Doanh nghiệp nên triển khai hệ thống e-learning hay đào tạo trực tiếp như truyền thống?

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, triển khai hệ thống e-learning trong doanh nghiệp đang trở thành xu hướng. Tuy nhiên, liệu hình thức này có thực sự thay thế được đào tạo trực tiếp hay không vẫn là một câu hỏi lớn. Hãy cùng phân tích chi tiết ưu, nhược điểm của từng phương pháp và tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

1. Ưu điểm của triển khai hệ thống e-learning đối với doanh nghiệp

Đào tạo trực tuyến đã mang lại một số lợi ích rõ ràng, đặc biệt trong môi trường kinh doanh hiện đại, nơi mà sự linh hoạt và hiệu quả là yếu tố then chốt.

1.1. Tiết kiệm chi phí và thời gian

Lợi thế lớn nhất của triển khai hệ thống e-learning so với đào tạo trực tiếp chính là khả năng tiết kiệm đáng kể về chi phí và thời gian. Cụ thể:

• Không cần thuê địa điểm: Đào tạo trực tuyến loại bỏ hoàn toàn nhu cầu thuê phòng học, hội trường hay cơ sở vật chất. Điều này đặc biệt có lợi cho những khóa đào tạo dài hạn hoặc cần tổ chức tại nhiều địa điểm khác nhau. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, việc không phải thuê địa điểm đào tạo giúp tiết kiệm một khoản chi phí lớn.
• Giảm chi phí đi lại và lưu trú: Với đào tạo trực tuyến, nhân viên không cần di chuyển đến địa điểm học, giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí về đi lại, ăn ở cho cả nhân viên và người giảng dạy. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc ở xa.
• Tiết kiệm thời gian: Đào tạo trực tuyến giúp doanh nghiệp tổ chức các khóa học một cách linh hoạt, không bị ràng buộc bởi thời gian cố định. Nhân viên có thể tự học theo lịch trình của mình mà không làm ảnh hưởng đến công việc hàng ngày. Điều này giúp doanh nghiệp triển khai các khóa học nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Giảm chi phí tài liệu: Tài liệu đào tạo trực tuyến có thể được chia sẻ dễ dàng qua hệ thống, không cần in ấn. Khi cần cập nhật nội dung, chỉ cần chỉnh sửa tài liệu trên hệ thống, nhân viên có thể tiếp cận ngay lập tức mà không phải tái bản hay in lại.

1.2. Linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh nội dung

Một trong những điểm mạnh khác của triển khai hệ thống e-learning là khả năng điều chỉnh và cá nhân hóa nội dung một cách dễ dàng. Điều này mang lại nhiều lợi ích:

• Tùy chỉnh nội dung theo nhu cầu của từng nhóm nhân viên: Thay vì một chương trình đào tạo cố định và thống nhất cho tất cả nhân viên, e-learning cho phép doanh nghiệp xây dựng các khóa học đặc thù dành riêng cho từng bộ phận, chức năng hay vị trí công việc cụ thể. Ví dụ, một khóa học dành cho bộ phận kinh doanh có thể tập trung vào kỹ năng bán hàng, trong khi bộ phận kỹ thuật sẽ được đào tạo các kiến thức chuyên môn sâu hơn về sản phẩm hoặc công nghệ.
• Linh hoạt về thời gian học: Một trong những thách thức lớn nhất của đào tạo trực tiếp là việc phải đồng bộ hóa thời gian của tất cả nhân viên. Điều này thường gây ra sự chậm trễ hoặc lãng phí thời gian khi phải đợi đủ người tham gia. Hệ thống e-learning cho phép nhân viên học theo tiến độ cá nhân, bất cứ khi nào có thời gian rảnh, không bị áp lực phải hoàn thành khóa học trong một thời gian ngắn. Điều này đặc biệt phù hợp với những nhân viên có lịch trình làm việc bận rộn, thường xuyên phải di chuyển hoặc có trách nhiệm đa nhiệm.
• Dễ dàng cập nhật nội dung: Trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là các ngành liên quan đến công nghệ hoặc quy trình làm việc phức tạp, nội dung đào tạo cần được cập nhật liên tục để theo kịp những thay đổi. Hệ thống e-learning cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh và cập nhật nội dung đào tạo mà không cần tổ chức lại từ đầu các khóa học trực tiếp. Nhân viên có thể tiếp cận ngay với những thay đổi này, đảm bảo rằng họ luôn nắm vững những thông tin mới nhất mà không phải chờ đợi khóa học mới.

1.3. Triển khai trên quy mô lớn và đa quốc gia

Với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa, triển khai hệ thống e-learning là giải pháp tối ưu nhất. Hình thức này cho phép:

Với sự phát triển toàn cầu hóa và nhu cầu đào tạo nhân viên ở nhiều địa điểm khác nhau, hệ thống e-learning là giải pháp lý tưởng để doanh nghiệp mở rộng quy mô đào tạo mà không gặp phải rào cản địa lý.

• Đào tạo đồng thời số lượng lớn nhân viên: Một trong những lợi thế đáng kể của e-learning là khả năng tổ chức đào tạo cho hàng trăm, thậm chí hàng nghìn nhân viên cùng một lúc mà không bị giới hạn về không gian hay nguồn lực giảng dạy. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hóa quy trình đào tạo cho những chương trình quan trọng, yêu cầu sự tham gia của đông đảo nhân viên.
• Phạm vi toàn cầu: Đối với các doanh nghiệp đa quốc gia hoặc có nhiều chi nhánh trải dài ở các khu vực địa lý khác nhau, e-learning là phương pháp đào tạo tối ưu. Thay vì phải tổ chức các khóa học tại mỗi quốc gia hoặc yêu cầu nhân viên di chuyển, hệ thống e-learning cho phép truyền đạt kiến thức và quy trình làm việc cho tất cả nhân viên bất kể họ đang làm việc ở đâu. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất trong quá trình đào tạo, không phân biệt vùng miền.

>>> Xem thêm: 5 lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp áp dụng LMS vào doanh nghiệp

2. Hạn chế của triển khai hệ thống e-learning so với đào tạo trực tiếp

Dù hệ thống e-learning mang lại nhiều lợi ích, vẫn còn một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi quyết định áp dụng hoàn toàn hình thức này.

2.1. Thiếu sự tương tác trực tiếp

Đào tạo trực tuyến có một điểm yếu lớn là không thể tái tạo hoàn toàn mức độ tương tác trực tiếp giữa giảng viên và học viên như trong các buổi đào tạo trực tiếp. Cụ thể:

• Khó khăn trong việc giải đáp tức thì: Trong các khóa học trực tiếp, người học có thể dễ dàng đặt câu hỏi và nhận được phản hồi ngay lập tức. Điều này giúp họ nắm bắt rõ hơn các khía cạnh khó hiểu. Với đào tạo trực tuyến, việc này có thể bị gián đoạn, làm giảm hiệu quả học tập.
• Thiếu sự giao tiếp và gắn kết: Sự gắn kết giữa nhân viên và giảng viên, cũng như giữa các học viên với nhau trong quá trình học trực tiếp, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa học tập và chia sẻ kinh nghiệm trong doanh nghiệp. Đào tạo trực tuyến, với đặc thù là học qua màn hình, không thể tạo ra những kết nối này một cách tự nhiên.

2.2. Khó phát triển kỹ năng mềm và làm việc nhóm

Trong môi trường doanh nghiệp, kỹ năng mềm và làm việc nhóm đóng vai trò quan trọng trong hiệu suất làm việc. Triển khai hệ thống e-learning gặp nhiều thách thức khi phải phát triển những kỹ năng này. Những hạn chế bao gồm:

• Không thể mô phỏng tình huống thực tế: Kỹ năng mềm như lãnh đạo, giao tiếp, giải quyết xung đột đòi hỏi phải được thực hành thông qua các tình huống thực tế. Đào tạo trực tuyến nếu triển khai không đúng cách hoặc hiệu qủa thì thường dẫn đến trường hợp chỉ tập trung vào lý thuyết và không cung cấp đủ môi trường tương tác thực tiễn cho nhân viên rèn luyện.
• Khó tổ chức các hoạt động nhóm: Đào tạo trực tiếp thường có các hoạt động nhóm, bài tập thực hành để khuyến khích sự hợp tác và làm việc cùng nhau. Trong khi đó, hệ thống e-learning chỉ cho phép tương tác qua các nền tảng công nghệ, gây khó khăn trong việc tạo ra một môi trường làm việc nhóm đối với một số.

3. Khi nào nên chọn đào tạo trực tuyến thay vì đào tạo trực tiếp?

Ngày nay, việc lựa chọn giữa triển khai hệ thống e-learning hay đào tạo trực tiếp không phải lúc nào cũng rõ ràng. Tuy nhiên, dựa trên mục tiêu đào tạo và điều kiện cụ thể, bạn có thể áp dụng một trong hai phương pháp hoặc kết hợp cả hai để tối ưu hóa hiệu quả.

