Cách xây dựng quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp mà ban lãnh đạo cần biết

Quản lý đào tạo nhân sự là một trong những yếu tố then chốt nhằm tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó ban lãnh đạo cần biết cách xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức, cũng như mang lại sự hài lòng cho nhân viên. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn 3 khâu thiết lập quy trình quản lý nguồn lực mà doanh nghiệp nên lưu tâm. 

Khâu 1: Thiết lập các quy chế, hệ thống tuyển dụng nhân sự

Quy chế quản lý nhân sự

Việc phát triển các chính sách phù hợp đóng vai trò quan trọng trong công cuộc thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và ban lãnh đạo. Mỗi công ty có những quy định quản lý khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng tựu chung lại đều nhằm mục đích đảm bảo rằng nhân viên của công ty được cung cấp các quyền lợi trong một môi trường thoải mái,  an toàn và gia tăng.

Những quy chế này bao gồm: 

• Chính sách tuyển dụng: Bao gồm chính sách tuyển chọn, định hướng nhân viên mới và thử việc.
• Chính sách đào tạo và phát triển nhân lực: Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên thông qua xây dựng chương trình đào tạo nội bộ, phát triển theo định hướng tổ chức.
• Chính sách đãi ngộ và tiền lương: bao gồm chính sách lương thưởng, nghỉ phép và chế độ du lịch, nghỉ dưỡng.

Hệ thống văn bản quy phạm nội bộ

Hệ thống này bao gồm tổng thể các quy định, quy trình, quy chế và các văn bản mang tính bắt buộc chung trong từng doanh nghiệp, từng lĩnh vực hoạt động hoặc từng hành vi cụ thể.

Hệ thống văn bản nội bộ gồm 2 loại sau:

• Văn bản định chế: bao gồm các, quy chế, chính sách, hướng dẫn và sổ tay.
• Văn bản cá biệt: bao gồm văn bản trao đổi nghiệp vụ và văn bản cá biệt thông thường.

Có một hệ thống văn bản quy phạm nội bộ tốt là rất quan trọng. Đây được xem như một hành lang pháp lý hỗ trợ điều hành và kiểm soát các hoạt động cho phép ban lãnh đạo quản lý công việc của mỗi người mà không cần can thiệp cá nhân. Điều phối các hoạt động và phối hợp thích hợp hành động trong quá trình làm việc.

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Mỗi công ty đều có một quá trình khởi nghiệp và hướng phát triển khác nhau, vì vậy văn hóa doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt. Tuy nhiên, có hai yếu tố cần xem xét để tạo ra sự khác biệt đó:

• Sứ mệnh và Tầm nhìn: Các mục tiêu dài hạn, ngắn hạn mà công ty mong muốn đạt được trong quá trình hoạt động.
• Giá trị cốt lõi: Nguồn nhân lực, môi trường làm việc, phong cách và phương pháp làm việc, khách hàng, văn hóa giao tiếp,…

Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực đáp ứng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần:

• Xác định mục tiêu, định hướng kinh doanh của tổ chức.
• Xây dựng các khía cạnh khác của tổ chức để thống nhất bộ quy tắc ứng xử cho nhân viên, như quy định, tầm nhìn, triết lý kinh doanh, sứ mệnh, giá trị cốt lõi,… 
• Đánh giá quá trình thực hiện văn hóa công ty.
• Củng cố, điều chỉnh phù hợp các khía cạnh của văn hóa doanh nghiệp.

Khâu 2: Thực thi quy trình quản lý nguồn nhân lực

Bước 1: Tuyển dụng nhân sự

Nhà quản lý cần xây dựng quy trình tuyển dụng một cách có hệ thống nhằm mang lại hiệu quả tuyển dụng cao, có thể tham khảo những bước sau đây:

• Lập kế hoạch tuyển dụng: Xem xét các vị trí cần tuyển dụng, thời gian tuyển dụng yêu cầu đặt ra ở từng vị trí…
• Thông báo tuyển dụng: Lên thông báo tuyển dụng và lựa chọn phương tiện truyền thông để triển khai.
• Thu nhận và chọn lọc hồ sơ: Lựa chọn CV phù hợp nhất với vị trí công việc và phỏng vấn.
• Phỏng vấn và kiểm tra trình độ: Tìm hiểu kỹ về các ứng viên được chọn lọc, kiểm tra năng lực thông qua các câu hỏi hoặc làm bài test.
• Thử việc: Sau khi được nhận, ứng viên sẽ trong giai đoạn thử việc để nhà tuyển dụng đánh giá xem có phù hợp, đáp ứng được nhu cầu công việc hay không.
• Quyết định tuyển dụng: Nhà tuyển dụng tiến hành ký kết hợp đồng với nhân viên thử việc nếu họ đậu thử việc.

Bước 2: Đào tạo nhân sự

Đào tạo nhân sự là yếu tố then chốt giúp tăng hiệu quả kinh doanh và tăng sự hài lòng của nhân viên. Khi thiết thế một chương trình đào tạo nội bộ cần xem xét những điều sau:

• Xác định đúng nội dung đào tạo và sắp xếp, phân loại theo một hệ thống phù hợp.
• Xây dựng các nguyên tắc về phản hồi, thực hành, ý nghĩa của việc đào tạo với nhân viên, sự tham gia và sự ứng dụng những điều học được.
• Xem xét số lượng học viên tham gia chương trình đào tạo.
• Cân nhắc về giới hạn của tổ chức như vấn đề tài chính, người giảng dạy, thời gian, các phương tiện cần thiết để quyết định đào tạo tại công ty hay từ bên ngoài. Để giải quyết vấn đề này, ban lãnh đạo có thể xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến nhằm tăng tính thuận lợi, tiết kiệm chi phí và thời gian.
• Lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp, chẳng hạn như Blended Learning.

Bước cuối cùng trong quy trình đào tạo nhân sự là đánh giá kết quả chương trình đào tạo sau khi triển khai thông qua xem xét những vấn đề sau:

• Feedback và thái độ của người học.
• Kết quả tiếp thu kiến thức.
• Hoạt động kinh doanh của tổ chức có cải thiện gì sau đào tạo nội bộ.
• Nhu cầu đào tạo của nhân viên trong tương lai.

Bước 3:  Hoạch định nguồn nhân lực

Quy trình hoạch nguồn lực đúng đắn sẽ giúp tăng sự phối hợp giữa mọi người trong tổ chức với nhau, tăng năng suất làm việc và dự báo nhu cầu về nhân lực của doanh nghiệp trong tương lai. Quy trình hoạch định nhân sự gồm những bước sau:

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Nhà quản lý cần xác định những vấn đề về mục tiêu kinh doanh, những công việc cần thực hiện, chi tiết sản phẩm – dịch vụ cần sản xuất và quy mô thực hiện. Từ những dữ kiện trên, xác định số lượng nhân viên cần cho từng vị trí.

Phân tích thực trạng nhân sự

Trong bước này, công ty tiến hành phân tích điểm mạnh và điểm yếu của nguồn nhân lực hiện có của mình và đưa ra quyết định phù hợp:

• Về mặt hệ thống: Xem xét số lượng và chất lượng nhân viên, xem xét về cơ cấu tổ chức và chính sách quản lý nhân sự.
• Về mặt quá trình: Xem xét mức độ hài lòng của nhân viên với công việc, môi trường làm việc….

Ra quyết định điều chỉnh nguồn lực

Sau những phân tích trên, ban lãnh đạo phải đưa ra quyết định bằng cách so sánh nhu cầu  nhân sự với tình hình nhân sự hiện tại và đề xuất các giải pháp thích hợp để tránh tình trạng thiếu và thừa nhân tài.

Đánh giá kế hoạch

Bước cuối cùng là đánh giá lại kết quả của quá trình thực hiện, phân tích nguyên nhân, đề xuất giải pháp, rút ​​kinh nghiệm cho lần sau, xây dựng phương án để thích ứng tốt hơn.

Kết luận

Để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên một cách tối ưu thì ban lãnh đạo không chỉ cần kiến ​​thức về nhân sự, mà còn nắm vững quy trình quản lý đào tạo nhân sự hiệu quả. Hy vọng với bài viết này, doanh nghiệp sẽ trang bị được cho mình những kiến thức quản trị nhân sự để tăng hiệu quả quản lý cũng như phát triển tổ chức vững mạnh hơn trong tương lai.

Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp