Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải tìm cách vật lộn với việc làm thế nào để trang bị cho nhân viên những kỹ năng phù hợp để thành công trong vai trò của họ. Đào tạo và phát triển nhân lực bám theo mục tiêu có thể giúp các doanh nghiệp nâng cao kỹ năng cần thiết để nâng cao hiệu suất làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng MGE tìm hiểu về cách triển khai đào tạo có mục tiêu tại doanh nghiệp.
Đào tạo và phát triển nhân lực bám sát mục tiêu phát triển của doanh nghiệp giúp trang bị cho nhân viên những kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc
Đào tạo và phát triển nhân lực theo mục tiêu là gì?
Đào tạo theo mục tiêu là hình thức training kết hợp giữa mô hình học chính thức và không chính thức nhằm mục đích thu hẹp khoảng cách kỹ năng giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Nó cũng giúp đảm bảo cả nhân viên mới và nhân viên hiện tại đều được chuẩn bị và hỗ trợ đầy đủ các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng đào tạo theo mục tiêu có thể giúp thúc đẩy năng suất của nhân viên lên 10% và tăng khả năng học tập không chính thức. Việc đào tạo như vậy cũng có thể:
- Tăng tốc thời gian đào tạo cho các nhân viên mới,
- Có tác động tích cực đến những nhân viên khác xung quanh những người đã được đào tạo,
- Gửi một thông điệp tích cực đến nhân viên rằng bạn quan tâm đến phúc lợi của họ.
Ngoài ra, đào tạo theo mục tiêu còn giúp cho các tổ chức đầu tư nguồn lực của họ một cách hiệu quả hơn
Công nghệ đang phát triển nhanh chóng và kéo theo đó là sự ra đời của những cách thức làm việc mới. Để nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ một cách tốt nhất, đòi hỏi doanh nghiệp phải cung cấp các nguồn lực cần thiết và giúp nhân viên bổ sung những kỹ năng mới cần thiết trong công việc. Cùng với đó là một nguồn ngân sách hợp lý và một quy trình đào tạo theo mục tiêu hiệu quả.
9 bước để xây dựng quy trình đào tạo theo mục tiêu hiệu quả
1. Xác định lỗ hổng kỹ năng
Trước khi quyết định nội dung đào tạo, doanh nghiệp phải xác định đâu là lỗ hổng kỹ năng hiện tại của từng nhân viên. Doanh nghiệp xây dựng các bài kiểm tra kỹ năng, chuyên môn nhằm xác định liệu nhân viên có đủ kỹ năng để đáp ứng các nhu cầu công việc đặt ra hay không. Từ đó tìm ra lỗ hổng kỹ năng mà họ đang thiếu. Phương pháp này cũng giúp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các bên liên quan đưa ra các quyết định đầu tư quan trọng, hay bộ phận nhân sự đưa ra các chiến lược tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực phù hợp.
Doanh nghiệp cần xác định khoảng trống kỹ năng để xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nhân lực phù hợp
Phân tích khoảng trống năng lực còn giúp xác định khoảng cách giữa bộ kỹ năng hiện tại của nhân viên và bộ đánh giá năng lực mà doanh nghiệp mong muốn nhân viên của mình đạt được. Quá trình này cũng giúp cho các doanh nghiệp xác định được những kỹ năng quan trọng mà một nhân viên cần có để hoàn thành công việc tốt hơn và đáp ứng các mục tiêu đào tạo của công ty. Bộ phận nhân sự cũng tiết kiệm thời gian xây dựng chương trình đào tạo, dễ dàng xác định các nội dung chính cần tập trung trong ngắn hạn và dài hạn.
Hiệu quả của việc đánh giá lỗ hổng kiến thức được chứng minh trong trường hợp của ChildFund International. Tổ chức này đã có kế hoạch chuyển từ phần mềm CRM nội bộ sang phần mềm dựa trên đám mây. Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, bộ phận đào tạo và phát triển của Quỹ đã tiến hành kiểm tra kỹ năng của từng thành viên trong nhóm để xác định xem ai có kỹ năng tốt nhất và ai đang có lỗ hổng trong kỹ năng. Quá trình này giúp Quỹ hiểu rõ về các kỹ năng cần thiết để quá trình chuyển đổi thành công và lên kế hoạch đào tạo bổ sung kỹ năng kịp thời. Kết quả, Quỹ đã tiết kiệm được 200.000USD ngân sách dành cho đào tạo vì xác định đúng người, đúng nội dung cần training.
2. Thiết kế các mục tiêu đào tạo dựa trên mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
Trước khi thiết kế và phát triển các quy trình đào tạo theo mục tiêu, bộ phận đào tạo cần hiểu doanh nghiệp đang kinh doanh lĩnh vực gì và mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được là gì. Khi đã rõ ràng về các mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp, bộ phận đào tạo có thể bắt đầu thiết kế chương trình training phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty. Sự hiểu biết sâu sắc về ngành nghề kinh doanh cũng như mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến cho phép bạn sử dụng kết hợp giữa hình thức học tập chính thức và không chính thức trong việc phát triển quy trình đào tạo phù hợp.
3. Xem xét nhu cầu học tập của từng cá nhân
Để xem xét nhu cầu học tập của từng nhân viên, doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề sau:
- vị trí địa lý
- cơ sở kiến thức khác nhau,
- kỹ năng nghề nghiệp
- phong cách học tập,
- khả năng tiếp cận công nghệ.
Do đó, những nhân viên khác nhau sẽ có nhu cầu đào tạo khác nhau. Mặc dù doanh nghiệp luôn có các khóa đào tạo chung được phổ biến cho tất cả nhân viên như thay đổi quy trình, ra mắt sản phẩm mới, cập nhật kiến thức mới về ngành nghềv.v., Tuy nhiên, xuất phát điểm năng lực của mỗi nhân viên là khác nhau, nên việc đào tạo nên mang tính cá nhân hóa, phù hợp với các phong cách học tập và trình độ kỹ năng khác nhau. Cá nhân hóa chính là chìa khóa để giúp cho các quy trình đào tạo theo mục tiêu đạt được thành công trên quy mô toàn công ty.
4. Truyền đạt giá trị và lợi ích của khóa đào tạo
Để thu hút nhân viên tham gia vào các chương trình đào tạo theo mục tiêu, doanh nghiệp phải giúp họ hiểu những gì họ đang học và tại sao điều này lại quan trọng. Việc đào tạo này sẽ giúp họ thực hiện hiệu quả hơn vai trò của mình như thế nào? Làm thế nào để khóa đào tạo này giúp họ trang bị những kỹ năng cần thiết trước sự thay đổi của thị trường và công nghệ? Những lợi ích của việc đào tạo này đối với họ là gì, và họ có biết về những điều này không?
Doanh nghiệp nên phổ biến rõ ràng giá trị của việc đào tạo cho tất cả nhân viên. Bằng cách đó, nhân viên sẽ trở nên hào hứng và cảm thấy như mình là một phần của công ty.
Doanh nghiệp cần truyền đạt rõ mục đích và lợi ích của việc đào tạo nội bộ
5. Lập kế hoạch đào tạo hợp lý
Doanh nghiệp cần nhanh chóng xác định được khoảng cách về kỹ năng và tìm cách thu hẹp khoảng cách đó thông qua các quy trình đào tạo theo mục tiêu cụ thể. Trước tiên, bộ phận nhân sự phải đặt ra một mốc thời gian rõ ràng và những hỗ trợ cần thiết để giúp nhân viên đạt được kỹ năng đó.
Bước đầu tiên là xây dựng một lịch trình đào tạo bao gồm tất cả các khóa đào tạo mà bạn dự định thực hiện trong một tháng, sáu tháng hoặc thậm chí một năm. Nếu doanh nghiệp thực hiện đào tạo theo hình thức truyền thống, hãy đặt ngày cụ thể cho từng buổi đào tạo và ngày thay thế cho những ai không thể tham gia buổi đầu tiên. Điều quan trọng là phải xem xét khối lượng công việc và lịch trình hiện tại của nhân viên để tránh việc nhân viên bị nhồi nhét quá nhiều công việc và thông tin cùng một lúc.
Khi nói đến đào tạo liên tục, hãy đảm bảo các buổi học không quá xa nhau hoặc quá gần nhau. Cho phép nhân viên được nghỉ giữa giờ trước khi chuyển sang những phần đào tạo mới.. Tuy nhiên, nếu áp dụng hệ thống đào tạo MGE, doanh nghiệp chỉ cần xây dựng chương trình đào tạo và cấp tài khoản để nhân viên chủ động nâng cao kiến thức, năng lực của bản thân.
6. Kết hợp các cơ hội học tập chính thức và không chính thức
Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay thường chỉ áp dụng hình thức đào tạo chính thức cho nhân viên. Loại hình đào tạo này sẽ bao gồm thời gian nhiều ngày hoặc nhiều tuần đào tạo chuyên sâu trong các lớp học hoặc môi trường trực tuyến. Hạn chế của phương pháp này là cung cấp cho học viên quá nhiều thông tin trong một lần, và phần lớn thông tin thường không được giữ lại. Thêm vào đó, những nhân viên mới và nhân viên hiện tại không có tình huống hoặc môi trường thực tế để hiểu những gì họ đang học. Điều này cũng dẫn đến việc nhân viên khó lòng ghi nhớ và áp dụng những kỹ năng đã được đào tạo.
Trong khi đó, một số doanh nghiệp khác thì lại ưu tiên cho hình thức đào tạo không chính thức. Loại hình đào tạo này thường được áp dụng cho các nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc, thường xuyên tương tác với đồng nghiệp, phản hồi và nhận đánh giá từ cấp trên. Mô hình học tập không chính thức không nên được áp dụng cho các nhân viên bởi nó có thể gây ra 2 tình huống như sau: người lao động phải tự “bơi” ( tiếp tục làm việc cho đến khi tìm ra cách để hoàn thành công việc tốt nhất) hoặc chìm xuống (không còn hứng thú với công việc và bỏ việc). Doanh nghiệp có thể tận dụng hệ thống LMS MGE để kết hợp 2 hình thức đào tạo chính thức và không chính thức giúp nhân viên có thể bổ sung kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc.
