Trong kỷ nguyên công nghệ số bùng nổ, khối lượng công việc ngày càng tăng khiến các nhà quản lý phải đối mặt với nhiều áp lực, đặc biệt là quản lý nhân sự làm quen với chuyển đổi xu hướng mới của thế giới. Để giải quyết vấn đề này, kỹ năng quản lý nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Hãy để chúng tôi bật mí bí quyết giúp bạn giảm thiểu 50% gánh nặng công việc thông qua việc áp dụng kỹ năng giao việc hiệu quả.
Bí quyết giao việc hiệu quả để đào tạo nhân sự
Kỹ năng giao việc trong môi trường công sở là gì?
Kỹ năng giao việc là một trong những kỹ năng mềm quan trọng trong việc đào tạo nhân sự mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần có. Nó là khả năng xác định, phân chia và giao nhiệm vụ, trách nhiệm và công việc cho bản thân và đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới một cách hiệu quả. Nhờ có kỹ năng giao việc tốt. Hơn nữa, nó còn là chìa khóa then chốt giúp các nhà quản lý và cá nhân tổ chức, phân chia và giao nhiệm vụ, trách nhiệm và công việc một cách hiệu quả
>>> Xem thêm: Tổng hợp các cách quản lý nhân sự hiệu quả
Lợi ích to lớn của kỹ năng giao việc hiệu quả
Tăng năng suất cho nhân viên, giảm tải công việc cho quản lý tổ chức trong công việc
Khi công việc được phân chia hợp lý và giao cho người có năng lực phù hợp, mỗi cá nhân sẽ tập trung cao độ, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Giao nhiệm vụ cho đúng người, phù hợp với từng sở trường của từng nhân sự giúp tránh tình trạng lãng phí thời gian. Ngoài ra, làm việc có tổ chức, thực hiện theo quy trình và có kế hoạch sẽ góp phần thúc đẩy tính chuyên nghiệp nâng tầm văn hóa doanh nghiệp của một tổ chức.
Thay vì ôm đồm tất cả mọi việc, nếu nhà quản lý phân bổ công việc hợp lý có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Điều này giúp nhà quản lý có thêm thời gian để theo dõi tiến độ công việc.
Thúc đẩy sự phát triển và động lực làm việc, khả năng gắn kết của nhân viên
Khi được giao cơ hội nhân viên sẽ được trau dồi kỹ năng, phát triển bản thân và nâng cao năng lực chuyên môn. Cũng là tiền đề để đánh giá năng lực của nhân viên, tiền đề cho việc xét duyệt thăng tiến trong tương lai.
Làm việc cùng nhau, có nhiều sự giao tiếp trong công việc sẽ giúp cho tình đồng nghiệp trở nên gắn kết hơn, thấu hiểu phong cách làm việc của nhau, rút kinh nghiệm cho những lần hợp tác hỗ trợ tiếp theo. Điều này làm cho nội bộ doanh nghiệp trở nên gắn kết bền chặt hơn bởi chính những nhân sự trong công ty, từ đó mà hiệu suất công việc cũng được cải thiện và thúc đẩy.
Giảm tải công việc cơ bản cho nhà quản lý
6 Bước trong quy trình giao việc hiệu quả cho nhân viên
Bằng cách thực hiện quy trình giao việc hiệu quả, nhà quản lý có thể tối ưu hóa năng lực của nhân viên, nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển chung của tổ chức. Tuy nhiên, quy trình giao việc cần được linh hoạt áp dụng tùy theo từng trường hợp cụ thể. Thế nên, tham khảo 6 bước để có thể đạt được tối ưu hiệu quả mà kỹ năng giao việc mang lại cho doanh nghiệp của bạn
6 Bước trong quy trình giao việc hiệu quả cho nhân viên
Bước 1: Xác định khối lượng công việc chi tiết, cụ thể
Xác định rõ ràng mục tiêu, yêu cầu và phạm vi của công việc cần giao là bước đầu để thực hiện một quy trình hiệu quả. Chia nhỏ khối lượng công việc thành các phần thực hiện theo tính chất các phòng ban hoặc tính chất đặc thù của công việc, tùy thuộc vào từng ngành sẽ có những thay đổi nhất định. Phân tích kỹ năng, kinh nghiệm và sở thích của nhân viên để lựa chọn người phù hợp nhất cho từng phần việc. Từ đó mà dễ quản lý và phù hợp với năng lực của từng cá nhân.
