Năng suất làm việc của nhân viên có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Với tư cách là 1 người quản lý, bạn không chỉ theo dõi đánh giá năng lực nhân viên mà còn trở thành người thúc đẩy truyền cảm hứng cho họ. Vậy đâu là giải pháp quản trị nhân sự giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà vẫn tiết kiệm thời gian? Cùng đọc bài viết dưới đây để tìm kiếm câu trả lời.
Các cách cải thiện năng suất làm việc cho nhân viên
Giao việc đúng người
Một trong những giải pháp quản trị nhân sự tối ưu hiệu suất là giao việc cho đúng người
Để tối ưu hiệu suất làm việc cho từng nhân viên, người quản lý cần hiểu được kỹ năng và phong cách làm việc của họ. Trong team có thể có những người hướng nội phù hợp với những task cần sự tập trung cao đội, có những nhân viên hướng ngoại, có nhiều ý tưởng sáng tạo, có khả năng thuyết phục tốt. Thay vì giao task ngẫu nhiên cho từng người, quản lý team cần phải tìm hiểu và xác định rõ ai phù hợp với những công việc nào. Việc giao đúng task cho đúng người là cách tốt nhất để năng hiệu suất làm việc.
>>> 8 nguyên nhân khiến nhân viên không hài lòng với công việc
Tránh dồn task cho nhân viên cùng 1 lúc
Một trong những điều ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên là do kham 1 lúc quá nhiều task. Việc dồn quá nhiều việc cho nhân viên cùng một lúc sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc, dẫn đến trễ deadline. Càng nhiều việc bị trễ tiến độ, nhân viên sẽ dễ rơi vào trạng thái áp lực, chán nản và giảm nhiệt huyết với công việc. Lúc này người quản lý cần đánh giá và cân bằng task cho các nhân viên trong team nhằm đảm bảo không ai bị quá tải trong khi những người khác lại đang rảnh rỗi. Ngoài ra, người quản lý cũng nên khuyến khích nhân viên lên tiếng nếu cảm thấy quá tải công việc, từ đó bổ sung nhân sự hỗ trợ nhằm đảm bảo việc được giao hoàn thành đúng tiến độ.
>>> Quản trị nguồn nhân lực độc đáo của Toyota: Thúc đẩy nhân viên “tự hành động”
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Trong môi trường công sở, có nhiều yếu tố làm xao nhãng, giảm năng suất làm việc của nhân viên chẳng hạn như tin nhắn trong group, email, các cuộc họp… Để duy trì sự tập trung, doanh nghiệp cần giúp nhân viên loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng này. Quản lý bộ phận nên khuyến khích nhân viên, tận dụng đầu giờ làm việc của mỗi ca để xử lý các công việc quan trọng, nên dành 1 khoảng thời gian nhất định để xử lý email hoặc các tin nhắn trên group chat.
Việc liên tục kiểm tra email, tin nhắn ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất làm việc
Ngoài ra, khi giao việc cho các nhân viên, người quản lý nên đưa ra deadline cụ thể. Với mốc thời gian hoàn thành được ấn định rõ ràng, nhân viên sẽ tập trung vào công việc hơn.
Thêm nữa, doanh nghiệp có thể hướng dẫn nhân viên sử dụng các phương pháp giúp tập trung cao như Pomodoro. Với phương pháp này, nhân viên sẽ sắp xếp công việc trong ngày thành các task nhỏ, ấn định thời gian làm việc theo guồng quay 25 phút cho 1 việc, giải lao 5 phút trước khi quay trở lại làm việc. Với việc chia nhỏ các task, nhân viên sẽ tập trung tốt hơn, hoàn thành dứt điểm 1 công việc trước khi chuyển sang các nhiệm vụ khác.
Chú trọng đào tạo nội bộ
Khi nói đến việc tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên, cải thiện kỹ năng và năng lực nhân viên là một trong những cách hữu hiệu và lâu bền nhất. Khi nhân viên có đủ kỹ năng, kiến thức đáp ứng cho công việc, họ rút ngắn thời gian tìm hiểu sửa chữa các vấn đề, sai sót thường gặp phải khi giải quyết 1 việc vượt quá khả năng của năng lực chuyên môn. Có nhiều hình thức đào tạo mà doanh nghiệp có thể áp dụng như đào tạo ngoài công việc, đào tạo trong công việc. Tùy theo mục tiêu đào tạo cũng như khoảng trống kỹ năng, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách thức đào tạo phù hợp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tiến hành số hóa hình thức đào tạo nhằm hạn chế việc thực hiện tái đào tạo một cách thủ công, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và tối ưu chi phí. Với hình thức này, doanh nghiệp chỉ cần triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến MGE, đăng tải các khóa học theo 1 lộ trình phát triển (từ fresher đến junior rồi đến senior…), cấp tài khoản cho nhân viên chủ động tham gia quá trình training. Hình thức training nhân sự trực tuyến này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng đáng giá khả năng tham gia cũng như chất lượng đào tạo thông qua các báo cáo, bài kiểm tra trực tuyến.
Thúc đẩy văn hóa phản hồi và ghi nhận trong doanh nghiệp
Mỗi nhân viên khi đi làm đều hi vọng mọi nỗ lực mình bỏ ra đều được doanh nghiệp ghi nhận. Việc ghi nhận những thành quả, nỗ lực của nhân viên chính là cách hiệu quả nhất để tiếp thêm động lực làm việc cho họ. Ngoài ra, các quản lý cũng nên tích cực phản hồi về hiệu suất công việc cho các nhân viên dưới quyền để giúp họ kịp thời nhận ra và sửa chữa các khuyết điểm gặp phải trong quá trình làm việc.
Hỗ trợ thiết lập mục tiêu cá nhân cho nhân viên
Quản trị nhân sự dựa trên mục tiêu công việc giúp nhân viên biết được cần phải đạt được gì trong 1 khoảng thời gian nhất định, từ đó nâng cao năng suất làm việc
Để nhân viên tăng hiệu suất làm việc, họ cần phải biết họ cần phải đạt được các mục tiêu gì trong khoảng thời gian gắn bó với công ty. OKRs là phương pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng để giúp nhân viên tự thiết lập mục tiêu cho bản thân. OKRs (Objectives and Key Results) được hiểu là mục tiêu và các kết quả chính. Ở đây, mỗi nhân viên sẽ tự đặt ra mục tiêu cá nhân dựa trên mục tiêu của team và doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể hướng dẫn nhân viên đặt mục tiêu theo tháng, quý. Cuối mỗi tháng hoặc quý, nhân viên sẽ tổng kết công việc hoàn thành dựa trên các mục tiêu đã đặt ra. Quản trị nhân sự và hiệu quả công việc dựa trên OKRs được áp dụng linh hoạt và thành công tại nhiều doanh nghiệp hàng đầu thế giới như Intel, Google, Amazon, FPT… Khi quản trị nhân sự dựa trên các mục tiêu, doanh nghiệp có thể dễ dàng tối ưu hiệu suất cho nhân viên, bám sát với mục tiêu, định hướng phát triển của từng phòng ban và toàn doanh nghiệp.
Tăng hiệu suất làm việc là chìa khóa giúp nhân viên, doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa và có những bước đột phá mạnh mẽ trong dài hạn. Năng suất làm việc trì trệ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc tổng thể của cả công ty, khiến doanh nghiệp không còn sức cạnh tranh trên thị trường. Hi vọng với những chia sẻ trên, bạn đã tìm được giải pháp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, trong đó doanh nghiệp cần lưu tâm đến việc nâng cao năng lực và kỹ năng nghề nghiệp cho đội ngũ nhân sự. MGE là một trong giải pháp đào tạo trực tuyến giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa chất lượng nhân sự một cách bền vững. Để tìm hiểu và xây dựng hệ thống đào tạo online phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với MGE để được tư vấn hỗ trợ.
>>> 5 thách thức của quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số
