Đào tạo chéo là một hình thức training nhân sự được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Training chéo chỉ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để nâng cao năng suất và hoàn thành công việc được tốt hơn. Chưa hết, việc áp dụng phương pháp đào tạo chéo cho nhân viên còn là một cách để giúp các tổ chức cải thiện tính linh hoạt và thúc đẩy lợi nhuận tổng thể. Trong bài viết sau đây, hãy cùng MGE tìm hiểu chi tiết về phương pháp đào tạo đặc biệt này nhé.
Đào tạo chéo giúp nhân viên trở nên đa năng, có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau
Đào tạo chéo tại nơi làm việc là gì?
Đào tạo chéo được hiểu đơn giản là việc một nhân viên sẽ được đào tạo và cung cấp thêm những kỹ năng cần thiết để đảm nhận thêm vai trò của những đồng nghiệp khác, vốn không thuộc trách nhiệm hàng ngày của họ. Ví dụ, người A được đào tạo để làm những công việc mà người B thường làm và ngược lại.
Các mục tiêu chính của training nhân sự chéo là:
- tăng bộ kỹ năng cần thiết cho nhân viên,
- tăng tính linh hoạt trong tổ chức,
- giúp mọi người hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động của doanh nghiệp ở tất cả các cấp.
Phương pháp đào tạo chéo giúp đảm bảo cho nhân viên có thể thực hiện chính xác các nhiệm vụ hàng ngày tại công ty và đảm nhận những task khác khi cần thiết. Điều này sẽ giúp trao quyền cho nhân viên và làm tăng giá trị của họ. Việc đào tạo chéo là một chiến lược có thể được sử dụng trên hầu hết các ngành và vị trí.
Lợi ích của việc đào tạo chéo nhân viên là gì?
Các nhân viên được đào tạo chéo mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó phải kể đến:
Tăng tính linh hoạt
Training chéo nhân sự giúp doanh nghiệp linh hoạt luân chuyển nhân viên đảm nhận các task của nhân viên khác trong trường hợp cần thiết
Các chương trình đào tạo chéo giúp nâng cao kỹ năng của nhân viên và có thể khám phá ra những tài năng tiềm ẩn. Điều này giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho những sự cố, vấn đề về nhân sự có thể phát sinh trong tương lai. Ví dụ: trường hợp một nhân viên bị ốm đột ngột hoặc một nhân viên phụ trách mảng kinh doanh chính nghỉ việc hoặc nhân viên được thăng chức và để lại vị trí trống. Có thể nói nhờ vào mô hình đào tạo chéo mà doanh nghiệp có thể luân chuyển nhân viên đảm bảo quy trình hoạt động thông suốt.
Cải thiện hiệu quả
Để doanh nghiệp hoạt động một cách tối ưu đòi hỏi, các nhà quản lý phải xác định các nhiệm vụ và kỹ năng thiết yếu cần thiết trong từng vị trí, truyền đạt cho các nhân viên một cách rõ ràng tầm quan trọng của tham gia đào tạo chéo. Khi từng cá nhân được trang bị các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc bất kể trường hợp bất trắc nào phát sinh, kéo theo hiệu suất làm việc tăng cao.
Hợp tác nhóm tốt hơn
Khi các nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của nhau, họ sẽ có sự đồng cảm với đồng nghiệp và giao tiếp hiệu quả hơn. Các công ty đa quốc gia, bao gồm Facebook và Microsoft, đều coi sự đồng cảm như một đặc điểm của nhân viên vì họ biết điều này quan trọng như thế nào trong việc tạo ra một nền văn hóa hợp tác.
Vừa học vừa làm
Đào tạo chéo giúp nhân viên nhận ra những kỹ năng họ cần để thực hiện các vai trò hoặc chức năng khác nhau đồng thời cho phép họ thời gian và không gian để đưa những kỹ năng đó vào công việc thực tế ngay lập tức.
Tạo nguồn nhân sự kế thừa các vị trí quan trọng
Training nhân sự chéo giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ kế thừa chất lượng
Việc xây dựng một đội ngũ nhân viên đa năng là điều rất cần thiết đối với doanh nghiệp. Và doanh nghiệp hoàn toàn có thể làm được điều đó thông qua hình thức đào tạo chéo. Các nhân viên được đào tạo chéo sẽ giúp hỗ trợ cho việc lập kế hoạch kế nhiệm và chiến lược kế thừa (bổ nhiệm những cá nhân xuất chúng, đủ tài năng vào các vị trí quan trọng). Nó cũng giúp cho các nhà quản lý có được bức tranh toàn cảnh về việc một nhân viên sẽ phù hợp với những vai trò nào trong công ty. Ngược lại, người lao động tham gia đào tạo chéo không chỉ có cơ hội phát triển kỹ năng mà còn góp phần mở rộng cơ hội thăng tiến trong tương lai.
Lợi tức đầu tư lớn
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng đào tạo chéo làm giảm sự thay đổi của nhân viên và cải thiện tỷ lệ duy trì. Theo nghiên cứu, nếu như chi phí ước tính của một nhân viên mới thuê trung bình là 200 đồng, trong khi chi phí đào tạo liên tục cho một nhân viên chỉ là 10 đồng. Điều này có nghĩa là đào tạo chéo có thể mang lại cho các tổ chức lợi tức đầu tư rất lớn.
Tạo động lực và thu hút nhân viên
Đào tạo chéo cũng giúp cho nhân viên cảm thấy được đánh giá cao hơn vì họ được đầu tư nhiều hơn. Nó cũng làm tăng sự đa dạng trong công việc của họ và giúp họ nhận ra có cơ hội thăng tiến trong nội bộ. Điều này sẽ dẫn đến mức độ tương tác cao và giúp tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Mặt hạn chế của đào tạo chéo
Mặc dù những lợi ích là rất lớn, nhưng có một số mặt hạn chế tiềm ẩn của việc đào tạo chéo mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Nhận thức tiêu cực của nhân viên
Nếu doanh nghiệp không chia sẻ mục tiêu và lợi ích của chương trình đào tạo chéo một cách rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy họ bị buộc phải tăng khối lượng công việc và trách nhiệm mà không có bất kỳ lợi ích tài chính nào.
Đấu tranh để cân bằng khối lượng công việc
Đào tạo chéo bao gồm việc học các kỹ năng mới và thực hiện các vai trò mới. Đây có thể là một quá trình đầy thách thức, đặc biệt là khi nhân viên phải cân bằng điều này với khối lượng công việc hiện có của họ. Các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng họ không để nhân viên bị kiệt sức vì làm việc quá tải, nếu không, bạn có nguy cơ sẽ mất họ.
Mất tập trung
Một rủi ro khác của đào tạo chéo là nhân viên có thể bị mất tập trung và đánh mất các kỹ năng hoặc kiến thức chuyên môn của họ.
Cách thiết kế một chương trình training nhân sự chéo hiệu quả
Sau khi đã hiểu được ưu và nhược điểm của đào tạo chéo cho nhân viên, tiếp theo hãy cùng MGE khám phá cách thiết kế một chương trình đào tạo chéo hiệu quả.
Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên để tạo ra một chương trình đào tạo chéo hiệu quả là xác định mục tiêu của doanh nghiệp là gì?
Xác định mục tiêu của đào tạo chéo
Mục tiêu là tăng sự hài lòng và gắn bó của nhân viên với công việc hay để lập một kế hoạch dự phòng cho một vị trí cụ thể? Và team nào cần được đào tạo chéo nhiều nhất?
Trước tiên hãy tập trung vào các team cần được đào tạo chéo nhanh nhất. Ví dụ: nhóm thiếu nhân lực, nhóm có nhân viên mới thiếu kinh nghiệm hoặc những người tích cực muốn đào tạo chéo.
Xác định các nhiệm vụ
Phân tích công việc là quá trình chia nhỏ một công việc thành các thành phần nhỏ hơn để thực hiện. Mỗi công việc, vị trí cụ thể sẽ được phân tích để giúp nhân viên nắm rõ các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc đó. Việc này do người quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự thực hiện.
Thực hiện phân tích công việc sẽ giúp xác định những nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần đào tạo chéo trong bất kỳ vị trí nhất định nào. Điều này sẽ giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và để lại những công việc ít khẩn cấp hơn cho sau này.
Tìm ứng viên phù hợp để đào tạo chéo
Không phải tất cả nhân viên đều phù hợp để training nhân sự chéo. Vì thế, doanh nghiệp cần phải thực hiện phân tích dữ liệu hiệu suất nhằm tìm ra những ứng viên phù hợp để đào tạo chéo.
Các doanh nghiệp cẩn thận trong việc lựa chọn nhân viên để được đào tạo chéo, cũng như các kỹ năng cụ thể mà họ sẽ được dạy. Điều này có thể xuất phát từ việc một số nhân viên mong muốn thành thạo các kỹ năng mới trong khi số còn lại thì cảm thấy hài lòng với những gì họ đang có và không thể làm được nhiều hơn.
Hãy chắc chắn nói chuyện với nhân viên trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào. Họ có muốn tham gia đào tạo chéo không? Họ có bị thu hút bởi nó không? Và họ muốn học kỹ năng gì?
Đưa ra lợi ích của loại hình đào tạo chéo
Để thu hút nhân viên tham gia vào các khóa đào tạo chéo, điều quan trọng là phải cho họ thấy những lợi ích của chương trình này đối với công việc hiện tại của họ. Đồng thời làm cho quá trình đào tạo trở nên thú vị và hấp dẫn hơn.
Ví dụ: bạn có thể tạo video giới thiệu cho chương trình đào tạo chéo của mình. Điều này sẽ khiến họ hứng thú và có động lực để học tập. Ngược lại nếu doanh nghiệp không thể cho nhân viên thấy được lợi ích từ đào tạo chéo, họ sẽ không có động lực để tham gia.
Tạo một lịch trình đào tạo chéo phù hợp
Để đảm bảo việc training nhân sự chéo hiệu quả, doanh nghiệp cần lên lịch trình đào tạo hợp lý
Bước tiếp theo là tạo một lịch trình training nhân sự hợp lý. Để làm được điều đó, bạn cần phải xem xét khối lượng công việc hiện tại của nhân viên và xây dựng chương trình đào tạo theo nguyên tắc lấy nhân viên làm trung tâm.
Là một tổ chức, bạn muốn nhân viên của mình làm việc hiệu quả và giữ cho chi phí ở mức thấp nhất có thể. Tuy nhiên, điều này cần được cân bằng bằng cách đảm bảo nhân viên của bạn luôn vui vẻ trong công việc và không có nguy cơ bị căng thẳng hoặc kiệt sức. Vì nó có thể là nguyên nhân dẫn đến việc bị sa thải, vắng mặt hoặc nhân viên bỏ việc.
Đó là lý do tại sao bạn cần phải tạo ra một ranh giới cụ thể cho mỗi nhân viên. Đặt ra các cam kết và kỳ vọng về thời gian ngay từ đầu đồng thời đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có thể đáp ứng được kỳ vọng ấy.
Áp dụng hình thức luân chuyển công việc
Luân chuyển công việc là quá trình các nhân viên được cử hoặc bổ nhiệm đến các vị trí khác nhau trong tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Thông thường, những công việc này là tạm thời và tất cả sẽ ở cùng một mức độ và do đó nó không được coi là thăng chức.
Đặt ra một cột mốc thời gian cụ thể cho nhân viên để giúp họ tiếp thu kiến thức và kỹ năng một cách tốt nhất, giảm bớt sự nhàm chán, tăng động lực và tư duy hợp tác.
Hãy lấy một trợ lý bán hàng trong một cửa hàng bách hóa làm ví dụ. Ban đầu, bạn có thể đào tạo nhân viên đó trong bộ phận được chỉ định của họ và sau đó để họ dành một ngày mỗi tuần trong một bộ phận khác để giúp họ hiểu cách mà bộ phận đó hoạt động. Chức năng chính của trợ lý bán hàng là xử lý việc bán hàng tại quầy thu ngân. Tuy nhiên, bạn cũng có thể muốn họ hiểu các phần khác của doanh nghiệp, bao gồm kho hàng, quản lý lượng hàng trong kho, thiết kế và kinh doanh bố cục tầng cửa hàng, ngân sách hàng tuần và hàng tháng và dự báo.
Đảm bảo khoảng thời gian đào tạo chéo tạm thời này đủ dài để nhân viên đạt được các kỹ năng họ cần. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ nhân viên đánh mất các kiến thức và kỹ năng chuyên môn của họ.
