Tăng cường hiệu suất và xây dựng môi trường làm việc tích cực là những mục tiêu quan trọng trong quản lý nhân sự hiệu quả. Để đạt được điều này, 3 bí quyết từ cuốn sách “Vị Giám đốc một phút” – bao gồm Mục tiêu Một phút, Một phút khen ngợi và Một phút khiển trách – đóng vai trò như những công cụ thiết yếu cho các nhà quản lý. Bài viết sau đây sẽ cho bạn những kiến thức thực tế về những kỹ năm quản lý nhân sự hiệu quả. Cùng MGE tìm hiểu bộ 3 bí quyết quyền lực này nhé.
1. “Vị Giám đốc một phút” có gì thú vị?
Quản lý nhân sự hiệu quả với bí quyết từ Vị giám đốc một phút
Cuốn sách “Vị Giám đốc một phút” của bộ đôi tác giả Ken Blanchard và Spencer Johnson, là một câu chuyện ngụ ngôn ngắn gọn và dễ hiểu, kể về hành trình học hỏi của Andrew, một thanh niên trẻ đầy nhiệt huyết, khi được làm việc với “Vị Giám đốc một phút” – người thầy mang đến cho anh những bí quyết quản lý hiệu quả chỉ trong vòng một phút.
Cuốn sách kể về hành trình học hỏi của Andrew, một thanh niên trẻ đầy nhiệt huyết, khi được làm việc với “Vị Giám đốc một phút”. Từ vị giám đốc này, Andrew đã khám phá ra ba bí quyết quản lý nhân sự hiệu quả vô cùng đơn giản nhưng lại mang đến các kết quả đáng kể.
2. Mục tiêu Một phút là gì? Bí quyết quản lý nhân sự hiệu quả chỉ trong 60 giây
2.1 Khái niệm và lý thuyết
Mục tiêu Một phút là phương pháp quản lý tập trung vào việc thiết lập những mục tiêu ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu, giúp nhân viên tập trung vào những điều trọng yếu trong công việc.
Về mặt lý thuyết cơ bản và nguyên tắc hoạt động có thể được hiểu như: Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ, dễ dàng đạt được sẽ giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Nhà quản trị phải thường xuyên xem xét và cập nhật mục tiêu đảm bảo tính phù hợp với thực tế và hỗ trợ nhân viên luôn tiến bộ. Đây cũng là cách quản lý nhân sự hiệu quả được áp dụng nhiều nhất.
Mục tiêu trong quản lý nhân sự hiệu quả là gì?
>>> Xem thêm: Bí quyết giao việc quản lý nhân sự hiệu quả: Giảm 50% áp lực công việc
2.2 Để vận dụng hiệu quả thì làm thế nào?
Cách thiết lập: Quản lý và nhân viên cùng nhau thảo luận và xác định những mục tiêu cụ thể trong vòng một phút. Sử dụng các nguyên tắc như SMART trong việc phân tích và xác định mục tiêu cụ thể và chính xác vấn đề. Mục tiêu này phải đủ ngắn để có thể hiểu và ghi nhớ dễ dàng.
Các bước cụ thể và quy trình
Bước 1: Thiết lập mục tiêu
Thiết lập ra các mục tiêu bằng cách thảo luận quản lý và nhân viên để xác định mục tiêu một cách cụ thể nhất. Tuy nhiên, mục tiêu cần phải ngắn gọn, dễ hiểu và dễ ghi nhớ. Và đảm bảo nhân sự hiểu được ý nghĩa của mục tiêu để có thể toàn tâm toàn ý thực hiện công việc hoàn thành nó.
Bước 2: Áp dụng mục tiêu
Quản lý cần phải xác định rõ ràng nhiệm vụ và kỳ vọng của mình dành cho nhân viên trong công việc là như thế nào, để nhân viên hiểu được mong muốn và thực hiện mục tiêu. Đảm bảo mục tiêu cụ thể, đo lường được, có thể đạt được trong thời gian ngắn, từ đó mà quản lý có thể thấy được mức độ đóng góp của nhân viên Việc thường xuyên xem xét và cập nhật mục tiêu đối với quản lý cực kỳ quan trọng, lãnh đạo cần nắm rõ tiến độ thực hiện công việc của nhân viên mình để kịp thời hỗ trợ và thúc đẩy hoàn thành.
2.3 Thực tế có thể áp dụng như thế nào?
- Các tình huống thực tế: Một nhân viên bán hàng có thể đặt mục tiêu mỗi ngày gọi điện cho 5 khách hàng mới thành công (khách hàng bắt máy và quan tâm đến chương trình công ty).
- Câu chuyện thành công: Nhiều công ty đã áp dụng nguyên tắc này để giúp tăng cường hiệu suất làm việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên trong doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó, nhờ giảm thiểu khối lượng công việc theo phương pháp tâm lý học mà nhân viên hạnh phúc hơn trong công việc, áp lực được đẩy lùi, góp phần gắn kết hơn với công ty.
>>> Xem thêm: OKR, KPI và MBO: “Bộ ba quyền lực” thúc đẩy hiệu suất làm việc
3. Một phút khen ngợi để khơi dậy động lực cho nhân viên bạn nên thử
3.1 Khái niệm và lý thuyết
Định nghĩa: Một phút khen ngợi là hành động nhận xét tích cực và khen ngợi nhân viên ngay lập tức khi họ làm tốt công việc, trong khoảng thời gian ngắn.
Lý thuyết về tâm lý học và tác động của việc khen ngợi, khen ngợi ngay lập tức giúp nhân viên nhận thức được giá trị bản thân, từ đó tăng cường lòng tự trọng và động lực làm việc. Theo nghiên cứu tâm lý học, việc được khen ngợi sẽ kích thích não bộ tiết ra dopamine – hormone tạo cảm giác vui vẻ, hạnh phúc, từ đó thúc đẩy nhân viên nỗ lực hơn nữa.
Khen ngợi đúng lúc để quản lý nhân sự hiệu quả hơn
3.2 Thực hành áp dụng mục tiêu Một phút khen ngợi
Bước 1: Nhận diện hành vi hoặc thành quả đáng khen ngợi trong quản lý nhân sự
- Nhấn mạnh vào những hành động cụ thể thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự sáng tạo và thái độ tích cực thay vì chỉ ghi nhận những nỗ lực chung chung.
- Bổ sung thêm yếu tố đánh giá cao những đóng góp mang tính đột phá để khuyến khích nhân viên không ngừng sáng tạo và cống hiến. Sử dụng từ ngữ tích cực hơn như “đánh giá”, “ghi nhận”, “nổi bật”, “đóng góp”, “thúc đẩy” thay vì “quan sát”, “ghi nhận”, “nỗ lực”, “thành tích”.
Bước 2: Khen ngợi ngay lập tức
Nên khen ngợi ngay khi bạn quan sát được hành vi hoặc thành quả đáng khen ngợi. Việc khen ngợi kịp thời sẽ giúp nhân viên ghi nhớ và trân trọng hành động của họ. Để tăng thêm phần chân thành, nên có những lời khen cụ thể để thể hiện được tấm lòng, người nghe có thể cảm nhận được từ lời khen đó.
Bước 3: Khen ngợi chân thành và tự nhiên
- Thể hiện sự chân thành qua lời nói, cử chỉ và biểu cảm khuôn mặt. Lời khen nên xuất phát từ sự vui mừng khi nhân sự đạt được những thành tựu đầu tiên. Có yếu tố chân thành muốn tốt cho sự phát triển của nhân viên.
- Duy trì giao tiếp bằng mắt và thể hiện sự quan tâm thực sự đến nhân viên. Bên cạnh lời khuyên trực tiếp, có thể nhắc lại những thành tựu lúc trước và nhắc nhở nhân viên cố gắng hơn nữa trong tương lai, thể hiện bạn luôn ghi nhận những sự thay đổi tích cực của nhân viên.
>>> Xem thêm: Định hướng hay thao túng: Nghệ thuật tinh tế trong quản lý nhân sự.
3.3 Các tình huống và câu chuyện từ bí quyết khen ngợi một phút
- Các tình huống thực tế: Khi một nhân viên hoàn thành dự án đúng hạn với chất lượng cao, quản lý nên khen ngợi ngay lập tức. Mong muốn hoàn thành công việc đúng hạn và đạt hiệu suất cao cũng xuất phát từ chính nhân viên muốn được khen ngợi và ghi nhận từ cấp trên. Việc được ghi nhận thành quả, giúp họ thỏa mãn mong muốn và nảy sinh nhu cầu cấu hiến hơn nữa.
- Câu chuyện thành công: Một nghiên cứu từ Gallup cho thấy, các công ty thường xuyên sử dụng từ ngữ khen ngợi, nhân viên sẽ có mức độ gắn kết cao hơn và hiệu suất làm việc tốt hơn. Bởi họ cảm nhận được sự trân trọng và tôn trọng công sức đóng góp của họ từ phía doanh nghiệp.
4. Một phút khiển trách: Lời khen và phê bình đúng lúc
4.1 Khái niệm và lý thuyết
Định nghĩa: Một phút khiển trách có thể hiểu là cách phê bình hành vi sai phạm của nhân viên trong công việc. Đi thẳng vào vấn đề, tập trung phê bình ngắn gọn và trực tiếp, tập trung vào hành vi, không phải con người. Lời lẽ sử dụng nên được dùng một cách ngắn gọn, trực tiếp và mang tính xây dựng.
Lý thuyết về tâm lý học và tác động của việc khiển trách, việc khiển trách ngay lập tức và công bằng giúp nhân viên nhận thức được lỗi lầm của mình một cách rõ ràng, từ đó có cơ hội sửa chữa và cải thiện. Việc tập trung vào hành vi sai trái thay vì chỉ trích cá nhân giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và không bị hạ thấp giá trị bản thân.
Liệu phê bình nhân sự có phải là điều nên làm?
4.2 Thực hành áp dụng bí quyết khiển trách một phút
Phương pháp “Một phút khiển trách” giúp nhà quản lý thực hiện việc khiển trách một cách hiệu quả, mang tính xây dựng và chỉ mất một phút. Cùng tìm hiểu các bước thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất:
Bước 1: Xác định rõ hành vi cần khiển trách
Quan sát và ghi nhận chính xác những hành vi vi phạm quy định, nội quy hoặc đạo đức công ty. Phân biệt rõ ràng giữa sai sót do vô ý và hành vi cố ý vi phạm. Khiển trách đúng để tránh gây hiểu lầm cho nhân viên rằng bản thân đang bị ức hiếp.
Bước 2: Khiển trách ngay lập tức
Nên khiển trách ngay sau khi bạn phát hiện hành vi sai trái, để nhân viên hiểu được tầm quan trọng của vấn đề. Việc trì hoãn khiển trách có thể khiến nhân viên hiểu lầm rằng hành vi của họ là chấp nhận được. Từ đó, cũng cho thấy được sự quan tâm của bạn – cấp trên, đối với nhân viên của mình.
Bước 3: Tập trung vào hành vi, không phê phán cá nhân
Sử dụng ngôn ngữ khách quan và cụ thể để mô tả hành vi sai trái. Tránh sử dụng những lời lẽ xúc phạm hoặc mang tính tấn công cá nhân. Phải luôn chú trọng vào hành vi sai phạm, tránh sử dụng lời nói có tính công kích cá nhân, điều này có thể gây phản ứng ngược, làm cho nhân viên cảm thấy bị áp lực.
Bước 4: Đưa ra giải pháp và hỗ trợ
Sau khi đã thực hiện phê bình, việc đưa ra giải pháp mang tính xây dựng, hỗ trợ nhân viên sửa chữa sai lầm là điều vô cùng cần thiết. Cùng nhân viên thảo luận về giải pháp để khắc phục lỗi lầm và tránh lặp lại trong tương lai. Đồng hành cùng nhân viên, sẵn sàng cung cấp hỗ trợ cần thiết để giúp nhân viên cải thiện hành vi của mình.
4.3 Tình huống trong thực tế bạn có thể gặp
- Các tình huống thực tế: Khi một nhân viên đến muộn nhiều lần, quản lý có thể khiển trách ngay lập tức và đưa ra giải pháp cải thiện. Việc đi trễ này ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên và nằm ở khía cạnh chủ quan, nếu nhân viên vi phạm nhiều lần là cố ý thì quản lý phải có phương pháp giải quyết.
- Câu chuyện thành công: Nhiều tổ chức đã áp dụng phương pháp này để duy trì kỷ luật và nâng cao hiệu suất làm việc mà không làm tổn thương nhân viên. Áp dụng phương pháp phê bình kịp thời giúp duy trì kỷ luật và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều quan trọng là cần thực hiện việc khen ngợi và phê bình một cách phù hợp, đảm bảo sự công bằng, khách quan và tôn trọng nhân viên.
>>> Xem thêm: Bài học từ Apple: Nâng cao tinh thần làm việc trong doanh nghiệp
5. Lợi ích nào có được khi thực hiện bí quyết “Một phút”?
Thực hành bí quyết “Một phút” mang lại nhiều lợi ích cho cả quản lý và nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và tạo dựng môi trường làm việc tích cực.
Lợi ích nào có được khi thực hiện bí quyết Một phút?
5.1 Đối với quản lý
- Tăng cường hiệu quả quản lý:
Tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lý, theo dõi và đánh giá nhân viên. Giúp quản lý tập trung vào những mục tiêu quan trọng, ưu tiên công việc hiệu quả hơn. Nâng cao năng lực lãnh đạo và tạo dựng uy tín với nhân viên.
- Cải thiện hiệu suất làm việc:
Khi quản lý sử dụng phương pháp “một phút” sẽ giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của công việc từ sự “khiển trách một phút” và “khen ngợi một phút” để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. Bên cạnh đó cũng tăng cường sự gắn kết và trách nhiệm của nhân viên đối với công việc chung. Góp phần thúc đẩy sáng tạo và đổi mới trong công ty.
>>> Xem thêm: 9 yếu tố giúp nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp
- Tạo dựng môi trường làm việc tích cực:
Giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, tin tưởng và tôn trọng giữa quản lý và nhân viên. Tạo ra môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích giao tiếp và hợp tác. Từ đó, thúc đẩy tinh thần hứng thúc làm việc, tạo động lực cống hiến của nhân viên và mang đến sự hài lòng của nhân viên đối với doanh nghiệp.
5.2 Đối với nhân viên
- Thúc đẩy phát triển năng suất và hiệu quả công việc
Giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu công việc và tập trung vào những nhiệm vụ cấp thiết trong từng tình huống khác nhau. Ngoài ra, tăng cường động lực và tinh thần trách nhiệm trong công việc. Hỗ trợ phát triển kỹ năng và năng lực bản thân để hoàn thành tốt công việc.
- Cải thiện mối quan hệ với quản lý
Nhân viên cảm thấy gần gũi, thiện cảm với quản lý, sẽ có mong muốn chủ động tạo dựng mối quan hệ tin tưởng và tôn trọng với quản lý. Từ đó luôn trong trạng thái sẵn sàng nhận những đánh giá về công việc và phản hồi kịp thời, đảm bảo hiệu suất công việc luôn tốt nhất. Ngoài ra, có cơ hội được khen ngợi và ghi nhận thành tích khi hoàn thành tốt và xuất sắc công việc được giao.
>>> Xem thêm: 10 cách nâng cao kỹ năng giao tiếp với sếp tại nơi làm việc
- Phát triển bản thân và tiến bộ trong sự nghiệp
Từ những sự động viên, khích lệ cùng với phê bình sai phạm, giúp nhân viên nhận thức được điểm mạnh và điểm yếu bản thân để có hướng cải thiện. Nhờ thế nào, học hỏi và phát triển nâng cao kỹ năng giao tiếp và hợp tác trong công việc là lợi ích mang lại cho nhân viên khi quản lý biết cách sử dụng lời khen và phê bình đúng cách.
6. Kết luận
Ba bí quyết – Mục tiêu Một phút, Một phút khen ngợi và Một phút khiển trách – mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý nhân sự hiệu quả. Bằng cách thiết lập mục tiêu ngắn gọn, khen ngợi ngay lập tức và khiển trách đúng cách, các nhà quản lý có thể cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, tăng cường động lực và xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
Việc áp dụng những nguyên tắc này sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn lựa chọn MGE là công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả. Chúng tôi không chỉ giúp tăng cường hiệu suất cá nhân mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của tổ chức. Với các chức năng lưu trữ, cập nhật thông tin nội bộ, hỗ trợ truyền thông và tìm kiếm thông tin trong nội bộ nhanh chóng hơn, MGE tự tin với dịch vụ mà chúng tôi mang lại.
