Hệ thống quản lý học tập (LMS) là lưu trữ và quản trị chương trình eLearning. Do đó, việc lựa chọn ứng dụng phù hợp với nhu cầu là điều rất quan trọng. Trong bài viết dưới đây, MGE sẽ cung cấp những tiêu chí cần xét trước khi xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến
Các tiêu chí cần quan tâm khi xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến
Hiện nay, nhiều tổ chức và cơ sở giáo dục mong muốn xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến cho trung tâm, nhằm đem lại việc học hiệu quả cho nhân viên/sinh viên. Vì vậy, LMS đang ngày càng được quan tâm và cải tiến nhiều tính năng vượt trội hơn.
Hãy cùng MGE tìm hiểu 10 tiêu chí quan trọng cần trước khi triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến.
1. Xác định nhu cầu học
Bạn cần định hướng rõ ràng về kiến thức người dùng mong đợi đạt được vào cuối khóa học. Ví dụ, trung tâm muốn xây dựng 1 khóa học về lập trình cơ bản cho những người mới bước chân vào code, trung tâm sẽ cần những tính năng như đăng ký tài khoản, điều hướng qua các bài học khác, làm quiz, thiết lập bộ đếm thời gian, hiển thị tiến trình khóa học, cấp giấy chứng nhận,….
Hình 1: Xác định nhu cầu học của người dùng
Trong khi với các khóa học thanh nhạc, trung tâm cần phải quan tâm đến sự tương tác giữa học viên và người hướng dẫn. Khi xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến cho trung tâm thanh nhạc, LMS sẽ cần các tính năng hỗ trợ khả năng upload các bài tập dạng âm thanh.
Thêm vào đó, không phải lúc nào người học cũng trực tuyến để truy cập khóa học. Trung tâm nên cung cấp tính năng download tài liệu (dạng pdf, mp3, mp4…) nhằm giúp học viên vẫn có thể truy cập vào tài liệu học theo hình thức offline. Nhìn chung, thấu hiểu về nhu cầu học tập là điều tối quan trọng.
2. Mobile first
Sự phát triển của công nghệ đã thay đổi cách mọi người tiếp cận tri thức. Thay vì dành hàng giờ liền ngồi thư viện nghiên cứu, mọi người tìm kiếm thông tin, cập nhật kiến thức mới mọi lúc mọi nơi, trên chính chiếc điện thoại. Hầu hết người học thích đăng nhập vào hệ thống học tập bằng mobile hơn những nền tảng chỉ chỉ giới hạn ở desktop hoặc laptop. vì thế các trung tâm nên suy nghĩ đến mobile first khi xây dựng xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến. Bởi nếu hệ thống chỉ hoạt động khi truy cập bằng máy tính, trung tâm có thể mất một số lượng người học tiềm năng trong hệ thống học tập của mình.
Hình 2: LMS thân thiện với mobile giúp tiếp cận nhiều học viên tiềm năng hơn
3. Dễ dàng tích hợp
Người dùng LMS có thể làm việc song song trên nhiều nền tảng khác. Do đó, các tính năng tích hợp như Đăng nhập một lần (SSO) và webhook (tính năng giúp cập nhật các event trong thời gian thực, cho phép tự động thông báo và gửi dữ liệu từ event cụ thể trên website). SSO cho phép người dùng truy cập LMS với cùng thông tin xác thực trên các ứng dụng khác.
Nếu trung tâm dự định liên kết LMS với các nền tảng social như Twitter, Facebook, Linkedin và ứng dụng trò chơi, đây sẽ là giải pháp hữu hiệu để mở rộng phạm vi học viên.
4. Cơ cấu định giá
Ngân sách đóng một vai trò rất quan trọng trong việc lựa chọn nền tảng LMS. Việc so sánh các LMS trên cơ sở chính sách định giá sẽ không khả thi vì các tham số có sự khác biệt. Ví dụ, nhiều LMS áp dụng giá dựa trên tính năng, trong khi nhiều hệ thống được định giá dựa trên số lượng người dùng.
Hình 3: Các LMS có thể có những mức giá khác nhau
MGE sẽ liệt kê các cơ cấu định giá điển hình để trung tâm tham khảo:
- Đăng ký hàng tháng/hàng năm
- Cấp phép trọn đời
- Giới hạn trên ngưỡng với số lượng người dùng hoặc content
- Định giá trên mỗi người dùng
Vì thế trung tâm cần xác định chính xác các khoản phí ẩn, phí phát sinh có thể có, hoặc các gói dịch vụ đi kèm.
>>> Chuyển đổi số – Con đường tất yếu của các trung tâm đào tạo
5. Loại bỏ các tính năng không mong muốn
Một trong những tiêu chí quan trọng khi xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến cho trung tâm là dự đoán được những nhu cầu sử dụng trong tương lai. Tuy nhiên, nếu trung tâm không sử dụng hoặc chưa định hướng nhu cầu mở rộng trong tương lai, một LMS có quá nhiều tính năng cao cấp sẽ gây lãng phí công sức và tiền bạc. Thay vào đó, trung tâm nên tập trung khai thác tối đa chức năng của hệ thống để đạt được mục tiêu đào tạo một cách hiệu quả.
Một LMS quá phức tạp sẽ có thể tạo ấn tượng tiêu cực với người dùng. Các chức năng khó thao tác dễ gây nhiều sự nhầm lẫn và mất tập trung trong việc học. LMS nhiều tính năng phức tạp sẽ đòi hỏi nhiều kinh nghiệm sử dụng hơn, hoặc chi phí cố định gia tăng cho việc tạo và bảo trì LMS.
Có những ý kiến trái chiều xoay quanh việc nên chọn một hệ thống thân thiện với người dùng nhưng ít tính năng, hay sử dụng một LMS linh hoạt hơn dù không thân thiện với người dùng. Để có những lựa chọn đúng đắn, trung tâm nên tham khảo và so sánh kỹ lưỡng hai trường hợp này. Tuy nhiên, xét về tổng thể, yếu tố đơn giản vẫn cần được chú trọng nhất.
6. Tương thích content
Content chính là nền tảng của LMS, và tất cả tính năng khác đều được cung cấp xoay quanh content đó. Vì vậy, việc trung tâm truyền tải đúng loại content tại đúng thời điểm sẽ quyết định đến mức độ hiệu quả của khóa học. Ví dụ, content trực quan được dùng để thể hiện chủ đề rõ ràng, dễ hiểu hơn. Trong khi đó, trình bày content vắn tắt bằng slide (to-the-point slideshows) giúp truyền đạt thông tin chính xác.
Hình 4: Xác định content phù hợp trước khi chọn LMS
Có thể thấy, mỗi định dạng sẽ có những yêu cầu khác nhau, nên trước hết bạn cần xác định loại content cụ thể.
Content có thể bao gồm tài liệu Word, Excel, Powerpoint, video, bản ghi âm hay:
- Quiz
- Khảo sát
- Giấy chứng nhận
Sau khi sàng lọc được loại content mong muốn, trung tâm sẽ dễ dàng tìm ra một LMS cụ thể tương thích với content đó.
7. Phân tích và báo cáo
Tính năng phân tích & báo cáo là điều cơ bản cần xem xét khi lựa chọn một LMS. Nó cung cấp những insight về hiệu suất của người học và hiệu quả của khóa học.
Bên cạnh đó, tính năng này hỗ trợ trung tâm đánh giá xu hướng học tập của người dùng. Trung tâm có thể tham khảo báo cáo chi tiết về quiz và theo dõi mức độ tham gia của người học online. Thông qua kết quả, bạn sẽ biết được lượng thời gian họ dành cho một bài học cụ thể hoặc số lần hoàn thành quiz.
Hình 5: LMS cần cung cấp tính năng phân tích & báo cáo
Có những cách phân loại báo cáo như sau:
- Báo cáo khóa học: Thời khóa biểu, Ghi danh, Đánh giá
- Báo cáo Người dùng: Người dùng đang hoạt động, Hoạt động đăng nhập, Tiến độ của người dùng, So sánh hiệu suất
- Tổ chức đào tạo: Hoàn thành báo cáo khóa học theo địa điểm hoặc theo đợt, Giấy chứng nhận, Chương trình giảng dạy
Hơn thế nữa, bạn có thể lên lịch tạo báo cáo tự động (hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng) và kết quả được gửi vào hộp thư đến của bạn.
8. Hỗ trợ khách hàng
Triển khai LMS có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/24 là điều cần thiết. Có như vậy, trung sẽ được giải quyết nhanh chóng những vấn đề liên quan trong quá trình thiết lập, sử dụng và bảo trì hệ thống.
Hình 6: Bạn nên lựa chọn các LMS có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/24
Những phương tiện hỗ trợ khách hàng phổ biến là chat online, email và hotline. Ngoài ra còn có những hình thức hỗ trợ dựa trên kiến thức (như thông tin trợ giúp, video hướng dẫn cài đặt hệ thống). Sự sẵn sàng tư vấn và kiến thức chuyên môn của bộ phận hỗ trợ thể hiện thái độ tôn trọng với khách hàng. Khi triển khai hệ thống quản lý học tập MGE, trung tâm sẽ nhận được sự hỗ trợ mọi lúc nhằm đảm bảo nền tảng vận hành trơn tru trong suốt quá trình sử dụng
9. Tính bảo mật và đáng tin cậy
Một LMS cần đảm bảo tính bảo mật của content và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người dùng. Trung tâm cần kiểm tra các giao thức mã hóa và bảo mật nào được triển khai trong LMS. Tường lửa và SSL là những yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc thắt chặt an ninh mạng.
Hình 7: Tính bảo mật là điều quan trọng đối với mọi tổ chức
Về mức độ tin cậy của LMS, trung tâm có thể đánh giá thông qua downtime (khoảng thời gian mà người dùng không thể truy cập vào một website cụ thể), quản lý khẩn cấp (disaster management) và các kế hoạch dự phòng. LMS uy tín sẽ không “bỏ rơi” người dùng trong thời điểm học tập quan trọng. Hệ thống đào tạo trực tuyến MGE được tích hợp bảo mật 3 lớp, lưu giữ dữ liệu trên đám mây bảo vệ bản quyền nội dung bài giảng cũng như tính ổn định và khả năng backup khi cần thiết.
>>> Trải nghiệm người dùng – Yếu tố quan trọng khi chuyển đổi số cho mô hình đào tạo
10. Giá trị về sau
Khi xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến cho trung tâm, trung tâm cần tính đến khả năng nâng cấp thường xuyên của LMS
Với phiên bản hiện tại của LMS, trung tâm xem xét khả năng hệ thống đáp ứng các thay đổi, quy trình và thời gian thiết lập các phiên bản mới, mức độ tương thích ngược và chi phí bổ sung để mở rộng các tính năng trong tương lai.
Nếu bạn vẫn băn khoăn tìm kiếm 1 hệ thống LMS phù hợp cho trung tâm, MGE là sự lựa chọn phù hợp. Nó cung cấp một giải pháp all-in-one mà một LMS cần có, giao diện trực quan, thân thiện với người dùng, tính bảo mật cao, đảm bảo sự ổn định. Ngoài ra, MGE còn tích hợp blog chuẩn SEO cũng như app đa nền tảng giúp việc quảng bá thương hiệu, truy cập thuận tiện.
Liên hệ ngay với MGE để tìm hiểu cách hệ thống LMS mang đến những lợi ích gì cho trung tâm.
