Các câu chuyện kinh doanh về những doanh nghiệp tồn tại trong nhiều thập kỷ hoặc cả một thế kỷ luôn khiến các nhà quản lý, lãnh đạo tổ chức luôn trầm trồ và ngưỡng mộ, cũng như mong muốn doanh nghiệp chính mình có thế phát triển được như thế. Nhìn chung, những thành công đó đạt được nhờ vào quá trình đặt nền tảng và xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, sứ mệnh và tầm nhìn bền vững thông qua những triết lý áp dụng công nghệ hay học hỏi không ngừng. Tuy vậy, vẫn có một triết lý sâu sắc về phương pháp quản trị dự án mà các nhà lãnh đạo nên biết với tên gọi Kanban, nhằm có cho mình một nét văn hóa khác biệt trên thương trường nhé!
Phương pháp Kanban trong quản lý dự án
Ra đời vào những năm 40 ở thế kỷ trước tại Nhật Bản, tên gọi “Kanban” có ý nghĩa là bảng hiệu hoặc bảng ghi. Đây là phương pháp được sử dụng để quản lý hoạt động dự án và cải tiến quá trình làm việc nhằm đem lại hiệu năng, độ chính xác và tính kịp thời. Kanban được phát triển chung với triết lý JIT (Just-in-time) trong sản xuất mà qua đó quyết định xem doanh nghiệp sẽ sản xuất với số lượng bao nhiêu, trong thời gian bao lâu và sản xuất như thế nào.
Kanban – bảng ghi thể hiện trạng thái công việc theo giai đoạn
Dù được áp dụng đầu tiên vào trong quá trình sản xuất cơ khí với mục đích gia tăng hiệu quả, kiểm soát tốt nguồn lực đầu vào, nhưng trong nền kinh tế số hiện nay, mục đích đó vẫn đúng và phạm vi áp dụng của Kanban đã được mở rộng sang những chức năng khác trong kinh doanh như quản lý, tiếp thị, bán hàng hoặc công nghệ thông tin,… Do vậy, Kanban đã trở thành một triết lý cho việc đảm bảo chất lượng toàn diện và tổng thể của một doanh nghiệp.
Hình thức của Kanban đó chính là một bảng hiệu hay dashboard trong đó hiển thị các trạng thái công việc từ Giao việc – Đang thực hiện – Đã đánh giá – Đang chỉnh sửa – Hoàn thành. Dưới các cột sẽ là mô tả chi tiết công việc được giao, người phụ trách, thời hạn hoàn thành,… Để tăng năng suất hơn, các nhà quản lý có thể bổ sung cả những bước thực hiện hay nguồn tham khảo nhằm khuyến khích nhân viên tìm tòi và học hỏi.
Cách Kanban được triển khai trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Nhìn chung, phương pháp Kanban là một chuỗi những nguyên tắc và hoạt động dựa trên bốn nền tảng sau:
- Bắt đầu với những gì mà doanh nghiệp hoặc cá nhân đang thực hiện
- Chấp nhận theo đuổi những sự cải tiến, thay đổi mang tính tiến bộ
- Tôn trọng vai trò, trách nhiệm thực hiện công việc
- Khuyến khích tinh thần tự chủ, độc lập ở mọi cấp độ nhân sự.
Các nền tảng này là những yếu tố quyết định thành công trong việc truyền tải khái niệm Kanban đến trong hoạt động tổ chức. Nhìn lại bốn nguyên tắc kể trên, chúng ta thấy rằng, mỗi một câu là đại diện cho một ý nghĩa khác nhau nhưng cùng mang lại một hướng đến đó là “Cải tiến chất lượng” công việc, cho thấy cách thức mà một người nhân viên phải tuân thủ từ đó lan tỏa đến nhiều người và hình thành văn hóa doanh nghiệp. Cụ thể hơn:
Bắt đầu với những gì doanh nghiệp đang làm
Kanban không hướng đến việc tạo một giá trị hoàn toàn mới, giải pháp mà Kanban đưa ra chính là giúp khắc phục những vấn đề đang hiện hữu khiến doanh nghiệp bị trì trệ và hoạt động không hiệu quả, ví dụ như nhân viên chậm trễ giao công việc, chất lượng không đảm bảo, luôn phải dời lại thời hạn hoàn thành liên tục,… Nguyên tắc mà nền tảng này đặt ra đó là Kanban phải được áp dụng vào trong quy trình làm việc hiện tại.
Kanban tập trung giải quyết vấn đề khiến năng suất doanh nghiệp giảm đi
Chấp nhận theo đuổi những thay đổi
Nguyên tắc thứ hai đề cập đến sự thay đổi và áp dụng những tiến bộ công nghệ hay công cụ nhằm nâng cao quy trình hiện tại. Việc tận dụng các phát minh nhân loại sẽ giúp doanh nghiệp thay đổi tư duy chính mình, đưa ra các quyết định mang tính thuyết phục hơn cũng như phản ứng với các thay đổi một cách chủ động và kiểm soát được. Nguyên tắc này sẽ tác động vào thay đổi thói quen làm việc lỗi thời và lạc hậu nhằm đi đến bước chuyển mình mới mẻ.
