Mỗi doanh nghiệp ngày nay đang chịu áp lực to lớn trong việc nâng cao hiệu quả, giao tiếp và đảm bảo cải tiến liên tục trong tổ chức. Bộ phận Nhân sự là trung tâm của mọi tổ chức, và kết nối với mọi người.
Ví dụ, HR là người chào đón một nhân viên mới, liên lạc với họ trong các đợt thăng chức trong công ty và sau đó thực hiện một cuộc phỏng vấn xin thôi việc ngay trước khi một người rời đi. Bộ phận Nhân sự có quyền thay đổi văn hóa của toàn bộ tổ chức, chỉ đơn giản bằng cách họ vận hành, bởi vì điều này thâm nhập vào toàn bộ công ty một cách tự nhiên.
Đây là lý do tại sao nhiều đội ngũ nhân sự mạnh trên toàn thế giới bắt đầu sử dụng triết lý Kaizen cho tất cả nhân viên. Hãy cùng khám phá triết lý Kaizen là gì và tại sao nó lại có lợi trong môi trường kinh doanh một cách chi tiết hơn.
Kaizen là gì? – Năm chữ S của Kaizen
“Kaizen” dùng để chỉ một từ tiếng Nhật có nghĩa là “cải tiến” hoặc “thay đổi để tốt hơn”. Kaizen được định nghĩa là nỗ lực không ngừng của mỗi nhân viên (từ Giám đốc điều hành đến nhân viên hiện trường) để đảm bảo cải tiến tất cả các quy trình và hệ thống của một tổ chức cụ thể. Làm việc cho một công ty Nhật Bản và bạn sẽ sớm nhận ra tầm quan trọng của Kaizen trong quá trình phát triển của họ. Quy trình Kaizen giúp các công ty Nhật Bản vượt trội hơn tất cả các đối thủ cạnh tranh khác bằng cách tuân thủ các chính sách và quy tắc nhất định nhằm loại bỏ khiếm khuyết trong sản phẩm và đảm bảo chất lượng vượt trội lâu dài và cuối cùng là sự hài lòng của khách hàng.
Triết lý quản trị nhân lực Kaizen được bộ phận nhân sự của nhiều doanh nghiệp sử dụng
Kaizen hoạt động dựa trên nguyên tắc cơ bản sau.
“Thay đổi là tốt“.
Kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục các quy trình và chức năng của tổ chức thông qua thay đổi”. Theo nghĩa phổ biến, Kaizen mang đến những cải tiến nhỏ liên tục trong các quy trình tổng thể và cuối cùng hướng tới thành công của tổ chức. Người Nhật cảm thấy rằng nhiều thay đổi liên tục nhỏ trong hệ thống và chính sách mang lại hiệu quả hơn là một vài thay đổi lớn.
Quy trình Kaizen nhằm mục đích cải tiến liên tục các quy trình không chỉ trong lĩnh vực sản xuất mà còn tất cả các bộ phận khác. Việc triển khai các công cụ Kaizen không phải là trách nhiệm của một cá nhân đơn lẻ mà liên quan đến mọi thành viên có liên quan trực tiếp đến tổ chức. Mọi cá nhân, bất kể được chỉ định hay cấp bậc trong hệ thống phân cấp đều cần phải đóng góp bằng cách kết hợp các cải tiến và thay đổi nhỏ trong hệ thống.
Kaizen có nghĩa là cải tiến liên tục các quy trình và chức năng của tổ chức thông qua thay đổi
Sau đây là các yếu tố chính của Six Sigma:
- Làm việc theo nhóm
- Kỷ luật cá nhân
- Nâng cao
- chất lượng tinh thần Vòng kết
- Gợi ý để cải thiện
Năm S của Kaizen
“Năm S” của Kaizen là một cách tiếp cận có hệ thống dẫn đến các hệ thống hoàn hảo, chính sách tiêu chuẩn, quy tắc và quy định để dẫn đến một văn hóa làm việc lành mạnh tại tổ chức. Bạn sẽ khó thấy một cá nhân đại diện cho một công ty Nhật Bản không hài lòng hoặc không hài lòng. Nhân viên Nhật Bản không bao giờ nói xấu về tổ chức của họ. Đúng vậy, quy trình Kaizen đóng một vai trò quan trọng đối với sự hài lòng của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng thông qua những thay đổi liên tục nhỏ và loại bỏ những khiếm khuyết. Các công cụ Kaizen tạo ra một nơi làm việc được tổ chức tốt, mang lại năng suất tốt hơn và mang lại kết quả tốt hơn. Nó cũng dẫn đến việc nhân viên cảm thấy gắn bó với tổ chức.
- SEIRI – SEIRI nghĩa là Sắp xếp. Theo Seiri, nhân viên nên sắp xếp và tổ chức tốt mọi việc. Gắn nhãn các công việc là “Cần thiết”, “Quan trọng”, “Quan trọng nhất”, “Không cần ngay bây giờ”, “Vô dụng, v.v để phân loại thứ tự ưu tiên công việc.
- SEITION – Seition có nghĩa là Tổ chức. Nghiên cứu nói rằng nhân viên lãng phí một nửa thời gian quý báu của họ để tìm kiếm các mục và tài liệu quan trọng. Mọi vật dụng nên có không gian riêng và chỉ được để đúng vị trí của nó.
- SEISO – Từ “SEISO” có nghĩa là nơi làm việc gọn gàng. Nơi làm việc phải được giữ sạch sẽ. Khử lộn xộn máy trạm của bạn. Các tài liệu cần thiết nên được giữ trong các thư mục và tệp thích hợp. Sử dụng tủ và ngăn kéo để lưu trữ các vật dụng của bạn.
- SEIKETSU-SEIKETSU đề cập đến Tiêu chuẩn hóa. Mọi tổ chức cần phải có những quy tắc tiêu chuẩn nhất định và đặt ra các chính sách để đảm bảo chất lượng vượt trội.
- SHITSUKE là Tự kỷ luật – Nhân viên cần tôn trọng các chính sách của tổ chức và tuân thủ các quy tắc và quy định. Kỷ luật bản thân là điều cần thiết. Tuân thủ các quy trình làm việc và đừng quên mang theo chứng minh nhân dân để đi làm. Nó mang lại cho bạn cảm giác tự hào và tôn trọng tổ chức.
Kaizen tập trung vào những cải tiến nhỏ liên tục và do đó mang lại kết quả ngay lập tức.
>>> Tổng hợp những mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực
Tại sao Nhân sự lại được lợi khi sử dụng triết lý Kaizen cho tất cả nhân viên?
Triết lý Kaizen mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Kaizen trong các đơn vị được sử dụng để nâng cao chất lượng nguồn lực cho tuyển dụng: giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty. Phương pháp Kaizen – khi được thực hiện đúng cách – mang lại nhiều lợi ích cho đội ngũ nhân sự.
Giảm chi phí
Tùy thuộc vào quy mô của tổ chức, bạn sẽ gặp các mức và loại chi phí khác nhau.
Một số chi phí có thể được giảm thiểu thông qua cách tiếp cận Kaizen bao gồm:
- Chi phí nhân viên – bằng cách cải thiện năng suất của con người, triển khai các giải pháp công nghệ khi không cần nhân lực và thúc đẩy hệ thống quản lý hiệu suất.
- Chi phí tuyển dụng – thông qua việc lập sơ đồ quy trình để loại bỏ thời gian và công sức lãng phí, đồng thời giảm gấp đôi các cách tuyển dụng hiệu quả nhất.
- Chi phí đào tạo – bằng cách thực hiện các chương trình giới thiệu và đào tạo trong ngành.
- Chi phí quản trị – bao gồm đi lại, ăn ở, dọn dẹp, in ấn và hơn thế nữa.
