Để duy trì được trong ngành, học tập là một phần không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Việc xây dựng văn hóa học tập khuyến khích, hỗ trợ và trao quyền được xem là phương án hữu hiệu để thích ứng với môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Ban điều hành doanh nghiệp (CEB), một công ty con của Gartner, định nghĩa văn hóa học tập là “một nền văn hóa hỗ trợ tư duy cởi mở, tìm kiếm kiến thức độc lập và học tập dựa trên sự chia sẻ. Tất cả nhằm hướng tới sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức”. Để có có được văn hóa học tập chất lượng, doanh nghiệp cần thích ứng, học hỏi không ngừng, và trang bị các kỹ năng mới và công nghệ tiên tiến. Cùng tìm hiểu cách xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp hiện nay.
Tại sao cần xây dựng văn hóa học tập từ xa cho nhân viên?
Sau COVID-19, do sự chuyển đổi trong lực lượng lao động và doanh nghiệp, mô hình học tập đã có sự thay đổi. Hầu hết nhân viên đang làm việc từ xa, điều này đòi hỏi phòng ban L&D (Học tập và Phát triển – một bộ phận trong công ty thường trực thuộc phòng nhân sự) phải thay đổi chiến lược của mình để đảm bảo việc học tập cho mọi người và duy trì văn hóa tinh gọn. Vì sự an toàn của nhân viên, các buổi học trực tiếp có thể không thực hiện được hoặc sẽ bị hạn chế trong một khoảng thời gian khá dài. Bên cạnh đó, vì sự thiếu hiểu biết có thể tạo ra chi phí cao, các doanh nghiệp đều không muốn nhân viên thiếu hụt kỹ năng và mất cơ hội học tập.
Vì vậy, học online trở thành giải pháp để đào tạo và duy trì xây dựng năng lực của nhân viên. Khi họ chuyển sang hình thức làm việc từ xa, điều này yêu cầu thiết kế các khóa học và content digital sao cho hấp dẫn, phù hợp, chính xác và dễ dàng truy cập. Thách thức đối với phòng ban L&D là truyền thụ văn hóa học tập cho nhân viên trong giai đoạn này.
Phòng ban L&D cần truyền tải văn hóa học tập thu hút, hấp dẫn khi nhân viên làm việc từ xa
Làm thế nào bạn có thể đảm bảo đào tạo hoặc phát triển văn hóa học tập cho nhân viên từ xa trong một môi trường học online? Hãy cùng MGE tìm hiểu chi tiết trong phần sau.
>>> 10 cách biến việc học trở thành một phần văn hóa doanh nghiệp
>>> Làm sao để xây dựng thói quen học tập tại nơi công sở?
Cách xây dựng văn hóa học tập từ xa
Học tập kết hợp
Mỗi nhân viên có trạng thái tinh thần, công việc và thể chất khác nhau. Do đó, nếu bạn cung cấp một quy mô đào tạo áp dụng chung cho mọi người, điều này có thể không phù hợp và đòi hỏi sự linh hoạt. Nhiều doanh nghiệp đang tập trung vào việc kết hợp giữa học tập đồng bộ và không đồng bộ, nhằm tạo ra trải nghiệm học tập tùy chỉnh tốt hơn cho nhân viên của mình.
Học đồng bộ là đào tạo theo thời gian biểu với nhiều người học cùng một lúc. Nó có thể là một buổi học online diễn ra trong một khoảng thời gian cụ thể, có người hướng dẫn để đào tạo nhóm bán hàng về cách quảng cáo hấp dẫn, thu hút khách. Còn với học không đồng bộ, đây là hình thức đào tạo tự thực hiện, trong đó nhân viên có quyền tự do chọn thời gian cá nhân để truy cập nội dung, đánh giá và hoàn thành khóa học trong thời gian nhất định mà không ảnh hưởng đến kết quả công việc của họ. Ví dụ: học online/học theo video thông qua MGE có hỗ trợ Q&A online.
Có thể thấy, phương pháp kết hợp là giải pháp hiệu quả trong môi trường học tập từ xa, tạo điều kiện để có được trải nghiệm học tập tốt hơn (LX) cho nhân viên của mình.
Học tập kết hợp tạo nên tính linh hoạt về quy mô đào tạo khi nhân viên không thể gặp nhau trực tiếp vì đại dịch
Sử dụng hệ thống & công cụ học tập dễ sử dụng
Công nghệ đóng vai trò trong việc cung cấp phương pháp học tập online, vì nó chỉ có thể tiếp cận nhân viên từ xa thông qua hệ thống và nền tảng học tập. Nếu một công ty có sẵn Hệ thống quản lý học tập, thì phải có một thư viện tổng hợp content có giao diện thân thiện với người dùng và dễ truy cập từ mọi thiết bị ở mọi lúc, nhằm hỗ trợ công việc với hiệu suất cao.