Bước 2: Lựa chọn nhân sự phù hợp với năng lực
Đánh giá và chọn người có năng lực, kinh nghiệm và sở thích phù hợp với công việc được giao. Nếu như là công việc hoàn toàn mới và chưa có nhân sự nào có kinh nghiệm, có thể lựa chọn theo kinh nghiệm theo tính chất công việc, đồng hành cùng nhân sự để theo dõi và hỗ trợ nhân sự. Cân nhắc đến khả năng sẵn sàng, thời gian và mức độ ưu tiên của từng cá nhân dành cho công việc và dự án. Tham khảo ý kiến và mong muốn của nhân viên về việc mong muốn phát triển của họ trong việc, dựa vào đó để đánh giá được nhu cầu nhân sự trong quá trình thực hiện các dự án.
>> Xem thêm: Gợi ý cách quản lý nhân sự đa thế hệ hiệu quả cho doanh nghiệp
Bước 3: Phân quyền cho cấp dưới hợp lý trong các bộ phận
Ủy quyền cho cấp dưới thực hiện những công việc phù hợp với năng lực và vị trí của họ, cũng như để họ có cơ hội thử sức và cơ sở để đánh giá năng lực của ban quản lý. Cung cấp cho cấp dưới đầy đủ thông tin, quyền hạn và nguồn lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc tốt nhất, khuyến khích sự sáng tạo của nhân sự trong một số ngành nghề nhất định. Một khi đã giao việc thì tin tưởng vào khả năng của cấp dưới là điều cần thiết, và tạo điều kiện để họ phát huy năng lực bản thân.
Bước 4: Truyền đạt cụ thể và cung cấp tài nguyên hỗ trợ
Truyền đạt rõ ràng mục tiêu, yêu cầu, thời hạn và các nguồn lực cần thiết cho công việc. Và cần sự xác nhận thông tin từ nhân viên để nắm rõ họ đã hiểu và có thể thực hiện công việc. Sử dụng phương thức giao tiếp cởi mở mình bạch phù hợp với văn hóa công ty, ví dụ như trao đổi trực tiếp, email, hoặc họp nhóm. Khuyến khích sự giao tiếp hai chiều, trao đổi giữa Trưởng dự án và nhân viên. Cung cấp hướng dẫn và tài liệu cần thiết, đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ công việc được giao và sẵn sàng bắt đầu thực hiện.
Bước 5: Theo dõi và kiểm tra tiến độ
Lập kế hoạch theo dõi tiến độ công việc cụ thể và thường xuyên. Ngoài ra, theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công việc theo định kỳ, để phát hiện sớm những vấn đề tiềm ẩn và hỗ trợ nhân viên kịp thời. Duy trì giao tiếp thường xuyên để cập nhật tình hình và giải đáp thắc mắc. Ban lãnh đạo nên gặp gỡ định kỳ với nhân viên sau khi kết thúc các dự án để cập nhật tình hình, giải quyết mâu thuẫn khó khăn nếu có và hỗ trợ họ vượt qua các rào cản. Điều chỉnh kế hoạch hoặc mục tiêu công việc khi cần thiết để đảm bảo phù hợp với thực tế.
