Xung đột nhóm là một phần không thể tránh khỏi, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng một môi trường làm việc hài hòa, mỗi cá nhân tại công ty cần trang bị cho mình những kỹ năng giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp và bài bản. Hãy cùng MGE tìm hiểu những chiến lược giải quyết xung đột nhóm trong doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Nhận biết các loại xung đột nhóm thường gặp
Xung đột có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ những khác biệt nhỏ về phong cách làm việc cho đến những mâu thuẫn sâu sắc về mục tiêu và giá trị. Do đó, để có thể giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, chúng ta cần nhận biết được các loại xung đột thường gặp trong nhóm. Sau đây là một số các loại xung đột phổ biến như sau:
1.1 Xung đột nhiệm vụ
Xung đột nhiệm vụ xảy ra khi các thành viên trong nhóm không thống nhất được về cách thức thực hiện công việc hoặc mục tiêu chung của nhóm.
Ví dụ, một kế toán viên không thể hoàn thành công việc nếu các dữ liệu liên tục bị cập nhật muộn bởi chuyên viên phân tích dữ liệu. Xung đột nhiệm vụ thường xuất hiện khi có sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ của các thành viên. Nếu không có sự phối hợp hợp lý và sự chia sẻ thông tin kịp thời, các nhiệm vụ có thể bị chậm trễ hoặc không hoàn thành đúng hạn, dẫn đến mâu thuẫn.
Xung đột gây mất đoàn kết và hiệu suất trong doanh nghiệp
1.2 Xung đột quyền lực và trách nhiệm
Trong quá trình làm việc, mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng. Xung đột có thể xảy ra khi một cá nhân không thừa nhận trách nhiệm của mình hoặc tranh giành quyền lực với người khác, dẫn đến sự bất đồng và mâu thuẫn.
Ví dụ, trong một dự án, nếu một thành viên không hoàn thành nhiệm vụ của mình mà không thừa nhận lỗi, điều này có thể gây ra sự bực bội và xung đột với các thành viên khác. Ngoài ra, sự tranh giành quyền lực và vai trò cũng là một nguyên nhân phổ biến của xung đột trong nhóm. Khi có sự cạnh tranh không lành mạnh về quyền lực và trách nhiệm, nhóm sẽ khó có thể hoạt động hiệu quả.
1.3 Xung đột ý tưởng
Khi cùng bàn bạc để đưa ra ý tưởng sáng tạo, các thành viên thường có những ý tưởng mà họ tâm đắc và luôn cố gắng bảo vệ. Nếu không có sự đồng thuận, cuộc tranh luận có thể trở nên căng thẳng và dẫn đến xung đột.
Ví dụ, trong một buổi họp brainstorming, nếu các thành viên không lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhau, mà chỉ tập trung vào việc bảo vệ quan điểm cá nhân, thì cuộc họp có thể biến thành một cuộc tranh cãi nảy lửa. Xung đột ý tưởng có thể gây ra sự chia rẽ trong nhóm và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
1.4 Xung đột về phong cách làm việc
Mỗi nhân viên đều có phong cách làm việc riêng, và không phải lúc nào cũng phù hợp với phong cách của người khác. Sự khác biệt này có thể gây ra xung đột nếu không được quản lý và điều chỉnh hợp lý.
Ví dụ, một người có phong cách làm việc cẩn thận và chi tiết có thể xung đột với một người có phong cách làm việc nhanh chóng và linh hoạt. Nếu không có sự thấu hiểu và tôn trọng lẫn nhau, những khác biệt này có thể dẫn đến mâu thuẫn trong nhóm.
>>> Xem thêm: 5 loại khó khăn khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Tác động của xung đột đến hiệu suất làm việc
Mỗi cá nhân cần hiểu rõ sự mất đoàn kết không chỉ ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các thành viên mà còn tác động tiêu cực đến hiệu suất làm việc chung của cả nhóm.
