Phương pháp đào tạo nhân viên mới hiệu quả mà doanh nghiệp cần biết

Đào tạo nhân viên mới là một trong quy trình quan trọng giúp nhân viên mới nhanh chóng thích ứng với công việc. Tuy nhiên, để những người mới có thể nhanh chóng hòa vào guồng quay của công việc, doanh nghiệp cần tìm ra phương pháp đào tạo nhân viên mới hiệu quả. Doanh nghiệp nên bắt đầu đào tạo nhân viên mới thế nào, cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

Sự khác biệt của Onboarding và đào tạo nhân viên mới

Onboarding và đào tạo nhân viên mới đều là khởi đầu hành trình mới tại môi trường làm việc mới, kéo dài trong những tuần làm việc đầu tiên của 1 ứng viên sau tuyển dụng. Onboarding là quá trình diễn ra khi nhân viên bắt đầu ngày làm việc đầu tiên ở công ty. 

Quy trình onboarding bao gồm giới thiệu cơ cấu công ty, tham quan văn phòng, tìm hiểu về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi cũng như văn hóa doanh nghiệp. Đây được coi là chương trình giới thiệu giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nơi họ sẽ gắn bó trong thời gian sắp tới, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thực hiện việc truyền thông thương hiệu với những lý do tại sao người mới nên gia nhập công ty.

Trong khi đó, đào tạo nhân viên mới tập trung vào việc giúp họ hiểu cách thức làm việc, sử dụng các công cũ hỗ trợ công việc. Đây được coi là 1 phần của quá trình đào tạo nhập môn. Dù onboarding hay đào tạo nhân viên, doanh nghiệp vẫn cần xây dựng kế hoạch với mục tiêu và hình thức, nội dung rõ ràng nhằm tạo 1 quy trình bài bản giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc. Đặc biệt, với đào tạo kỹ năng, doanh nghiệp cần phải có sự điều chỉnh linh hoạt nhằm phù hợp với vai trò, năng lực hiện tại của nhân sự mới. 

Mục đích của việc đào tạo nhân viên mới

Mục đích chính của việc đào tạo nhân viên mới là đảm bảo các nhân sự mới gia nhập nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu công việc và doanh nghiệp thu được lợi nhuận từ khoản đầu tư khi thực hiện tuyển dụng. Đào tạo chuẩn bị cho nhân viên sẵn sàng với công việc, giúp họ đạt được hiệu suất như doanh nghiệp mong muốn. 76% những nhân viên mới được tuyển dụng coi đào tạo tại chỗ là hoạt động quan trọng nhất trong tuần đầu tiên. 

Hơn nữa, đào tạo giúp họ làm việc hiệu quả hơn và tăng khả năng gắn kết với doanh nghiệp. Trên thực tế, 40% nhân viên tiếp nhận đào tạo công việc kém sẽ bỏ việc trong năm đầu tiên. Vì vậy, đầu tư vào việc đào tạo nhân viên mới cũng sẽ giúp giảm ngân sách tuyển dụng mới và tăng khả năng giữ chân nhân viên.

Nghiên cứu cho thấy rằng những nhân viên cảm thấy được đào tạo đầy đủ sẽ gắn bó hơn 27% so với những người không được đào tạo.

Vai trò của bộ phận HR và L&D trong tìm kiếm phương pháp đào tạo nhân sự mới

Một chương trình đào tạo tuyển dụng mới hiệu quả sẽ giúp nhân viên nhanh chóng làm quen công việc và không ngừng cải thiện hiệu suất.  Để xây dựng được kế hoạch đào tạo tốt cho nhân sự mới tuyển dụng đòi hỏi nỗ lực hợp tác giữa người quản lý tuyển dụng, bộ phận nhân sự và đào tạo – phát triển. Những người mới tuyển dụng muốn hiểu rõ được lộ trình đào tạo và thăng tiến khi gia nhập doanh nghiệp. 

Vai trò của HR và L&D là hiểu được các lộ trình học tập gắn liền với vai trò của nhân viên trong team cũng như phù hợp với mục tiêu kinh doanh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Bộ phận nhân sự cũng nên xem xét vai trò và việc kết nối, phối hợp giữa các team để phát triển lộ trình học tập phù hợp cho nhân viên.

Ngoài ra, các chương trình đào tạo chung của công ty có thể cần được điều chỉnh hàng năm. Đào tạo có mục tiêu cho nhân viên mới có thể cần sửa đổi khi nhân viên mới tham gia và các vai trò xuất hiện và khi doanh nghiệp thay đổi mục tiêu của mình. Do đó, HR và L&D cần phải nhận thức và nhạy cảm với định hướng của doanh nghiệp, với các tác động của bất kỳ thay đổi nào đang có đối với hoạt động kinh doanh và cách những thay đổi ảnh hưởng đến vào vai trò của nhân viên.

Lộ trình học tập được thiết kế cho người mới thuê không nên chỉ chuẩn bị cho họ trong sáu tháng sau khi nhận việc mà nên là một lộ trình lâu dài đảm bảo sự phát triển trong suốt vòng đời của nhân viên

Những yếu tố cần quan tâm khi đào tạo nhân viên mới

Dựa trên các phương pháp tiếp cần có mục tiêu, bộ phận đào tạo và quản lý team sẽ nắm được khoảng trống năng lực của nhân sự vừa tuyển dụng, những kiến thức cần thiết để giúp nhân viên đáp ứng được yêu cầu công việc. Trong quá trình đào tạo, nhân viên mới sẽ hiểu sâu hơn về trách nhiệm công việc, năng lực cốt lõi, các mục tiêu của team, KPI của cá nhân cần đạt được. Khi lựa chọn phương pháp đào tạo nhân viên mới, bộ phận quản lý đào tạo cần quan tâm đến các yếu tố sau:

Kỳ vọng công việc

Các quản lý bộ phận nên dành thời gian phân loại các loại công việc, tố chất nhân sự cần có nhằm đáp ứng yêu cầu công việc chức năng thiết yếu của công việc, cách thức thực hiện, khi nào cần hoàn thành. Dựa trên những đánh giá này, quản lý team và bộ phận nhân sự sẽ định hình được kỳ vọng cho từng vị trí.

Mục tiêu của team

Bên cạnh xác định kỳ vọng cho từng vị trí công việc, quản lý team cần xây dựng các mục tiêu của team, giải thích rõ về tại sao đây là các vấn đề mà nhân viên mới cần quan tâm. Từ những mục tiêu team, người quản lý cần phải giúp nhân viên mới hiểu được vai trò của mình trong quá trình hoàn thành mục tiêu kể trên. Điều này giúp nhân viên mới cảm thấy tầm quan trọng của bản thân cũng như cảm thấy mình như 1 phần của team.

Quy trình làm việc

Nhân viên mới cũng cần hiểu cách thức thực hiện công việc. Chẳng hạn với 1 nhân viên bộ phận sale, người quản lý cần giúp nhân viên này hiểu rõ các điểm nổi bật của sản phẩm, những chương trình ưu đãi, đặc quyền khi mua sản phẩm (nếu có), các quy trình bảo hành… Hoặc đối với bộ phận content, nhân viên mới cần hiểu rõ được quy trình thực hiện bài viết từ khi nhận task cho đến lúc hoàn thành. Việc nắm rõ quy trình làm việc giúp nhân viên dễ dàng thực hiện công việc một cách chủ động và độc lập.

Các phương pháp đào tạo nhân viên mới phổ biến

Có nhiều phương pháp đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 hình thức phù hợp dựa và nguồn lực hiện có, mức độ phức tạp của quá trình training cũng như ngân sách dành cho lĩnh vực này. Dưới đây là các phương pháp đào tạo mang đến nhiều lợi ích cho nhân viên mới:

• Học tập trực tuyến: Doanh nghiệp sử dụng các hệ thống LMS như MGE giúp cá nhân hóa lộ trình học tập của nhân viên. Thay vì tốn thời gian làm việc để thực hiện đào tạo, nhân viên mới được cấp quyền truy cập các khóa học, tự học theo nhịp độ và vào thời gian rảnh rỗi. MGE cũng tích hợp thêm app đa nền tảng giúp nhân viên linh hoạt lựa chọn thiết bị học tập.

• Đào tạo tại chỗ: Nhân viên mới được đào tạo trong quá trình thực hiện công việc. Ưu điểm của hình thức này là nhân viên nhanh chóng làm quen với công việc, sửa chữa những lỗi ngay lập tức. Tuy nhiên, việc đào tạo này cần nhiều chi phí, nguồn lực, khó hiệu quả nếu lượng nhân viên mới đông.
• Đào tạo với người cố vấn: Với hình thức này, team sẽ chỉ định 1 người có kinh nghiệm để nhân viên mới theo học. Thông qua sự hướng dẫn và lời khuyên hữu ích, nhân viên sẽ nhanh chóng thích nghi với công việc.

>>> Top 6 phương pháp đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp

Làm thế nào để đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả?

Đào tạo nhân viên mới không chỉ thực hiện từ khi nhân sự được tuyển dụng thành công mà cần bắt đầu trong quá trình tìm kiếm ứng viên. Doanh nghiệp cần phải truyền thông cho các ứng viên biết quá trình làm việc tại công ty, họ sẽ phát triển kỹ năng nghề nghiệp ra sao. Bởi với người lao động, ngoài chính sách phúc lợi, khả năng thăng tiến trong công việc, phát triển được sự nghiệp bản thân cũng là yếu tố quan trọng giúp họ đi đến quyết định có nên gia nhập và gắn bó với công ty hay không. Ngoài ra, để việc đào tạo nhân sự hiệu quả, bộ phận nhân sự cần đảm bảo các yếu tố:

• Lịch trình đào tạo rõ ràng: Bộ phận nhân sự cần cung cấp cho nhân viên lịch trình training rõ ràng bao gồm: số lượng khóa học, nội dung chủ yếu, thời gian cần hoàn thành, người training (nếu có), mục tiêu và tài liệu đào tạo cần thiết. 
• Đào tạo có mục tiêu: Đảm bảo rằng khóa đào tạo cho nhân viên mới tập trung vào các năng lực và nhiệm vụ cốt lõi mà họ sẽ cần trong công việc. Việc đào tạo theo từng vai trò cụ thể sẽ giúp các thành viên mới trong team làm việc hiệu quả hơn và giúp họ đạt được thành công lâu dài.
• Tham khảo ý kiến ​​của các nhân viên hiện tại về nội dung đào tạo: Nhiều doanh nghiệp lăn tăn rằng nội dung đào tạo nhân viên mới có hiệu quả hay không, các dễ dàng nhất chính là đưa cho nhân viên hiện tại trải nghiệm và đánh giá nó. Họ là những người hiểu rõ về những gì người mới thuê thực sự cần biết, khi nào và cách giảng dạy.

• Tạo lộ trình học tập: Giải thích cho nhân viên cách họ xây dựng kỹ năng của mình theo thời gian. Nhờ đó, nhân viên sẽ thấy rõ được sự phát triển năng lực của bản thân trong quá trình làm việc. Việc đào tạo nhân viên mới sẽ không dừng lại khi bạn cho rằng nhân viên đó hiện có thể làm những điều cơ bản. Doanh nghiệp có thể tiếp tục đào tạo chéo họ hoặc lập kế hoạch phát triển khả năng lãnh đạo nếu họ có tiềm năng cao.
• Thường xuyên trao đổi phản hồi: Nhân viên mới muốn biết họ đang làm việc như thế nào. Hãy dành thời gian để phản hồi về việc đào tạo đang diễn ra như thế nào. 
• Sử dụng công nghệ học tập: Hệ thống quản lý học tập MGE có lợi cho việc cung cấp và theo dõi quá trình đào tạo được tiêu chuẩn hóa. Với MGE, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nguồn lực trong quá trình đào tạo, đảm bảo xây dựng được lộ trình hoàn chỉnh cho nhân viên. MGE cũng đảm bảo rằng các nhân viên mới có thể tìm thấy tài liệu đào tạo và tiếp tục học tập một cách độc lập.

• Theo dõi tiến độ: Bộ phận nhân sự và quản lý trực tiếp cần kiểm tra xem nhân viên có hiểu những gì bạn đang dạy cho họ hay không. Với hệ thống MGE, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hiểu kiến thức của nhân viên thông qua hệ thống bài kiểm tra trực tuyến. Doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi mức độ tham gia và tiến độ hoàn thành, từ đó có sự điều chỉnh nội dung khi cần.

Đào tạo nhân viên mới là một phần cốt lõi trong quá trình đào tạo nhập môn. Bằng cách bổ sung các năng lực, kỹ năng cần thiết đáp ứng yêu cầu công việc, doanh nghiệp sẽ giúp những nhân viên mới làm việc hiệu quả, gắn bó và sẽ ở lại với tổ chức. Để tìm hiểu thêm về hệ thống đào tạo trực tuyến MGE cũng như những cách giúp việc training trở nên hiệu quả hơn, liên hệ với chúng tôi ngay nhé.