Không phải tất cả các chương trình đào tạo nhân sự đều giống nhau. Có những khóa học có thể thực hiện trực tuyến, nhưng có những nội dung cần sự tương tác trực tiếp của các nhân viên tham gia. Một số chương trình có thể tập trung vào việc giảng dạy các kỹ năng cứng, trong khi số khác sẽ hướng đến các kỹ năng lãnh đạo…. Nhiều chương trình đào tạo có thể được áp dụng cho nhóm và hội thảo, hoặc cũng có thể được thực hiện riêng lẻ cho từng cá nhân.
Và mặc dù các chương trình đào tạo có thể khác nhau về cách phân phối, chủ đề và ý định, tuy nhiên mục tiêu mà chúng hướng đến vẫn giống nhau đó là giúp nhân viên nâng cao kiến thức và trau dồi kỹ năng góp phần vào sự phát triển chung của công ty và của cá nhân trong tương lai. Đó cũng là lý do vì sao mà hầu hết các doanh nghiệp ngày nay, từ các tập đoàn lớn cho đến các công ty mới thành lập đều không thể thiếu các chương trình đào tạo dành cho nhân viên của mình. Vậy làm thế nào để giúp doanh nghiệp xây dựng một chương trình đào tạo phù hợp cho nhân viên của mình? Hãy cùng MGE tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé.
Các chương trình đào tạo nhân viên đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp
Lợi ích của các chương trình đào tạo nhân viên
Các chương trình đào tạo nhân sự mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Bằng cách học hỏi các kỹ năng mới hoặc phát triển những kỹ năng sẵn có, các chương trình đào tạo sẽ giúp nhân viên tự tin hơn trong công việc của họ. Đồng thời nâng cao sự hài lòng và thúc đẩy tinh thần làm việc cho mỗi nhân viên, từ đó dẫn đến năng suất làm việc của người lao động tăng thêm 38% so với trước khi được đào tạo.
Mặt khác, các chương trình đào tạo còn có thể giúp làm giảm thiểu sự thay đổi của nhân viên. Bởi nó không chỉ góp phần làm tăng sự gắn kết mà còn mang đến cơ hội phát triển các kỹ năng để thăng tiến trong sự nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tự bổ sung đội ngũ nhân lực có tiềm năng phát triển thành các quản lý bộ phận trong tương lai. Bên cạnh đó việc xây dựng nên một chương trình đào tạo hấp dẫn còn giúp doanh nghiệp gia tăng giá trị cho công ty của bạn và thu hút những nhân tài hàng đầu, đồng thời góp phần tăng thu nhập trên mỗi cổ phiếu lên tới 147% .
Các chương trình đào tạo cũng giúp nhân viên khả năng cập nhật các kỹ năng hoặc trau dồi các phong cách quản lý mới có thể mang lại lợi ích cho công ty. Bên cạnh đó, các chương trình đào tạo như đào tạo về sự đa dạng và hòa nhập, giải quyết xung đột cũng là những yếu tố quan trọng có thể góp phần thay đổi văn hóa tại nơi làm việc hiện tại của doanh nghiệp. Việc đào tạo nhân viên, đặc biệt là các chương trình tập trung vào sự hợp tác và xây dựng nhóm còn góp phần củng cố các mối quan hệ và giao tiếp trong công ty.
Tuy nhiên, để đạt được những lợi ích này, doanh nghiệp cần phải xây dựng một chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả và hấp dẫn để có thể mang lại kết quả như mong muốn. Và điều này có thể khiến doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian, chi phí cũng như các nguồn lực khác. Một trong những quan điểm sai lầm là không nuôi dưỡng một nền văn hóa coi trọng giáo dục và phát triển, hoặc chỉ coi đào tạo như một cái gì đó để kiểm tra sự tuân thủ của lực lượng lao động.
Hướng dẫn cách xây dựng quy trình đào tạo nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp
Bạn cần đào tạo gì?
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rằng công ty cần những loại chương trình đào tạo nào?
Hãy bắt đầu ở cấp công ty: Mọi nhân viên trong công ty sẽ được hưởng lợi gì từ loại hình đào tạo này? Chẳng hạn, doanh nghiệp muốn đảm bảo rằng một số loại hình đào tạo như onboarding sẽ được thực hiện với mỗi lần tuyển dụng mới. Mặc dù phần lớn các khóa đào tạo theo công việc cụ thể thường sẽ được giao cho nhóm, nhưng doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng một khóa đào tạo tổng hợp hướng dẫn cho những nhân sự mới về sứ mệnh, văn hóa của công ty trên nền tảng training trực tuyến MGE. Các khóa đào tạo khác trong toàn công ty có thể đề cập đến kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống,… mà tất cả nhân viên có thể cần phải hoàn thành.
Loại đào tạo nhân viên nào sẽ cần thiết ở cấp độ này? Các nhà quản lý nên xác định các kỹ năng mềm mà họ muốn trau dồi cho các thành viên trong nhóm của mình, như giao tiếp, giải quyết xung đột, hợp tác, xây dựng mối quan hệ và lòng tin hoặc dịch vụ khách hàng. Những kỹ năng khó như Excel, SQL hoặc HTML chỉ cần thiết cho một số nhóm hoặc phòng ban nhất định. Đào tạo ở cấp độ nhóm cho phép các nhà quản lý củng cố các kỹ năng cần thiết cho các dự án của họ và có thể lấp đầy những lỗ hổng kiến thức ở nhân viên có thể gây cản trở năng suất.
Cuối cùng, chương trình đào tạo nào nên chỉ được cung cấp cho các cá nhân trong công ty? Đó sẽ là các chương trình đào tạo về kỹ năng mềm và cứng mà nhân viên muốn học hoặc người quản lý cho rằng nhân viên của mình nên học để phục vụ công việc tốt hơn. Điều này cũng sẽ bao gồm việc cung cấp các cơ hội để nhân viên của bạn phát triển sự nghiệp cá nhân. Chẳng hạn như có thể có một bộ kỹ năng cụ thể nào đó mà một nhân viên muốn được đào tạo để định vị bản thân tốt hơn cho các cơ hội và thăng tiến mới trong tương lai, nhưng điều đó không được trực tiếp áp dụng cho đội ngũ hiện tại của họ. Ngoài ra các nhà quản lý nên đảm bảo mang đến cho nhân viên của mình các cơ hội để mở rộng kiến thức và phát triển trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Một khi doanh nghiệp xác định được mình muốn có chương trình đào tạo nhân viên nào, bạn sẽ có thể dễ dàng hình dung được cấu trúc, đối tượng, nội dung,… Từ đó lập ra kế hoạch phù hợp để xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên công ty.
Thiết lập mục tiêu đào tạo
Đầu tiên, hãy tạo ra mục tiêu cho quá trình đào tạo. Nó sẽ bao gồm những gì bạn muốn nhân viên của bạn hoàn thành và cách mà họ thực hiện. Một cách dễ dàng để làm điều này là doanh nghiệp nên thiết lập các mục tiêu SMART cho các khóa đào tạo của mình hoặc các mục tiêu Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Giới hạn thời gian.
Ví dụ, bạn nói với nhân viên của mình rằng “Tôi muốn nhân viên hoàn thành khóa đào tạo về kỹ năng thuyết phục khách hàng”. Điều này có thể quá mơ hồ và rất khó để thực hiện được. Thay vào đó bạn nên nói “Trong suốt tháng tới, tôi muốn 90% nhân viên của công ty phải hoàn thành khóa kỹ năng thuyết phục khách hàng theo các nguyên tắc mới nhất”. Đây là một mục tiêu cụ thể, có thể thực hiện được và việc theo dõi kết quả cũng dễ dàng hơn.
Biết đối tượng đào tạo là ai?
Doanh nghiệp cần xác định các đối tượng tham gia từng khóa đào tạo nội bộ
Tiếp theo, khóa đào tạo này dành cho ai? Nó sẽ dành cho một bộ phận nào đó hay là cá nhân? Nó sẽ dành cho những nhân viên cấp thấp hay các nhà quản lý cấp trung hoặc thậm chí là những nhà lãnh đạo cấp cao? Nó sẽ dành cho những người mới bắt đầu, hay những người đã có kinh nghiệm? Nó sẽ dành cho lực lượng lao động lớn tuổi hay trẻ hơn? Và liệu khóa đào tạo sẽ có sự tham gia của nhân viên đến từ các quốc gia hoặc nền văn hóa khác nhau hay không? Xác định chính xác đối tượng sẽ giúp bạn điều chỉnh chương trình đào tạo sao cho hấp dẫn và hiệu quả hơn.
Xác định nội dung phù hợp
Suy nghĩ về đối tượng mà bạn muốn hướng đến là ai, nhu cầu của họ và văn hóa nơi làm việc sẽ giúp doanh nghiệp xác định được nội dung chương trình đào tạo của mình. Tuy nhiên vẫn còn một số điều mà doanh nghiệp cần phải lưu ý như thông tin có được cập nhật thường xuyên không? Các tình huống trong khóa đào tạo có giống với nơi làm việc của bạn không? Việc đào tạo có đúng độ khó không? Nó có đào tạo các kỹ năng phù hợp không? Suy nghĩ kỹ về nội dung trước khi thực hiện các chương trình đào tạo sẽ giúp bạn nhắm mục tiêu tốt hơn vào quá trình đào tạo cũng như giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
Phương thức triển khai
Chương trình đào tạo sẽ diễn ra theo hình thức nào? Các khóa đào tạo có thể diễn ra trực tiếp tại văn phòng hoặc có thể được thực hiện trực tuyến dựa trên tốc độ cá nhân của mỗi nhân viên. Các khóa đào tạo có thể bao gồm hình thức đào tạo nhóm, hoặc đào tạo cá nhân. Đó có thể là đào tạo tại chỗ theo hình thức vừa học vừa làm, hoặc nhân viên có thể đi làm thêm vào một buổi khác. Từ đó, ta nhận thấy rằng để xác định loại hình đào tạo phù hợp, doanh nghiệp nên căn cứ đối tượng cũng như điều kiện làm việc của mỗi cá nhân trong công ty. Ví dụ: một nhóm nhân viên bán hàng sẽ phù hợp với hình thức đào tạo nhóm trực tiếp và không phản hồi tốt với các hướng dẫn trực tuyến, cá nhân. Các nhân viên từng làm việc độc lập trong một nhóm công nghệ có thể không thoải mái với việc đào tạo cộng tác, nhưng có mức độ tương tác cao hơn và kết quả tốt hơn thông qua đào tạo trực tuyến cá nhân.
>>> Làm thế nào để nhân viên có thể tham gia học tập thường xuyên?
In-House hay Outsource?
Doanh nghiệp cần xác định thuê bên thứ 3 hay tự mình lên chương trình đào tạo
Một cân nhắc khác xung quanh việc triển khai đào tạo là liệu bạn nên tự mình tạo ra chương trình đào tạo nội bộ hay bạn sẽ thuê bên thứ ba. Mặc dù việc tạo ra các chương trình đào tạo nội bộ sẽ cho phép bạn có thể tự do thay đổi quá trình đào tạo sao cho phù hợp với lực lượng lao động và văn hóa của công ty. Tuy nhiên một trong những khó khăn lớn nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt đó là họ không có đủ nguồn lực hoặc chuyên môn để thực hiện điều đó. Sử dụng các nguồn lực bên ngoài (cho dù đào tạo tại chỗ của công ty do bên thứ ba thực hiện hoặc các khóa học theo yêu cầu trong hệ thống quản lý học tập) có thể mang lại giá trị cao với chi phí hợp lý. Bên cạnh đó hãy đảm bảo rằng những khóa đào tạo này phù hợp với nhu cầu, mục tiêu và văn hóa của bạn.
Các chi phí đi kèm
Khi bắt đầu xây dựng kế hoạch đào tạo, hãy đánh giá chi phí hợp lý để thực hiện sẽ là bao nhiêu. Bạn có cho phép nhân viên tham gia khóa đào tạo trong ngày làm việc của họ không? Điều đó có làm gián đoạn năng suất không? Hay doanh nghiệp liệu có sẵn sàng chấp nhận “bồi thường chi phí” nếu nhân viên cần đi du lịch, hoặc hoàn thành khóa đào tạo ngoài ngày làm việc của họ không? Một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài sẽ có giá bao nhiêu? Các chương trình đào tạo nhân viên không miễn phí, nhưng chắc chắn sẽ mang lại cho bạn lợi tức đầu tư cao khi nhân viên được đào tạo tốt và làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, thời điểm hiện tại với sự xuất hiện của nền tảng đào tạo trực tuyến như MGE giúp nhân viên có thể linh hoạt thời gian tham gia các khóa học.
Các chương trình đào tạo nhân viên phù hợp có thể mang lại lợi tức đầu tư cao cho doanh nghiệp
Theo dõi kết quả như thế nào?
Sẽ chẳng có ích gì khi bạn có một chương trình đào tạo nhân sự nhưng lại không có cách để theo dõi hiệu quả của nó. Xác định các chỉ số hiệu suất chính hoặc KPI, bạn muốn đo lường để xác định thành công của khóa đào tạo. Bạn sẽ theo dõi sự tham gia của nhân viên mình chứ? Năng suất? Tỷ lệ doanh thu? Nó sẽ được theo dõi thông qua các cuộc khảo sát? Các nhóm tập trung? Các cuộc họp riêng một đối một? Doanh nghiệp cần lập kế hoạch về cách mà bạn sẽ theo dõi kết quả trước khi triển khai các chương trình đào tạo của mình.
Với hệ thống MGE, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ học tập của nhân viên dễ dàng, nhanh chóng phát hiện ra khoảng trống năng lực để kịp thời bổ sung các nội dung đào tạo phù hợp
Tăng cường sự ủng hộ của nhân viên
Cuối cùng, bạn cần có sự ủng hộ của nhân viên, nghĩa là truyền đạt giá trị của chương trình đào tạo nhân viên và những cơ hội mà chương trình này có thể mang lại cho lực lượng lao động của mình. Cố gắng khiến nhân viên hào hứng tham gia khóa đào tạo bằng cách giới thiệu những cơ hội mà nó mang lại cho họ. Trao đổi với lực lượng lao động của bạn về giá trị của đào tạo, lý do tại sao công ty triển khai đào tạo và nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho mọi người. Đảm bảo có sẵn một kế hoạch truyền thông tốt trước khi triển khai.
Sau khi đã trả lời hết các câu hỏi trên, doanh nghiệp có thể bắt tay vào thực hiện chương trình đào tạo nhân viên. Một khi các nhân viên bắt đầu tham gia vào quá trình đào tạo, hãy đo lường tác động và kết quả thông qua các cuộc khảo sát, phản hồi, đo lường KPI và các cuộc trò chuyện trực tiếp. Cập nhật hoặc thay đổi cách tiếp cận ngay khi phát hiện khóa đào tạo không gây được tiếng vang hoặc không mang lại hiệu quả. Việc phát triển, quản lý và thực hiện chương trình đào tạo nhân viên có thể khiến cho doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian và nguồn lực khác nhau, tuy nhiên điều đó là hoàn toàn xứng đáng đặc biệt là những lợi ích mà nó mang lại cho cả công ty nói chung và nhân viên nói riêng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thiết lập hệ thống đào tạo trực tuyến MGE để tối ưu chi phí, nguồn lực và khả năng mở rộng chương trình đào tạo trong doanh nghiệp. Liên hệ với MGE ngay hôm nay để triển khai giải pháp nâng cao năng lực nhân viên hiệu quả.
>>> 5 cách xây dựng phương pháp đào tạo nhân viên phù hợp
>>> Sức mạnh của phần mềm đào tạo nhân sự trong thời đại công nghệ 4.0
