Mách bạn 5 công cụ quản lý thời gian siêu chất để “ngưng bận sấp mặt”

Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng quan trọng trong công việc và cuộc sống, đặc biệt đối với những người luôn bận rộn. Với nhịp sống ngày càng nhanh và khối lượng công việc ngày càng nhiều, việc sắp xếp thời gian hợp lý không chỉ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn mà còn giảm bớt căng thẳng, tăng năng suất và tạo cơ hội để tận hưởng cuộc sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tối ưu hóa thời gian của mình. Bài viết này sẽ giới thiệu 5 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả giúp người bận rộn kiểm soát công việc và cuộc sống một cách thông minh và nhẹ nhàng hơn.

1. Bullet Journal – Hệ thống ghi chép tối ưu hóa công việc

Bullet Journal là một trong những phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng rất hiệu quả. Phương pháp này giúp bạn tổ chức và ghi chép công việc theo cách khoa học, từ đó giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và lập kế hoạch một cách chủ động. Được giới thiệu lần đầu bởi nhà thiết kế Ryder Carroll vào năm 2013, Bullet Journal không chỉ là một cuốn sổ ghi chú đơn thuần mà còn là một hệ thống linh hoạt có thể được cá nhân hóa phù hợp với nhu cầu của từng người.

1.1. Lợi ích của Bullet Journal trong quản lý thời gian

Điểm mạnh của Bullet Journal nằm ở tính linh hoạt và đơn giản. Bạn chỉ cần một cuốn sổ và một cây bút để có thể bắt đầu lập kế hoạch cho từng ngày, từng tuần, thậm chí từng tháng. Mỗi ngày, bạn sẽ liệt kê ra những công việc quan trọng nhất cần hoàn thành, và theo dõi chúng trong suốt ngày làm việc. Điều này giúp bạn không bị lạc hướng hay sao nhãng bởi những nhiệm vụ không quan trọng.

Bên cạnh đó, Bullet Journal là một công cụ quản lý thời gian giúp bạn phát triển kỹ năng tự giác và ý thức trách nhiệm với những công việc được giao. Bằng việc ghi chép lại những gì đã hoàn thành và chưa hoàn thành, bạn có thể dễ dàng nhìn nhận lại bản thân sau một khoảng thời gian nhất định, từ đó điều chỉnh cách làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.

1.2. Hướng dẫn bắt đầu với Bullet Journal

Để bắt đầu với Bullet Journal, bạn hãy phân chia cuốn sổ thành ba phần chính: hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng.

• Nhóm hằng ngày: Liệt kê những nhiệm vụ quan trọng nhất cần thực hiện trong ngày, không nên quá 5 nhiệm vụ để tránh tình trạng kiệt sức. Khi hoàn thành nhiệm vụ nào, bạn chỉ cần đánh dấu lại. Điều này tạo cảm giác thỏa mãn và giúp bạn theo dõi công việc một cách trực quan.
• Nhóm hằng tuần: Đây là nơi bạn đánh giá lại tuần làm việc của mình, xem xét những công việc nào chưa hoàn thành, và lên kế hoạch cho tuần tiếp theo.
• Nhóm hằng tháng: Ghi lại những thành tựu đã đạt được, những mục tiêu cho tháng mới và các nhiệm vụ dài hạn mà bạn muốn hướng tới.

Phương pháp này có thể đòi hỏi thời gian ban đầu để làm quen, nhưng một khi bạn đã hình thành thói quen, Bullet Journal sẽ trở thành một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý thời gian.

2. Eat That Frog – Công cụ quản lý thời gian để vượt qua sự trì hoãn

“Eat That Frog” là một công cụ quản lý thời gian nổi tiếng của Brian Tracy, một trong những bậc thầy về kỹ năng phát triển bản thân. Ý tưởng chính của phương pháp này xuất phát từ câu nói nổi tiếng của Mark Twain: “Nếu điều đầu tiên bạn làm vào buổi sáng là ăn một con ếch sống, cả ngày của bạn sẽ không có gì tệ hơn thế”. “Con ếch” ở đây tượng trưng cho nhiệm vụ khó khăn và quan trọng nhất trong ngày.