2.1 Giảm tinh thần và động lực
Xung đột thường làm giảm tinh thần và động lực làm việc của các thành viên. Khi không khí trong nhóm trở nên căng thẳng, các thành viên sẽ cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng và ít hứng thú với công việc. Điều này có thể dẫn đến sự giảm sút hiệu quả công việc và chất lượng sản phẩm. Ngoài ra, khi các thành viên không có động lực làm việc, họ sẽ dễ dàng bỏ qua các nhiệm vụ quan trọng và không đóng góp tích cực vào mục tiêu chung của nhóm.
Xung đột trong công việc khiến cho nhân viên dần mất động lực làm việc
2.2 Làm chậm tiến độ công việc
Khi xung đột xảy ra, tiến độ công việc thường bị ảnh hưởng. Các thành viên mất thời gian để giải quyết mâu thuẫn thay vì tập trung vào công việc chính, dẫn đến tiến độ chậm và hiệu quả giảm sút.
Ví dụ, trong một dự án cần hoàn thành gấp, nếu các thành viên mất thời gian để tranh cãi về phương pháp thực hiện, dự án sẽ bị trì hoãn và không đạt được kết quả mong muốn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm mà còn gây tổn thất cho doanh nghiệp.
2.3 Gây ra sự thiếu đoàn kết trong nhóm
Xung đột kéo dài có thể gây ra sự chia rẽ và thiếu đoàn kết trong nhóm. Nếu không được giải quyết kịp thời, mâu thuẫn có thể dẫn đến việc các thành viên không còn tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau. Điều này sẽ làm giảm sự hợp tác và phối hợp giữa các thành viên, gây ra sự kém hiệu quả trong công việc.
Ví dụ, trong một nhóm làm việc, nếu các thành viên không đoàn kết và không hợp tác với nhau, họ sẽ khó có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu chung.
>>>Xem thêm: 7 bước quan trọng không thể bỏ qua khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Những kỹ năng giải quyết xung đột bạn cần biết
Chỉ đơn thuần nhận biết sự tồn tại của các dấu hiệu bất hòa trong đội nhóm là chưa đủ. Để tìm ra giải pháp tối ưu, chúng ta cần áp dụng những kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả, xây dựng một môi trường tin cậy và lựa chọn những phương pháp phù hợp với từng tình huống cụ thể.
Trang bị kỹ năng giải quyết xung đột giúp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh
3.1 Phương pháp The Interest-Based Relational Approach
Phương pháp The Interest-Based Relational Approach, hay còn gọi là phương pháp tiếp cận dựa trên sở thích cá nhân, giúp mọi người trở nên cởi mở hơn và hạn chế bị cố thủ vào một vị trí cố định. Đây được xem là một trong những phương pháp nâng cao kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả và quy trình phương pháp này gồm 5 bước như sau:
Bước 1: Quan sát ngữ cảnh/ tình hình
Trình bày nhận thức về vấn đề một cách trung thực và không gây mâu thuẫn. Khi tham gia vào cuộc tranh luận, hãy nhấn mạnh rằng bạn đang cố trình bày ý kiến của mình về vấn đề chứ không muốn gây mâu thuẫn. Bạn cũng có thể sử dụng kỹ năng lắng nghe đối phương, cố gắng đặt mình ở vị trí góc nhìn và quan điểm của đồng nghiệp. Hãy đảm bảo rằng khi nói chuyện, bạn đang sử dụng cách tiếp cận thẳng thắn, quyết đoán thay vì lớn tiếng gây hấn khiến người khác cảm thấy mích lòng.
Bước 2: Thu thập thông tin
Trong mọi tình huống xung đột nhóm, hãy thử hỏi lại quan điểm của người kia và xác nhận rằng bạn tôn trọng ý kiến của họ. Bên cạnh đó, bạn nên đưa ra đề xuất rằng bản thân cần sự hợp tác của họ để giải quyết vấn đề. Nên nhớ rằng, mọi xung đột đều là một khởi đầu tích cực để có được kết quả tốt cuối cùng. Đừng cảm thấy áp lực nếu đôi bên mãi vẫn chưa tìm được tiếng nói chung.
Bước 3: Đồng ý vấn đề
Hãy thừa nhận sai lầm nếu có và cố gắng hiểu lý do dẫn đến xung đột. Thừa nhận sai nếu bạn có lỗi và cố gắng nhìn nhận ra vấn đề chung dẫn đến xung đột là phương án thông minh trong các tình huống xung đột nhóm. Hiểu được lý do vì sao đồng nghiệp xảy ra tranh cãi sẽ giúp bạn xác định nhanh chóng cách giải quyết xung đột trong công việc.
Bước 4: Suy nghĩ về các giải pháp khả thi
Để suy nghĩ về các giải pháp khả thi, bạn hãy cởi mở hơn với tất cả các ý tưởng, kể cả những ý tưởng mà bạn chưa từng xem xét trước đây. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả nhất để giải quyết xung đột.
Bước 5: Thương lượng một giải pháp
Dung hòa và đưa ra các giải pháp thỏa đáng cho tất cả các thành viên. Một câu thần chú mà ai cũng nên nhớ khi tìm cách giải quyết xung đột trong nhóm chính là: “Hãy cố gắng dung hòa và đưa ra các giải pháp thỏa đáng.” Đừng bác bỏ ý kiến của một ai nếu nó mang tính xây dựng chung. Nếu được, bạn hãy đưa ra đề nghị để tất cả các thành viên đều có thể tổng hợp và xem xét hết tất cả các ý kiến tuyệt vời.
3.2 Tham khảo ý kiến từ phía đại diện HR
Nếu không thể tự hòa giải, bạn có thể gặp mặt HR để nhận được các lời khuyên khách quan hơn. Bộ phận Nhân sự thường giữ ý kiến trung lập và sẽ giúp đánh giá tình hình, đảm bảo lợi ích cho tất cả các bên. HR có thể đưa ra các giải pháp dựa trên kiến thức của họ về hành vi tâm lý học con người và kỹ năng giải quyết xung đột được trang bị trước đó. Điều này sẽ giúp nhóm của bạn tìm ra các giải pháp công bằng và hiệu quả nhất để giải quyết xung đột.
Bộ phận Nhân sự sẽ đưa ra những ý kiến trung lập nhất để giải quyết xung đột
3.3 Tổ chức các cuộc họp giải quyết xung đột
Các cuộc họp giải quyết xung đột là cơ hội để các thành viên trình bày quan điểm và tìm ra giải pháp chung. Trong các cuộc họp này, hãy lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người và đưa ra quyết định dựa trên sự đồng thuận. Các cuộc họp này cũng giúp các thành viên hiểu rõ hơn về quan điểm và cảm xúc của nhau, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết xung đột. Hãy đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra trong một không gian thoải mái và tôn trọng, nơi mọi người có thể thoải mái chia sẻ ý kiến của mình mà không sợ bị phê phán.
3.4 Lập kế hoạch nâng cao kỹ năng giải quyết xung đột trong tương lai
Để tránh xung đột tái diễn, hãy lập kế hoạch và thỏa thuận về cách thức làm việc chung cũng như cung cấp các buổi đào tạo về các kỹ năng giải quyết xung đột dành cho các nhân viên. Điều này bao gồm việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên, thiết lập các quy tắc và tiêu chuẩn làm việc chung, cũng như thường xuyên đánh giá và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Kế hoạch này sẽ giúp nhóm của bạn hoạt động hiệu quả hơn và giảm thiểu khả năng xảy ra xung đột.
Hãy đảm bảo rằng mọi thành viên đều hiểu rõ và tuân thủ kế hoạch này, và rằng nó được cập nhật thường xuyên để phản ánh các thay đổi trong công việc và mối quan hệ giữa các thành viên.
>>>Xem thêm: 5 giải pháp hàng đầu để xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả năm 2024
Kết luận
Kỹ năng giải quyết xung đột không chỉ là một công cụ để giải quyết vấn đề mà còn là một yếu tố quan trọng để xây dựng một đội ngũ thành công. Khi được áp dụng một cách chuyên nghiệp, kỹ năng này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả làm việc cao hơn và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.
Hãy luôn nhớ rằng, sự lắng nghe và hiểu biết là chìa khóa để giải quyết mọi xung đột. Qua đó, MGE không chỉ là một công cụ quản lý nội bộ mà còn là một chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh hiện đại. Với MGE, doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động, tạo dựng một môi trường làm việc tích cực và hướng tới sự phát triển bền vững.
