Đào tạo nhân sự thông qua phương pháp Job Rotation

Đào nhân sự chưa bao giờ là một quy trình nên được loại bỏ trong định hướng chiến lược phát triển toàn diện. Bản chất của đào tạo nhân sự là truyền tải kiến thức trong phạm bị nội bộ doanh nghiệp. Tuy vậy, phương pháp truyền tải là điểm khác biệt lớn nhất và luôn biến đổi qua từng thời kỳ, từ phương pháp giảng dạy truyền thống đến ứng dụng công nghệ hoặc đào sâu trong thực hành. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn phương pháp luân chuyển vị trí công việc nhằm phục vụ nâng cao khả năng và chuyên môn trong công việc.

Job Rotation là gì?

Job rotation hay luân chuyển công việc là hình thức chúng ta sẽ đổi hay xoay chức danh, vị trí phòng ban, chuyên môn và môi trường làm việc để đạt được những thành tựa cao hơn, tiêu biểu là thu nhập và mối quan hệ. Tuy vậy, không nhất thiết chúng ta phải rời bỏ công ty hay doanh nghiệp hiện tại mà có thể lựa chọn luân chuyển đến những bộ phận khác trong sơ đồ cơ cấu tổ chức. Các cấp độ và trình độ khác nhau đều có cơ hội thay đổi, không giới hạn từ nhân viên đến cấp quản lý.

Mặc dù là không là phương pháp đào tạo qua tương tác giữ người học và người đào tạo nhưng Job Rotation lại gián tiếp giúp nhân viên nâng cao trình độ thông qua trải nghiệm làm việc, thực hành với thời gian thực cũng như hiểu kiến thức tổng quan và tích lũy kinh nghiệm đa dạng.

Lợi ích trong đào tạo nhân sự khi thay đổi vị trí công việc

Có thể nói, bộ phận nhân sự là cầu nối trung gian và chất xúc tác trong quá trình luân chuyển nhân sự. Sự thật hiển nhiên rằng họ có những thông tin về vị trí cần bổ sung, bộ phận đang thừa nhân lực và thông tin cũng như năng lực từng người. Thay vì phải thực hiện sa thải hay tuyển dụng phát sinh thêm những chi phí thì điều chỉnh lại là lựa chọn phù hợp bởi vẫn đảm bảo số lượng tổng thể nhân lực và đồng đều giữa các bộ phận. Do vậy, đây là những lợi ích trong đào tạo theo Job Rotation.

Giữ chân nhân viên

Lợi ích đầu tiên có thể kể đến là giảm đi tỷ lệ thôi việc đáng kể, không phải mất đi nguồn lực hiện tại. Điều này có thể được giải thích bởi khi tiếp nhận đơn xin từ chức hay đơn thôi việc thì bộ phận nhân sự sẽ tập trung lại để đánh giá và ra quyết định. Việc nhiều nhân viên trong cùng một thời điểm quyết định rời đi là rất nguy hiểm. Những tiến độ dự án sẽ bị trì hoãn và thời gian để bổ sung nhân sự mới cũng bị hạn chế và không đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ có thể đảm nhận những quy trình dở dang.

Sự đề xuất luân chuyển sang một vị trí khác từ quản lý phòng nhân sự là một giải pháp để kéo dài thời gian để tìm kiếm sự thay thế. Tuy vậy, nếu như sau một khoảng thời gian người nhân viên có ý định rời đi cảm thấy hứng thú với vị trí mới thì đó là tín hiệu lạc quan khi không phải thực hiện đào tạo quá nhiều mà chỉ là cập nhật những kiến thức mới về vị trí hiện tại.

Chuyển đổi môi trường

Tương tự, đa dạng môi trường cũng là một cách huấn luyện nhân sự trở thành một người dễ thích ứng với hoàn cảnh và gia tăng sự nhạy bén. Có thể hình dung, khi ở môi trường cũ thì chúng ta đã quá quen với những quy trình và phong cách làm việc thân thuộc. Nhưng khi môi trường thay đổi với con người và tính chất công việc mới thì năng lực thích ứng phải được thể hiện từ người nhân viên.

Ví dụ cụ thể từ một nhân viên ở phòng kế toán hay thu mua, nay đã được thay đổi sang bộ phận bán hàng, thì việc hòa nhập trong môi trường kinh doanh, tương tác với khách hàng, cởi mở trong giao tiếp,… là những thử thách để đánh giá sự thích nghi của người nhân viên như thế nào.

Kích thích trải nghiệm và tìm hiểu kiến thức

Thay vì đào tạo theo phương pháp lớp học và giảng dạy thì nay bộ phận nhân sự đã có thể thay đổi thái độ và tư duy người học theo phương hướng tự tìm tòi và khám phá. Mục đích chung là để người nhân viên có khả năng khám phá, chủ động và tích lũy thông tin một cách tự lập. Đây có thể nói là lợi ích chiến lược khi dần dần các nhân viên tự kiếm cho mình một phương pháp học riêng biệt, không còn phải dựa vào các hình thức đào tạo bắt buộc.

Dự phòng nguồn nhân lực

Hình thức luân chuyển có thể được xem như biện pháp dự phòng cho những thời điểm nhân viên thiếu vắng ở một phòng ban cụ thể. Nếu như có một người nhân viên khác đã từng làm ở vị trí đó nhưng đã được luân chuyển thì có thể quay lại trong một khoảng thời gian từ một đến hai ngày hay một tuần nhằm đảm bảo quy trình diễn ra như thường lệ. Sự dự phòng là một giải pháp ngắn hạn giúp kéo dài thời gian tìm kiếm sự thay thế hay việc quay trở lại của người nhân viên đã vắng mặt.

Định hướng công việc

Đây có thể nói là lợi ích khá tiết kiệm mà một nhân viên có thể cân nhắc. Việc luân chuyển vị trí được xem là thử thách và trải nghiệm cái mới. Từ áp lực thực hành ngay tại thời điểm làm việc thì đôi lúc lại bộc lộ một khả năng tiềm ẩn cho người nhân viên. Đây có thể nói là khác biệt trong phương pháp đào tạo nội bộ truyền thống khi mọi thứ khá thuần lý thuyết. Nếu sau một khoảng thời gian với thế mạnh mới, người nhân viên sẽ cân nhắc về định hướng sự nghiệp khi đây là sự hội tụ giữa công việc họ có khả năng làm tốt, họ có thêm thu nhập về vị trí này và họ yêu thích nó.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp Multitasking

Cuối cùng, nếu như áp dụng thành công phương pháp đào tạo này thì đây có thể là tiềm năng trong phát triển thành một văn hóa trong doanh nghiệp. Mọi người sẽ chủ động trong đóng góp vì lợi ích chung cho doanh nghiệp khi mức độ sẵn sàng luôn cao. Mặc dù tùy vào khả năng của mỗi người, nhưng nếu thành thạo được tối thiểu ở hai vị trí công việc khác nhau thì đó là sự chuẩn bị cho tương lai dài hạn về lợi thế cạnh tranh cũng như đa nhiệm trong dự án và tiết kiệm chi phí cho những tác vụ có thể được thực hiện trong nội bộ.

Chuẩn bị trong quá trình Job Rotation

Sự chuẩn bị các bước áp dụng là sự cần thiết và hữu ích, không chỉ giúp tránh tình trạng áp dụng một cách gập khuôn thiếu đi sự liên kết với mục đích đào tạo ban đầu. Do đó, hãy tham khảo những gợi ý sau để đặt được những kết quả lạc quan.

Khảo sát nhu cầu (số lượng và thời gian bao lâu)

Bước đầu tiên, đó là sự tự nguyện và nhu cầu của nhân viên đóng vai trò mấu chốt của phương pháp Job Rotation. Xoay việc sẽ được bộ phận vui vẻ hỗ trợ nếu như người nhân viên có đề nghị thay đổi hoặc cảm thấy tinh thần làm việc hiện tại không đạt năng suất cao nhất. Khi nhận được những yêu cầu như vậy, quản lý nhân sự nên xem xét và quyết định cũng như có sắp xếp một buổi trao đổi để tìm vị trí phù hợp cũng như đặt thời gian cho sự xoay chuyển này, có thể là 3 đến 6 tháng.

Cũng cần nói thêm rằng, doanh nghiệp có thể tổ chức một dự án ngoài với chủ đề hỗ trợ đào tạo nội bộ nhân viên với hình thức Job Rotation. Những cá nhân nào có mong muốn có thể đăng ký tham gia và với số lượng đảm bảo rằng mọi quy trình tổng thể không bị xáo trộn. Những nhân viên này sẽ được đào tạo với quản lý của bộ phận được chuyển đến.

Tìm kiếm vị trí còn trống

Sau khi đang nắm bắt được yêu cầu, thì công việc tiếp của bộ phận nhân sự đó là lập danh sách những vị trí đang có nhu cầu tuyển dụng hoặc hỗ trợ từ các phòng ban khác. Cần ghi nhớ rằng, nên chọn những vị trí mới có mức độ liên quan công việc, chuyên môn và kinh nghiệm ở mức an toàn từ 50-70% so với vị trí cũ. Đây có thể là sự chuyển đổi mà người nhân viên có thể cảm thấy là phù hợp và có thể hòa nhập được một phần hoạt động nhưng không phải toàn bộ tại công việc mới.

Điều chỉnh cường độ và phạm vi công việc

Như đã đề cập, với chỉ số từ 50-70% về mức độ liên quan đến công việc cũ thì nhân viên có những sự chuẩn bị nhất định về tâm thế và khả năng. Có thể xem, đây là một quá trình thực tập cho người nhân viên tại bộ phận khác và cần linh hoạt điều chỉnh các nhiệm vụ về số lượng cũng như cường độ nhiệm vụ hợp lý. Với những nhân viên thích ứng cao thì tỷ lệ có thể từ 30% hoặc 20% độ mật thiết và liên kết với công việc cũ. Cần tránh đặt kỳ vọng cũng như thách thức quá cao sẽ khiến người nhân viên cảm thấy chán nản và đi ngược với mục đích ban đầu là tạo điều kiện phát huy năng lực

Đọc thêm >>> Quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả

Xây dựng cơ sở giải đáp (nguồn thông tin khi có yêu cầu)

Bộ phận nhân sự có thể cung cấp thêm một hệ thống tài liệu hướng dẫn hoặc trung tâm giải đáp những thắc mắc trong quá trình làm việc. Những hệ thống đào tạo hoặc trang nội bộ doanh nghiệp lại là mắt xích quan trọng giúp nhân viên hiểu rõ công việc đang làm và khởi đầu tốt hơn từ những hướng dẫn tận tình.

Thực hiện bảng đánh giá và đặt tiêu chí

Một công việc mà không thể được bỏ qua đó là thực hiện đánh giá bao gồm thu thập các ý kiến nhân viên, nhận xét các thành tựu và đáng giá số liệu về nhiệm vụ hoàn thành từ bộ phận quản lý của vị trí mới. Việc đánh giá là cần thiết để người nhân viên xem xét lại mức độ phù hợp cũng như so sánh cả hai vị trí cũ và mới như thế nào. Đồng thời, những khả năng mới hay điểm yếu cũng sẽ được lộ rõ qua đó lựa chọn của nhân sự sẽ đúng đắn hơn.

>>> Các phương pháp đào tạo nhân sự mới phổ biến

Tạm kết

Qua bài viết này, hình thức Job Rotation (Luân chuyển công việc) là phương thức đào tạo nhân sự gián tiếp thông qua quá trình trải nghiệm ở đa dạng vị trí trong cơ cấu tổ chức. Những lợi ích có thể kể đến như định hướng công việc hay kích thích khả năng tự tìm hiểu của nhân sự và văn hóa đa nhiệm. Song song đó là những lưu ý về cường độ và phạm vi công việc của vị trí mới cũng như đặt thời hạn để người nhân viên biết được điểm mạnh và yếu của mình và khả năng tiềm ẩn.

Tìm hiểu thêm >>> Giới thiệu giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp