3 cách phát triển kỹ năng mềm giao tiếp trong doanh nghiệp

Đại dịch COVID19 bùng phát ảnh hưởng đến mọi mặt của xã hội đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh bị ngưng trệ. Mặt khác, virus corona cũng khiến cho các doanh nghiệp buộc phải thay đổi cách giao tiếp và làm việc truyền thống bằng một phương thức làm việc linh hoạt hơn. Phương thức làm việc từ xa phát triển mạnh mẽ thì đó cũng là lúc các nhân viên của bạn cần phải thay đổi cách giao tiếp khi làm việc. 

Kỹ năng mềm trong giao tiếp là bộ kỹ năng quan trọng nhất mà một nhân viên cần phải có, cả trong cuộc sống cá nhân và trong công việc. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá một số phương pháp tốt nhất để đào tạo nhân sự các kỹ năng mềm trong giao tiếp. Hãy cùng MGE tìm hiểu nhé.

Kỹ năng giao tiếp tốt là gì?

Kỹ năng giao tiếp có khả năng ảnh hưởng lớn đến cách trao và nhận thông tin từ mọi người. Và trên thực tế, giao tiếp cũng chính là một trong những kỹ năng được yêu cầu nhiều nhất trong số các vị trí tuyển dụng hiện nay. 

Có vô số loại kỹ năng mềm khác nhau trong giao tiếp và việc sử dụng chúng như thế nào là tùy thuộc vào loại tình huống mà chúng ta đang gặp phải. Một số kỹ năng mềm trong giao tiếp hiện nay bao gồm:

• Lắng nghe chủ động
• Đồng cảm
• Sử dụng các phương thức giao tiếp thích hợp (bằng lời nói, bằng văn bản, không lời, v.v.)
• Sự tự tin
• Cung cấp thông tin (bằng giọng điệu, sự thân thiện, âm lượng, v.v.)
• Đưa ra câu hỏi và nhận phản hồi
• Rõ ràng và ngắn gọn
• Khả năng phản ứng

Hầu hết các ứng viên đều ghi trong sơ yếu lý lịch là có kỹ năng giao tiếp tốt, tuy nhiên điều này chỉ có thể được kiểm chứng thông qua quá trình giao tiếp trong thực tế. Những người đối xử với người khác bằng sự tôn trọng, thân thiện và cảm thông là những người có khả năng giao tiếp tốt. 

Khi chúng ta cố gắng hiểu những người mà chúng ta đang giao tiếp, chúng ta có xu hướng lắng nghe tốt hơn, sử dụng các phương thức giao tiếp mà chúng ta nghĩ là hiệu quả nhất và phản hồi một cách thích hợp và kịp thời. 

Tại sao kỹ năng mềm trong giao tiếp lại quan trọng?

Kỹ năng giao tiếp là một yếu tố vô cùng quan trọng cần chú trọng trong chương trình đào tạo nhân sự, đặc biệt là trong thời điểm dịch bệnh như hiện nay. Điều này buộc các doanh nghiệp phải đánh giá lại các quy trình làm việc hàng ngày và thay đổi chúng sao cho phù hợp với tình hình dịch bệnh. Và đó cũng là lúc phương thức làm việc trực tuyến và giao tiếp phi ngôn ngữ trở nên phát triển. Bởi trên thực tế ngay cả khi chúng ta được tiếp xúc trực tiếp với mọi người, thì việc đeo khẩu trang vẫn có thể ảnh hưởng đến khả năng truyền tải thông tin.

Những người dễ thích nghi nhất với sự thay đổi to lớn này là những người có khả năng giao tiếp xuất sắc. Tư thế, cử chỉ cơ thể và thậm chí là cách ứng xử của một người nào đó đều có thể ảnh hưởng đến cách những người xung quanh tiếp nhận thông tin từ họ. Trong thời điểm mà mọi người chỉ có thể trao đổi thông tin với nhau thông qua các phương tiện truyền thông xã hội thì bạn cần phải học cách điều chỉnh và sử dụng từ ngữ của mình để truyền đạt giọng điệu và ý nghĩa phù hợp.

Với phương thức làm việc từ xa như hiện nay thì hình thức giao tiếp và làm việc theo nhóm rất được chú trọng. Khi các nhóm có thể giao tiếp rõ ràng qua nhiều kênh khác nhau và giữa nhiều cá nhân với nhau, họ sẽ có thể cùng nhau đặt ra mục tiêu rõ ràng và hợp lý, nâng cao khả năng sáng tạo và giải quyết các vấn đề một cách suôn sẻ hơn. Ngoài ra, các mối quan hệ công việc lành mạnh, tránh xung đột và văn hóa công ty cũng được bắt đầu được xây dựng dựa trên nền tảng của sự tin tưởng và thoải mái. 

Dưới đây là một số cách để giúp cho doanh nghiệp nâng cao khả năng giao tiếp trong tổ chức của mình:

• Nhân viên có thể làm việc với những nhiệm vụ bổ sung vì công ty đặt ra những kỳ vọng rõ ràng trong công việc và nhân viên cũng biết nên ủy thác những nhiệm vụ nào vì họ hiểu rõ điểm mạnh của bản thân cũng như của đồng đội.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề và giao tiếp tuyệt vời giúp tổ chức luôn nhanh nhẹn và thích ứng trong mọi hoàn cảnh.
• Đảm bảo cho các nhân viên luôn cảm thấy thoải mái trong công việc với đồng nghiệp trong nhóm hoặc những cá nhân trong các bộ phận khác. Bởi điều này có thể giúp cho họ cảm thấy được đánh giá cao hơn. Từ đó đóng góp sức lực vào mục tiêu và sứ mệnh của công ty, đồng thời có xu hướng ở lại làm việc lâu dài và giúp doanh nghiệp giảm chi phí doanh thu.
• Xây dựng một nền văn hóa công ty lành mạnh và phát triển. Điều này không chỉ giúp cho công ty tạo được danh tiếng tốt, thu hút nhân tài mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh tổng thể của công ty trên thị trường.

3 lời khuyên để cải thiện giao tiếp

Ngoài việc đào tạo nhân sự nâng cao kiến thức chuyên môn, hầu hết các doanh nghiệp ngày nay đều cố gắng cải thiện kỹ năng giao tiếp cho nhân viên của mình. Nhiệm vụ của các nhà lãnh đạo là họ phải thực sự sự hiệu quả của các kỹ năng mềm trong giao tiếp tại nơi làm việc, đồng thời mô hình hóa những gì họ nghĩ cho nhân viên của mình được biết. 

Hiện nay có rất nhiều cách để các nhà quản lý có thể phát triển những kỹ năng mềm trong giao tiếp cho nhân viên của mình cũng như giúp cải thiện giao tiếp tổng thể cho toàn bộ tổ chức. 

Sau đây là ba cách để cải thiện giao tiếp ở cấp độ cá nhân và tổ chức.

1. Cải thiện khả năng giao tiếp phi ngôn ngữ 

Giao tiếp phi ngôn ngữ thường là cách giao tiếp dựa phần lớn vào khả năng trực quan hay trực giác của mỗi người và đây không phải là điều mà ai cũng giỏi. Vì thế các nhà lãnh đạo cần phải giúp cho nhân viên của mình nâng cao khả năng giao tiếp phi ngôn ngữ bằng cách đào tạo và huấn luyện họ thông qua tư thế, cử chỉ, giao tiếp bằng mắt, v.v.

Bạn cũng có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ của mình bằng cách:

• Học cách chú ý và tái hiện lại các tín hiệu phi ngôn ngữ mà đồng nghiệp và cấp trên của bạn đang thể hiện.
• Quan sát cẩn thận khi lời nói của ai đó không khớp với ngôn ngữ cơ thể của họ để phát hiện ra những ẩn ý.
• Chú ý đến giọng nói của bạn và của người khác, đặc biệt là trong những cuộc trao đổi thảo luận. 
• Thực hiện tiếp cận một cách tổng thể về cách diễn giải các tín hiệu / cử chỉ. Ví dụ, hãy bắt đầu bằng việc quan sát cách bạn sử dụng cử chỉ – những cử chỉ nào bạn nên sử dụng khi tức giận, lo lắng hoặc phấn khích? 

2. Thu hút nhóm của bạn tham gia vào các cuộc trò chuyện chân thành và cởi mở

Nhiều nhân viên thường cảm thấy không thực sự chắc chắn những gì họ có thể nói trước mặt lãnh đạo. Điều này có thể là nguyên nhân chặn đứng những con đường giao tiếp mà lẽ ra có thể giúp nhóm của bạn phát triển và hoạt động tích cực hơn trong tổ chức. Vì thế đừng ngần ngại mà hãy sẵn sàng chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của riêng bạn với các thành viên trong nhóm khi thích hợp. Điều này sẽ giúp nuôi dưỡng lòng tin và phá bỏ các rào cản có thể kìm hãm sự sáng tạo của lực lượng lao động. 

Khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin chi tiết về cuộc sống cá nhân của họ nếu họ thật sự cảm thấy thoải mái khi làm như vậy. Hỏi họ về sở thích, cả trong công việc và bên ngoài công việc. Điều này sẽ giúp bạn có cơ hội hiểu thêm về nhân viên của mình đồng thời giúp kết nối họ với những cơ hội mà họ có thể sử dụng những kỹ năng tốt nhất của mình để mang lại lợi ích cho cả tổ chức và nhóm của mình. Tăng cường cảm giác tin cậy và thể hiện sự công nhân với những cống hiến của mỗi cá nhân với tổ chức cũng là cách để giúp cho nhân viên của bạn cảm thấy tự tin và cởi mở hơn khi tham gia vào các cuộc trò chuyện tại nơi làm việc. 

3. Thực hành lắng nghe chủ động

Lắng nghe chủ động là một trong những yếu tố quan trọng để giúp bạn trở thành một người giao tiếp tuyệt vời. Tốt nhất, bạn nên thực hiện mô hình hóa điều này trước khi bắt đầu yêu cầu nhân viên của mình thực hiện việc lắng nghe.

Dưới đây là một số cách để cải thiện kỹ năng lắng nghe của bạn:

• Đưa ra những cái gật đầu bằng lời nói hoặc không lời và tạo ra âm thanh như “mm hmm” để thể hiện rằng bạn đang lắng nghe.
• Diễn đạt lại những gì đối phương đang nói, sử dụng từ ngữ của chính bạn để tìm kiếm sự rõ ràng.
• Đặt những câu hỏi thăm dò và làm rõ để đảm bảo rằng bạn hiểu những gì họ đang cố gắng truyền đạt.
• Giúp đối phương thể hiện rõ thông tin muốn diễn đạt nếu họ gặp khó khăn bằng cách sử dụng sự đồng cảm để đặt mình vào vị trí của họ.
• Cân nhắc thời điểm thích hợp để trả lời hoặc có nên tiếp tục để người kia nói hay không.
• Sử dụng giao tiếp bằng mắt và nét mặt để cho đối phương thấy rằng bạn đang lắng nghe và quan tâm đến những gì họ nói.
• Xác thực những cảm xúc hoặc khái niệm chính xuất hiện trong cuộc trò chuyện.

Lắng nghe chủ động có lẽ là một trong những kỹ năng giao tiếp khó thành thạo nhất, bởi vì nhiều người trong chúng ta thường gặp khó khăn trong việc duy trì sự chú ý trong suốt quá trình trò chuyện, đặc biệt là khi bạn được giao cho một công việc đòi hỏi giao tiếp liên tục trong ngày. Để khắc phục điều này, bạn cần phải nói cho nhân viên của mình biết về lợi ích của việc nghỉ giải lao hoặc dành thời gian yên tĩnh để xem xét lại các cuộc giao tiếp trong ngày. 

Kết luận

Khi nói đến việc phát triển và nâng cao kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp, cách tốt nhất là bạn nên bắt đầu thay đổi từ cấp lãnh đạo và xem xét sự tác động của chúng đến quá trình phát triển của doanh nghiệp. Và bất kể bạn làm việc trong ngành hay lĩnh vực nào, việc tiếp tục xây dựng những kỹ năng giao tiếp quan trọng này sẽ giúp bạn trở nên nổi bật hơn trong văn phòng, cũng như đưa tổ chức của bạn lên một tầm cao mới. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một hệ thống đào tạo nhân sự chuyên nghiệp thì có thể tham khảo nền tảng MGE được phát triển bởi MangoAds. Hệ thống MGE đáp ứng quy trình đào tạo phức tạp với tính bảo mật cao. MGE cung cấp hệ thống quản lý học tập trực tuyến cho phép doanh nghiệp dễ dàng triển khai, quản lý tài liệu, dữ liệu đào tạo. Với MGE, thời gian setup chỉ từ 2 đến 4 tuần, do đó doanh nghiệp có thể sở hữu ngay nền tảng dạy và học trực tuyến bài bản với chi phí phù hợp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được tư vấn chi tiết nhé!

>>> Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự mới tiết kiệm chi phí, hiệu quả tối ưu