấm thẻ với các trạng thái của tiến trình làm việc. Các thành viên trong nhóm sẽ cùng xem tấm thẻ của mình và bắt đầu các nhiệm vụ được giao. Quá trình này cần được mô tả và các công việc cần được phân loại theo các giai đoạn khác nhau, từ công việc đang chờ xử lý đến công việc đang trong quá trình thực hiện và công việc đã hoàn thành.

5.2 Hạn chế công việc đang thực hiện

Như đã nói, phương pháp Kanban sẽ giới hạn số lượng công việc đang thực hiện. Mỗi thành viên chỉ tập trung thực hiện nhiệm vụ được giao cho đến khi hoàn thành trong một thời gian nhất định. Điều này giúp mỗi người có thể tập trung toàn lực vào công việc hiện tại và đảm bảo rằng không có sự nhầm lẫn, gây ra sự phân tán và chậm trễ. Đồng thời, người quản lý cũng sẽ dễ dàng quản lý nhân sự cũng như theo dõi được tình trạng của tất cả các nhiệm vụ một cách kỹ càng. Thay vì phải quán xuyến quá nhiều công việc, họ sẽ không thể kiểm soát được chất lượng đầu ra của mỗi cá nhân.

5.3 Quản lý luồng công việc

Dòng chảy của công việc sẽ được thực hiện theo trình tự xuyên suốt, nếu thực hiện tốt phương pháp quản lý sản xuất Kanban. Người quản lý dễ dàng thực hiện việc giám sát dựa trên trạng thái của mỗi tấm thẻ. Mỗi nhiệm vụ được giao sẽ gắn liền với một khoảng thời gian nhất định, khi nhận thấy trạng thái trên thẻ chuyển đổi lâu hơn dự kiến, người quản lý sẽ ngay lập tức tìm hiểu nguyên nhân. Điều này sẽ không chỉ giúp cấp trên phản ứng kịp thời đối với những tình huống cấp bách mà còn giúp nhân viên nhận được sự giúp đỡ và hỗ trợ nhanh chóng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, chi phí vận hành cũng như duy trì được dòng chảy công việc được diễn ra suôn sẻ và không gián đoạn.

5.4 Xây dựng chính sách và quy chuẩn rõ ràng

Mỗi công việc đều có những quy chuẩn để đảm bảo chất lượng đầu ra luôn đạt tiêu chuẩn tốt. Chính vì thế, việc xây dựng các chính sách và quy chuẩn cho từng nhiệm vụ là một điều vô cùng quan trọng. Nhân viên sẽ dựa theo những quy chuẩn, quy tắc này để thực hiện công việc. Điều này không chỉ giúp nhân viên và người quản lý mất thời gian trong việc kiểm tra và chỉnh sửa mà còn chắc chắn rằng chất lượng sản xuất sẽ đạt tiêu chuẩn cao. Tuy nhiên, để xây dựng được các quy chuẩn chính xác, doanh nghiệp cần phải có sự đầu tư về thời gian, thử nghiệm để đúc kết nên bảng quy chuẩn cuối cùng.

5.5 Tiếp nhận những phản hồi

Các cuộc họp định kỳ để đánh giá hiệu suất cũng như kết quả của công việc là vô cùng cần thiết. Thông qua những buổi báo cáo này, ban lãnh đạo sẽ được lắng nghe về những khó khăn của đội ngũ nhân viên trong suốt quá trình thực hiện các nhiệm vụ. Đồng thời, nắm bắt được những lợi thế cần phát huy cho các kế hoạch trong tương lai. Chính vì thế, việc tiếp nhận những phản hồi từ những người giám sát sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình sản xuất của tổ chức. Từ đó, dễ dàng đưa ra những giải pháp khắc phục, giải quyết những khúc mắc cũng như thay đổi những yếu điểm cần thiết để tiến bộ hơn trong tương lai.

5.6 Liên tục cải tiến

Khoa học, công nghệ và kỹ thuật thay đổi liên tục mỗi ngày, vì thế, quy trình sẽ dần trở nên cũ kỹ và lỗi thời. Chính vì thế, việc duy trì và cải tiến là điều vô cùng quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có thể hoạt động một cách bền vững và lâu dài. Để thực hiện được điều này, tổ chức không chỉ phải có sự đầu tư về cơ sở vật chất, công nghệ mới mà còn phải thúc đẩy sự phát triển của mỗi nhân viên. Họ mới chính là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Các khóa học về kiến thức chuyên môn và kỹ năng mềm sẽ giúp nhân viên cải thiện năng lực của bản thân.

6. Áp dụng phương pháp Kanban vào quản trị sản xuất với 6 nguyên tắc của Toyota

6.1 Loại Kanban trong quản trị sản xuất

• Kanban vận chuyển (transport kanban): Dùng để thông báo chuyển giao hàng hoá hoặc thành phẩm giữa các giai đoạn trong quy trình sản xuất. Đồng thời, Kanban này sẽ hiện thị nhu cầu chuyển hàng và hỗ trợ trong việc điều phối vận chuyển hàng hoá.
• Kanban sản xuất (production kanban): Dùng để thông báo đến bộ phận sản xuất khi cần sản xuất một lô hàng hoặc một loại sản phẩm nào đó theo nhu cầu của khách hàng.
• Kanban cung ứng (supplier kanban): Dùng để quản lý việc cung ứng nguyên vật liệu, thông báo cho nhà cung ứng biết khi cần thêm hàng để tiếp tục quy trình sản xuất
• Kanban tạm thời (temporary kanban): Dùng để thông báo tạm ngưng quy trình sản xuất khi có vấn đề xảy ra và sẽ tiếp tục hoạt động đã giải quyết.
• Kanban tín hiệu (signal kanban): Dùng để thông báo khi các nguyên vật liệu đã được chuẩn bị đầy đủ để đảm bảo rằng các giai đoạn tiếp theo đủ điều kiện để duy trì quá trình sản xuất.

6.2 Nguyên tắc áp dụng Kanban vào sản xuất của Toyota

• Không cho phép hàng lỗi của giai đoạn trước chuyển vào giai đoạn sau

Để đảm bảo chất lượng của từng sản phẩm, Toyota đề cao ngăn chặn việc lan truyền các sản phẩm lỗi trong quy trình sản xuất. Điều này có nghĩa là, các sản phẩm gặp vấn đề sẽ không được phép chuyển giao sang giai đoạn tiếp theo. Thay vào đó, nhân viên sẽ tiếp nhận sửa chữa hoặc loại bỏ để chắc chắn rằng sản phẩm đạt đủ tiêu chuẩn trước khi chuyển giao. Nhờ vào sự khắt khe này mà Toyota luôn mang đến cho khách hàng của mình những sản phẩm uy tín và chất lượng nhất.

• Đáp ứng đúng và đủ theo những gì khách hàng yêu cầu

Toyota tập trung vào việc đáp ứng tốt nhất những nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Thông qua thẻ Kanban, họ sẽ theo dõi được tiến trình sản xuất, dễ dàng điều chỉnh sản phẩm dựa trên những yêu cầu thực tế của người mua. Điều này đã giúp các sản phẩm xe hơi do họ sản xuất phù hợp với nhu cầu của đại đa số người tiêu dùng, hạn chế việc sản xuất không cần thiết.

• Kiểm soát đầu vào và đầu ra của quy trình

Thẻ Kanban sẽ xác định và giới hạn số lượng công việc cần phải thực hiện trong mỗi công đoạn. Và khi số lượng nhiệm vụ đã đạt giới hạn, quy trình sẽ tạm ngưng cho đến khi thẻ Kanban yêu cầu tiếp tục sản xuất.. Điều cũng cho thấy, quy trình sản xuất của Toyota luôn được kiểm soát chặt chẽ từ đầu cho đến kết thúc một cách tuần tự.

• Đảm bảo về mức độ sản xuất

Toyota luôn đảm bảo số lượng sản xuất phù hợp với nhu cầu thực tế và khả năng hoạt động của hệ thống. Chính vì thế, việc sử dụng phương pháp Kanban giúp họ kiểm soát tốc độ sản xuất, đảm bảo rằng hệ thống của họ hoạt động với công suất phù hợp, tránh tình trạng quá tải và thiếu hụt nguồn nhân lực.