Xem thêm >>> 7 bước cần nhớ trong quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Tôn trọng vai trò và trách nhiệm thực hiện công việc
Như đã đề cập, Kanban là mỗi chuỗi quá trình trải dài từ phân công công việc cho đến hoàn thành, nhưng nếu như người nhân viên không thực hiện thì phương pháp Kanban cũng trở nên vô ích. Đây là một yếu tố cho thấy Kanban có mối liên hệ phần nào đến văn hóa doanh nghiệp khi con người nắm vai trò quyết định phần lớn. Mỗi một nhân viên sẽ cần phải hiểu rõ vai trò của mình, là một mắt xích trong chuỗi quy trình làm việc và thành công của tổ chức. Trách nhiệm thực hiện bao gồm cả việc cập nhật trạng thái của nhiệm vụ, báo cáo kết quả hay thực hiện trong thời gian quy định nhằm cung cấp thông tin cho những hoạch định khác.
Khuyến khích tinh thần tự chủ, học hỏi
Cuối cùng, với mỗi nhiệm vụ được giao thì người nhân sự cần có tinh thần tự giác và quản lý chính mình. Điều này có thể được ví như nhân viên sẽ trở một nhà quản lý khi phải lên kế hoạch, phân bổ thời gian hợp lý cho những nhiệm vụ theo tính chất, năng lực và thời gian thực hiện. Khi đã hoàn thành xong nhiệm vụ, cần điều chỉnh tình trạng trên bảng hiệu nhằm đảm bảo người quản lý biết được tiến độ dự án như thế nào và điều chỉnh các kế hoạch làm việc sang tuần kế tiếp. Bên cạnh đó, việc nhân viên chủ động tìm kiếm các giải pháp, đọc hiểu kiến thức sẽ được đánh giá cao trong thể hiện công việc.
Kanban phát huy tác dụng nếu như nhân sự tự giác và có kỷ luật
Tác động của Kanban trong văn hóa doanh nghiệp
Nhân viên nắm rõ được phạm vi dự án
Dễ thấy rằng, khi nhân viên được tiếp cận một phương pháp quản lý hiệu quả và minh bạch, họ sẽ phần nào biết được điểm bắt đầu và kết thúc của dự án cũng như những điều cần làm và không cần làm để đạt được kết quả cuối cùng. Với những đầu công việc được sắp đặt và biết được các tiến độ thực hiện, điều này sẽ thúc đẩy việc nhân viên cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong tâm lý thoải mái và ổn định.
Đọc tiếp >>> 15 cách thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên
Xây dựng lòng tin tưởng
Khi những phân công công việc rõ ràng và thời hạn quy định cụ thể, nhân viên hoàn toàn có thể tin tưởng vào năng lực quản lý từ cấp trên. Họ sẽ không bị e dè hay lo lắng về việc nhiệm vụ tới một cách bất chợt và gấp rút. Tâm lý này là một rào cản khá lớn khi áp lực gia tăng thì chất lượng sẽ không được đảm bảo vì nhân viên hối hả để hoàn thành. Thay vào đó, nhà quản lý nên có những lộ trình cường độ công việc theo mục tiêu mỗi cá nhân sẽ hợp lý hơn rất nhiều.
Hình thành một tác phong chuyên nghiệp
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự chuyên nghiệp làm tăng uy tín tổ chức
Khi nhân viên đã được tiếp xúc với phương pháp làm việc có kế hoạch và mục tiêu thì chính bản thân họ cũng sẽ có thay đổi khi mọi hành động đều có sự suy xét và đánh giá đến tổng thể. Đơn cử, như khi có một thay đổi nào thì nhân viên sẽ tự vấn chính mình rằng các thay đổi này có ảnh hưởng đến tiến độ chung của doanh nghiệp hay không, thời gian hoàn thành sẽ được rút ngắn hay kéo dài thêm, nhiệm vụ này có thể được thực hiện được hay chuyển giao cho nhân viên khác để kịp tiến độ,… Có vô vàn những thắc mắc nhưng nếu mỗi cá nhân hình thành được tác phong này và lan tỏa thành một tập thể thì lúc này đây, doanh nghiệp sẽ trở nên chuyên nghiệp, đáng tin và trở thành đối tác kinh doanh uy tín.
Tổng kết
Thông qua bài viết này, chúng ta có thể thấy rằng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp là rất quan trọng trong thành công dài hạn của doanh nghiệp như mở đầu bài viết đã đề cập đến. Với phương pháp Kanban, doanh nghiệp phải tuân thủ từng nguyên tắc một nhằm hình thành một nền tảng văn hóa làm việc vững vàng và bền chặt. Bên cạnh đó, yếu tố con người là yếu tố mang tính quyết định nhất đến bất kỳ một phương pháp làm việc nào, không chỉ riêng trong khái niệm Kanban. Do vậy, quá trình hình thành văn hóa doanh nghiệp cũng nên đi kèm với việc đào tạo hay phát triển nhân sự bằng nhiều phương pháp được chứng minh là hữu ích và được áp dụng sâu rộng ở những tổ chức trên thế giới.
>>> Tổng hợp cách quản lý nhân sự phổ biến
Tìm hiểu thêm >>> Giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp
