Làm thế nào để giảm tỷ lệ nghỉ ngang của nhân viên mới?

Tuyển dụng một nhân viên mới thường đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về nguồn lực, bao gồm cả thời gian và tiền bạc. Mặc dù, nhiều doanh nghiệp đầu tư chú trọng đến quy trình tuyển dụng, nhưng đôi lúc vẫn gặp phải tình trạng nhân viên mới nghỉ việc sau vài tuần hoặc vài tháng. Lúc này, doanh nghiệp phải bắt đầu lại quá trình tuyển dụng. Vì vậy, làm thế nào để bạn có thể giảm tỷ lệ nghỉ việc giữa chừng trong doanh nghiệp, cùng MGE tìm hiểu một trong những kiến thức quản trị nhân sự quan trọng trong bài viết sau đây nhé.

Tỷ lệ tuyển mới hỏng là gì?

Tỷ lệ tuyển mới hỏng (hay tỷ lệ nghỉ việc giữa chừng của nhân viên mới) là một thước đo nhân sự và hiệu quả tuyển dụng quan trọng. Tỷ lệ này tính toán số lượng nhân viên nghỉ việc ở năm làm việc đầu tiên hoặc trong một khoảng thời gian nhất định. Tỷ lệ tuyển mới hỏng có thể là một nhân viên quyết định rời đi hoặc bị sa thải do không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp.

Mục đích của việc theo dõi tỷ lệ tuyển mới hỏng nhằm xác định mức độ hiệu quả của quy trình tuyển dụng và onboarding (giới thiệu và đào tạo nhập môn) của doanh nghiệp. Thực tế sẽ rất tốn kém nếu doanh nghiệp thuê một ứng viên không phù hợp. Đồng thời, tỷ lệ tuyển mới hỏng cao có thể gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp, ngân sách tuyển dụng và tinh thần của đội ngũ tuyển dụng. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần phải theo dõi và cập nhật chỉ số này liên tục để có thể đưa ra những giải pháp khắc phục kịp thời.

Bên cạnh đó, việc giảm tỷ lệ tuyển mới hỏng giảm có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, cải thiện quy trình tuyển dụng và thu hút thêm nhân tài cho công ty.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một tiêu chuẩn tuyển dụng khác nhau. Thông thường, khoảng thời gian để xem xét một ứng viên này là một năm. Vì thế, tỷ lệ tuyển mới hỏng còn được gọi là tỷ lệ tuyển hỏng năm đầu tiên.

Tại sao nhân viên mới lại muốn nghỉ việc?

Công việc không như kỳ vọng

Một trong những lý do phổ biến nhất mà các nhân viên mới thường đưa ra khi nghỉ việc đó là do quy trình tuyển dụng không cung cấp cho họ những thông tin chính xác về công việc mà họ sẽ thực hiện. Ví dụ: thông báo tuyển dụng không chính xác, kỳ vọng hoặc kỹ năng bị sai lệch, chênh lệch về giờ làm việc, tiền lương và trách nhiệm đều có thể dẫn đến sự gia tăng của tỷ lệ tuyển mới hỏng

Quy trình onboard không hiệu quả

Bất kể nhân viên mới đã có kinh nghiệm làm việc hay chưa, thì quá trình onboarding vẫn đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp họ hòa nhập với môi trường làm việc mới. Vì thế nếu công ty không có quy trình giới thiệu và đào tạo nhân viên mới hiệu quả dẫn đến việc nhân viên mới sẽ chật vật để tìm cách hoàn thành công việc được giao. Hệ quả là nhân viên làm việc kém hiệu quả và có thể bị chấm dứt hợp đồng lao động sớm hơn thời hạn cho phép.

Quản lý kém

Nhiều trường hợp “nhân viên không bỏ việc, họ bỏ các nhà quản lý ”. Điều đó cho thấy nếu các nhà quản lý chưa biết cách tiếp cận và hỗ trợ cho các nhân viên mới hòa nhập vào nhóm, thì nhiều khả năng họ sẽ cảm thấy bị cô lập và mất đi động lực làm việc. Từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất và tinh thần của đội ngũ lao động trong toàn doanh nghiệp.

Công thức tính toán tỷ lệ tuyển mới hỏng?

1. Tỷ lệ tuyển mới hỏng tính theo phần trăm tổng số lượng nhân sự nghỉ việc

Cách đầu tiên để tính Tỷ lệ tuyển mới hỏng đó là tính theo phần trăm tổng số lượng nhân sự nghỉ việc. Nói cách khác, Tỷ lệ tuyển mới hỏng sẽ được coi là một tập hợp con của tổng số lượng nhân sự nghỉ việc. Mặc dù cách tính này có thể ít phổ biến tuy nhiên nó vẫn có thể mang lại cho doanh nghiệp những số liệu thú vị có liên quan đến số lượng nhân viên mới rời đi cao.