• Đảm bảo sự ổn định của quá trình sản xuất

Sự ổn định và bền vững là yếu tố bắt buộc cần phải duy trì trong quá trình sản xuất tại Toyota. Thay vì thúc ép đội ngũ nhân viên hay máy móc làm việc hết công suất để tạo ra thành quả nhanh chóng, Toyota đề cao sự ổn định, duy trì. Bảng Kanban sẽ giúp họ đồng bộ hoá làm việc giữa các giai đoạn, đảm bảo dòng chảy công việc được diễn ra một cách trơn tru và suôn sẻ. Bằng cách này, họ có thể giảm thiểu sự biến động và lãng phí nguồn tài nguyên, sức lực con người.

• Tăng cường hiệu quả của quy trình, hạn chế lỗi

Bằng cách sử dụng phương pháp Kanban, người quản lý cũng như đội ngũ nhân viên dễ dàng phát hiện ra các vấn đề ngay từ giai đoạn đầu. Điều này giúp ngăn chặn sự “lây lan” của lỗi trên từng sản phẩm. Nhờ đó, Toyota không chỉ nâng cao năng suất, giảm tổn thất, tiết kiệm chi phí mà còn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.

7. 5 Lưu ý để áp dụng phương pháp Kanban hiệu quả

7.1 Trực quan tất cả các nhiệm vụ

Doanh nghiệp hay người quản lý cần phải rằng tất cả công việc được phân chia sẽ được hiển thị trên bảng Kanban một cách rõ ràng và cụ thể. Bạn có thể sử dụng các loại giấy note nhiều màu, đại diện cho mỗi nhiệm vụ và di chuyển nó dựa trên tiến độ và trạng thái của từng công việc. Điều này sẽ giúp tất cả các thành viên trong nhóm hiểu và nắm được tiến trình thực hiện của các công việc một cách dễ dàng.

7.2 Đảm bảo khối lượng công việc phù hợp

Hãy xác định số lượng công việc cần thực hiện trong mỗi giai đoạn, không quá ít cũng không quá nhiều. Nếu quy trình bị quá tải sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên. Và ngược lại, nếu công việc quá ít sẽ dẫn đến tình trạng sao nhãng, kéo dài thời gian sản xuất và làm tổn thất nhiều chi phí hơn.

7.3 Tập trung quản lý quy trình công việc

Phương pháp Kanban hướng đến việc quản lý quy trình sản xuất thay vì quản lý nhân lực. Quy trình này sẽ được áp dụng một cách nhất quán và liên tục được cải thiện từ những phản hồi của nhân viên và những người quản lý

7.4 Tăng cường tính minh bạch, cụ thể các quy chuẩn

Để đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp nên xây dựng các quy tắc cụ thể trong việc sử dụng phương pháp Kanban, như: thứ tự ưu tiên công việc, cách xử lý khi gặp vấn đề,… Bạn nên chia sẻ rõ ràng các thông tin này với tất cả các thành viên, ngăn chặn cảm xúc và quan điểm cá nhân ảnh hưởng kết quả chung của công việc.

7.5 Khuyến khích sự hợp tác, cùng phát triển

Doanh nghiệp nên có sự thúc đẩy và khuyến khích các thành viên hợp tác và chia sẻ với nhau để giải quyết các vấn đề. Và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều phải thực hiện công việc theo quy trình đã được đặt ra, không có sự thiên vị, không rõ ràng. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu được rằng tất cả mọi người đều cùng nỗ lực và được đối xử như nhau. Từ đó, họ sẽ gắn kết với nhau hơn để cùng nhau phát triển và đạt được mục tiêu chung của cả tổ chức.

Tổng kết

Có thể thấy, Kanban là một trong những phương pháp hữu hiệu khi ứng dụng trong quy trình sản xuất và quản lý nhân sự. Không chỉ mang lại giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo được chất lượng sản phẩm và hiệu suất làm việc. Nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm đến các nhu cầu đào tạo và phát triển kiến thức và kỹ năng cho đội ngũ nhân viên thì đừng ngần ngại liên hệ với Giải pháp đào tạo trực tuyến – MGE của chúng tôi nhé.

Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp