Thiết kế chương trình đào tạo nhân sự hiệu quả khi làm việc từ xa

Sau khoảng thời gian thực hiện giãn cách xã hội, hành vi của con người không chỉ thay đổi trong tiêu dùng và mua sắm mà còn thể hiện thông qua các thức làm việc và tương tác. Dễ thấy, sau đại dịch Covid-19 thì xu hướng Hybrid Working đang tăng cao và nhiều nhân sự đang lựa chọn làm việc tại các doanh nghiệp chấp nhận mô hình này. Tuy nhiên, xu hướng này đã làm phát sinh sự khó khăn trong việc đào tạo nhân sự khi không có sự gặp mặt trực tiếp giữa người hướng dẫn và người lao động. Do đó, bài viết này sẽ giới thiệu cách thiết kế chương trình đào tạo dành cho doanh nghiệp áp dụng hình thức làm việc từ xa một cách hiệu quả.

Mô hình làm việc từ xa là gì?

Mô hình làm việc từ xa (Work from home) là hình thức làm việc mà người lao động sẽ không nhất thiết phải đến địa điểm làm việc hoặc chỉ yêu cầu có mặt trong các ngày nhất định trong tuần. Đây có thể nói là giải pháp tối ưu trong thời kỳ dịch bệnh diễn ra khi mà bất kỳ doanh nghiệp nào mong muốn duy trì hoạt động kinh doanh cũng đều phải thực hiện.

Mô hình này đem lại một lợi thế nhất định cho nhân viên khi thời gian được phân bổ linh hoạt, tránh đi sự giám sát hoặc đôn đốc công việc từ cấp quản lý. Tuy vậy, do những hạn chế về tiếp xúc cũng như tương tác mà nhiều hoạt động thường thấy tại tổ chức kinh doanh đã bị bỏ qua như tiệc chúc mừng sinh nhật, ăn mừng sự kiện và buổi tuyên dương, một trong số đó không thể không kể đến đó là đào tạo nguồn nhân lực.

Các hoạt động khác thì có thể được bù đắp thông qua những khoản phụ trợ, hoặc tổ chức lồng ghép những hoạt động training nếu không được diễn ra thì người lao động sẽ bị thiệt hại rất nặng vì liên quan đến con đường sự nghiệp. Đây có thể nói là những quyền lợi mà người lao động xứng đáng nhận được khi bắt đầu vào làm việc nhưng đã bị mô hình làm việc từ xa giới hạn đi rất nhiều.

Khó khăn đào tạo nhân sự của mô hình làm việc từ xa

Mặc dù gây thiệt hại về quyền lợi trong công việc của nhân viên, các doanh nghiệp cũng đã cố hết sức trao lại các lợi ích đó vì những những đóng góp giá trị vào hoạt động kinh doanh. Nhưng những khó khăn khách quan sau đây mà đã gây cản trở trong quá trình bù đắp được diễn ra đúng như kế hoạch.

Thiếu sự thống nhất và mức độ tập trung

Sự thống nhất ở đây đề cập đến vấn đề số lượng nhân viên. Có thể thấy rằng, vì thực hiện công việc từ xa và linh hoạt nên các tác vụ có sự trì hoãn hoặc độ trễ cao do vậy dẫn đến nhiều nhân viên bỏ lỡ lớp học đào tạo. Việc tổ chức lớp học là rất tốn kém và do vậy nên cần số lượng nhân viên tham gia cùng lúc và mức độ tập hợp cao mới đạt được sự tối ưu. Nếu số lượng nhân viên bỏ lỡ quá nhiều sẽ tạo nên sự mất cân bằng trong nghiệp vụ, hình thành khoảng cách kỹ năng giữa các nhân viên đồng thời không hiệu quả khi phải tổ chức đào tạo lại nhiều lần cho nhiều nhóm nhỏ, gồm những cá nhân không tham gia trong buổi hôm trước.

Thời lượng không cho phép

Do thời gian linh hoạt mà quỹ thời gian của cá nhân sẽ khác nhau khiến khó có thể cố định một thời gian chung để diễn ra hoạt động training định kỳ. Những lời từ chối không thể tham gia hoặc tổ chức theo một chu kỳ không cụ thể như 2 lần trong một tháng sẽ chỉ còn 1 lần trong tháng sau hoặc 2 tháng sẽ có 1 buổi đào tạo. Điều này gây sự mất căn bằng và sẽ phá bỏ đi văn hóa và thói quen trong công việc. Việc tần suất bị giảm bớt dễ khiến nhân viên quên đi hoặc dành sự quan tâm ít hơn đến nhu cầu được đào tạo và khiến công tác này bị bỏ ngỏ.

Vấn đề kỹ thuật

Một khó khăn khác cũng cần phải kể đến đó vấn đề công nghệ kỹ thuật phục vụ trong việc đào tạo. Các chủ doanh nghiệp dù cố gắng đến đâu trong việc cung cấp dịch vụ giảng dạy đến nhân viên làm việc từ xa vẫn sẽ bị những tác động từ bên ngoài ảnh hưởng. Đường truyền mạng không ổn định, hình ảnh webcam không sắc nét hoặc micro bị hư hỏng, rè, có tiếng vang là những trải nghiệm mà đối với học viên và cả khía cạnh người hướng dẫn đều không muốn gặp lại. Mặc khác, hệ thống treo hay thường xuyên bảo trì cũng như vấn đề UX/UI đã khiến đào tạo nhân viên trở thành gánh nặng và việc bỏ ngỏ là hoàn toàn có thể xảy ra.

Tính cấp thiết trong xây dựng chương trình đào tạo cho nhân sự làm việc từ xa

Khó khăn là vậy nhưng doanh nghiệp cũng cần phải thực hiện đúng, đủ và trọn vẹn vì những sự cấp thiết được miêu tả dưới đây. Nếu vượt qua được, doanh nghiệp có thể nâng cao và khẳng định năng lực nội tại của chính mình. Ngược lại, tổ chức vẫn sẽ lún sâu trong vòng xoay luẩn quẩn trong các khó khăn trên.

Đảm bảo được chất lượng công việc

Lý do đầu tiên và cũng quan trọng nhất đó là đào tạo sẽ duy trì khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên một cách tốt nhất. Dù hình thức làm việc có thể khác, những kỹ năng và kiến thức chuyên môn cần thiết trong công việc đều không thể bị bỏ qua. Làm việc từ xa thì vẫn sẽ đòi hỏi khối lượng công việc được thực hiện đầy đủ đi cùng chất lượng tương đương như khi thực hiện tại văn phòng. Doanh nghiệp nếu có mong muốn như thế thì đầu tư vào hoạt động training là cần thiết.

Thực hiện đúng cam kết đã đưa ra

Trong quá trình phỏng vấn, doanh nghiệp và người lao động sẽ có những lúc trao đổi về con đường phát triển sự nghiệp khi bắt đầu vị trí làm việc. Người phỏng vấn sẽ đưa ra các cam kết về hỗ trợ và đề bạt nếu như nhận thấy nhân viên đã có tiến bộ trong kỹ năng. Sự hỗ trợ ở đây là những công cụ, kiến thức dùng trong công việc mà doanh nghiệp cung cấp để người nhân sự sử dụng nhằm nâng cấp chính mình. Các cam kết này là minh chứng cho năng lực và thái độ quan tâm của doanh nghiệp dành cho nguồn lực của mình từ đó xây dựng được một văn hóa tổ chức lành mạnh.

Tính công bằng với mỗi nhân viên

Cuối cùng, mỗi nhân viên đều có đóng góp giá trị như nhau, không thể chỉ vì địa điểm, hình thức làm việc khác nhau mà những quyền lợi về đào tạo bị tước đoạt đi. Do đó, có một chương trình đào tạo nhân sự dành cho tất cả người lao động giúp đảm bảo được tính công bằng. Sự công bằng này thể hiện khi một nhân viên làm việc từ xa vẫn có thể được tiếp cận với khối lượng kiến thức về quy trình tương tự như nhân viên tham gia trực tiếp. Mặc dù vẫn sẽ có những bất cập nhất định nhưng nhìn chung, quyền lợi vẫn sẽ được đảm bảo cho cả hai hình thức làm việc.

5 bước cơ bản triển khai đào tạo nhân sự online

Sau khi đã trình bày những khó khăn và tính cấp thiết ở nội dung trên, chúng ta có thể thấy lợi ích của việc nên có một chương trình đào tạo nhân sự từ xa trong nội bộ nhân sự. Thế nên, dưới đây là 5 bước để có thể thiết kế một module giảng dạy hiệu quả.

Quyết định phương thức truyền tải bài học

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải chọn về các cách mà nội dung bài học sẽ được truyền tại. Phương thức ở đây đề cập đến định dạng về các tài liệu mà người học sẽ tương tác thông qua nghe, nhìn, đọc, thao tác,… Mỗi hoạt động sẽ tương ứng như xem video bài giảng, livestream trực tiếp hoặc đọc các văn bản số. Mỗi phương thức đều có những lợi ích và đặc điểm riêng nên doanh nghiệp sẽ phải đưa ra lựa chọn phù hợp với mình nhất.

Nền tảng công nghệ

Tiếp đến, sau khi đã quyết định được phương thức thì lúc này doanh nghiệp phải xem xét đến nơi những phương thức này được lưu trữ, đăng tải và phổ biến đến người dùng như thế nào. Thành lập một trang hay hệ thống LMS là điều phải cân nhắc hay như doanh nghiệp sẽ thực hiện một cách thủ công đó là dùng những công cụ trong cuộc họp meeting sẽ là nơi giảng dạy. Quyết định nền tảng công nghệ cũng phải đảm đảm tính tương tích với những thiết bị như máy tính cá nhân, máy tính bảng hoặc điện thoại để đạt hiệu quả cao nhất và tránh được khó khăn trong kỹ thuật khi đã thống nhất trên một nền tảng nhất định.

Xem thêm >>> Giải pháp đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp

Lịch trình học tập

Một yếu tố khác trong chương trình đào tạo rất quan trọng phải kể đến đó là xây dựng một lịch trình cũng như phân bổ nội dung một cách phù hợp cho các nhân viên tiếp cận dễ dàng và thuận tiện. Điều này nhằm tránh đi việc xung đột với khối lượng công việc và cũng như gây áp lực đến các nhân viên đó. Việc thiết kế chương trình nên xây dựng với thời gian được cá nhân hóa khi mỗi nhân viên sẽ được tự do lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình. Dẫu sao, phương thức làm việc từ xa vốn dĩ đã trao quyền quản lý thời gian cho nhân viên giải quyết được khó khăn về thống nhất và thời lường được đề cập ở nội dung trên.

Tính năng bổ trợ

Với những thiết kế nêu là trên đã đủ để vận hành một chương trình đào tạo cơ bản, tuy vậy doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm các tính năng bổ trợ giúp chương trình được hoàn thiện hơn. Nếu như doanh nghiệp đã quyết định có mình một hệ thống LMS thì việc tích hợp như tự động giới thiệu khóa học bằng AI, gọi trực tiếp với hướng dẫn hoặc hình thức coaching 1:1 sẽ giúp tăng nhanh tốc độ học tập. Các tính năng này dù rằng chỉ mang tính chất phụ nhưng sẽ gây ấn tượng mạnh và hứng thú cho người học.

Chuẩn bị tài liệu

Cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng đó là chuẩn bị và soạn thảo tài liệu cần thiết cho từ module bài giảng và khóa học. Những tài liệu này cần chú trọng trong việc áp dụng lý thuyết mới, cách truyền đạt mới nhằm tránh gây nhàm chán. Ngoài ra nội dung giảng dạy cần thiết được chia nhỏ, ngắn gọn và tránh quá học thuật giúp người nhân viên sẽ nắm bắt được ý nghĩa và ghi nhớ lâu hơn.

Tìm hiểu thêm >>> Tìm hiểu quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả

Tổng kết

Xu hướng làm việc từ xa đã đem lại nhiều lợi ích cho cả người nhân viên và doanh nghiệp khi được áp dụng. Tuy nhiên, cũng cần phải nhận biết những khó khăn phát sinh trong quy trình đào tạo nhân sự khi không có được sự tương tác trực tiếp, cũng như doanh nghiệp sẽ phải nghiêm túc mà đánh giá mức độ cần thiết về xây dựng chương trình đào tạo cho nhóm lao động này. Thông qua các bước hướng dẫn và lưu ý trong được nêu trong bài viết này, hy vọng các nhà lãnh đạo và nhà quản lý sẽ tìm thấy được hướng đi để giải quyết các khó khăn về quản trị nhân sự trong hiện tại.

Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE dành cho nội bộ doanh nghiệp