10 mẹo cải thiện cách giao tiếp với sếp tại nơi làm việc

 Giao tiếp với sếp không chỉ là kỹ năng, mà là một nghệ thuật. Trong môi trường doanh nghiệp ngày nay, khả năng tương tác và truyền đạt ý kiến một cách hiệu quả với cấp trên đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của cá nhân. Với 10 mẹo cực kỳ hữu ích, bài viết này sẽ hướng dẫn cách cải thiện khả năng giao tiếp với cấp trên tại nơi làm việc, giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong môi trường công sở.

1. Tại sao việc giao tiếp với sếp trở nên quan trọng?

Một thách thức lớn khi nói đến giao tiếp nội bộ trong một tổ chức là giao tiếp với quản lý cấp cao nhất. Mặc dù các công cụ giao tiếp trong kinh doanh (thông qua công nghệ) giúp tiết kiệm thời gian, năng lượng và tiền bạc nhưng bạn vẫn cần phải học cách giao tiếp hiệu quả với sếp.

Kỹ năng giao tiếp với sếp không chỉ là một khía cạnh quan trọng trong môi trường công việc, mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của mỗi nhân viên. Nếu bạn có khả năng tương tác thông minh và khôn ngoan với cấp trên, không chỉ bạn sẽ được đánh giá cao về khả năng làm việc mà còn xây dựng nên một môi trường làm việc tích cực. Sếp của bạn thường nắm giữ chìa khóa cho sự thăng tiến của bạn trong công ty. Việc giao tiếp cũng có ảnh hưởng rất lớn tới cách bạn đánh giá nơi làm việc. Bạn có thể thức dậy mỗi ngày và mong chờ được làm việc… hoặc… bạn có thể sợ hãi mỗi khi bước vào.

Bằng cách tạo ra sự tin tưởng và giao tiếp với sếp hiệu quả, bạn có thể mở ra cơ hội nhận được sự hỗ trợ và phản hồi quan trọng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, và điều này tạo ra lợi thế trong việc thể hiện năng lực và chuyên môn của bạn.

Ngoài ra, thông qua việc tương tác với sếp, bạn có cơ hội học hỏi từ kinh nghiệm và kiến thức của họ. Những lời khuyên và hướng dẫn từ sếp không chỉ giúp bạn cải thiện bản thân mình mà còn nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm.

2.Những lý do phổ biến đằng sau việc giao tiếp kém hiệu quả với sếp

Suy cho cùng, sếp cũng là con người và có thể có một số vấn đề ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp của họ. Vì vậy, đây là phần tóm tắt nhanh một số nguyên nhân thường gặp, giúp bạn xác định cách phản hồi tốt nhất. Cái nào liên quan đến sếp của bạn? Có thể người quản lý của bạn là sự kết hợp của nhiều yếu tố.

• Sếp của tôi là người mới: Nếu người quản lý của bạn là người mới làm việc, họ có thể cảm thấy không chắc chắn và thiếu tự tin, ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp của họ.
• Sếp của tôi là người hướng nội: Một số người có bản chất sống nội tâm hơn và nói chung gặp khó khăn trong giao tiếp với sếp. Thông thường các nhà quản lý được bổ nhiệm vì kỹ năng kỹ thuật của họ hơn là kỹ năng giao tiếp cá nhân.
• Sếp của tôi là một người hay nói đùa: Bạn đã bao giờ có cuộc trò chuyện kéo dài 10 phút với sếp của mình nhưng không hiểu rõ hơn về những gì được yêu cầu? Thật không may, sự thiếu rõ ràng là một vấn đề quá phổ biến trong giao tiếp.
• Sếp của tôi quá bận: Đây có lẽ là lý do phổ biến nhất dẫn đến việc mất kết nối. Sếp của bạn có tất cả những thông tin nhưng lại quá bận rộn để trao đổi với nhân viên.
• Sếp của tôi đang bị quá tải thông tin. Thông tin không phải lúc nào cũng là giao tiếp. Đối với một số nhà quản lý, việc giao tiếp liên quan đến việc gửi các email chi tiết có liên kết đến các trang web, tài liệu hoặc chính sách. Tuy nhiên, giao tiếp tốt đòi hỏi sự rõ ràng và định hướng. Loại thông tin quá tải này thực sự là một rào cản đối với truyền thông .

3.10 bước thông minh để giao tiếp tốt hơn với sếp của bạn

Dù nguyên nhân cốt lõi của việc mất kết nối là gì, bạn cũng không cần phải chịu đựng trong im lặng. Dưới đây là 10 bước bạn có thể thực hiện để cải thiện giao tiếp với sếp của mình.

3.1. Đặt câu hỏi

Đừng bao giờ ngại hỏi, bởi sự mơ hồ là kẻ thù lớn nhất trong giao tiếp công sở. Khi sếp giao nhiệm vụ, thay vì chỉ gật đầu rồi đi làm, bạn nên đặt những câu hỏi để làm rõ nội dung, mục tiêu, phạm vi công việc.

Ví dụ: “Mục tiêu cụ thể của dự án này là gì?”, “Kết quả đầu ra mong muốn là gì?”, hay “Thời hạn hoàn thành cụ thể ra sao?”.

Việc đặt câu hỏi sẽ giúp bạn tránh sai sót còn thể hiện sự chủ động, tinh thần trách nhiệm và khả năng phân tích. Quan trọng hơn, đó cũng là cách bạn tinh tế chỉ ra rằng sếp cần truyền đạt thông tin rõ ràng hơn mà không làm họ cảm thấy bị chỉ trích.

3.2. Lắng nghe tích cực

Lắng nghe không phải là im lặng. Lắng nghe tích cực là quá trình chủ động tiếp nhận thông tin, thể hiện qua ánh mắt, cái gật đầu, câu xác nhận như “Dạ vâng, em hiểu rồi”, hoặc “Anh/chị nói tiếp đi ạ”.

Khi bạn lắng nghe theo cách này, sếp sẽ cảm thấy được tôn trọng và sẵn lòng chia sẻ nhiều hơn. Đồng thời, bạn cũng giảm thiểu nguy cơ hiểu sai ý hoặc bỏ sót thông tin quan trọng. Lắng nghe là hành động thể hiện EQ – chỉ số cảm xúc – một yếu tố ngày càng được các nhà lãnh đạo đánh giá cao.

3.3. Xác nhận lại thông tin

Một cách thông minh để đảm bảo bạn và sếp đang “ở cùng một trang” là xác nhận lại thông tin sau khi kết thúc trao đổi. Thay vì vội vã rời đi, hãy thử nói: “Vậy để em chắc chắn, công việc này cần hoàn thành vào thứ Sáu và phải trình bày theo dạng báo cáo đúng không ạ?”.

Việc xác nhận lại giúp bạn tránh hiểu nhầm và thể hiện sự cẩn trọng, chỉn chu. Đó cũng là dấu hiệu cho sếp thấy bạn coi trọng chỉ đạo của họ và nghiêm túc với công việc.

3.4. Đừng ngại ngắt lời trong khi giao tiếp với sếp

Nhiều người e ngại việc ngắt lời sếp vì sợ bị đánh giá là vô lễ. Nhưng thực tế, nếu sếp đang lan man, nói vòng vo hoặc đưa thông tin không rõ ràng, bạn hoàn toàn có thể ngắt lời một cách lịch sự để kéo cuộc trò chuyện quay về trọng tâm.

Ví dụ, bạn có thể nhẹ nhàng: “Anh/chị cho em hỏi rõ đoạn này chút được không ạ?” hoặc “Em xin phép được hỏi thêm để hiểu đúng hơn ạ.” Việc này không chỉ giúp bạn hiểu rõ công việc mà còn tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

3.5. Đưa ra phản hồi tích cực

Đừng chỉ lắng nghe hãy phản hồi. Nếu sếp đưa ra hướng dẫn tốt, đừng ngần ngại ghi nhận: “Cảm ơn anh/chị, hướng dẫn rất rõ ràng và dễ hiểu.” Hoặc sau một cuộc họp hiệu quả, bạn có thể nói: “Buổi họp hôm nay giúp em hình dung rõ hơn các bước triển khai.”

Những phản hồi tích cực tuy nhỏ nhưng lại có tác động lớn, nó tạo dựng bầu không khí tích cực, khuyến khích sếp tiếp tục duy trì phong cách giao tiếp hiệu quả và cho thấy bạn là người biết quan sát và đánh giá cao giá trị của người khác.

3.6. Yêu cầu các cuộc gặp riêng khi cần thiết

Khi cảm thấy việc giao tiếp qua email, tin nhắn hay trao đổi vội vàng tại hành lang không đủ rõ ràng, đừng ngần ngại đề xuất một cuộc họp riêng với sếp. Đặc biệt nếu bạn cần phản hồi, làm rõ định hướng hoặc giải quyết khúc mắc quan trọng.

Những cuộc gặp 1:1 như vậy không chỉ tạo không gian thoải mái, tránh hiểu lầm mà còn thể hiện bạn là người chủ động, biết tự chịu trách nhiệm với công việc. Quan trọng hơn, bạn cần chuẩn bị trước nội dung để cuộc họp diễn ra ngắn gọn, súc tích và đi vào trọng tâm, điều mà bất kỳ sếp bận rộn nào cũng đánh giá cao.

3.7. Không nên xu nịnh hoặc nịnh bợ sếp

Việc không nên xu nịnh hoặc nịnh bợ sếp là một nguyên tắc cơ bản khi tạo ra mối quan hệ chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc thể hiện năng lực và thành tích của bạn thông qua công việc hàng ngày. Sếp thường đánh giá nhân viên dựa trên đóng góp thực tế và kỹ năng chuyên môn.

Tương tác một cách lịch sự, tôn trọng và chuyên nghiệp giúp xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ sếp. Lời khen nên được sử dụng một cách chân thành và cụ thể, dựa trên những thành tựu thực tế của sếp. Trong mọi tương tác, hãy thể hiện sự trung thực và sẵn lòng lắng nghe ý kiến và phản hồi từ sếp, tạo nền tảng cho mối quan hệ sáng tạo và tích cực trong nơi làm việc.

3.8. Tìm hiểu sở thích giao tiếp của sếp

Mỗi người có một phong cách giao tiếp riêng. Có người thích nói chuyện trực tiếp, người khác lại chuộng email. Có sếp thích thông tin ngắn gọn, vào thẳng vấn đề; có sếp lại cần sự trình bày đầy đủ, có dẫn chứng.

Việc bạn bắt sóng được sở thích này là một lợi thế lớn. Nếu sếp thích trao đổi nhanh qua Slack hoặc Teams, đừng gửi email dài dòng. Nếu họ phản hồi tốt hơn khi có lịch hẹn cụ thể, đừng cố chen ngang giờ nghỉ trưa. Khi bạn giao tiếp đúng kênh, đúng cách, đúng thời điểm sẽ là lợi thế khi giao tiếp với sếp.

3.9. Trình bày ý kiến một cách rõ ràng và tự tin.

Để trình bày ý kiến một cách rõ ràng và tự tin, quan trọng nhất là phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thảo luận. Trước hết, nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan để có cơ sở lập luận chặt chẽ. Đặt ra mục tiêu cụ thể cho cuộc trình bày và hiểu rõ thông điệp chính bạn muốn truyền đạt.

Khi đến phần trình bày, sử dụng ngôn ngữ tự tin và rõ ràng. Diễn đạt ý kiến một cách thẳng thắn, nhưng đồng thời duy trì lịch sự và tôn trọng. Sau khi trình bày ý kiến, đề xuất giải pháp hoặc cách tiếp cận có thể giải quyết vấn đề. Hãy sẵn lòng thay đổi ý kiến dựa trên phản hồi và sự đồng thuận của sếp.

Quan trọng nhất, hiểu rằng sếp thường xuyên bận rộn. Hãy chọn thời điểm hợp lý để tiếp xúc, tránh gây phiền hà khi sếp đang có việc quan trọng. Trong tình huống khẩn cấp, tóm tắt vấn đề một cách ngắn gọn và súc tích, giúp cuộc trò chuyện diễn ra mạch lạc và hiệu quả.

3.10. Hãy trung thực về vấn đề giao tiếp

Đôi khi, cách tiếp cận hiệu quả nhất là đặt vấn đề trực tiếp với sếp. Tuy nhiên, cách bạn tiếp cận là quan trọng. Bạn không muốn khiến sếp tức giận bằng cách đề cập đến vấn đề trước mặt đồng nghiệp.

Thay vào đó, hãy sắp xếp một cuộc họp, đưa ra trong cuộc họp one-to-one hoặc có một cuộc trò chuyện riêng tư. Sau đó, mở đầu vấn đề bằng cách nói một cách như sau: “Đôi khi tôi thấy mình không có hướng dẫn rõ ràng khi anh/chị yêu cầu tôi hoàn thành một công việc. Vì vậy, việc anh/chị theo dõi bằng một tóm tắt bằng văn bản thật sự hữu ích.”

Hãy chuẩn bị một vài ví dụ về giao tiếp với sếp gần đây. Bao gồm một trường hợp sếp đã giao tiếp tốt và so sánh với một trường hợp không thành công. Cố gắng trình bày vấn đề tích cực như một cơ hội để cải thiện cách làm việc của mọi người. Việc đổ lỗi một cách quyết liệt và gán nhãn sếp là người thất bại về giao tiếp không sẽ không mang lại kết quả tốt nhất.

> Xem thêm: Cách chọn phương pháp đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp lớn

4. MGE – Giải pháp hỗ trợ cải thiện kỹ năng giao tiếp cho nhân viên

4.1. Tăng cường kỹ năng giao tiếp qua các khóa học của MGE

MGE không chỉ là nền tảng đào tạo nội bộ mà còn là công cụ hỗ trợ phát triển kỹ năng mềm cho nhân viên, trong đó có kỹ năng giao tiếp với sếp. Thông qua các khóa học trực tuyến và chương trình đào tạo được thiết kế đặc biệt, nhân viên có thể học cách giao tiếp hiệu quả hơn với sếp, từ cách lắng nghe tích cực đến việc đặt câu hỏi đúng lúc. Những khóa học này giúp nhân viên tự tin hơn trong quá trình tương tác với cấp trên và nâng cao hiệu quả làm việc.

4.2. MGE giúp xây dựng mối quan hệ hiệu quả giữa nhân viên và quản lý

Ngoài việc đào tạo, MGE còn cung cấp các công cụ để giúp duy trì mối quan hệ hiệu quả giữa nhân viên và quản lý. Thông qua hệ thống quản lý công việc, theo dõi tiến độ và tính năng phản hồi, nhân viên có thể liên lạc với sếp một cách minh bạch và rõ ràng. Điều này không chỉ giúp cải thiện giao tiếp trong tổ chức mà còn thúc đẩy sự gắn kết và tăng hiệu suất làm việc.

MGE – Mạng xã hội nội bộ chuyên đào tạo dành cho doanh nghiệp

>>> Hệ thống đào tạo trực tuyến dành cho nội bộ doanh nghiệp của MGE

5.Tóm lại

Giao tiếp với sếp hiệu quả là kỹ năng quan trọng mà mỗi nhân viên cần rèn luyện để thăng tiến trong sự nghiệp. Bằng cách áp dụng 10 mẹo trên, bạn sẽ không chỉ cải thiện mối quan hệ với cấp trên mà còn tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và chuyên nghiệp hơn.

Liên hệ MGE ngay hôm nay để được tư vấn và tham gia các chương trình đào tạo chuyên sâu, giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp, phát triển sự nghiệp và thành công trong môi trường làm việc hiện đại!

>> Xem thêm: Các mô hình văn hóa doanh nghiệp phổ biến hiện nay