LMS cũng có thể tự động hóa quy trình mời người tham dự theo tiêu chuẩn, liên kết đến webinar/podcast, chỉ định khóa học và theo dõi kết quả. Tùy thuộc vào mục tiêu học tập và đối tượng mục tiêu, bạn có thể chọn các nền tảng hội nghị và webinar như Zoom, Microsoft Teams, Google Meetings,… Ngoài ra, bạn có thể đào tạo E-learning hoặc cung cấp video hướng dẫn cho nhân viên cách sử dụng các nền tảng hoặc MGE. Bên cạnh đó, các tài nguyên và liên kết của đào tạo theo lịch trình hoặc self-paced (hình thức cho phép người dùng tự điều chỉnh lịch học) phải có sẵn mọi lúc, mọi nơi và mọi thiết bị như mobile, laptop hoặc desktop. Nguyên nhân vì trong giai đoạn này – khi nhân viên gặp nhiều khó khăn để hòa nhập giữa công việc và cuộc sống, tính linh hoạt của việc học là rất quan trọng.
>>> Hệ thống đào tạo nhân sự LMS có thể xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực như thế nào?
Thiết kế giảng dạy cho học tập ảo
Với hình thức đào tạo tại chỗ, content và sự tương tác cá nhân tạo nên hiệu quả tuyệt vời. Tuy nhiên, chúng không có tác dụng tương tự trong một lớp học online. L&D cần thiết kế lại các giải pháp học tập từ xa cho nhân viên để phù hợp với mục tiêu học tập của cá nhân và doanh nghiệp. Bạn nên thực hiện một cuộc khảo sát hoặc thăm dò online để biết được nhu cầu học tập của nhân viên là gì? Làm thế nào họ giải quyết các vấn đề công việc? Họ tìm kiếm trợ giúp để giải quyết đó như thế nào? Họ có sở thích truyền tải digital nào? Có thể thấy, điều quan trọng là phải xác định những yếu tố thúc đẩy nhân viên truy cập thông tin.
Thực hiện tái thiết kế giải pháp đào tạo từ xa, nhằm phù hợp với mục tiêu học của cá nhân và doanh nghiệp
- Hãy cập nhật content/khóa học/chương trình hiện tại để việc đào tạo được xem như một công cụ hỗ trợ hiệu suất.
- Chia nhỏ khóa đào tạo thành nhiều phần (microlearning) để nhân viên dễ dàng tiếp thu, học tập xuyên suốt quá trình làm việc.
- Phương thức truyền tải phải được lựa chọn kỹ lưỡng dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng khác nhau, khả năng sử dụng công nghệ và nhóm tuổi của nhân viên. Ví dụ: bạn nên sử dụng nền tảng social media đối với Gen Z (những người sinh từ 1997 – 2012) hơn Gen X (sinh từ năm 1965 – 1980).
- Tiến hành đánh giá online về trình độ năng lực của từng nhân viên. Từ đó phân bổ đào tạo dựa trên kiến thức và chuyên môn hiện tại của họ. Ai đã có kiến thức cơ bản sẽ chuyển sang trình độ nâng cao, và vẫn có quyền truy cập vào content cơ bản nếu muốn. Ngoài ra, ở mọi cấp độ trong khóa đào tạo, bạn phải cung cấp giá trị gia tăng cho người học.
- Mức độ phù hợp với nhân viên: Bạn nên chú trọng 03 yếu tố chính trong việc giáo dục cho người lớn (Adult learning) – Tự chủ, Làm chủ và Mục đích khi học online. Nâng cao kỹ năng, đào tạo lại kỹ năng và kỹ năng đa chức năng ( cross-functional skilling) là chiến lược sống còn trong đại dịch và cả sau này.
- Với sự cô lập do đại dịch, nhân viên muốn học tập gắn bó hơn dưới dạng tiếp xúc xã hội/cá nhân. Content hấp dẫn, trực quan và hiển thị thông tin dạng infographic, slide, video, animation, chat box, phiên ngắn (breakout session),… giúp khả năng học tập hiệu quả. Bạn có thể kiểm tra sự tham gia và kiến thức trong mỗi phiên thông qua các cuộc thăm dò, bài tập, quiz, game hóa (gamification),
Xây dựng cộng đồng để học hỏi: Khuyến khích các nhóm, đội hoặc cộng đồng ảo – nơi có những chuyên gia về chủ đề cụ thể trong công ty có thể truyền đạt thông tin qua video, bài post, mẹo nhỏ, buổi tư vấn cho học viên có nhu cầu. Khi học hỏi từ các đồng nghiệp, mọi người sẽ tham gia học tập và cộng tác. Nguyên nhân vì đồng nghiệp là một phần của tổ chức và họ hiểu doanh nghiệp ở mức độ ngang nhau.
Chiến dịch học tập
Bộ phận L&D có thể tạo chiến dịch cho nhân viên bằng cách làm Marketing, truyền tải về tầm quan trọng của việc học ngay cả khi làm việc từ xa. Tại sao họ cần lấp đầy sự thiếu hụt về kỹ năng để cải thiện chất lượng hiệu suất?
Để giải quyết những xung đột về tình trạng nhân viên ưu tiên công việc hơn học tập, L&D nên nhấn mạnh cơ sở lý luận đằng sau việc học tập nhiều hơn nữa để thăng tiến trong sự nghiệp. Thông qua đó, nhân viên sẽ hình thành nhận thức, củng cố thông điệp và tạo ra những thay đổi hành vi để phát triển thói quen học tập.
L&D cần truyền tải tầm quan trọng của việc học để truyền động lực cho nhân viên tham gia khóa đào tạo thường xuyên
Ngoài ra, bạn có thể thu hút người học thông qua: một thông báo email lặp lại hoặc các video đào tạo nhấn mạnh mức độ liên quan, tính khẩn cấp, content, lợi ích tiềm năng, kết quả mong muốn, chức năng hỗ trợ hiệu suất với các liên kết đến content trên LMS và các chương trình online. Thông qua nhiều kênh khác nhau, nhân viên sẽ được thúc đẩy quay lại nền tảng học tập thường xuyên và đạt được những thay đổi về hành vi.
Tương tự, để nhân viên cải thiện việc học mỗi ngày, bạn có thể tạo các phiên họp hoặc khảo sát online phi chính thức để thảo luận về nhu cầu học tập, ưu tiên phương pháp truyền tải nào, ý tưởng content và feedback về chương trình đào tạo hiện có.
Hỗ trợ từ các manager
Không chỉ bộ phận L&D, một văn hóa học tập được xây dựng dựa trên sự tham gia hỗ trợ của nhân viên, manager và nhà lãnh đạo. Lãnh đạo có nhiều trách nhiệm trong việc khuyến khích/thúc đẩy các cơ hội học tập để đạt hiệu suất tốt hơn. Để làm được điều này, họ thể hiện sự đồng cảm đồng thời xem xét tình hình hiện tại của nhân viên. Trải nghiệm học tập hiệu quả hay không sẽ phụ thuộc vào một người lãnh đạo có sự vững tâm, cởi mở để xem xét các ý tưởng mới và thử nghiệm, đặt câu hỏi và chấp nhận rủi ro. Điều sẽ hình thành thái độ coi trọng đào tạo của nhân viên.
Nhà lãnh đạo đóng góp một phần trách nhiệm trong việc xây dựng nền văn hóa học tập từ xa cho nhân viên
Một nhà lãnh đạo có thể xem như nhà cố vấn – người cung cấp feedback mang tính xây dựng và thúc đẩy mong muốn có được các mục tiêu tự học phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Một người có tư duy tốt sẽ nêu bật các cá nhân và nhóm làm việc trên các nền tảng social hoặc giao tiếp nội bộ. Ngoài ra, họ tạo động lực cho nhân viên bằng cách trao chứng nhận hoàn thành khóa học như một cách khen thưởng theo hình thức digital.
Tuy nuôi dưỡng văn hóa học tập cho nhân viên từ xa là một thách thức, nhưng điều này không đồng nghĩa với việc bạn không thể làm gì. Một chiến lược học tập được thiết kế tốt với sự hỗ trợ của lãnh đạo, phương pháp luận và công nghệ phù hợp có thể giúp duy trì văn hóa học tập liên tục trong môi trường học online. Tạo ra một quá trình học tập cá nhân hóa, kết hợp và gắn kết có thể nâng cao trải nghiệm học tập của nhân viên từ xa và thúc đẩy họ thường xuyên quay lại nền tảng học tập MGE như một công cụ hỗ trợ hiệu suất. Nếu doanh nghiệp có tư duy phát triển và đầu tư vào việc xây dựng văn hóa tinh gọn, họ sẽ tạo ra một lực lượng lao động từ xa sẵn sàng cho công việc trong tương lai, khi cuộc sống trở lại bình thường mới.
Hy vọng với những chia sẻ của MGE, doanh nghiệp bạn có thể duy trì hiệu quả văn hóa học tập trong môi trường online. Chúc các bạn thành công!
