Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một quá trình lâu dài, tạo ra điểm khác biệt với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Có thể nói, văn hóa doanh nghiệp được thể hiện qua cách chúng ta làm mọi việc. Những tổ chức kinh doanh thành công đã phát triển cho mình những văn hóa riêng biệt như tổ chức học tập, liên tục cải tiến và hoạt động tinh gọn. Thế nhưng, mọi người đã được nghe đến văn hoá làm việc thành tiếng (Working out loud) hay chưa? Hãy cùng bài viết này tìm hiểu xem doanh nghiệp có thể tận dụng được gì từ văn hóa làm việc này.
Working out loud là gì?
Working out loud là thuật ngữ tiếng Anh với ý nghĩ rằng là làm việc thành tiếng. Khi đề cập đến cụm từ này, nhiều người sẽ liên tưởng đến sự ồn ào và cần sự tương tác nhiều. Tuy vậy, Working out loud chỉ là hình thức peer coaching, huấn luyện cùng với nhóm người với khả năng không khác biệt lớn. Đó là một nhóm các nhân viên với cùng chức vụ, kỹ năng và nhiệm vụ ngồi lại và chia sẻ thông tin về việc đang làm, phương pháp mình sẽ áp dụng để thực hiện nhiệm vụ đó và giải đáp thắc mắc cho nhau. Để hình thức này hoạt động hiệu quả thì đòi hỏi các thành viên phải liên tục chủ động giao tiếp và sẵn sàng lắng nghe.
Peer coaching là hình thức làm việc nhóm nhưng ở mức độ sâu sắc hơn
Bản chất của Working out loud
Bản chất của Working out loud đó là hoạt động mang tính xã hội, vì một người không thể áp dụng Working out loud, mà đó phải là một nhóm được tập hợp từ 2 người trở lên. Dễ hiểu, đó là hình thức làm việc nhóm, nhưng sẽ yêu cầu sự tin tưởng cao và xây dựng mạng lưới nhằm đảm bảo rằng mọi người điều biết đến các thành viên khác đang làm gì và làm như thế nào. Tác dụng của việc hình thành một mạng lưới giúp hỗ trợ những ý tưởng, tôn trọng lẫn nhau và đề cao sự minh bạch nhất có thể.
Hãy xây dựng văn hóa doanh nghiệp mà mọi nhân viên đều có mạng lưới hỗ trợ nhau
Lợi ích của Working out loud
Khi đã biết được đến khái niệm và bản chất của văn hóa doanh nghiệp này, thì đến đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem văn hóa Working out loud này có lợi ích gì, doanh nghiệp của chúng ta sẽ có những thay đổi như thế nào và nhân sự sẽ được phát triển như đã được hứa hẹn. Rất nhiều những câu hỏi xoay quanh như thế, và để trả lời được, hãy tìm hiểu tiếp ở phía dưới bài viết này.
Xây dựng sự tự tin cho mỗi cá nhân
Làm việc thành tiếng là việc yêu cầu phải có sự giao tiếp, tương tác với mọi người. Có thể nói đây là yếu tố quyết định văn hóa này có được áp dụng thành công hay không. Sự tự tin có được là phải loại bỏ đi tâm lý sợ hãi, ái ngại khi gặp khó khăn trong công việc nhưng không muốn chia sẻ với ai. Sự im lặng giết chết đi những mắt xích tin tưởng. Để loại bỏ đi các tâm lý này là sự thay thế bởi hành động sẵn sàng chia sẻ và nêu quan điểm. Khi nói các khó khăn của mình thì các thành viên trong nhóm sẽ thực hiện hoạt động coaching như gợi ích những cách làm, đóng góp ý tưởng và theo dõi quy trình thực hiện, điều chỉnh sai sót,…
Xây dựng sự tự tin, nêu lên khó khăn của mình để cùng vượt qua
Lâu dần, khi những hành động mang tính xây dựng cao được tiếp thu thì giao tiếp được diễn ra hằng ngày và liên tục. Sự tự tin thực hiện công công việc được cải thiện hiệu quả khi sẽ không còn tồn tại sợ hãi vì đã có những hỗ trợ đắc lực đằng sau và thái độ “dám nghĩ, dám làm”.
Tăng ý thức công việc
Như đã đề cập, Working out loud là việc nói lên là hành động, phương pháp thực hiện công việc của mình. Chúng ta phải miêu tả được từ các bước sơ khai đến hoàn thành công việc. Điều này cũng như những đầu bếp khi họ chỉ ra từng bước một cách nấu 1 món ăn từ chuẩn bị nguyên liệu – sơ chế – chế biến – trình bày món ăn. Hãy tưởng tượng, nếu người đầu bếp không biết sau bước sơ chế sẽ làm gì hoặc trong quá trình sơ chế thiếu đi công đoạn nêm nếm gia vị thì món ăn sau khi hoàn thiện sẽ không đạt đủ tiêu chí và chất lượng.
Từ ví dụ trên, khi áp dụng trong doanh nghiệp, các nhân viên sẽ phải nêu bật ra được các quy trình thực hiện, nhận thức được công việc đó ra sao và dự đoán kết quả. Tại các buổi họp hoăc đánh giá nhóm, mỗi thành viên nếu chỉ ra được các bước thực hiện của mình thì sẽ tăng thuyết phục các thành viên khác chấp nhận và buổi đánh giá sẽ diễn ra nhanh chóng. Trái lại, nếu như người nhân viên còn mập mờ về cách làm thì tốc độ hoàn thành sẽ giảm đi, vô hình trung làm cho chất lượng tổng thể dự án không còn cao.
Kết nối nhân sự với nhau
Sau quá trình giao tiếp thường xuyên và chia sẻ thì mọi người sẽ có sự nhận biết sâu sắc. Từ các cá nhân còn lạc lõng khi bắt đầu dự án đến sự hình thành các mạng lưới kết nối công việc. Các thành viên đã có những suy nghĩ về thành viên khác, thấu hiểu cảm xúc và phong cách làm việc, tạo ra một đội ngũ có tính chặt chẽ, cam kết và cởi mở hơn so với trước.
Phát triển ý tưởng tốt hơn
Có được một đội ngũ tin tưởng nhau thì không có gì khó để tạo một ý tưởng đột phá. Rất nhiều nhân sự khi thực hiện những nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo cao thì với một cá nhân sẽ rất khó hoặc tốn nhiều thời gian để cho ra một ý tưởng mới. Tình huống cạn ý tưởng không phải hiếm gặp, nhưng sẽ tạo tâm lý chán nản hoặc từ bỏ sớm vì mỗi cá nhân có những giới hạn cho mình. Tuy vậy, nếu như người nhân viên chỉ mới hình thành một ý tưởng còn nửa vời thì việc chia sẻ với mọi người xung thì đáng được ghi nhận.
Vun đắp ý tưởng từ đóng góp tích cực giúp doanh nghiệp đổi mới bền bỉ
Ý tưởng như 1 hạt mầm, các thành viên nhóm sẽ vun đắp, bổ sung và xây dựng để ra được một điều gì đó mới mẻ. Theo thời gian, cách thức đóng góp này nền tảng cho đổi mới biền bỉ và liên tục. Lý do ở đây là việc các ý tưởng không bị chôn vùi mà được phát triển một cách thường xuyên và chủ động. Mọi sự đột phát đều xuất phát từ câu nói “Tôi có ý tưởng này” và tất cả cùng chung tay góp sức.
Tăng sự minh bạch thông tin
Khi các thông tin được lên tiếng chia sẻ thì quá trình phản biện, lắng nghe được diễn ra ngay sau đó. Việc phản biện hay lắng nghe là để đảm bảo người nhân viên sẽ không che giấu bất kì thông tin nào và các nhiệm vụ của từng người sẽ không bị trùng lặp. Sự rõ ràng giúp các điều chỉnh sai lệch diễn ra được nhanh chóng không gây ảnh hưởng đến tiến độ chung và quy trình liên quan. Các thành viên sẽ luôn được giải đáp tất cả thông tin mà họ muốn và cần có trong khuôn khổ phạm vi dự án. Điều này là rất quan trọng trong quá trình hoạch định kế hoạch khi những thông tin bị che lấp đi sẽ tiềm ẩn những hậu quả về lâu dài và lúc đó việc khắc phục sẽ trở nên vô nghĩa. Việc nêu ra các sai sót, trung thực lại có thể là cơ hội cho các hướng giải pháp sau đó.
Cần lưu ý gì khi ứng dụng văn hóa Working out loud?
Với những lợi ích được nêu trên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp với Working out loud đang là xu hướng hiện nay, đi kèm với đó chuyển đổi số trong quy trình. Nếu như có sự kết hợp với yếu tố trên thì doanh nghiệp có thể tự tin dẫn đầu trong cạnh tranh về yếu tố con người cũng như quy trình hiệu quả. Sau đây là những yếu tố mà doanh nghiệp cần quan tâm khi áp dụng Working out loud trong tổ chức.
Xác định mục tiêu
Trước khi bắt đầu những đổi mới thì việc đặt mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn là điều cần thực hiện đầu tiên và quan trọng nhất. Đây có thể xem là bản đồ của doanh nghiệp khi biết được từng địa điểm cần đến, cần đạt được gì trước tiên. Mọi sự đổi thay đều cần thời gian, do đó, những thành tựu nhỏ như đặt số lượng quản lý cấp cao đã nhận biết về văn hóa Working out loud, đề ra các hướng xây dựng chiến lực xoay quanh thành tự đó là những nấc thang mục tiêu cần đi lên từng bước.
Lập kế hoạch đào tạo nhân sự
Sau khi đã có được tấm bản đồ, doanh nghiệp phải xem các đường đi tới đích đến như thế nào, điều đó được thực hiện qua việc đào tạo nhân sự. Khi đào tạo nhân sự, mọi người sẽ được nâng cao kỹ năng, chuyên môn, từ đó làm việc hiệu quả hơn, hợp tác trong công việc ăn ý hơn. Kế hoạch để phổ biến văn hóa doanh nghiệp này đến toàn bộ nhân sự từ vị trí thấp đến cao cần có sự hiệu quả và linh hoạt cao. Trong kế hoạch đào tạo nhân sự sẽ bao gồm những bước thực hiện, bộ phận chịu trách nhiệm triển khai hoặc bộ phận giám sát. Nếu nội dung xây dựng càng chi tiết thì những rủi ro xảy ra khi thực hiện càng thấp và đồng thời giúp đoạn đường đi không bị lạc lối bởi những lý do khách quan.
Thay đổi môi trường làm việc
Với những mục tiêu được xác lập và nội dung kế hoạch hoàn chỉnh, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu những thay đổi nhỏ trong môi trường làm việc. Môi trường làm việc sẽ có hai thành phần chính đó là không gian vật lý và tinh thần của các nhân viên.
Không gian vật lý đề cập đến thiết kế của nơi làm việc theo phong cách văn phòng mở. Các lớp ngăn cách bằng gian phòng sẽ được loại bỏ và thay vào là không gian nhóm với nhiều bàn làm việc nằm cạnh nhau dành cho 5 đến 6 nhân viên. Đây có thể là một cách thức để cho kích thích giao tiếp và tạo sự gần gũi theo các nhóm nhỏ. Điều này cho phép các công việc được các thành viên khác nhìn thấy, tiếp cận cũng như góp ý kiến.
Thứ hai, tinh thần của người nhân viên được miêu tả là sự hợp tác, tư duy mở cũng như nhiệt tình trong hỗ trợ ý và xây dựng ý tưởng. Mô hình Working out loud có thể sẽ không đạt được hiệu quả như lý thuyết nếu thiếu đi những tính cách cần có này của những nhân viên được phân chia theo nhóm như trên. Những điều này có thể là lời kêu gọi cho sự tham gia tích cực vào mạng lưới xã hội văn phòng với mối quan hệ lợi ích song phương, khi người quản lý có được sản phẩm như kỳ vọng và người nhân viên nhận lại được sự hướng dẫn tận tình.
Tổ chức mạng lưới thông tin
Với những doanh nghiệp áp dụng mô hình Hybrid, đây là điều cần thiết. Để rút ngắn thời gian di chuyển thì có những nền tảng công nghệ hỗ trợ như hệ thống LMS là điều cần thiết. Đây có thể ví như là phương tiện di chuyển đến địa điểm. Phương tiện càng hiện đại thì tốc độ di chuyển càng nhanh. Hãy đầu tư cho doanh nghiệp hệ thống đào tạo nhân sự có chức năng giao tiếp, lưu giữ, trích xuất và truyền tải thông tin nội bộ với hiệu năng cao nhằm gia tăng sự nhận biết về văn hóa Working out loud rộng rãi và áp dụng nhanh hơn. Ngoài ra, hệ thống cũng có thể xem xét về tính năng đăng tải và theo dõi tiến độ công việc hoàn thành, những lời nhận xét, đồng ý cũng như phản biện.
Tổ chức mạng lưới thông tin chặt chẽ
Tổng kết
Bài viết này đã tổng hợp cho các bạn về khái niệm, bản chất và các lợi ích mà Working out loud (Làm việc lên tiếng) mang lại. Với những nhà quản lý, tổ chức kinh doanh đang tìm kiếm cho mình một giải pháp cho xây dựng văn hóa doanh nghiệp thì Working out loud là một đề xuất không tệ. Tuy nhiên, chúng ta cũng nên thận trọng trong đạt mục tiêu áp dụng, kế hoạch và công nghệ để sự thay đổi diễn ra đúng như những kỳ vọng đề ra.
Xem thêm>>> Giới thiệu giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp
Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE dành cho nội bộ doanh nghiệp
