Khi nhắc đến thay đổi văn hóa doanh nghiệp, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến những khẩu hiệu đầy cảm hứng treo trên tường hoặc những từ ngữ hoa mỹ trong các cuộc họp. Nhưng liệu như vậy đã đủ để văn hóa thực sự thấm nhuần vào mọi ngóc ngách trong tổ chức? Sự thật là, văn hóa doanh nghiệp cần sự thay đổi có chiến lược và thực tế để đạt được hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp 5 hành động cụ thể và khả thi giúp bạn không chỉ thay đổi mà còn củng cố văn hóa doanh nghiệp một cách bền vững.
1. Tập trung vào hành động cụ thể để thay đổi văn hóa doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp nói về văn hóa “sáng tạo” hay “hợp tác”, điều này rất dễ gây mơ hồ nếu không có sự hướng dẫn cụ thể cho nhân viên. Kết quả là mọi người biết mình cần “sáng tạo”, nhưng không hiểu cần phải bắt đầu từ đâu hay làm gì để đạt được điều đó.
Giải pháp:
- Đưa ra các hành động rõ ràng và cụ thể, giải thích cho nhân viên những việc họ có thể làm hàng ngày để thực sự thấm nhuần văn hóa.
- Chia nhỏ các giá trị trừu tượng thành những hướng dẫn chi tiết trong công việc hàng ngày.
- Đảm bảo các cấp quản lý phải là những người tiên phong trong việc thực hiện và hướng dẫn cụ thể các hành động này.
Ví dụ thực tế:
Tại W.L. Gore & Associates – công ty nổi tiếng với việc vận hành không theo cơ cấu quản lý truyền thống, họ đã thành công trong việc biến giá trị “hợp tác” trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa làm việc. Để đảm bảo sự hợp tác diễn ra thực sự hiệu quả, mỗi nhóm phát triển sản phẩm của công ty phải bắt đầu dự án bằng cách viết ra một bản “cương lĩnh” rõ ràng về sản phẩm đó. Điều này giúp tất cả thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu và cách thức làm việc, từ đó xây dựng tinh thần trách nhiệm và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận.
Thay đổi văn hóa doanh nghiệp không phải chỉ là những gì ta nói, mà là từ những gì ta làm mỗi ngày
2. Liên kết hành động với kết quả kinh doanh cụ thể
Nếu nhân viên không thấy được mối liên kết giữa công việc hàng ngày của họ và kết quả kinh doanh của công ty, họ sẽ dễ mất động lực. Điều này đặc biệt quan trọng khi tổ chức muốn thay đổi văn hóa doanh nghiệp, bởi văn hóa không chỉ là cách làm việc mà còn là cách tạo ra kết quả.
Giải pháp:
- Chỉ ra mối liên hệ rõ ràng giữa các hành động cụ thể của nhân viên và những kết quả kinh doanh trực tiếp.
- Đưa ra các mục tiêu kinh doanh cụ thể mà nhân viên có thể đo lường và nhìn thấy sự tác động của mình.
- Áp dụng các chương trình đánh giá, khen thưởng khi nhân viên đạt được kết quả rõ ràng, gắn với hành động tích cực.
Ví dụ thực tế:
Home Depot – một trong những chuỗi bán lẻ lớn nhất tại Mỹ, đã thay đổi cách thức quản lý cửa hàng khi nhận ra rằng sự hài lòng của khách hàng phụ thuộc trực tiếp vào các hành động cụ thể của nhân viên và quản lý. Công ty đã yêu cầu các quản lý cửa hàng tập trung nhiều hơn vào việc đào tạo nhân viên cách chăm sóc khách hàng, từ việc tư vấn sản phẩm cho đến hỗ trợ họ trong quá trình mua sắm. Kết quả là, doanh thu cửa hàng tăng mạnh và sự hài lòng của khách hàng cũng được cải thiện đáng kể. Việc nhân viên thấy rằng hành động của mình có tác động trực tiếp đến thành công của cửa hàng đã thay đổi hoàn toàn cách họ tiếp cận công việc hàng ngày.
Khi mỗi bước đi đều hướng tới kết quả, văn hóa không chỉ thay đổi, mà còn tạo ra giá trị thực tế
3. Loại bỏ rào cản và những quy tắc ngầm
Rào cản trong quy trình nội bộ, quy tắc ngầm hoặc hệ thống đánh giá lỗi thời có thể làm giảm động lực và kìm hãm sự sáng tạo của nhân viên. Điều này khiến cho những nỗ lực thay đổi văn hóa doanh nghiệp không thể phát huy được hết tiềm năng.
Giải pháp:
- Kiểm tra và loại bỏ những rào cản trong quy trình làm việc hoặc những quy tắc không chính thức đang ngăn cản sự sáng tạo và hành động tích cực.
- Điều chỉnh hệ thống đánh giá và khen thưởng để khuyến khích các hành động có lợi cho mục tiêu chung của công ty.
- Tạo ra các kênh phản hồi minh bạch, nơi nhân viên có thể đề xuất cách cải thiện quy trình hoặc cách làm việc.
Ví dụ thực tế:
Một trong những công ty sản xuất lớn tại Nhật Bản đã từng gặp khó khăn khi các quy trình đánh giá hiệu suất quá cứng nhắc, khiến nhân viên chỉ tập trung vào việc đạt chỉ tiêu số lượng thay vì cải thiện chất lượng công việc. Sau khi xem xét và cải tiến hệ thống đánh giá, công ty đã thay đổi từ việc đánh giá theo số lượng sản phẩm thành đánh giá dựa trên những cải tiến mà nhân viên mang lại cho quy trình sản xuất. Nhờ đó, nhân viên không còn “chạy theo số lượng” mà tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, từ đó dần dần thay đổi văn hóa doanh nghiệp theo hướng tích cực, nâng cao hiệu suất tổng thể và chất lượng sản phẩm.
Sáng tạo chỉ nở hoa khi không bị bó buộc bởi những rào cản vô hình
>>> Những rào cản vô hình lớn nhất khi thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp
4. Kết hợp thay đổi quy trình làm việc với những thay đổi nhỏ
Không phải lúc nào doanh nghiệp cũng cần thực hiện những thay đổi văn hóa doanh nghiệp từ những điều lớn lao, “đao to búa lớn”. Đôi khi, những thay đổi nhỏ cũng có thể mang lại tác động lớn và giúp nhân viên dễ dàng hành động theo đúng định hướng.
Giải pháp:
- Áp dụng những mẹo nhỏ (nudges) để thay đổi hành vi và thói quen của nhân viên mà không cần phải thay đổi toàn bộ quy trình.
- Kết hợp những thay đổi nhỏ này với những thay đổi lớn hơn trong hệ thống làm việc để đạt hiệu quả cao nhất.
- Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh những thay đổi nhỏ sao cho phù hợp với tình hình thực tế.
Ví dụ thực tế:
Ngân hàng DBS – một trong những tổ chức tài chính lớn tại Singapore, đã áp dụng một thay đổi nhỏ nhưng mang lại hiệu quả lớn trong việc tổ chức các cuộc họp. Thay vì các cuộc họp dài dòng không hiệu quả, họ đã tạo ra một hệ thống trong đó mỗi cuộc họp phải có hai vai trò: Chủ trì và Quan sát viên. Chủ trì là người điều hành và đảm bảo cuộc họp đi đúng hướng, còn Quan sát viên sẽ ghi nhận và phản hồi về quá trình diễn ra cuộc họp, giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Kết quả là, nhân viên cảm thấy các cuộc họp trở nên tập trung hơn, hiệu quả hơn và họ cũng có nhiều thời gian hơn cho công việc quan trọng.
Đôi khi, chỉ cần những thay đổi nhỏ cũng đủ để khơi dậy những bước ngoặt lớn
>>> Vì sao nên đào tạo văn hóa doanh nghiệp? 4 bước đào tạo hiệu quả
5. Sử dụng các hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ để hiện thực hóa hành động
Để biến những hành động cụ thể trong việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp trở thành hiện thực, các doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào ý chí và cam kết của đội ngũ mà cần có sự hỗ trợ từ các hệ thống công nghệ tiên tiến. Những hệ thống này giúp chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa sự phối hợp giữa các bộ phận và đảm bảo mọi nhân viên đều có công cụ cần thiết để áp dụng các giá trị văn hóa mới vào công việc hàng ngày.
Giải pháp:
- Sử dụng các nền tảng quản lý nội bộ để tạo ra không gian kết nối và giao tiếp liền mạch giữa các thành viên trong tổ chức, giúp việc truyền tải giá trị văn hóa diễn ra một cách đồng bộ và minh bạch.
- Tích hợp các công cụ giao tiếp và hợp tác mạnh mẽ, đảm bảo mọi thông tin quan trọng được chia sẻ nhanh chóng và hiệu quả, giúp các nhóm làm việc hướng tới mục tiêu chung.
- Ứng dụng các hệ thống đào tạo và phát triển chuyên sâu để nhân viên có thể liên tục cập nhật kỹ năng, đồng hành cùng sự thay đổi của doanh nghiệp, giúp quá trình thay đổi văn hóa trở nên dễ dàng và bền vững.
Ví dụ thực tế:
Tại Microsoft, việc sử dụng nền tảng Teams và các công cụ cộng tác khác đã giúp công ty không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm mà còn duy trì sự kết nối trong toàn bộ tổ chức. Các dự án lớn được quản lý và theo dõi thông qua hệ thống một cách minh bạch, giúp tất cả thành viên tham gia hiểu rõ vai trò của mình và phối hợp nhịp nhàng. Điều này không chỉ giúp tăng hiệu suất công việc mà còn củng cố giá trị hợp tác mà Microsoft hướng đến trong văn hóa của mình.
Công nghệ không chỉ là công cụ, mà là nền tảng để văn hóa doanh nghiệp tiến xa hơn
MGE – Hệ thống hỗ trợ thay đổi văn hóa doanh nghiệp toàn diện
Khi doanh nghiệp tiến hành thay đổi văn hóa, sự hỗ trợ từ các hệ thống quản lý nội bộ mạnh mẽ là điều không thể thiếu. MGE – hệ thống cổng thông tin nội bộ toàn diện, chính là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm để kết nối mọi thành viên, thúc đẩy sự hợp tác và xây dựng văn hóa doanh nghiệp một cách bền vững.
MGE giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc giao tiếp và quản lý thông tin nhờ khả năng kết nối mọi thành viên trong tổ chức. Nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin, tham gia các chương trình đào tạo và thảo luận về các vấn đề chung. Điều này giúp mọi người hiểu rõ hơn về vai trò của mình trong doanh nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và cởi mở, nơi sự sáng tạo và hợp tác được khuyến khích. Bên cạnh đó, MGE còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và đo lường tiến trình phát triển văn hóa, từ đó đảm bảo rằng mọi nỗ lực thay đổi đều được triển khai một cách hiệu quả và có kiểm soát.
MGE – Mạng xã hội chuyên đào tạo dành cho nội bộ doanh nghiệp
>>> Giải pháp đào tạo doanh nghiệp của MGE đang cung cấp
Kết luận
Việc doanh nghiệp thay đổi văn hóa không thể thành công chỉ qua các kế hoạch hoặc khẩu hiệu, mà cần được hiện thực hóa bằng hành động cụ thể và có chiến lược. Từ việc định hướng hành động, liên kết với kết quả kinh doanh, loại bỏ các rào cản đến sử dụng các hệ thống hỗ trợ, doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu của mình một cách bền vững.
Hãy bắt tay vào thay đổi văn hóa doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay cùng MGE để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và bền vững!
>>> Tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp trong sự phát triển bền vững
>>> LMS hệ thống đào tạo trực tuyến dành cho nội bộ doanh nghiệp