Bước 6: Đánh giá kết quả và cung cấp phản hồi
Đánh giá kết quả thực hiện công việc theo tháng/quý/năm dựa trên các tiêu chí đã đề ra trước đó, cần chắc chắn nhân sự cũng nắm rõ các tiêu chí này để tránh mâu thuẫn trong quá trình nhận xét. Ban lãnh đạo cần cung cấp phản hồi cụ thể, chi tiết và mang tính xây dựng cho nhân viên. Khen ngợi những thành tích đạt được và khuyến khích nhân viên tiếp tục phát huy năng lực. Bên cạnh đó có thể xác định những điểm cần cải thiện và đề xuất giải pháp để giúp nhân viên nâng cao hiệu quả công việc trong tương lai.
Rào cản thường gặp khiến nhà quản lý giao việc không hiệu quả
Một số trở ngại phổ biến
Việc giao việc hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý gặp phải những trở ngại khiến họ giao việc không hiệu quả, dẫn đến những hậu quả tiêu cực như: lãng phí thời gian, nguồn lực, giảm sút tinh thần và hiệu quả công việc của nhân viên. Sau đây là một số rào cản thường gặp ở các tổ chức
Rào cản thường gặp khiến nhà quản lý giao việc không hiệu quả
Thiếu kỹ năng giao tiếp
Nhà quản lý không thể truyền đạt rõ ràng mục tiêu, yêu cầu và kỳ vọng của mình đối với nhân viên. Việc sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, thiếu súc tích khiến nhân viên bối rối trong việc tiếp nhận thông tin, hiểu sai yêu cầu công việc, dẫn đến sai sót và lãng phí thời gian. Kỹ năng lắng nghe còn kém khiến nhà quản lý không nắm bắt được ý kiến, thắc mắc và khó khăn của nhân viên, dẫn đến việc nhân viên nhanh nản ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Thiếu sự tin tưởng
Nhà quản lý không tin tưởng, có hành động nghi ngờ vào khả năng của nhân viên, dẫn đến việc kiểm soát quá mức, phụ trách mọi khía cạnh công việc nhỏ nhất. Việc thiếu tin tưởng khiến nhân viên cảm thấy nản lòng, thiếu động lực và không thể phát huy hết tiềm năng của bản thân. Môi trường làm việc thiếu tin tưởng có thể dẫn đến mâu thuẫn, chia rẽ và ảnh hưởng đến tinh thần chung của tập thể.
Thiếu sự phân quyền
Nhà quản lý tập trung mọi quyền hạn về mình, ôm đồm tất cả mọi việc, thay vì ủy quyền cho cấp dưới, dùng thời gian cho việc đưa ra chiến lược cho công ty, việc này cũng tùy thuộc vào mức độ quy mô của các công ty. Ngoài ra, việc thiếu sự phân quyền khiến nhà quản lý quá tải công việc, xin ra những tâm lý tức giận, ảnh hưởng bầu không khí trong môi trường công sở. Điều đó còn gây ra việc. Hơn thế là cấp dưới cũng không có cơ hội phát triển bản thân, trau dồi kỹ năng và năng lực lãnh đạo khi không được giao trọng trách. Nhân viên không nhận được giá trị lợi ích cho quá trình thăng tiến của mình, khiến họ dễ dàng từ bó gắn bó với công ty trong thời gian dài.
MGE – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp
Tại MGE, chúng tôi mong muốn và cam kết cung cấp hệ thống thông tin nội bộ, thúc đẩy văn hoá chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm trong Doanh nghiệp, hỗ trợ xây dựng văn hoá doanh nghiệp lành mạnh. Hệ thống của chúng tôi được thiết kế với những tính năng cung cấp giải pháp trong quy trình quản lý, lưu trữ dữ liệu, tuyển dụng nhân sự, xây dựng cộng đồng chia sẻ kiến thức và môi trường làm việc chuyên nghiệp .
MGE- Giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp
MGE bao gồm các chức năng:
Phân quyền theo cấp nhân viên
Cấp quyền và phân chia chi tiết cho nhân viên theo phòng ban và mức độ (junior, senior, leader) để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả trong công việc. Dễ dàng vô hiệu hóa tài khoản khi nhân viên nghỉ việc để đảm bảo an toàn dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp. Nhờ vậy, hệ thống quản lý nhân sự của chúng tôi mang đến sự an toàn, linh hoạt và đáp ứng tốt nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin lưu trữ
Tạo lập, lưu trữ và quản lý tài liệu dễ dàng với giao diện trực quan, dễ dàng thao tác khi mới sử dụng lần đầu. Bên cạnh đó, duy trì sự ngăn nắp và truy xuất thông tin nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Hệ thống quản lý tài liệu thông minh giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý tài liệu hiệu quả, an toàn và dễ dàng truy cập.
Kiến trúc thông tin tốt giúp phân nhóm tin tức và tài liệu rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm thông qua chức năng search, thuận tiện tìm kiếm những thông tin trong nội bộ. Nhờ vậy, nhân viên có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Đăng tải thông tin nhanh chóng
Hỗ trợ post tin tức và bài viết nhanh chóng, giúp chia sẻ thông tin kịp thời và hiệu quả. Đăng tải kiến thức qua các liên kết YouTube giúp truyền tải thông tin một cách sinh động và thu hút. Hệ thống quản lý nhân sự của chúng tôi giúp doanh nghiệp chia sẻ thông tin nội bộ một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.
Hỗ trợ post và ghim tin nhắn quan trọng để đảm bảo những thông tin cần thiết luôn ở vị trí dễ thấy. Do đó, nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt thông tin quan trọng và thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Cộng đồng thảo luận
Tạo diễn đàn thảo luận, nhóm cộng đồng và Q&A để thúc đẩy sự tương tác và trao đổi kiến thức giữa các nhân viên. Nhờ vậy,, nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau một cách chủ động, chia sẻ kinh nghiệm và giải quyết những vấn đề chung một cách hiệu quả.
Cập nhật tin tức tự động
Tính năng thu thập tin tự động cập nhật liên tục tin tức mới về thương hiệu, giúp nhân viên luôn cập nhật thông tin mới nhất. Tin tức chỉ dành cho nội bộ đọc để đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin. Từ đó, nhân viên có thể nắm bắt thông tin mới nhất về doanh nghiệp và ngành nghề của mình.
Hỗ trợ trực tuyến và FAQ
Hệ thống hỏi đáp và hỗ trợ trực tuyến giúp nhân viên giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Kèm theo FAQ và hướng dẫn sử dụng chi tiết để hỗ trợ nhân viên sử dụng hệ thống một cách dễ dàng. Nhân viên từ đó, có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết và giải quyết vấn đề mà không cần phải chờ đợi lâu.
Thu thập ý kiến
Tính năng khảo sát ẩn danh giúp thu thập ý kiến và đề xuất từ nhân viên một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và phát triển sản phẩm mới.
Bảo mật thông tin
Hệ thống phân quyền truy cập giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp có thể hạn chế quyền truy cập thông tin cho từng nhân viên dựa trên vai trò và chức vụ của họ.
Nhờ vậy, quyền riêng tư của nhân viên được đảm bảo và thông tin của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn.
>>> Tham khảo: Giải pháp xây dựng văn hoá và truyền thông nội bộ doanh nghiệp của MGE
Kết
Giảm tải 50% khối lượng công việc cho quản lý không chỉ giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ chiến lược quan trọng hơn mà còn mở ra cơ hội phát triển toàn diện cho đội ngũ nhân viên. Bằng cách sử dụng hiệu quả các bí quyết giao việc, quản lý sẽ nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời xây dựng môi trường làm việc tích cực, gắn kết và thúc đẩy sáng tạo. Bắt đầu triển khai những phương pháp này ngay hôm nay để thấy được sự thay đổi rõ rệt trong công việc và tạo động lực phát triển bền vững cho tổ chức của bạn. Hãy theo dõi MGE để cập nhật các bài viết mới nhất nhé.