3.1. Triển khai hệ thống e-learning sẽ là lựa chọn tối ưu khi:

• Chi phí và thời gian là mối quan tâm hàng đầu: Nếu doanh nghiệp của bạn cần triển khai đào tạo cho số lượng lớn nhân viên, hoặc nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau, e-learning sẽ giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Không cần thuê địa điểm, giảm thiểu chi phí đi lại, lưu trú và tiết kiệm thời gian tổ chức các buổi học.
• Nội dung đào tạo mang tính lý thuyết hoặc định kỳ: Các khóa học như kiến thức cơ bản, quy trình an toàn, cập nhật về quy định mới rất thích hợp để áp dụng e-learning. Hình thức này không chỉ tiện lợi mà còn cho phép nhân viên học theo tiến độ riêng, không gây áp lực về thời gian.
• Cần sự linh hoạt: Trong trường hợp doanh nghiệp có lịch trình làm việc bận rộn hoặc nhân viên thường xuyên di chuyển, e-learning mang lại sự linh hoạt tuyệt vời. Nhân viên có thể học bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu mà không bị ảnh hưởng đến công việc chính.

3.2. Đào tạo trực tiếp sẽ phù hợp hơn khi:

• Phát triển kỹ năng mềm và tương tác cao: Nếu mục tiêu đào tạo là xây dựng kỹ năng mềm, khả năng làm việc nhóm hoặc kỹ năng lãnh đạo, đào tạo trực tiếp sẽ hiệu quả hơn. Môi trường tương tác trực tiếp giúp học viên dễ dàng trao đổi, thảo luận và thực hành các tình huống thực tế.
• Yêu cầu sự kết nối và đồng bộ: Đào tạo trực tiếp tạo điều kiện cho sự gắn kết giữa các học viên và giảng viên, điều mà e-learning khó có thể thay thế hoàn toàn. Điều này quan trọng với những doanh nghiệp muốn xây dựng tinh thần đoàn kết, gắn bó trong đội ngũ nhân viên.

>>> Xem thêm: 6 yêu cầu về một nền tảng đào tạo trực tuyến mà doanh nghiệp cần có

MGE – Giải pháp toàn diện khắc phục các hạn chế nỗi lo cho doanh nghiệp

MGE là hệ thống mạng nội bộ toàn diện, giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả những hạn chế khi triển khai hệ thống e-learning. Các doanh nghiệp thường lo ngại về việc thiếu sự tương tác trực tiếp, khó phát triển kỹ năng mềm và phụ thuộc vào công nghệ. Tuy nhiên, MGE cung cấp những tính năng mạnh mẽ để khắc phục những thách thức này.

Trước hết, MGE đảm bảo sự kết nối liên tục và tương tác chặt chẽ giữa các thành viên thông qua các công cụ như chat nhóm, hội thảo video và diễn đàn thảo luận. Nhờ đó, nhân viên và giảng viên có thể dễ dàng trao đổi thông tin, thảo luận và giải đáp thắc mắc, tương tự như trong các buổi đào tạo trực tiếp, giúp cải thiện sự tương tác và gắn kết.

Bên cạnh đó, MGE hỗ trợ các hoạt động nhóm trực tuyến và cung cấp môi trường mô phỏng để rèn luyện kỹ năng mềm. Nhân viên có thể thực hành làm việc nhóm, giao tiếp, và giải quyết vấn đề, đảm bảo họ có thể phát triển các kỹ năng quan trọng.

Cuối cùng, MGE cung cấp các công cụ quản lý tài liệu và theo dõi tiến độ học tập, giúp giám sát quá trình đào tạo một cách minh bạch và hiệu quả. Hệ thống này giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, đánh giá kết quả học tập và điều chỉnh kịp thời, đồng thời giảm thiểu sự cố kỹ thuật khi vận hành đào tạo trực tuyến.

MGE – Mạng xã hội nội bộ chuyên đào tạo cho doanh nghiệp

Kết luận

Hệ thống e-learning mang đến nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, linh hoạt về thời gian và khả năng đào tạo quy mô lớn. Tuy nhiên, các hạn chế như thiếu sự tương tác trực tiếp và khó phát triển kỹ năng mềm vẫn tồn tại. MGE, với hệ thống mạng nội bộ toàn diện, không chỉ khắc phục những thách thức này mà còn tăng cường tính minh bạch, kết nối và thúc đẩy văn hóa học tập trong doanh nghiệp.

Hãy liên hệ ngay với MGE để khám phá giải pháp mạng nội bộ giúp doanh nghiệp của bạn triển khai hệ thống e-learning hiệu quả, minh bạch và toàn diện!

>>> Xem thêm: Những điều bạn nên biết về hệ thống ELearning trong đào tạo