Làm việc đa nhiệm (Multitasking) là một khái niệm phổ biến trong môi trường làm việc hiện nay. Thoáng qua, cụm từ này nghe có vẻ rất “ngầu” khi một người có thể làm được nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên, theo nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng Multitasking không hào nhoáng như vẻ ngoài của nó. Có một nghịch lý đang diễn ra ở đây là việc Multitasking không hề giúp bạn làm việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian hơn mà ngược lại hiệu suất tổng thể sẽ bị đe dọa nếu bạn cứ chạy theo phương pháp làm việc này. Hãy cùng MGE tìm hiểu rõ hơn lý do tại sao lại như vậy?
1. Định nghĩa làm việc đa nhiệm (Multitasking)
Làm việc đa nhiệm được hiểu đơn giản là làm nhiều việc cùng một lúc. Trong một nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ đã chia đa nhiệm thành ba kiểu chính: thực hiện nhiều công việc cùng lúc, chuyển đổi giữa các công việc và thực hiện liên tiếp các công việc đòi hỏi tập trung cao.
Khái niệm làm việc đa nhiệm (Multitasking)
Trong môi trường làm việc hiện đại, thực trạng làm việc đa nhiệm (multitasking) xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như:
- Thực hiện nhiều công việc cùng lúc: Một nhân viên marketing vừa phải trả lời email của khách hàng, vừa phải lên kế hoạch cho chiến dịch quảng cáo mới, đồng thời phải tham gia một cuộc họp trực tuyến. Tất cả những công việc này diễn ra đồng thời, yêu cầu sự phân chia tập trung và xử lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
- Chuyển đổi giữa các công việc: Một lập trình viên đang tập trung viết code cho một dự án, sau đó bị gián đoạn bởi một cuộc gọi từ quản lý yêu cầu sửa lỗi khẩn cấp cho một dự án khác. Lập trình viên phải nhanh chóng chuyển đổi sự tập trung từ việc viết code sang việc sửa lỗi, rồi sau đó lại quay trở lại với dự án ban đầu.
- Thực hiện liên tiếp các công việc đòi hỏi tập trung cao: Một nhà thiết kế đồ họa phải hoàn thành một loạt các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ, chẳng hạn như thiết kế logo, chỉnh sửa ảnh và tạo video quảng cáo. Mỗi nhiệm vụ này đòi hỏi sự tập trung và sáng tạo tối đa, và việc chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ có thể ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
2. Ảnh hưởng tiêu cực của làm việc đa nhiệm đến năng suất lao động
Đa nhiệm được ví như “kẻ thù thầm lặng” của năng suất. Khi bạn cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, não bộ không thể tập trung tối đa vào bất kỳ nhiệm vụ nào, dẫn đến chất lượng công việc giảm sút. Bạn có thể cảm thấy mình đang làm việc rất hiệu quả, nhưng thực tế lại đang tự lừa dối bản thân. Cụ thể, trong một nghiên cứu của Đại học Bryan chỉ ra rằng điểm IQ của những người thường xuyên làm nhiều việc cùng lúc có hiệu suất công việc giảm đến 40%.
Hậu quả của đa nhiệm làm giảm năng suất công việc
Song song đó, làm việc đa nhiệm kéo dài sẽ khiến nhân viên trở thành “kẻ mất tập trung”. Bởi bộ não con người không được thiết kế để xử lý nhiều tác vụ cùng lúc. Việc cố gắng đa nhiệm sẽ chỉ khiến bạn dễ xao nhãng, khó duy trì sự tập trung và mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
Ngoài ra, đa nhiệm không chỉ “ăn cắp” thời gian mà còn “tàn phá” não bộ. Mỗi lần chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, bạn phải trả một cái giá đắt: tốc độ làm việc chậm lại, chức năng điều hành của não bị suy yếu và nguy cơ mắc lỗi tăng cao. Lâu dần, đa nhiệm còn có thể làm giảm khả năng nhận thức của bạn.
Từ những hậu quả khôn lường của làm việc đa nhiệm, hãy nhớ rằng, thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, hãy tập trung vào từng nhiệm vụ một cách hiệu quả.. Đó mới là chìa khóa để đạt được năng suất cao nhất và bảo vệ sức khỏe của bạn
>> Xem thêm: “Lỗ hổng vô hình” nơi công sở: Tình trạng “ăn cắp” thời gian làm việc
3. Xóa bỏ thói quen làm việc đa nhiệm
3.1 Hạn chế số lượng công việc cần thực hiện trong một thời điểm
Đa nhiệm không chỉ khiến bạn phân tâm, mất tập trung mà còn ngốn thời gian và năng lượng của bạn. Mỗi lần chuyển đổi giữa các công việc, bạn phải trả một cái giá không nhỏ: tiến độ chậm lại, hiệu quả giảm sút.
Do đó, nếu không thể tránh khỏi đa nhiệm, hãy áp dụng những phương pháp thông minh để giảm thiểu tác động tiêu cực. Kết hợp những công việc đơn giản, không đòi hỏi sự tập trung cao độ như vừa nói chuyện điện thoại vừa gấp quần áo, vừa đi bộ vừa suy nghĩ về ý tưởng mới, vừa nghe nhạc không lời vừa trả lời mail.
3.2 Áp dụng “Quy tắc 20 phút”
Quy tắc 20 phút là một phương pháp hữu ích giúp bạn phá vỡ thói quen làm việc đa nhiệm, nâng cao năng suất và giảm căng thẳng. Bằng cách tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ trong 20 phút, bạn có thể duy trì sự tập trung cao độ, hoàn thành công việc nhanh chóng và chất lượng hơn. Đồng thời, việc chia nhỏ thời gian làm việc thành các khoảng ngắn giúp giảm căng thẳng và mệt mỏi, tăng cường khả năng làm việc hiệu quả.
Kết hợp các công cụ có quy tắc tính giờ làm việc tập trung và các khoảng nghỉ giữa giờ
Để áp dụng quy tắc 20 phút, bạn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian như Focus Keeper hoặc Forest. Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu viết một bài báo trong 2 tiếng. Sử dụng Focus Keeper, bạn sẽ chia nhỏ thời gian này thành 6 phiên làm việc, mỗi phiên 20 phút, xen kẽ với các khoảng nghỉ ngắn 5 phút. Sau mỗi 4 phiên, bạn có thể nghỉ dài hơn 15-20 phút để thư giãn và nạp lại năng lượng. Cách làm này giúp bạn tránh bị quá tải và duy trì sự tập trung trong suốt quá trình làm việc.
>> Xem thêm: Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất trong công việc
3.3 Ngăn chặn sự phân tâm
Ngăn chặn sự phân tâm là chìa khóa để nâng cao chất lượng công việc và bảo vệ sức khỏe tinh thần của bạn. Khi bạn tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ, không bị gián đoạn bởi những yếu tố bên ngoài, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, đưa ra quyết định sáng suốt hơn và giảm thiểu sai sót. Đồng thời, việc loại bỏ những tác nhân gây phân tâm còn giúp bạn giảm căng thẳng, mệt mỏi, duy trì trạng thái tinh thần tích cực và cân bằng.
Để hạn chế sự phân tâm, hãy thiết lập một môi trường làm việc lý tưởng. Bạn có thể chọn một góc yên tĩnh trong văn phòng, một quán cà phê yên bình hoặc đơn giản là đeo tai nghe chống ồn để loại bỏ tiếng ồn xung quanh. Ngoài ra, hãy tắt các thông báo không cần thiết trên điện thoại và máy tính, tránh xa mạng xã hội và các trang web giải trí trong giờ làm việc. Nếu bạn làm việc tại nhà, hãy thông báo với người thân để tránh bị làm phiền. Bằng cách chủ động tạo ra một không gian làm việc tập trung, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành công việc một cách xuất sắc và cảm thấy hài lòng hơn với kết quả đạt được.
>> Xem thêm: Tiết lộ cách quản lý hiệu suất hiệu quả trên mô hình làm việc từ xa
3.4 Lên lịch chi tiết cho từng công việc
Lên lịch chi tiết là một chiến lược quan trọng để phá vỡ thói quen làm việc đa nhiệm, giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và giảm cảm giác quá tải. Khi có một kế hoạch rõ ràng, bạn biết chính xác mình cần làm gì và khi nào cần làm, từ đó tập trung vào từng nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Lên lịch chi tiết cho các hoạt động cần thực hiện nhằm hạn chế multitasking
Ví dụ, bạn có thể sử dụng công cụ quản lý thời gian như Google Calendar, Trello, Notion,… để lập kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tuần. Hãy chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, ước tính thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ và sắp xếp chúng vào lịch trình của bạn. Đừng quên dành thời gian cho các hoạt động nghỉ ngơi, thư giãn để nạp lại năng lượng. Khi tuân thủ lịch trình, bạn sẽ cảm thấy mình kiểm soát được công việc, giảm căng thẳng và đạt được hiệu quả cao hơn.
Như vậy, để mọi cấp độ nhân viên trong doanh nghiệp nhận thức được mức độ ảnh hưởng tiêu cực của làm việc đa nhiệm, cũng như các phương pháp thay thế làm việc khoa học hơn, doanh nghiệp có thể truyền thông qua hệ thống nội bộ. Trong đó, hệ thống MGE được thiết kế như một hệ thống mạng nội bộ cho doanh nghiệp, MGE là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.
Kết luận
Làm việc đa nhiệm – thực hiện nhiều việc cùng một lúc nghe có vẻ là một điều rất hấp dẫn. Nhưng thực tế, đa nhiệm chỉ khiến chúng ta làm việc kém hiệu quả hơn. Cách tốt nhất để nâng cao hiệu suất cũng như chất lượng công việc là tập trung vào một nhiệm vụ trong một thời điểm. Bằng cách thực hiện các phương pháp nêu trên, bạn sẽ cải thiện được năng suất làm việc và giảm thiểu những tác động tiêu cực của thói quen đa nhiệm.
>> Xem thêm: Làm sao để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên?
