Giao tiếp với sếp không chỉ là kỹ năng, mà là một nghệ thuật. Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, khả năng tương tác và truyền đạt ý kiến một cách hiệu quả với cấp trên đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của cá nhân. Với 10 mẹo cực kỳ hữu ích, bài viết này sẽ hướng dẫn cách cải thiện khả năng giao tiếp với sếp tại nơi làm việc, giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong môi trường công sở.
Tại sao việc tương tác với sếp trở nên quan trọng?
Một thách thức lớn khi nói đến giao tiếp nội bộ trong một tổ chức là giao tiếp với quản lý cấp cao nhất. Mặc dù các công cụ giao tiếp trong kinh doanh (thông qua công nghệ) giúp tiết kiệm thời gian, năng lượng và tiền bạc nhưng bạn vẫn cần phải học cách giao tiếp hiệu quả với sếp.
Kỹ năng giao tiếp với sếp không chỉ là một khía cạnh quan trọng trong môi trường công việc, mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của mỗi nhân viên. Nếu bạn có khả năng tương tác thông minh và khôn ngoan với cấp trên, không chỉ bạn sẽ được đánh giá cao về khả năng làm việc mà còn xây dựng nên một môi trường làm việc tích cực. Sếp của bạn thường nắm giữ chìa khóa cho sự thăng tiến của bạn trong công ty. Việc giao tiếp cũng có ảnh hưởng rất lớn tới cách bạn đánh giá nơi làm việc. Bạn có thể thức dậy mỗi ngày và mong chờ được làm việc… hoặc… bạn có thể sợ hãi mỗi khi bước vào.
Bằng cách tạo ra sự tin tưởng và giao tiếp hiệu quả với sếp, bạn có thể mở ra cơ hội nhận được sự hỗ trợ và phản hồi quan trọng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, và điều này tạo ra lợi thế trong việc thể hiện năng lực và chuyên môn của bạn.
Ngoài ra, thông qua việc tương tác với sếp, bạn có cơ hội học hỏi từ kinh nghiệm và kiến thức của họ. Những lời khuyên và hướng dẫn từ sếp không chỉ giúp bạn cải thiện bản thân mình mà còn nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm.
Một thách thức lớn khi nói đến giao tiếp nội bộ trong một tổ chức là giao tiếp với quản lý cấp cao nhất
Những lý do phổ biến đằng sau việc giao tiếp kém hiệu quả với sếp
Suy cho cùng, sếp cũng là con người và có thể có một số vấn đề ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp của họ. Vì vậy, đây là phần tóm tắt nhanh một số nguyên nhân thường gặp, giúp bạn xác định cách phản hồi tốt nhất. Cái nào liên quan đến sếp của bạn? Có thể người quản lý của bạn là sự kết hợp của nhiều yếu tố.
- Sếp của tôi là người mới: Nếu người quản lý của bạn là người mới làm việc, họ có thể cảm thấy không chắc chắn và thiếu tự tin, ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp của họ.
- Sếp của tôi là người hướng nội: Một số người có bản chất sống nội tâm hơn và nói chung gặp khó khăn trong giao tiếp. Thông thường các nhà quản lý được bổ nhiệm vì kỹ năng kỹ thuật của họ hơn là kỹ năng giao tiếp cá nhân.
- Sếp của tôi là một người hay nói đùa: Bạn đã bao giờ có cuộc trò chuyện kéo dài 10 phút với sếp của mình nhưng không hiểu rõ hơn về những gì được yêu cầu? Thật không may, sự thiếu rõ ràng là một vấn đề quá phổ biến trong giao tiếp.
- Sếp của tôi quá bận: Đây có lẽ là lý do phổ biến nhất dẫn đến việc mất kết nối. Sếp của bạn có tất cả những thông tin nhưng lại quá bận rộn để trao đổi với nhân viên.
- Sếp của tôi đang bị quá tải thông tin. Thông tin không phải lúc nào cũng là giao tiếp. Đối với một số nhà quản lý, việc giao tiếp liên quan đến việc gửi các email chi tiết có liên kết đến các trang web, tài liệu hoặc chính sách. Tuy nhiên, giao tiếp tốt đòi hỏi sự rõ ràng và định hướng. Loại thông tin quá tải này thực sự là một rào cản đối với truyền thông .
Những lý do phổ biến đằng sau việc giao tiếp kém hiệu quả với sếp
10 bước thông minh để giao tiếp tốt hơn với sếp của bạn
Dù nguyên nhân cốt lõi của việc mất kết nối là gì, bạn cũng không cần phải chịu đựng trong im lặng. Dưới đây là 10 bước bạn có thể thực hiện để cải thiện giao tiếp với sếp của mình.
1. Đặt câu hỏi
Đây là công cụ quan trọng nhất dành cho bạn khi đối mặt với khó khăn trong giao tiếp với cấp trên.
Đặt câu hỏi giúp bạn hiểu rõ hơn và có thêm thông tin bạn cần. Vì vậy, lần tới khi bạn được giao một bản tóm tắt hoặc nhiệm vụ, hãy đặt câu hỏi để đảm bảo rằng bạn đã hiểu đầy đủ những gì được yêu cầu.
Và đặt câu hỏi cũng là một cách tinh tế để bạn có thể cho sếp biết có những khoảng trống trong giao tiếp của họ.
2. Lắng nghe tích cực
Theo định nghĩa, giao tiếp là một quá trình hai chiều. Bạn cũng cần phải làm phần việc của mình. Lắng nghe tích cực bao gồm việc chú ý, duy trì giao tiếp bằng mắt và đưa ra các tín hiệu đàm thoại khẳng định như ‘OK’ và ‘chắc chắn rồi’.
Một người lắng nghe im lặng, không phản hồi chắc chắn sẽ kết thúc mọi cuộc trò chuyện, vì vậy điều quan trọng là bạn phải tích cực tham gia cuộc nói chuyện.
3. Xác nhận lại thông tin
Sắp xếp thông tin và xác nhận lại với sếp của bạn những gì đã được truyền đạt là một kỹ thuật hữu ích khác. Ví dụ: hãy thử nói, ‘Vậy, hiểu biết của tôi về nhiệm vụ này là…’. Hoặc ‘Điều tôi hiểu là bạn muốn tôi làm điều này là…’ Nó cho phép bạn kiểm tra kỹ xem bạn và sếp của bạn có cùng quan điểm hay không.
Và đó là một tín hiệu ngoại giao khác gửi đến sếp của bạn rằng cần phải trao đổi chi tiết hơn.
4. Đừng ngại ngắt lời
Hầu hết chúng ta thường ngại ngắt lời khi ai đó đang nói. Và đặc biệt như vậy khi người đó là ông chủ! Tuy nhiên, đôi khi sự gián đoạn đúng lúc có thể tạo ra sự khác biệt khi người quản lý của bạn đang lảng vảng.
Hãy chắc chắn ngắt lời một cách lịch sự. Ví dụ: hãy nắm bắt cơ hội khi sếp của bạn dừng lại để thở để nói điều gì đó như “Tôi có thể dừng bạn ở đó một lát và yêu cầu bạn làm rõ một số điểm không.’ Và nếu vẫn thất bại, hãy giơ tay như bạn đã làm khi còn đi học cũng có thể có hiệu quả trong việc kéo mọi thứ trở lại.
5. Đưa ra phản hồi tích cực
Việc đưa ra phản hồi tích cực là một cách tuyệt vời để củng cố những điều đã bàn bạc.
Ví dụ: nếu sếp của bạn cung cấp một bản tóm tắt hay hoặc cung cấp thông tin, thì hãy nhớ cho họ phản hồi hoặc nhận xét. “Cảm ơn vì bản tóm tắt. Thật dễ hiểu và rất rõ ràng.” Hoặc, “Bản cập nhật đó rất hữu ích. Bây giờ tôi biết các bước tiếp theo là gì.”
Theo thời gian, việc củng cố những hành vi tích cực theo cách này có thể thay đổi cách tiếp cận giao tiếp của sếp bạn.
6. Yêu cầu các cuộc gặp riêng khi cần thiết
Thường thì nguyên nhân cốt lõi của việc giao tiếp kém với sếp là do thiếu thời gian. Có thể người quản lý của bạn có quá nhiều việc phải làm.
Việc ngồi xuống thường xuyên cũng là một chiến lược tốt đối với người giám sát. Điều này cung cấp một không gian an toàn cho cả hai bạn để trao đổi những vấn đề trong công việc.
Dù là hàng tuần hay hai tuần một lần, và thậm chí chỉ trong 15 phút, điều quan trọng là bạn có được sự chú ý hoàn toàn từ sếp.
Tuy nhiên, hãy tận dụng tối đa cơ hội này và chuẩn bị sẵn sàng. Tại sao không nắm bắt thế chủ động và tự mình chuẩn bị một cuộc họp. Bằng cách đó, bạn có thể điều khiển cuộc thảo luận để có được hướng đi và thông tin bạn cần. Và hãy ghi lại những gì đã đồng ý để chia sẻ với người quản lý của bạn sau đó. Chủ động theo cách này sẽ giảm bớt gánh nặng cho sếp của bạn và thậm chí có thể ghi cho bạn một vài điểm ấn tượng.
7. Không nên xu nịnh hoặc nịnh bợ sếp
Việc không nên xu nịnh hoặc nịnh bợ sếp là một nguyên tắc cơ bản khi tạo ra mối quan hệ chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc thể hiện năng lực và thành tích của bạn thông qua công việc hàng ngày. Sếp thường đánh giá nhân viên dựa trên đóng góp thực tế và kỹ năng chuyên môn.
Tương tác một cách lịch sự, tôn trọng và chuyên nghiệp giúp xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ sếp. Lời khen nên được sử dụng một cách chân thành và cụ thể, dựa trên những thành tựu thực tế của sếp. Trong mọi tương tác, hãy thể hiện sự trung thực và sẵn lòng lắng nghe ý kiến và phản hồi từ sếp, tạo nền tảng cho mối quan hệ sáng tạo và tích cực trong nơi làm việc.
8. Tìm hiểu sở thích giao tiếp của sếp
Một số nhà quản lý không thể trả lời email trong khi những người khác lại thích trò chuyện trực tiếp hơn. Và nhiều người thích cách tiếp cận ngắn gọn, sắc bén. Vì vậy, hãy tìm ra cách tốt nhất để kết nối với sếp của bạn. Và sau đó sử dụng nó trở thành lợi thế của bạn.
9. Trình bày ý kiến một cách rõ ràng và tự tin.
Để trình bày ý kiến một cách rõ ràng và tự tin, quan trọng nhất là phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thảo luận. Trước hết, nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan để có cơ sở lập luận chặt chẽ. Đặt ra mục tiêu cụ thể cho cuộc trình bày và hiểu rõ thông điệp chính bạn muốn truyền đạt.
Khi đến phần trình bày, sử dụng ngôn ngữ tự tin và rõ ràng. Diễn đạt ý kiến một cách thẳng thắn, nhưng đồng thời duy trì lịch sự và tôn trọng. Sau khi trình bày ý kiến, đề xuất giải pháp hoặc cách tiếp cận có thể giải quyết vấn đề. Hãy sẵn lòng thay đổi ý kiến dựa trên phản hồi và sự đồng thuận của sếp.
Quan trọng nhất, hiểu rằng sếp thường xuyên bận rộn. Hãy chọn thời điểm hợp lý để tiếp xúc, tránh gây phiền hà khi sếp đang có việc quan trọng. Trong tình huống khẩn cấp, tóm tắt vấn đề một cách ngắn gọn và súc tích, giúp cuộc trò chuyện diễn ra mạch lạc và hiệu quả.
Khi đến phần trình bày, sử dụng ngôn ngữ tự tin và rõ ràng
10. Hãy trung thực về vấn đề giao tiếp
Đôi khi, cách tiếp cận hiệu quả nhất là đặt vấn đề trực tiếp với sếp. Tuy nhiên, cách bạn tiếp cận là quan trọng. Bạn không muốn khiến sếp tức giận bằng cách đề cập đến vấn đề trước mặt đồng nghiệp.
Thay vào đó, hãy sắp xếp một cuộc họp, đưa ra trong cuộc họp one-to-one hoặc có một cuộc trò chuyện riêng tư. Sau đó, mở đầu vấn đề bằng cách nói một cách như sau: “Đôi khi tôi thấy mình không có hướng dẫn rõ ràng khi anh/chị yêu cầu tôi hoàn thành một công việc. Vì vậy, việc anh/chị theo dõi bằng một tóm tắt bằng văn bản thật sự hữu ích.”
Hãy chuẩn bị một vài ví dụ về giao tiếp gần đây. Bao gồm một trường hợp sếp đã giao tiếp tốt và so sánh với một trường hợp không thành công. Cố gắng trình bày vấn đề tích cực như một cơ hội để cải thiện cách làm việc của mọi người. Việc đổ lỗi một cách quyết liệt và gán nhãn sếp là người thất bại về giao tiếp không sẽ không mang lại kết quả tốt nhất.
>> Xem thêm: Cách chọn phương pháp đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp lớn
Tóm lại
Giao tiếp trong doanh nghiệp hiệu quả là kỹ năng mà mọi người nên thành thạo, đặc biệt là đối với các nhà quản lý và điều hành cấp cao. Việc thiếu giao tiếp giữa người quản lý và nhân viên có thể là thảm họa đối với nơi làm việc. Nó sẽ dẫn đến sai lầm, thiếu định hướng, giảm năng suất và tinh thần kém. Bằng cách thực hiện các bước để cải thiện giao tiếp giữa các cá nhân giữa người quản lý và nhân viên trong tổ chức của bạn, bạn có thể giúp biến công ty của mình thành một công ty hoạt động tốt nhất. Nếu có nhu cầu xây dựng các khóa đào tạo trực tuyến, các doanh nghiệp có thể tham khảo hệ thống MGE. Dịch vụ và trải nghiệm tại MGE chắc chắn sẽ không làm cho các doanh nghiệp thất vọng.
>> Xem thêm: Các mô hình văn hóa doanh nghiệp phổ biến hiện nay