Tỷ lệ tuyển mới hỏng = Số lượng nhân sự mới nghỉ việc trong 1 khoảng thời gian/ Tổng số nhân sự nghỉ việc trên cùng khoảng thời gian x 100

Trong công thức này, nhân viên nghỉ việc sẽ bao gồm người mới thuê/ nhân sự đang làm đã rời khỏi doanh nghiệp do tự nguyện hoặc bị cho thôi việc. Trong hồ sơ quản lý nhân sự của bộ phận nhân sự, trạng thái việc làm của họ sẽ được chuyển từ ‘đang làm việc’ sang “chấm dứt hợp đồng” .

Giả sử rằng đã có 10 nhân viên nghỉ việc tại doanh nghiệp vào năm 2021. Trong số đó, có hai người được coi là nhân viên mới. 

Tỷ lệ tuyển mới hỏng = (2/10) x 100 = 20%

Điều đó cũng đồng nghĩa với ngân sách chi vào việc thuê mới không thành công là 20% 

2. Tỷ lệ tuyển mới hỏng tính theo tỷ lệ phần trăm của tất cả các nhân viên mới

Đây là công thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Trong đó,  tỷ lệ tuyển mới hỏng đó là coi nó như một tập hợp con của tổng số lượng nhân viên mới trong công ty.

Tỷ lệ nhân viên mới nghỉ việc = Số lượng nhân viên mới nghỉ việc trong 1 khoảng thời gian/ Tổng số nhân viên được tuyển dụng trong khoảng thời gian đó x 100

Nếu một người trong số 10 nhân viên được thuê nghỉ việc, tỷ lệ tuyển hỏng mới là (1/10) x 100 = 10%

Những người mới được thuê là những người đã làm việc tại công ty sau một khoảng thời gian nhất định (một năm, 90 ngày, v.v.). Tùy thuộc vào bối cảnh kinh doanh và thời gian cần thiết để thu hút một ứng viên mới, mà doanh nghiệp có thể chọn khoảng thời gian phù hợp để đo lường hiệu quả của một nhân viên. Thông thường, các doanh nghiệp có tỷ lệ tuyển mới hỏng cao có thể sử dụng phạm vi 30, 90 hoặc 180 ngày. Dù chọn khoảng thời gian nào, doanh nghiệp cần nhất quán trong cách tính toán để có thể so sánh các khoảng thời gian khác nhau.

Giả sử một năm là khoảng thời gian mà doanh nghiệp sử dụng để đo lường. Trong năm qua, năm nhân viên đã rời công ty sau chưa đầy một năm làm việc. Tổng số người bạn đã thuê trong khoảng thời gian đó là 20. 

Tỷ lệ tuyển mới hỏng = số nhân viên mới đã rời khỏi tổ chức trong khoảng thời gian / số nhân viên mới trong cùng khoảng thời gian đó x 100% = 5/20 x 100% = 25%

Chi phí tuyển dụng mới bị lãng phí là 25%. Điều đó có nghĩa là 1/4 nhân viên mới đã rời đi trong năm đầu tiên làm việc.

Lưu ý: Các công ty đang phát triển nhanh sẽ có số lượng nhân viên mới tăng “ảo” (số lượng nhân viên mới tăng đáng kể so với năm ngoái). Do đó, Tỷ lệ tuyển mới hỏng có thể bị sai lệch và không chính xác. Điều này có thể được giải quyết bằng cách lấy số người đủ điều kiện làm ‘người mới thuê’ mỗi tháng chia cho số lượng nhân viên mới trung bình trong cùng khoảng thời gian đó.

Có thể nói, theo dõi Tỷ lệ tuyển mới hỏng thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định về nhân sự chính xác dựa trên dữ liệu hiện có, từ đó có phương án điều chỉnh nhằm quản trị nhân sự hiệu quả.

Làm thế nào để giảm Tỷ lệ tuyển mới hỏng?

1. Điều chỉnh yêu cầu tuyển dụng 

Một trong những lý do hàng đầu khiến nhân viên mới nghỉ việc sớm là sự không phù hợp giữa tin tuyển dụng ban đầu với các kỹ năng cần thiết và nhiệm vụ mà họ phải thực hiện.

Vì thế, để hạn chế tối đa tình trang các ứng viên không đủ tiêu chuẩn ứng cử vào vị trí công việc, hãy đảm bảo tin tuyển dụng được đăng tải là chính xác và minh bạch nhằm. Bộ phận tuyển dụng và và các quản lý của từng team cần tuyển mới nên thảo luận cùng nhau để lên danh sách các yêu cầu mà từng vị trí tuyển dụng cần đáp ứng (chuyên môn, kỹ năng…) đồng thời cùng chia sẻ các thông tin liên quan đến văn hóa của doanh nghiệp (chính sách lương thưởng, chế độ, đãi ngộ và phong cách ăn mặc…). Doanh nghiệp có thể chia sẻ video mô tả “một ngày làm việc cụ thể” cho các vị trí công việc ở công ty, nhằm giúp các ứng viên hiểu rõ hơn về một ngày làm việc tại công ty sẽ như thế nào. 

Để tránh gây hiểu lầm cho ứng viên, những người thực hiện phỏng vấn cũng phải trung thực về vai trò, thời gian làm việc và khối lượng công việc, mức lương và phúc lợi.

2. Quản lý kỳ vọng ngay từ đầu

48% nhân viên bỏ việc vì công việc không như họ mong đợi. Quản lý kỳ vọng của nhân viên là cách đơn giản nhất để giảm tỷ lệ tuyển mới hỏng của doanh nghiệp. Trong quá trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự và người quản lý trực tiếp cần truyền đạt những khía cạnh tích cực và tiêu cực của công việc. Người quản lý có thể thu thập những thông tin về quá trình làm việc từ các nhân viên hiện tại, đồng thời ghi chú ra những nội dung về các nhiệm vụ quan trọng mà một nhân viên thực hiện trong một tuần hoặc tháng. Việc quản lý kỳ vọng của ứng viên sẽ giúp doanh nghiệp lọc nhân viên một cách hiệu quả, từ đó hạn chế tình trạng bỏ vì lý do công việc hoặc văn hóa công ty không phù hợp.

3. Đánh giá các kỹ năng và năng lực liên quan

Sơ yếu lý lịch có thể là một nguồn thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp đáng giá sự phù hợp của ứng viên nhưng chưa đủ. Để đảm bảo tìm được các ứng viên phù hợp, doanh nghiệp thực hiện các bài đánh giá, task thường gặp trong công việc, bài kiểm tra tính cách. Nói cách khác, việc chuẩn bị kỹ lưỡng trong quá trình lựa chọn sẽ cung cấp cho người tuyển dụng thêm thông tin về ứng viên, liệu họ có phù hợp với vai trò ứng tuyển hay không. Ví dụ: nếu bạn đang làm việc trong ngành bán lẻ và cần thuê một trợ lý bán hàng, thì ứng viên bạn cần tìm phải là người có kỹ năng trong dịch vụ khách hàng. Bạn có thể sử dụng bài đánh giá mô phỏng dịch vụ khách hàng để đánh giá kỹ năng chăm sóc khách hàng của ứng viên. Cuối cùng, hãy kết hợp việc kiểm tra lý lịch và tài liệu tham khảo để đưa ra quyết định tuyển dụng phù hợp.

4. Tìm kiếm sự phù hợp về văn hóa công ty

Để đánh giá các ứng viên liệu có phù hợp với văn hóa công ty hay không , điều quan trọng là người tuyển dụng phải hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp của mình và loại nhân viên mà bạn muốn thu hút. Hay nói cách khác, văn hóa công ty sẽ có ảnh hưởng đến việc một nhân viên mới sẽ hòa nhập và gắn bó với môi trường làm việc của họ như thế nào.

Do đó, người tham gia tuyển dụng cần phải đánh giá các ứng viên dựa trên chính hành vi, cách làm việc và thái độ của họ đối với văn hóa làm việc hiện có của công ty hoặc một nền văn hóa mới mà bạn đang cố gắng tạo ra. 

Một trong những cách đơn giản nhất là khuyến khích các nhân viên hiện tại giới thiệu ứng viên cho công ty. Ví dụ: bạn chia hoa hồng hoặc một lợi ích nào đó cho nhân viên nếu như người ứng viên mà họ giới thiệu được tuyển dụng. Ngoài ra, đặt những câu hỏi liên quan đến hành vi và phong cách làm việc nhóm trong quá trình phỏng vấn để có được cái nhìn sâu sắc về tính cách của ứng viên.

5. Minh bạch về cơ hội nghề nghiệp

Thiếu cơ hội phát triển trong nghề nghiệp cũng dẫn đến tình trạng nghỉ ngang của nhân viên mới cao hơn thông thường. Giả sử công ty không hỗ trợ phát triển các mục tiêu nghề nghiệp cho nhân viên và cũng không vạch ra con đường thăng tiến rõ ràng, họ sẽ tìm một môi trường khác phù hợp hơn.

Do đó, doanh nghiệp chia sẻ về các cơ hội phát triển nghề nghiệp ngay trong khâu tuyển dụng. Trong trường hợp, vị trí tuyển dụng không có nhiều khả năng để thăng tiến, doanh nghiệp cũng cần thẳng thắn chia sẻ với ứng viên. Các nhà quản lý cần đóng vai trò là người hỗ trợ cho nhân viên trong việc giúp họ hiểu được năng lực của bản thân và cần cải thiện ở đâu để thăng tiến trong sự nghiệp. Bạn cũng nên thông báo về khả năng luân chuyển công việc nếu có nhằm giúp nhân viên tự tin hơn về giá trị của bản thân và cống hiến nhiều hơn.

6. Chú trọng quá trình onboard

Giai đoạn chuẩn bị thường sẽ mang lại sự hào hứng cho các nhân viên trước ngày đầu tiên đi làm. Đó chính xác là những gì doanh nghiệp cần làm. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay sẽ chọn cách phát một cuốn sổ tay cho nhân viên hoặc cấp đồng phục khi bắt đầu làm việc.

Tuy nhiên để tạo sự khác biệt cho tổ chức của mình với các đối thủ cạnh tranh và tạo ấn tượng tuyệt vời với những nhân viên mới, bạn có thể gửi một video chào mừng hoặc một tin nhắn từ người quản lý trực tiếp. Ngoài ra, để giúp cho những nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với công ty, doanh nghiệp cần đầu tư vào quá trình onboard. Một chương trình onboarding được đầu tư kỹ lưỡng sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với công việc, môi trường và gắn kết với các thành viên khác trong nhóm. 

7. Hỗ trợ sau tuyển dụng

Việc hỗ trợ không nên chỉ dừng lại sau quá trình onboard, bộ phận nhân sự nên tiếp tục theo dõi và kiểm tra các nhân viên mới theo định kỳ để đảm bảo họ nhận được những công cụ cần thiết trong suốt quá trình làm việc.

Đảm bảo người quản lý giao cho nhân viên mới những nhiệm vụ có ý nghĩa và thử thách họ với những dự án hấp dẫn. Chủ động đưa ra hướng dẫn khi cần thiết, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng để tăng cường sự tự tin, song song với thảo luận về con đường sự nghiệp trong thời gian tới.

8. Xây dựng môi trường làm việc năng động, tích cực

Một nền văn hóa hòa nhập và đa dạng là điều quan trọng để giúp đảm bảo cho những nhân viên mới có thể cảm thấy thoải mái và mong muốn gắn bó lâu dài với công ty. Các hành vi thiên vị hoặc bắt nạt, kết bè kết phái trong văn phòng có thể tác động tiêu cực đến tinh thần làm việc của nhân viên. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách phúc lợi thời gian làm việc linh hoạt, bảo hiểm y tế, quà tặng hoặc nghỉ có lương vào ngày sinh nhật,…  nhằm giúp nhân viên làm việc hiệu quả vui vẻ và gắn bó hơn.

9. Yêu cầu những nhân viên liên tục phản hồi về công việc

Người quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự cần thường xuyên hỏi nhân viên mới về trải nghiệm của họ tại nơi làm việc và yêu cầu họ phản hồi khi cần. Trả lời khảo sát hoặc nói chuyện trực tiếp sẽ giúp bạn hiểu rõ hiệu suất làm việc của nhân viên, liệu họ có đang gặp khó khăn gì, thiếu kỹ năng gì để giúp hoàn thành công việc tốt hơn. 

10. Thực hiện đào tạo nâng cao kỹ năng

Cơ hội phát triển trong sự nghiệp là điều mà mọi nhân viên đều kỳ vọng khi gia nhập môi trường làm việc mới. Sau khi đánh giá cũng như thực hiện đào tạo nhập môn, doanh nghiệp cần xây dựng các khóa đào tạo giúp nhân viên không ngừng hoàn thiện kỹ năng, năng lực chuyên môn, để họ có thể tiến xa hơn trong sự nghiệp. Hiện nay, việc sử dụng hệ thống LMS MGE giúp doanh nghiệp số hóa tài liệu giảng dạy, tái sử dụng nhiều lần vừa đảm bảo nâng cao năng lực của nhân sự mới, vẫn tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Tỷ lệ tuyển mới hỏng là thước đo Nhân sự quan trọng để theo dõi nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Việc tính toán và làm giảm Tỷ lệ tuyển mới hỏng có thể cải thiện quy trình tuyển dụng và giới thiệu của công ty, từ đó tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giúp cho nhân viên cảm thấy hạnh phúc và gắn bó hơn. Hi vọng với những kiến thức quản trị nhân sự được chia sẻ trong bài viết này, doanh nghiệp có thể tính toán và có sự điều chỉnh chính sách tuyển dụng, đào tạo nhằm tăng tỷ lệ giữ chân. Để tìm hiểu thêm về kiến thức quản trị nhân sự cũng như cách đẩy mạnh đào tạo trong doanh nghiệp với hệ thống đào tạo trực tuyến MGE, liên hệ ngay với MangoAds để được tư vấn, hỗ trợ.