Công ty sản xuất ghế ngồi trên máy bay DeCrean đã phát hiện ra kết quả của Kaizen chỉ trong một ô làm việc đã tạo ra mức tăng 100% thông lượng ô làm việc, cộng với việc giảm đáng kinh ngạc 750.000 đô la hàng tồn kho.
Lãnh đạo tốt hơn
Phương pháp Kaizen trao quyền cho tất cả nhân viên thực hiện phần việc của họ và nâng cao địa vị của lãnh đạo, cũng như trau dồi những thay đổi và cải tiến tích cực trong đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp.
Hãy áp dụng các phương pháp cải tiến vào nơi bạn nghĩ có thể được cải thiện, cùng với một kế hoạch hành động về cách thực hiện điều này và sau đó đo lường nó ngay tại chỗ để xem nó có hiệu quả hay không và có thể cải thiện thêm được gì không.
Điều này giúp mọi người phát triển các kỹ năng lãnh đạo có giá trị, những kỹ năng cần thiết để tiến bộ trong hầu hết các vai trò trong tổ chức; tạo ra những nhà lãnh đạo hiệu quả.
Tinh thần đồng đội được cải thiện
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng gần 70% nhân viên tin rằng họ không có đủ giờ để làm đúng công việc của mình mỗi tuần. Điều này thường là do trách nhiệm vai trò không rõ ràng hoặc khối lượng công việc quá lớn để xử lý.
Phương pháp Kaizen nâng cao tinh thần đồng đội bằng cách tập hợp các bộ phận của công ty lại với nhau, giải quyết các vấn đề hiện tại hoặc các tác nhân gây căng thẳng, tạo ra các cách tiếp cận mới đối với những thách thức khó khăn, cung cấp phản hồi, mở ra các kênh thảo luận và trao quyền cho tất cả nhân viên.
Những sáng kiến này cũng giúp tạo ra sự đầu tư cảm tính vào sự thành công của tổ chức và giảm thiểu doanh thu, tăng sự hài lòng của khách hàng vì họ sẽ luôn được hưởng lợi trực tiếp hoặc gián tiếp từ những cải tiến trong cách một tổ chức được vận hành hàng ngày.
Một ví dụ trực tiếp về điều này là sau khi thực hiện các nguyên tắc Kaizen – bao gồm giảm quy trình quản trị, cải thiện năng suất và giao diện mượt mà – Bệnh viện Samaritano nhận thấy mức độ hài lòng của khách hàng tăng lên.
Những thay đổi này không chỉ làm cho toàn bộ quy trình dễ dàng hơn đối với khách hàng mà còn đối với tất cả nhân viên. Đó là một kết quả đôi bên cùng có lợi và tốt cho tất cả.
Doanh nghiệp có đang sử dụng triết lý quản trị nhân lực Kaizen không?
Các khái niệm Kaizen về cải tiến liên tục đã được chứng minh là vô giá khi được triển khai chính xác vào các đội nhân sự trên toàn thế giới. Cách tiếp cận này có nghĩa là ngay cả tổ chức lục đục nội bộ nhất cũng có thể bắt đầu bằng một thay đổi dường như nhỏ, và tiếp tục xây dựng dần dần theo từng ngày.
Giống như một quả cầu tuyết lăn xuống núi, điều này tạo ra động lực trong các cá nhân cũng như tổ chức tập thể. Nhân viên sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn và làm việc có mục đích hơn, đồng thời công việc kinh doanh sẽ trở nên tinh gọn và hoạt động hiệu quả hơn.
Thêm vào đó, ý tưởng cải tiến liên tục khuyến khích tổ chức luôn nỗ lực cải tiến, bất kể thành công hiện tại của họ là gì, đó là điều mà tất cả chúng ta đều có thể hưởng lợi. Vậy nên các công ty ở Việt Nam cũng đang áp dụng phương pháp Kaizen vào doanh nghiệp, công ty của bạn thì sao? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn cho MGE biết nhé!
>>> Có gì hay trong triết lý quản lý nhân sự của Toyota?
>>> 5 thách thức của quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số