2.1. Tầm quan trọng của việc xử lý công việc khó khăn trước

Brian Tracy khuyến khích rằng mỗi buổi sáng, bạn nên bắt đầu bằng việc hoàn thành nhiệm vụ khó khăn và quan trọng nhất, tức là “ăn con ếch”. Lý do là vì khi hoàn thành những công việc này, bạn sẽ cảm thấy tự tin và thoải mái hơn để xử lý những công việc còn lại. Ngược lại, nếu trì hoãn hoặc né tránh chúng, bạn sẽ bị áp lực tâm lý cả ngày, dễ dẫn đến sự mất tập trung và kém hiệu quả.

Ví dụ, nếu bạn có một báo cáo quan trọng cần hoàn thành, hãy làm ngay khi bắt đầu ngày làm việc thay vì để nó đến cuối ngày. Khi nhiệm vụ khó khăn nhất được giải quyết, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm và dễ dàng hơn để hoàn thành các nhiệm vụ khác.

2.2. Cách phân loại và ưu tiên công việc theo Eat That Frog – Công cụ quản lý thời gian để vượt qua sự trì hoãn

Để áp dụng phương pháp này, trước tiên bạn cần chia công việc thành 5 loại:

• Loại A: Những việc cực kỳ quan trọng, cần phải hoàn thành ngay lập tức, nếu không sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc và cuộc sống.
• Loại B: Những việc nên làm, nếu không hoàn thành thì người khác có thể không hài lòng.
• Loại C: Những việc có thể làm để làm hài lòng người khác nhưng không gây hậu quả nghiêm trọng nếu không làm.
• Loại D: Những việc có thể giao cho người khác làm để bạn có thêm thời gian cho công việc quan trọng hơn.
• Loại E: Những việc có thể loại bỏ mà không ảnh hưởng đến kết quả công việc.

Khi đã chia công việc theo mức độ ưu tiên, hãy tập trung hoàn thành các nhiệm vụ loại A trước tiên. Đây là một công cụ quản lý thời gian đảm bảo rằng bạn luôn giải quyết được những công việc quan trọng nhất trước khi bị các nhiệm vụ không cần thiết làm phân tâm.

>>> Xem thêm: 4 cách vượt qua áp lực công việc, giúp bạn cân bằng cuộc sống

3. Get Things Done – Phân nhỏ công việc để hoàn thành nhanh chóng

Get Things Done (GTD) là một phương pháp quản lý thời gian được phát triển bởi David Allen, với trọng tâm là chia nhỏ các nhiệm vụ thành các bước cụ thể và dễ thực hiện. Phương pháp này giúp bạn đối phó với những nhiệm vụ lớn và phức tạp bằng cách thực hiện từng bước nhỏ, từ đó giảm bớt áp lực và tăng hiệu quả công việc.

3.1. Quy trình của phương pháp GTD

GTD bao gồm 4 bước cơ bản:

1. Ghi lại: Ghi lại tất cả những công việc mà bạn cần làm, không phân biệt lớn hay nhỏ. Đây là bước đầu tiên khi sử dụng công cụ quản lý thời gian.
2. Phân tách: Chia nhỏ các công việc thành những nhiệm vụ cụ thể và dễ thực hiện. Ví dụ, thay vì ghi “hoàn thành dự án”, bạn có thể chia ra thành “liên hệ với đối tác”, “thu thập tài liệu”, “viết báo cáo”…
3. Sắp xếp: Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành.
4. Theo dõi: Luôn theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo bạn luôn có ít nhất một nhiệm vụ quan trọng trong danh sách công việc hàng ngày.

3.2. Ưu điểm của việc phân nhỏ nhiệm vụ

Một trong những ưu điểm lớn nhất của phương pháp GTD là giúp bạn giảm bớt nỗi lo lắng khi phải đối mặt với những công việc lớn và phức tạp. Khi chia nhỏ chúng ra thành những bước dễ thực hiện, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn để bắt đầu và hoàn thành từng phần của công việc. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp bạn theo dõi tiến độ một cách chi tiết, từ đó cải thiện khả năng quản lý công việc và thời gian một cách hiệu quả.

4. Nguyên lý 80/20 – Tập trung vào hiệu quả cao nhất

Nguyên lý 80/20, hay còn được gọi là nguyên lý Pareto, là một trong những nguyên lý nổi tiếng nhất trong quản lý thời gian và công việc. Theo nguyên lý này, 80% đầu ra là kết quả của 20% đầu vào. Điều này có nghĩa là bạn cần tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao nhất để đạt hiệu quả tối ưu, và sử dụng các công cụ quản lý thời gian phù hợp có thể giúp bạn thực hiện điều đó.

4.1. Cách áp dụng nguyên lý 80/20 để tối ưu năng suất

Để áp dụng nguyên lý này, trước hết bạn cần xác định những công việc nào mang lại nhiều giá trị nhất. Chẳng hạn, trong một danh sách 10 nhiệm vụ, chỉ có 2 nhiệm vụ là thực sự quan trọng và có khả năng ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc. Vì vậy, thay vì cố gắng hoàn thành tất cả, bạn nên tập trung hoàn thành 2 nhiệm vụ quan trọng nhất trước. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả và tối ưu hóa năng suất.

4.2. Ví dụ thực tế về nguyên lý 80/20 trong công việc

Ví dụ, nếu bạn là người quản lý dự án, 20% khách hàng chính có thể đóng góp đến 80% doanh thu. Vì vậy, hãy dành nhiều thời gian hơn để chăm sóc và phát triển mối quan hệ với những khách hàng này thay vì dành quá nhiều thời gian cho những công việc ít mang lại giá trị. Sử dụng các công cụ quản lý thời gian sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hiệu quả hơn. Áp dụng nguyên lý này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

>>> Xem thêm: 13 cách quản lý thời gian hiệu quả nhất trong công việc

5. Pomodoro – Phương pháp tập trung trong từng khoảng thời gian ngắn

Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian được phát minh bởi Francesco Cirillo, sử dụng nguyên lý chia nhỏ thời gian làm việc thành những phiên ngắn gọi là “pomodoro”, mỗi phiên kéo dài từ 20 đến 25 phút.

5.1. Cách thức hoạt động của Pomodoro

Trong một phiên Pomodoro, bạn sẽ làm việc liên tục trong khoảng 25 phút, sau đó nghỉ ngắn từ 3 đến 5 phút. Sau khi hoàn thành 4 phiên Pomodoro, bạn sẽ có một khoảng nghỉ dài hơn từ 15 đến 20 phút. Mục tiêu của phương pháp này là giúp bạn duy trì sự tập trung cao độ trong suốt quá trình làm việc, đồng thời đảm bảo cơ thể và não bộ được nghỉ ngơi đầy đủ. Pomodoro là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

5.2. Lợi ích của việc chia nhỏ thời gian làm việc

Việc chia nhỏ thời gian làm việc giúp bạn giảm bớt cảm giác mệt mỏi và căng thẳng, đồng thời duy trì hiệu suất cao trong suốt ngày làm việc. Ngoài ra, các khoảng nghỉ ngắn giữa các phiên Pomodoro giúp bạn thư giãn, giải tỏa căng thẳng, và chuẩn bị tinh thần cho những công việc tiếp theo. Pomodoro cũng giúp bạn quản lý tốt hơn các yếu tố gây sao nhãng như email, cuộc gọi điện thoại hay thông tin từ mạng xã hội, đảm bảo rằng bạn luôn duy trì sự tập trung vào công việc chính.

MGE là một hệ thống mạng nội bộ toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng văn hóa học tập và chia sẻ kiến thức hiệu quả. Hệ thống sẽ cung cấp nhiều tính năng nổi bật như chia sẻ thông tin, tổ chức các khóa đào tạo nội bộ, và xây dựng diễn đàn thảo luận, giúp tăng cường sự tương tác giữa nhân viên. Và như MGE đã đưa đến bạn, quản lý thời gian là một kỹ năng thiết yếu trong cuộc sống hiện đại, đặc biệt đối với những người luôn bận rộn.

>>> Xem thêm: Hệ thống đào tạo nội bộ dành cho doanh nghiệp của MGE

Việc làm chủ thời gian không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn giảm bớt căng thẳng và cải thiện chất lượng cuộc sống. Mỗi phương pháp đều mang lại những lợi ích riêng và giúp bạn tối ưu hóa thời gian một cách thông minh. Hãy thử áp dụng các phương pháp này và tìm ra cách phù hợp nhất cho bản thân bạn. Đừng quên rằng việc sử dụng công cụ quản lý thời gian đúng cách sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất và đạt được sự cân bằng trong công việc và cuộc sống.

>>> Xem thêm: 8 công cụ giúp quản lý thời gian mà nhà quản lý cần biết