Huấn luyện hiệu suất
Huấn luyện hiệu suất là một loại hình đào tạo tại chỗ. Mục đích của loại hình đào tạo này là nhằm xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên và cấp lãnh đạo cũng như giữa các nhân viên với nhau. Thông qua huấn luyện, nhà quản lý sẽ có thể hỗ trợ định hướng sự phát triển của nhân viên, lập kế hoạch học tập và phát triển kỹ năng mới.
Một ví dụ đơn giản về huấn luyện hiệu suất là khi một nhân viên xem người quản lý của họ thực hiện các cuộc gọi tư vấn bán hàng. Huấn luyện hiệu suất cũng có thể xảy ra ngược lại với điều này, trong đó người quản lý theo dõi một nhân viên đang hành động và sau đó đưa ra phản hồi và lời khuyên có giá trị.
Nếu bạn muốn tạo ra một văn hóa huấn luyện, các nhân viên cần tin tưởng lẫn nhau, sẵn sàng làm việc cùng nhau (bất kể thứ bậc) và có tư duy phát triển.
Chìa khóa để đảm bảo người quản lý hoàn thành tốt vai trò huấn luyện đó là cho phép họ trải nghiệm quá trình huấn luyện trước. Bởi trên thực tế, họ không thể dạy một cái gì đó mà bản thân mình không biết.
Theo dõi và khen thưởng thành tích
Theo dõi thành tích sẽ giúp bạn đánh giá mức độ hiệu quả của chương trình đào tạo chéo và thời điểm cần điều chỉnh nó để phù hợp với các nhân viên.
Bên cạnh đó, đừng quên khen thưởng nhân viên để giúp tạo động lực cho họ có thể tiếp tục học hỏi, phát triển và áp dụng những kỹ năng mới được đào tạo vào thực tế.
Sử dụng đánh giá hiệu suất như một cách để theo dõi sự phát triển của nhân viên và đảm bảo thưởng cho những nhân viên có hiệu suất cao nhất bằng tiền thưởng, tăng lương và thậm chí là thăng chức nếu thấy phù hợp. Điều này cũng giúp nhân viên có thêm động lực để tiếp tục học tập và cống hiến cho công ty.
>>> Làm sao để đánh giá hiệu quả đào tạo nhân sự?
Thu thập phản hồi của nhân viên
Thu thập phản hồi từ các nhân viên tham gia vào các chương trình đào tạo chéo là một điều rất cần thiết. Bởi nó sẽ là tư liệu quan trọng để giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh quá trình đào tạo sao cho phù hợp với nhân viên và làm cho chương trình trở nên hiệu quả hơn.
Ví dụ: bạn có thể thấy rằng một chương trình đào tạo chéo đang ngốn quá nhiều thời gian hoặc không cung cấp cho nhân viên những kỹ năng cần thiết để họ hoàn thành công việc trong một vai trò khác.
Đào tạo chéo cho nhân viên tập trung vào việc lập kế hoạch hiệu quả và đạt được sự cân bằng phù hợp. Chìa khóa để xây dựng quy trình training nhân sự chéo hiệu quả đó là biết những gì bạn muốn hoàn thành và đảm bảo lực lượng lao động luôn sẵn sàng bất kỳ lúc nào. Bởi một đội ngũ nhân viên đa kỹ năng chính là những tài sản vô giá đối với doanh nghiệp. Chúng ta đang sống trong một thế giới mà thị trường liên tục thay đổi và các yêu cầu về kỹ năng cũng thay đổi theo. Do đó, việc tạo ra và thực hiện một chương trình đào tạo chéo là điều cần thiết đối với mọi tổ chức hiện nay. Trong trường hợp bạn đang cần 1 hệ thống để lưu giữ các khóa đào tạo chéo một cách bài bản, MGE là giải pháp training trực tuyến hữu hiệu cho doanh nghiệp. Với MGE, doanh nghiệp chỉ cần số hóa bài giảng 1 lần, sử dụng lâu dài, nhờ đó tiết kiệm thời gian tái đào tạo, chi phí, nguồn lực tham gia. Liên hệ ngay với MGE để biết thêm ưu điểm của hệ thống và tư vấn triển khai một cách hiệu quả.
>>> Làm thế nào để xây dựng chương trình đào tạo nhân sự phù hợp?
>>> Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự mới tiết kiệm chi phí, hiệu quả tối ưu
