Quản lý nhân sự với workflow là một quá trình đòi hỏi những phương pháp hiệu quả, để có thể quản lý một tập thể, hoặc một tập đoàn trong doanh nghiệp. Chính vì thế người ta hay chọn phương pháp “workflow” như là một giải pháp vận hành các hoạt động kinh doanh. Chưa dừng lại ở đó, một số phần mềm còn cho phép tự động hoá được workflow, giúp giảm thời gian xử lý công việc và cải thiện hiệu suất làm việc trong toàn doanh nghiệp. Một câu hỏi đã được đặt ra đó là workflow là gì? Và đâu là những phương pháp giúp triển khai workflow hiệu quả trong quản lý nhân sự? Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây nhé.
Workflow là gì?
Thuật ngữ “Workflow” là một khái niệm tiếng Anh được rộng rãi sử dụng trong môi trường kinh doanh bởi các tổ chức và quản lý doanh nghiệp. Một cách dễ hiểu, “Work” ám chỉ công việc và “Flow” tượng trưng cho dòng chảy. Khi hai khái niệm này kết hợp lại, chúng tạo thành ý nghĩa của “Luồng công việc,” tức là một chuỗi công việc được sắp xếp theo trật tự nhất định để quản lý việc chuyển giao dữ liệu giữa các cá nhân hoặc phòng ban tham gia. Workflow giúp diễn tả cách một công việc cụ thể sẽ được thực hiện từ khâu khởi đầu đến hoàn thành hoặc từ việc xử lý dữ liệu thô đến tạo thành thông tin hữu ích cho các hoạt động kinh doanh.
Workflow được định nghĩa như là một luồng công việc trong nhân sự.
Lịch sử ra đời của Workflow
Workflow không phải là khái niệm mới mẻ. Nó có nguồn gốc từ nhu cầu cải thiện quy trình sản xuất trong ngành công nghiệp. Điều này đã dẫn đến sự ra đời của hệ thống quản lý quy trình và công nghệ hỗ trợ. Vào những năm 1920, ngành “khoa học quản lý” của Frederick Taylor cùng với Henry Gantt bắt đầu nghiên cứu và phát triển các phương pháp cải tiến hiệu quả quy trình sản xuất, từ đó Gantt chart được vận dụng để trực quan hoá luồng công việc và xác định thời gian cụ thể cho từng hoạt động, và làn sóng Workflow Management System (WfMS) đã được tạo ra rồi dần trở nên phổ biến rộng rãi hơn.
Lịch sử hình thành của workflow
Các dạng thường gặp của workflow
Process workflow
Process workflow được hiểu như là một dạng sơ đồ nhằm mô tả các bước thực hiện và sự liên kết giữa chúng trong toàn bộ quá trình. Loại này thường liên quan đến các quy trình sản xuất hoặc kinh doanh có sự tương tác liên tục giữa các bước công việc, chẳng hạn như quá trình sản xuất sản phẩm từ nguyên liệu đến thành phẩm.
Case workflow
Với case workflow, đây là một dạng biểu đồ mô tả chi tiết về các tình huống, các trường hợp có thể xảy ra trong suốt quá trình thực hiện công việc. Nói đơn giản hơn, case workflow sẽ tập trung vào việc xử lý các tình huống, vấn đề độc lập và thường không theo một quy trình cố định. Chẳng hạn như xử lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng.
Project workflow
Dạng cuối cùng chính là project workflow. Project workflow được xem như là sơ đồ mô tả chi tiết các bước công việc và những công việc cần thực hiện trong quá trình thực hiện dự án. Nói cách khác, project workflow được áp dụng trong dự án, với mục tiêu hoàn thành một công việc cụ thể trong thời gian hạn chế. Ví dụ, project workflow giúp xây dựng một sản phẩm hoặc dự án cụ thể.
Workflow phù hợp với những đối tượng nào?
Workflow không giới hạn cho một loại tổ chức hoặc ngành công nghiệp cụ thể. Thực tế, nó có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực từ doanh nghiệp nhỏ đến lớn, từ sản xuất đến dịch vụ. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường hiệu quả và tạo ra môi trường làm việc chất lượng. Và sau đây chính là những điều kiện có thể giúp doanh nghiệp xem xét liệu mình có phù hợp để có thể áp dụng workflow vào tổ chức hay không:
- Loại tổ chức hoặc ngành công nghiệp: Kiểm tra xem Workflow đã được áp dụng thành công trong các tổ chức và ngành công nghiệp nào trước đó. Nếu có nhiều ví dụ thành công ứng dụng Workflow trong các lĩnh vực khác nhau, có khả năng nó phù hợp với nhiều đối tượng.
- Kích thước tổ chức: Workflow thường hiệu quả trong cả tổ chức nhỏ và lớn. Nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp nhỏ, một bộ phận hoặc dự án cụ thể, việc triển khai Workflow có thể giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Mức độ phức tạp của công việc: Workflow thường được áp dụng trong các quy trình có nhiều bước công việc liên quan đến nhau. Nếu công việc của bạn yêu cầu sự tương tác giữa các bộ phận, người tham gia hoặc các bước công việc cần được thực hiện theo một trật tự nhất định, Workflow có thể phù hợp.
- Mục tiêu tối ưu hóa: Nếu mục tiêu của bạn là tối ưu hóa quy trình, tăng hiệu suất và giảm lãng phí, Workflow có thể là một lựa chọn hữu ích.
- Sự tương tác thông tin và dữ liệu: Nếu công việc của bạn đòi hỏi sự trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các bộ phận, người tham gia hoặc giai đoạn công việc, Workflow có thể giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả.
- Độ phân mảnh công việc: Nếu công việc của bạn phân mảnh thành nhiều bước và yêu cầu sự chia sẻ, tương tác giữa các bộ phận hoặc người tham gia khác nhau, Workflow có thể giúp tạo sự đồng thuận và theo dõi.
Nhìn chung, workflow có thể phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ, lớn, ngành công nghiệp khác nhau đến các dự án cụ thể. Quan trọng nhất là xem xét mức độ phức tạp và yêu cầu của công việc, cũng như mục tiêu tối ưu hóa quy trình làm việc trong tổ chức của bạn.
Workflow phù hợp với đa dạng đối tượng và những tệp khách hàng khác nhau, mục đích khác nhau.
Lợi ích của workflow là gì?
Ngoài tối ưu hoá quy trình làm việc, quản lý nhân sự với workflow còn mang về cho doanh nghiệp những lợi ích như:
Trực quan hoá quy trình làm việc
Nắm rõ quy trình làm việc chính là bước đầu tiên để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Workflow sẽ đóng vai trò cung cấp thông tin về công việc, giúp chúng ta dễ dàng theo dõi và hiểu rõ quy trình làm việc, từ bắt đầu đến hoàn thành. Vì mọi thứ sẽ được sắp xếp theo thứ tự và khoa học, giúp bạn có một cái nhìn trực quan hơn, nên điều bạn cần làm chính là thực hiện theo sơ đồ này. Việc vận dụng workflow vào trong những dự án sẽ giúp người làm ghi nhớ tốt hơn và tránh được những sai sót, rủi ro. Thêm nữa, giúp trình bày một cách rõ ràng, cụ thể từng nhiệm vụ để tránh được những tình trạng quá tải trong công việc.
Lợi ích của quản lý nhân sự với workflow giúp trực quan hoá được quy trình làm việc nhân sự.
Tinh gọn quy trình
Lợi ích tiếp theo có thể kể đến đó chính là việc thu gọn và sắp xếp khối lượng công việc, rất nhiều doanh nghiệp có khối lượng công việc tương đối lớn và phức tạp. Vì vậy khi đưa workflow vào như một phương pháp quản lý, sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, loại bỏ các bước không cần thiết, giúp tăng hiệu suất và giảm lãng phí thời gian.
Cải thiện tinh thần và trách nhiệm của nhân sự
Một khi đã nắm bắt được khái niệm và định nghĩa của workflow, các doanh nghiệp có thể giúp cải thiện tính tự giác và trách nhiệm của cá nhân mỗi nhân viên. Qua đó nâng cao tinh thần làm việc, cũng như mỗi cá nhân đều có thể chủ động thực hiện nhiệm vụ để kịp tiến độ chung.
Chuẩn hoá công việc
Lợi ích thứ tư có thể kể đến, chính là chuẩn hoá công việc nhằm đảm bảo mọi người tuân thủ quy trình làm việc, giúp đảm bảo chất lượng và hiệu suất đồng đều. Theo đó, khi triển khai workflow, ta sẽ hiểu được về những quy trình, bắt đầu từ đâu? Cách thức thực hiện công việc? Mục tiêu cần đạt được, và những rủi ro cùng cách ứng biến?
Tiết kiệm chi phí, tối đa lợi nhuận
Tối ưu hóa quy trình giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và tăng cường hiệu suất kinh doanh. Với việc áp dụng và đưa workflow vào trong công việc, doanh nghiệp sẽ tìm ra những hướng đi hợp lý và phương án tốt nhất. Nhờ thế, có thể tiết kiệm được những chi phí không đáng có, từ đó cải thiện lợi nhuận cho doanh nghiệp, tập đoàn.
Quy trình 7 bước xây dựng workflow hiệu quả
Nhằm triển khai và áp dụng workflow hiệu quả, chúng ta nên lần lượt áp dụng các bước sau:
Bước 1: Thu thập các dữ liệu quan trọng liên quan
Để xây dựng được một workflow hiệu quả, chúng ta cần thu thập các dữ liệu quan trọng để thiết lập được các yếu tố chủ chốt. Với nhiều dữ liệu thu thập được sẽ giúp người quản lý nắm bắt và dễ trình bày quy trình hơn. Ví dụ: số lượng người tham gia, chức vụ và nghĩa vụ của mỗi thành viên, và ai là người quản lý,…
Thêm vào đó, quy trình quản lý nhân sự với workflow sẽ thành lập dựa trên dữ liệu và thiết lập một trình tự nhiệm vụ, công việc rõ ràng giúp tối ưu hoá quy trình để đạt được năng suất và hiệu năng tốt nhất. Cũng như sẽ phân tích được những khó khăn mà họ đang gặp phải khi thực hiện phương pháp làm việc hiện tại.
Bước 2: Xác định các đầu mục công việc
Sau khi đã thu thập đủ những dữ liệu quan trọng liên quan đến công việc, những người lãnh đạo và quản lý phải tổng hợp và tạo danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện. Mỗi nhiệm vụ cần được liên kết và tuân theo một chu trình lặp lại. Dựa vào quy mô của dự án, có thể xuất hiện nhiều chuỗi nhiệm vụ khác nhau, mỗi chuỗi có thể bao gồm ít hoặc nhiều bước. Người quản lý cần hiểu rõ yêu cầu và mục tiêu của từng nhiệm vụ để thiết kế và phân chia nhiệm vụ một cách chính xác.
Bước 3: Bố trí nhân sự phù hợp
Việc bố trí nhân sự phù hợp giúp xem xét và lựa chọn những cá nhân phù hợp để tham gia vào quy trình đã được thiết lập. Cũng như, sẽ có những công việc sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo mà không cần sự cho phép, trong khi một số ít sẽ phải qua sự phê duyệt mới được tiếp tục quá trình.
Qua việc phân chia vai trò và bố trí một cách phù hợp, workflow sẽ đảm bảo công việc được phân chia và thực hiện một cách hiệu quả, liên tục, đảm bảo được sự ổn định trong công việc.
Bước 4: Chọn phương pháp thiết kế workflow phù hợp
Sau khi hoàn thành ba bước trước đó, bước tiếp theo liên quan đến việc chọn phương pháp thiết kế workflow phù hợp. Giai đoạn tạo ý tưởng là một phần quan trọng, vì nó có tác động lớn đến thành công của dự án. Mỗi nhiệm vụ trong sơ đồ workflow sẽ được giao cho các bộ phận hoặc cá nhân cụ thể.
Sơ đồ workflow trở nên dễ dàng theo dõi và hiểu khi nó được trình bày một cách rõ ràng và trực quan. Để đảm bảo tính chính xác và sự rõ ràng, bạn có thể sử dụng các công cụ kỹ thuật số hỗ trợ. Hiện nay, có nhiều công cụ tạo sơ đồ workflow trên máy tính, giúp quá trình này trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn.
Bước 5: Chạy thử workflow vừa tạo
Bước này được coi là “vô cùng” quan trọng để đánh giá và kiểm tra tính hiệu quả của workflow. Đây là giai đoạn đòi hỏi sự cộng tác từ tất cả các thành viên trong quy trình. Việc chạy thử giúp xác định liệu workflow hoạt động tốt và có đáp ứng được mục tiêu của dự án hay không. Trong trường hợp gặp vấn đề, các thành viên có thể đóng góp ý kiến và thực hiện điều chỉnh cần thiết.
Bước 6: Đào tạo workflow cho tổ chức
Mọi phương pháp làm việc mới nào cũng đòi hỏi sự trải nghiệm. Do đó, các doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo, huấn luyện cho nhân viên nhằm giúp họ làm quen với phương pháp này. Workflow là một công cụ mạnh mẽ, giúp những người mới tự tin hơn khi tham gia và hiểu rõ hơn về vai trò của họ trong quy trình công việc.
Bước 7: Khởi chạy workflow
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể đưa Workflow vào hoạt động. Tốt nhất là bạn nên thử áp dụng với quy mô nhỏ trước để đánh giá hiệu quả của quy trình này. Nếu thấy kết quả tốt, bạn có thể mở rộng áp dụng cho quy mô lớn hơn. Trong trường hợp gặp sự cố, bạn có thể bổ sung và duy trì để Workflow trở nên hoàn thiện hơn.
>> Xem thêm: Có gì hay trong triết lý quản lý nhân sự của Toyota?
Top 5 phương pháp quản lý nhân sự với workflow giúp cải tiến hiệu quả
Để có thể tối ưu hoá quy trình quản lý nhân sự với workflow, các bạn có thể tham khảo 5 phương pháp sau đây để đạt được sự hiệu quả cao hơn:
Phương pháp Lean và Six Sigma
Sử dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình như Lean và Six Sigma để giảm lãng phí và tăng hiệu suất. Những nguyên tắc này tập trung vào việc loại bỏ các hoạt động không cần thiết và cải thiện sự hiệu quả của quy trình. Vậy Six Sigma là gì? Có thể hiểu rằng phương pháp này hỗ trợ doanh nghiệp tránh các lỗi và thất thoát trong quá trình sản xuất, đặc biệt là ở giai đoạn cuối. Six Sigma yêu cầu người thực hiện và quản lý phải có khả năng phân tích, kỹ năng quan sát và đưa ra đánh giá chính xác. Có hai phương pháp phổ biến trong Six Sigma, đó là DMAIC và DMADV. Còn với hệ thống Lean, doanh nghiệp có thể loại bỏ các khoản chi phí không cần thiết. Đồng thời, phương pháp này còn giúp đơn giản hóa các quy trình và hoạt động trong dự án, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tuỳ chỉnh workflow với từng tình huống cụ thể
Để tối ưu hoá được quy trình workflow, cần đảm bảo rằng quy trình được điều chỉnh phù hợp với từng loại công việc cụ thể. Không có một kích cỡ vừa vặn cho tất cả, vì vậy việc tùy chỉnh giúp đảm bảo sự linh hoạt và thích ứng trong mọi tình huống.
Lắng nghe ý kiến nhân viên
Nhận phản hồi từ nhân viên về quy trình Workflow để có cái nhìn chân thực về các vấn đề và khó khăn mà họ gặp phải. Những ý kiến này có thể giúp bạn điều chỉnh và cải tiến quy trình để nâng cao hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.
Đánh giá và cải thiện thường xuyên
Theo dõi hiệu suất của quy trình và đánh giá kết quả đạt được. Dựa vào những thông tin này, thực hiện điều chỉnh và cải thiện quy trình theo thời gian để đảm bảo rằng Workflow luôn hoạt động ở mức tối ưu và đáp ứng nhu cầu kịp thời.
Tận dụng công nghệ
Sử dụng các phần mềm quản lý quy trình để theo dõi và cải thiện hiệu suất. Công nghệ có thể giúp tự động hóa các bước trong quy trình, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian. Với hệ thống quản lý và quản trị nhân sự – MGE sẽ là một giải pháp giúp theo dõi và cải thiện hiệu suất làm việc nội bộ. Qua đó giúp tối ưu và cải tiến được quy trình workflow, và ngoài ra với công cụ hỗ trợ đắc lực, hệ thống quản lý MGE sẽ được xem như là một trợ thủ quản trị nhân lực. Vì thế việc áp dụng những phương pháp công nghệ sẽ là một cách để có thể cải tiến được workflow tốt hơn.
Làm việc tốt hơn với công nghệ học trực tuyến tại hệ thống MGE .
>> Xem thêm: Tổng hợp các cách quản lý nhân sự hiệu quả
Tổng kết
Workflow là một khái niệm quan trọng trong quản lý nhân sự và tổ chức công việc. Với sự phát triển liên tục của công nghệ và môi trường kinh doanh, triển khai Workflow hiệu quả đã và đang đóng góp quan trọng vào sự tối ưu hóa, tăng hiệu suất và quản lý hiệu quả. Việc thực hiện các phương pháp cải tiến, phù hợp với từng tình huống cụ thể, sẽ giúp tổ chức đạt được những lợi ích to lớn từ việc áp dụng Workflow vào quản lý công việc hàng ngày.
>> Xem thêm: Quản trị nguồn nhân lực độc đáo của Toyota: Thúc đẩy nhân viên “tự hành động”
