Trong bối cảnh các dự án ngày càng phức tạp, yêu cầu tiến độ gắt gao và nguồn lực hạn chế, việc sở hữu một công cụ giúp lập kế hoạch hiệu quả là điều kiện tiên quyết để thành công. Một trong những phương pháp được nhiều nhà quản lý áp dụng chính là sơ đồ PERT. Vậy sơ đồ PERT là gì? Làm sao để xây dựng sơ đồ này một cách hiệu quả? Hãy cùng MGE tìm hiểu qua bài viết sau.
1. Sơ đồ PERT là gì?
Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) là một kỹ thuật quản lý dự án được phát triển từ thập niên 1950. Mục tiêu của phương pháp này là hỗ trợ phân tích và biểu diễn các công việc cần thiết để hoàn thành một dự án. Khác với biểu đồ Gantt, sơ đồ PERT không chỉ thể hiện thời gian mà còn phản ánh mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.
Phương pháp này đặc biệt hiệu quả trong việc lập kế hoạch và đánh giá tiến độ của những dự án có tính không chắc chắn cao – nơi thời gian thực hiện từng công việc là ước lượng chứ không cố định.
Sơ đồ PERT sử dụng ba loại thời gian cho mỗi công việc:
- Thời gian lạc quan (O): Nếu mọi việc diễn ra thuận lợi.
- Thời gian bi quan (P): Nếu gặp nhiều trở ngại.
- Thời gian khả thi nhất (M): Theo kinh nghiệm thực tế.
Từ đó, thời gian trung bình (TE) được tính theo công thức: TE = (O + 4M + P) / 6
PERT – Kỹ thuật quản lý dự án
2. Lợi ích của sơ đồ PERT trong quản lý dự án
Ngoài là một công cụ mô phỏng trực quan, sơ đồ PERT còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong việc vận hành và giám sát tiến độ dự án. Các lợi ích cụ thể bao gồm:
2.1. Lập kế hoạch chi tiết và có hệ thống
Sơ đồ PERT cho phép nhà quản lý mô tả trực quan trình tự các công việc trong dự án theo từng bước cụ thể, từ công việc khởi đầu đến khi kết thúc. Nhờ việc thể hiện mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, PERT giúp tránh tình trạng bỏ sót bước quan trọng hoặc thực hiện công việc sai trình tự.
Ngoài ra, việc lập kế hoạch có hệ thống còn tạo nền tảng cho việc theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời khi có phát sinh.
2.2. Kiểm soát rủi ro và thời gian hiệu quả
Một trong những điểm đặc biệt của sơ đồ PERT là cách tính toán thời gian thực hiện công việc dựa trên ba mốc: thời gian lạc quan (optimistic), thời gian bi quan (pessimistic) và thời gian khả thi nhất (most likely). Phương pháp này cho phép tính toán thời gian hoàn thành với mức độ tin cậy cao hơn.. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động dự phòng nguồn lực, lập kế hoạch thay thế và giảm thiểu tối đa tác động tiêu cực của các rủi ro để đảm bảo tiến độ dự án
>>> Xem thêm: Cách quản lý thời gian hiệu quả tối ưu hiệu suất công việc
2.3. Xác định đường găng (Critical Path)
Đường găng là chuỗi các công việc liên tiếp có tổng thời gian dài nhất trong toàn bộ dự án. Một trong những giá trị lớn nhất của sơ đồ PERT là khả năng xác định đường găng – chuỗi các công việc không thể chậm trễ nếu muốn dự án hoàn thành đúng hạn. Khi biết được các công việc nằm trên đường găng, nhà quản lý có thể ưu tiên nguồn lực và theo dõi sát sao hơn, tránh tình trạng trì hoãn dây chuyền.
2.4. Phân bổ nguồn lực hợp lý
Dựa trên sơ đồ PERT, nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về toàn bộ dự án và từng bước thực hiện. Thông tin này cho phép đánh giá mức độ ưu tiên, thời gian thực hiện và yêu cầu nguồn lực của từng công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân bổ nhân sự, thiết bị, ngân sách một cách tối ưu theo từng giai đoạn – tránh tình trạng thiếu hụt hay lãng phí tài nguyên.
3. Các bước xây dựng sơ đồ PERT
Để xây dựng một sơ đồ PERT hiệu quả, cần thực hiện tuần tự các bước sau. Mỗi bước đều đóng vai trò nền tảng để đảm bảo sơ đồ được chính xác, khả thi và dễ quản lý trong suốt vòng đời dự án.
Bước 1: Xác định và liệt kê toàn bộ công việc
Trước tiên, cần xác định tất cả các công việc hoặc hoạt động cần thực hiện để hoàn thành dự án. Việc liệt kê này càng chi tiết thì sơ đồ càng có tính khả thi cao.
Bước 2: Xác định mối quan hệ phụ thuộc
Sau khi có danh sách các công việc, hãy xác định các mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng — công việc nào cần hoàn thành trước khi công việc khác bắt đầu. Đây là tiền đề để xây dựng cấu trúc mạng lưới.
Bước 3: Ước lượng thời gian cho từng công việc
Áp dụng phương pháp ba điểm để xác định thời gian dự kiến:
- Thời gian lạc quan (O) – thời gian ngắn nhất có thể.
- Thời gian bi quan (P) – thời gian dài nhất có thể.
- Thời gian khả thi (M) – thời gian phổ biến nhất.
Công thức tính thời gian kỳ vọng (TE) cho mỗi công việc:
TE = (O + 4M + P) / 6
Bước 4: Vẽ sơ đồ PERT
Dùng các nút để biểu diễn các công việc và mũi tên để chỉ ra mối quan hệ phụ thuộc. Lúc này, sơ đồ sẽ hiển thị chuỗi công việc từ đầu đến cuối dự án.
Bước 5: Xác định đường găng
Dựa trên sơ đồ vừa vẽ, xác định đường găng – chuỗi công việc dài nhất quyết định thời gian hoàn thành toàn dự án. Đây chính là tuyến đường không được phép trễ bất kỳ công việc nào.
5 bước để xây dựng sơ đồ PERT
4. Ứng dụng thực tiễn của sơ đồ PERT
- Trong các dự án xây dựng: Lên kế hoạch từng hạng mục thi công và phân phối vật tư.
- Trong công nghệ thông tin: Quản lý quá trình phát triển phần mềm hoặc triển khai hệ thống mới.
- Trong marketing: Tổ chức chiến dịch truyền thông, sự kiện ra mắt sản phẩm, hoặc triển khai chiến dịch IMC.
- Trong sản xuất: Lập kế hoạch thiết kế và thử nghiệm sản phẩm mới trước khi tung ra thị trường.
>>> Xem thêm: Ứng dụng e-learning trong quản lý dự án: Sử dụng sơ đồ PERT để theo dõi tiến độ học tập
5. PERT và Gantt: Nên chọn công cụ nào?
Mỗi dự án có đặc điểm riêng về mức độ phức tạp, độ linh hoạt và yêu cầu kiểm soát tiến độ. Vì vậy, việc lựa chọn công cụ phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn đảm bảo dự án vận hành trơn tru. Hiểu rõ bản chất và ưu thế của từng công cụ như PERT hay Gantt sẽ giúp bạn đưa ra lựa chọn hiệu quả, đúng với mục tiêu và tính chất của dự án.
| Tiêu chí | Sơ đồ PERT | Biểu đồ Gantt |
|---|---|---|
| Loại dự án | Không chắc chắn, phức tạp | Có tiến độ rõ ràng, công việc lặp lại |
| Mối quan hệ công việc | Thể hiện chi tiết | Không rõ ràng hoặc đơn giản hóa |
| Trực quan tiến độ | Ít rõ ràng hơn | Rất trực quan theo dòng thời gian |
| Khả năng xác định đường găng | Rất tốt | Cần tính toán thủ công hoặc phần mềm hỗ trợ |
6. MGE – Nền tảng đồng hành cùng doanh nghiệp ứng dụng sơ đồ PERT hiệu quả
Tại hệ thống giáo dục MGE, sơ đồ PERT có thể được tích hợp vào các hoạt động quản lý tiến độ học tập, phát triển nội dung và triển khai khóa học.
1. Quản lý tiến độ xây dựng khóa học
Từ khâu lên ý tưởng, thiết kế bài giảng, sản xuất nội dung đến tổ chức thi cử, sơ đồ PERT giúp đội ngũ giảng viên, kỹ thuật và học vụ có cái nhìn tổng quan để lên kế hoạch triển khai chính xác, hạn chế tình trạng trễ hạn hay chồng chéo công việc.
2. Theo dõi lộ trình học của học viên
Mỗi học viên tại MGE có một lộ trình học tập riêng. Việc áp dụng sơ đồ PERT cho từng lộ trình học sẽ giúp cố vấn học tập theo dõi, nhắc nhở và điều chỉnh kịp thời những “điểm nghẽn” – những môn học hoặc kỹ năng học viên đang bị trì trệ, từ đó gia tăng hiệu quả học tập cá nhân hóa.
3. Kết hợp với hệ thống quản lý thông minh
MGE vốn sở hữu nền tảng LMS linh hoạt và hiện đại (như đã đề cập trong các tính năng như tạo khóa học, quản lý nhóm, phân quyền, theo dõi tiến độ…), khi tích hợp sơ đồ PERT, sẽ trở thành công cụ mạnh mẽ giúp giáo viên và học viên đồng hành cùng nhau trong từng giai đoạn phát triển kiến thức.
MGE hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng sơ đồ PERT hiệu quả
>>> Xem thêm: Khám phá giải pháp đào tạo nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp với sơ đồ PERT từ MGE
7. Kết luận
Sơ đồ PERT là công cụ không thể thiếu trong kho vũ khí của các nhà quản lý dự án hiện đại. Việc hiểu đúng và áp dụng hiệu quả sơ đồ PERT sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, giảm rủi ro và đảm bảo tiến độ đúng kế hoạch.
Nếu bạn muốn bắt đầu chuyển đổi số trong quản lý dự án, hãy liên hệ MGE qua hotline: +84 28 6680 5450 hoặc truy cập website mge.vn để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho quy mô và đặc thù doanh nghiệp của bạn.
>>> Xem thêm: Phương pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả
