Multitask là một kỹ năng được nhiều người áp dụng vì giúp xử lý nhiều công việc trong cùng một thời điểm. Tuy vậy, nếu sử dụng không đúng cách, việc làm nhiều việc cùng lúc có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và tâm lý làm việc. Để hiểu rõ hơn về bản chất của phương pháp này và cách áp dụng sao cho phù hợp, hãy cùng MGE khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Multitask là gì?
Multitask (đa nhiệm), là khả năng thực hiện nhiều công việc trong cùng một thời điểm hoặc chuyển đổi nhanh giữa các tác vụ trong khoảng thời gian ngắn. Thay vì tập trung tuyệt đối vào một đầu việc, người làm việc theo cách này thường luân phiên xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau để tiết kiệm thời gian và đẩy nhanh tiến độ.
Trong thực tế, cách làm việc này thường xuất hiện dưới hai hình thức chính, phản ánh mức độ chủ động và mức ảnh hưởng đến hiệu suất công việc:
- Multitask chủ động: Đây là khi người lao động chủ động thực hiện nhiều việc cùng lúc, chẳng hạn như vừa họp trực tuyến vừa chỉnh sửa tài liệu.
- Multitask bị động: Người làm việc bị gián đoạn ngoài ý muốn, ví dụ đang viết báo cáo nhưng liên tục bị tin nhắn, email hay cuộc gọi cắt ngang, khiến sự tập trung bị phân tán.
2. Vì sao Multitask được ưa chuộng tại nơi làm việc?
Lý do khiến Multitask trở nên phổ biến
Multitask ngày càng phổ biến không phải do xu hướng nhất thời mà xuất phát từ nhu cầu thực tế trong môi trường làm việc hiện đại. Dưới đây là 2 lý do chính thúc đẩy hình thức này trở thành lựa chọn quen thuộc của nhiều nhân sự văn phòng.
>>> Xem thêm: Xây dựng môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả
2.1. Áp lực tiến độ và khối lượng công việc
Môi trường công sở hiện đại yêu cầu tốc độ xử lý cao và tính linh hoạt. Khi một nhân viên phải đảm nhận nhiều đầu việc trong thời gian ngắn, việc xử lý lần lượt từng nhiệm vụ trở nên không khả thi.
Multitask được xem là lựa chọn để ứng phó với áp lực này. Việc chuyển đổi liên tục giữa các tác vụ giúp tận dụng thời gian, hạn chế chờ đợi và duy trì nhịp độ công việc.
2.2. Tâm lý “bận rộn là hiệu quả”
Nhiều tổ chức đánh giá hiệu suất dựa trên sự hiện diện và khả năng phản hồi nhanh. Nhân sự luôn xuất hiện trong nhiều cuộc họp, trả lời tin nhắn liên tục thường được xem là người làm việc tích cực.
Tâm lý này khiến làm việc đa nhiệm trở thành một biểu hiện của tinh thần chủ động, dù hiệu quả thực tế có thể chưa tương xứng. Doanh nghiệp cần thay đổi cách nhìn nhận, tập trung vào kết quả hơn là số lượng hành động.
3. Rủi ro tiềm ẩn nếu lạm dụng Multitask quá mức
Hậu quả tiêu cực của Multitasking quá mức
Mặc dù giúp xử lý được nhiều tác vụ trong thời gian ngắn, việc làm quá nhiều việc cùng lúc cũng kéo theo nhiều hệ quả tiêu cực. Khi không còn kiểm soát tốt, multitask trở thành nguyên nhân khiến hiệu suất suy giảm và tinh thần làm việc bị ảnh hưởng.
>>> Xem thêm: Nâng cao kỹ năng kết nối và giao tiếp trong doanh nghiệp
3.1. Giảm mức độ tập trung và suy giảm chất lượng đầu ra
Bộ não con người không được thiết kế để duy trì sự chú ý cao độ nếu phải chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ khác nhau. Càng bị kéo về nhiều hướng, khả năng duy trì mạch suy nghĩ liền mạch càng suy yếu. Điều này dẫn đến sai lệch thông tin, chậm trễ tiến độ và giảm sút độ chính xác của kết quả công việc.