7. Giúp nhân viên áp dụng các kỹ năng đã được đào tạo vào công việc
Nếu muốn nhân viên có thể ghi nhớ và giữ lại những gì họ đã học được trong các chương trình đào tạo, bạn phải tạo cho họ cơ hội được áp dụng các kỹ năng mới vào trong công việc thực tế. Ví dụ, điều này có thể được thông qua luân chuyển công việc giữa các vị trí trong công ty
Khi những người tham gia khóa đào tạo được khuyến khích đặt mục tiêu học tập và tự quản lý, họ sẽ suy nghĩ về cách họ sẽ áp dụng các kỹ năng mới vào công việc thực tế. Đây chính là một phần quan trọng của quá trình đào tạo nội bộ.
Sau mỗi buổi đào tạo, bộ phận nhân sự có thể sắp xếp một buổi thảo luận với các nhân viên và người quản lý để tìm hiểu về những khó khăn mà họ gặp phải trong việc áp dụng các kỹ năng mới vào công việc. Đồng thời, buổi nói chuyện này giúp cho các cấp quản lý hiểu được những gì mà họ có thể mong đợi từ nhân viên sau khóa đào tạo.
Bộ phận nhân sự cần thường xuyên nhắc nhở quản lý tạo điều kiện để giúp nhân viên có thể áp dụng những gì họ đã học được vào trong công việc thực tiễn, đồng thời theo dõi hiệu suất làm việc để nắm được tiến trình đào tạo cũng như sự tiến bộ của người học.Với hệ thống MGE, người quản lý có thể dễ dàng nắm rõ được mức độ tham gia và hoàn thành của học viên với từng khóa học cụ thể.
8. Thu thập thông tin phản hồi
Doanh nghiệp cần thu thập thông tin phản hồi về khóa học từ nhân viên
Để thu thập phản hồi từ nhân viên, doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc khảo sát, phỏng vấn để xác định xem liệu việc đào tạo có giúp nhân viên và công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình hay không. Đảm bảo rằng người học đưa ra phản hồi một cách trung thực và chính xác.
Chú ý đến những phản hồi mà bạn nhận được. Sau đó, phân tích nó và tìm cách cải thiện quy trình đào tạo theo mục tiêu của bạn. Quá trình này phải được diễn ra liên tục để đảm bảo quy trình đào tạo hiệu quả.
9. Đo lường hiệu quả đào tạo
Đo lường hiệu quả đào tạo giúp bạn đánh giá:
- chương trình hiện tại hiệu quả như thế nào,
- liệu nó có mang lại lợi ích cho nhân viên của bạn hay không,
- nó có giúp đáp ứng các mục tiêu ban đầu của bạn hay không,
- ảnh hưởng của nó đến kết quả hoạt động chung của doanh nghiệp.
Mặc dù doanh nghiệp không cần phải đo lường ROI của mọi chương trình đào tạo mà bạn thực hiện, tuy nhiên điều đó có thể giúp bạn kiểm soát được mức độ và hiệu quả của các khóa đào tạo
Bạn có thể đo lường hiệu quả đào tạo thông qua các cuộc thảo luận, khảo sát, bảng câu hỏi, bài đánh giá và bài kiểm tra. Ngày nay, các tổ chức sử dụng một số mô hình đánh giá đã được chứng minh, bao gồm Mô hình đánh giá đào tạo bốn cấp độ của Kirkpatrick và Mô hình ROI của Phillips.
Việc tạo và thực hiện chương trình đào tạo và phát triển nhân lực theo mục tiêu là một trong những chiến lược kinh doanh quan trọng. Bởi nó không chỉ giúp cho doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách kỹ năng giữa các nhân viên một cách hiệu quả mà còn góp phần nâng cao năng suất của nhóm, thúc đẩy hiệu suất công việc, quản lý các nguồn lực một cách tối ưu, và nâng cao lợi nhuận cho công ty. Nếu bạn đang tìm 1 hệ thống để tối ưu việc đạo tạo mục tiêu, MGE là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp. Với MGE, doanh nghiệp có thể xây dựng các khóa học chuyên môn phù hợp với từng cấp bậc theo từng phòng ban. Ngoài ra, MGE cung cấp báo cáo tiến độ khóa học, cho phép tạo các bài kiểm tra đánh giá trực tuyến giúp doanh nghiệp dễ dàng xem xét năng lực của nhân viên sau khi tham gia đào tạo.
>>> Những lưu ý khi xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nhân lực trong doanh nghiệp
>>> 7 bước cơ bản trong quy trình đào tạo và phát triển nhân lực