3.2. Tăng cảm giác mệt mỏi và tiêu hao năng lượng
Việc liên tục thay đổi điểm tập trung khiến hệ thần kinh phải hoạt động quá mức. Về lâu dài, điều này khiến người làm việc dễ kiệt sức, mất hứng thú và khó duy trì hiệu suất ổn định. Năng lượng tinh thần bị bào mòn dần, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đưa ra quyết định và phản xạ trong công việc.
3.3. Gây ảo tưởng về năng suất
Không ít người cho rằng việc “đụng tay” vào nhiều đầu việc cùng lúc là dấu hiệu của hiệu quả. Thực tế, càng bị phân tán, hiệu quả thực chất càng giảm sút. Những kết quả tạo ra thường thiếu chiều sâu, mang tính xử lý tạm thời hơn là giải quyết triệt để vấn đề. Đây chính là điểm khiến multitask dễ đánh lừa cảm giác về tiến độ trong khi giá trị công việc không thực sự nâng cao.
3.4. Làm gián đoạn kết nối trong giao tiếp nội bộ
Khi người làm việc luôn trong trạng thái chia nhỏ sự chú ý, họ khó có thể hiện diện đầy đủ trong các tương tác với đồng nghiệp. Sự thiếu tập trung trong lúc trao đổi dễ khiến thông tin bị bỏ sót hoặc hiểu sai ý. Về lâu dài, điều này ảnh hưởng đến chất lượng phối hợp và niềm tin trong công việc nhóm.
4. 5 cách ứng dụng đa nhiệm thông minh để nâng cao hiệu quả công việc
Multitask có thể là con dao hai lưỡi nếu không được áp dụng đúng cách. Tuy nhiên, khi hiểu rõ và vận dụng hợp lý, đây sẽ là công cụ đắc lực giúp tối ưu hóa thời gian và tăng năng suất làm việc. Dưới đây là 5 phương pháp để khai thác tối đa lợi ích của thói quen này.
4.1. Thiết lập danh sách công việc mỗi ngày
Trước khi bắt đầu ngày mới, việc lên kế hoạch và liệt kê cụ thể các đầu việc cần thực hiện sẽ giúp bạn định hình rõ ràng khối lượng công việc. Cách làm này hỗ trợ sắp xếp nhiệm vụ theo trật tự logic và hạn chế tình trạng bỏ sót hay lặp lại không cần thiết.
Đây cũng là bước chuẩn bị quan trọng để điều phối multitask một cách chủ động thay vì xử lý công việc một cách rối rắm và mất kiểm soát.
4.2. Nhóm các nhiệm vụ tương đồng để xử lý cùng lúc
Thay vì làm rời rạc nhiều việc khác nhau, bạn nên gộp các công việc có tính chất tương tự vào cùng một thời điểm. Cách làm này giúp giảm thiểu việc phải thay đổi bối cảnh làm việc liên tục, vốn là nguyên nhân làm hao tổn năng lượng tinh thần và giảm hiệu quả tập trung.
Nếu bạn cần đăng nội dung trên nhiều nền tảng mạng xã hội, hãy xử lý các bài đăng này cùng lúc thay vì xen kẽ với những việc không liên quan khác.
4.3. Xác định thứ tự ưu tiên rõ ràng
Khi thực hiện nhiều nhiệm vụ, việc xác định đâu là việc cần ưu tiên giải quyết trước là rất quan trọng. Hãy phân loại đầu việc theo mức độ cấp bách và tầm quan trọng:
- Việc quan trọng và gấp cần được xử lý ngay.
- Việc quan trọng nhưng chưa cần gấp có thể lên kế hoạch dài hạn.
- Việc gấp nhưng không quá quan trọng nên giải quyết nhanh gọn để hỗ trợ công việc chính.
Cách phân loại này giúp duy trì nhịp độ làm việc hợp lý, không bị cuốn theo cảm giác “phải làm tất cả cùng lúc”.
4.4. Giảm thiểu các tác nhân gây phân tâm
Để có thể đa nhiệm hiệu quả, bạn cần một môi trường làm việc giúp duy trì sự tập trung. Những yếu tố gây xao nhãng như tiếng ồn, thiết bị điện tử, hoặc không gian không phù hợp sẽ ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc.
Một số gợi ý để giảm thiểu phân tâm:
- Để điện thoại ở chế độ im lặng.
- Sắp xếp không gian làm việc gọn gàng.
- Tránh ăn mặc quá thoải mái khi làm việc tại nhà.
- Lên khung thời gian làm việc giống như đang ở văn phòng.
4.5. Luyện tập kỹ năng đa nhiệm đúng cách
Đa nhiệm không phải là khả năng bẩm sinh mà là kỹ năng có thể rèn luyện. Bạn có thể bắt đầu từ những công việc đơn giản, ít rủi ro và nâng dần độ phức tạp để giúp não bộ làm quen.
Bên cạnh đó, bạn có thể áp dụng một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả như:
- Phương pháp Pomodoro: Làm việc trong 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút để tái tạo năng lượng.
- Phương pháp 52/17: Duy trì sự tập trung trong 52 phút rồi nghỉ ngơi 17 phút giúp phục hồi tinh thần và tăng hiệu suất lâu dài.
>>> Xem thêm: Áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian cá nhân
5. MGE – Giải pháp tối ưu hiệu quả trong đa nhiệm
Đa nhiệm rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng cùng MGE
Để làm chủ multitask, không chỉ cần kỹ năng cá nhân mà còn cần công cụ hỗ trợ phù hợp. Với các tính năng linh hoạt và thiết kế phù hợp cho môi trường công sở hiện đại, MGE mang đến nhiều giá trị nổi bật trong việc hỗ trợ doanh nghiệp vận hành đa nhiệm hiệu quả.
Cụ thể, hệ thống này giúp:
- Phân luồng và sắp xếp công việc theo quy trình logic.
- Đảm bảo truyền thông rõ ràng, giúp nhân viên không bỏ sót thông tin khi xử lý nhiều việc.
- Tăng tính kết nối và khả năng phối hợp giữa các phòng ban, đảm bảo mọi người đều “đa nhiệm” đúng hướng và đúng trọng tâm.
>>> Xem thêm: Khám phá các chương trình đào tạo nội bộ giúp nhân viên làm việc hiệu quả từ MGE
6. Câu hỏi thường gặp về Multitask
Để hiểu rõ hơn và áp dụng đa nhiệm một cách phù hợp, bạn có thể tham khảo những câu hỏi phổ biến dưới đây là những thắc mắc thường gặp khi nhân sự làm việc trong môi trường đòi hỏi xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
1. Multitask có thực sự hiệu quả không?
Có, nếu người thực hiện biết cách kiểm soát và chỉ áp dụng với những công việc phù hợp. Khi vượt quá khả năng tiếp nhận, đa nhiệm sẽ phản tác dụng.
2. Vì sao đa nhiệm khiến cơ thể nhanh mệt?
Não bộ phải liên tục chuyển trạng thái tư duy khi xử lý nhiều việc, dẫn đến tiêu hao năng lượng nhanh và cảm giác kiệt sức nếu không có thời gian phục hồi.
3. Có nên áp dụng multitask khi làm việc sáng tạo?
Không nên. Những công việc đòi hỏi sự sâu sắc và ý tưởng mới thường cần sự tập trung cao độ, không phù hợp để phân tán sự chú ý.
4. Làm thế nào để luyện tập khả năng làm việc đa nhiệm?
Hãy bắt đầu với các nhiệm vụ đơn giản, kết hợp với kỹ thuật quản lý thời gian như Pomodoro hoặc 52/17 để rèn luyện sự dẻo dai của não bộ khi chuyển đổi giữa các tác vụ.
5. Multitask có ảnh hưởng đến làm việc nhóm không?
Có thể có. Nếu không kiểm soát tốt, đa nhiệm sẽ khiến người tham gia thiếu tập trung trong giao tiếp và phối hợp, từ đó làm giảm hiệu quả làm việc nhóm.
Kết luận
Multitask sẽ phát huy hiệu quả khi được áp dụng đúng cách, kết hợp cùng chiến lược làm việc rõ ràng và công cụ hỗ trợ phù hợp như MGE. Ngược lại, nếu lạm dụng mà không kiểm soát, đa nhiệm có thể khiến công việc rơi vào tình trạng phân tán và kém hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp đào tạo nội bộ hiệu quả và bền vững, hãy liên hệ MGE qua hotline +84 28 6680 5450 hoặc truy cập mge.vn để được hỗ trợ chi tiết.
