Bí quyết quản lý nhân viên làm việc kém hiệu quả?

Mọi doanh nghiệp đều hi vọng sở hữu đội ngũ nhân sự chất lượng, cùng nhau cống hiến và đóng góp cho sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp giống như 1 xã hội thu nhỏ sẽ có những nhân viên giỏi, đồng thời tồn tại các cấp dưới làm việc kém hiệu quả. Những nhân sự kém này có thể trở thành một trong những thách thức lớn của vấn đề quản trị nguồn nhân lực, nếu không giải quyết sớm vấn đề có thể tạo ra hiệu ứng lan tỏa ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của toàn doanh nghiệp. Bài viết dưới đây của MGE sẽ giúp các nhà quản lý tìm hiểu nguyên nhân cũng như giải pháp quản lý và hỗ trợ các nhân viên làm việc kém hiệu quả nhằm thay đổi họ theo hướng tốt hơn, hạn chế tối đa tác động xấu đến hiệu suất tổng thể. 

Dấu hiệu nhận biết một nhân viên làm việc kém hiệu quả

Một nhân viên làm việc kém hiệu quả thường có chất lượng công việc thấp dưới mức yêu cầu. Ngoài ra, họ còn có những biểu hiện như:

• Không thực hiện các nhiệm vụ được giao.
• Có hành vi gây rối, tiêu cực hoặc không thể chấp nhận được.
• Không tuân thủ các quy tắc, thủ tục hoặc chính sách của công ty.

Sở hữu đội ngũ nhân viên có năng suất làm việc cao là điều cần thiết giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh. Trái lại, những người làm việc kém hiệu quả có thể gây ra tác động xấu đến hiệu quả hoạt động của công ty:

• Năng suất giảm: Một nhân viên làm việc kém hiệu quả sẽ không đáp ứng được sản lượng mà vị trí của họ yêu cầu. Công việc có thể bị trễ hoặc không được hoàn thành, điều này có thể buộc các thành viên khác trong nhóm phải cùng nhau hỗ trợ để hoàn thành công việc đúng hạn.
• Chất lượng công việc giảm sút: Nhân viên có năng suất kém sẽ không thể cho ra những sản phẩm chất lượng, từ đó khiến cho khách hàng và đối tác có ấn tượng không tốt về công ty.
• Tinh thần và sự hợp tác giữa các nhân viên giảm sút: Nhân viên có hiệu suất làm việc kém là nguyên nhân gây ra sự bực bội và thất vọng cho các thành viên khác trong nhóm, từ đó làm suy yếu tinh thần đồng đội.

Mọi doanh nghiệp đến 1 thời điểm nào đó đều sẽ phải đối mặt với  hiệu suất làm việc của nhân viên giảm. Vì thế nhiệm vụ của các nhà quản lý doanh nghiệp là phải phát hiện ra những nhân viên đang gặp khó khăn và giải quyết các nguyên nhân từ gốc rễ. 

Nguyên nhân khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả

Có nhiều lý do khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả, trong đó phải kể đến: 

• Thiếu kỹ năng: Việc đưa nhân viên vào một vị trí mà họ không hoặc chưa được trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết có thể là nguyên nhân khiến cho hiệu suất làm việc sụt giảm. 
• Kỳ vọng mơ hồ: Nếu các tiêu chuẩn công việc và mục tiêu của doanh nghiệp không rõ ràng, nhân viên sẽ không biết chính xác những gì công ty mong đợi ở họ. Từ đó không thể đáp ứng được kỳ vọng của công ty
• Không hài lòng trong công việc: Khi công việc không như những gì nhân viên mong đợi, vì vậy họ cảm thấy thất vọng và thiếu động lực để nỗ lực. 
• Không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp – Những nhân viên không thể kết nối với văn hóa doanh nghiệp hoặc hòa đồng với các thành viên trong công ty sẽ không chỉ có hiệu suất làm việc kém mà còn cản trở sự hợp tác trong công việc.
• Môi trường làm việc căng thẳng: Môi trường làm việc áp lực cao, cạnh tranh khốc liệt hoặc thường xuyên xảy ra xung đột, mâu thuẫn trong nội bộ có thể là nguyên nhân gây ra căng thẳng trong công việc từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Thiếu cơ hội để đào tạo và phát triển: Việc không được công ty tạo điều kiện để nâng cao khả năng học hỏi, trau dồi các kỹ năng mới là một trong những nguyên nhân khiến nhân viên trở nên trì trệ và làm giảm đi hiệu suất công việc. Họ cũng sẽ bắt đầu cảm thấy thiếu động lực nếu không nhìn thấy con đường phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp.
• Công việc nhàm chán, 1 màu: Việc lặp đi lặp lại những công việc giống nhau trong suốt 1 thời gian dài là nguyên nhân chủ yếu khiến cho nhân viên cảm thấy không còn hứng thú với công việc và không còn động lực để làm tốt công việc đó. Đặc biệt, với những nhân viên luôn muốn học hỏi các kiến thức kỹ năng mới, việc lặp lại 1 công việc nhàm chán còn dẫn đến việc thui chột khả năng sáng tạo, khiến bản thân trở nên chây ỳ.
• Quy trình onboarding không hiệu quả:  Onboarding là quy trình quan trọng giúp nhân viên làm quen và hiểu rõ về doanh nghiệp. Nếu quy trình giới thiệu không hiệu quả sẽ khiến nhân viên khó mà gắn kết với tổ chức, từ đó không có sự chuẩn bị tốt cho vai trò công việc của mình.
• Các vấn đề cá nhân: Những vấn đề cá nhân cũng có thể gây ảnh hưởng đến khả năng tập trung vào công việc của họ.

Cách quản lý nhân viên kém hiệu quả

Làm việc kém hiệu quả là tình trạng khó khăn chung của nhân viên ở mọi cấp độ và có thể xuất phát từ nhiều tình huống khác nhau. Vì thế biết cách xử lý những tình huống này có thể là cách để khắc phục và ngăn chúng ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của công ty. 

Thực hiện các bước quản trị nguồn nhân lực làm việc kém hiệu quả sau đây có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất của từng cá nhân cũng như tổng thể doanh nghiệp:

1. Nhận ra vấn đề 

Trước hết, nhà quản lý doanh nghiệp và team leader, bạn cần nhanh chóng các dấu hiệu sụt giảm hiệu suất làm việc. Sự thất vọng và thờ ơ là những hành vi cụ thể có thể giúp chỉ ra dấu hiệu cho thấy nhân viên làm việc kém hiệu quả. Ngoài ra còn một số dấu hiệu hành vi khác như: 

• Tách khỏi nhiệm vụ và trách nhiệm
• Giảm sản lượng và chất lượng công việc
• Thường xuyên đi trễ hoặc vắng mặt 
• Thái độ không chuyên nghiệp hoặc ứng xử không chuyên nghiệp
• Giảm tương tác với đồng nghiệp

Ngay khi nhận thấy một nhân viên làm việc kém hiệu quả, doanh nghiệp cần phải hành động ngay. Hãy bắt đầu bằng tìm hiểu những khó khăn trong công việc và kỳ vọng của nhân viên dựa trên việc quan sát các hành vi của họ trong quá trình làm việc. Sau đó, bạn có thể tìm cách tiếp cận nhân viên có hiệu suất kém và sắp xếp 1 buổi nói chuyện riêng để nhằm giải quyết các vấn đề khó khăn đồng thời giúp cho họ hiểu rõ hơn về quan điểm của bạn và công ty.

2. Xác định nguyên nhân

Để tìm ra nguyên nhân thực sự khiến nhân viên làm việc kém, bạn nên gặp mặt trực tiếp. Hãy bắt đầu bằng cách mô tả các ví dụ cụ thể về hoạt động kém hiệu quả của nhân viên và cách nó ảnh hưởng đến phần còn lại của nhóm và công ty. 

Sau đó, bạn có thể chuyển sang tìm hiểu về những lý do gây ra tình trạng làm việc kém hiệu quả ở nhân viên với tư cách là người quản lý. 

Dưới đây là một số câu hỏi mẫu giúp người quản lý tìm hiểu các khó khăn nhân viên đang gặp phải

• Bạn thích thú và cảm thấy có động lực nhất trong công việc nào? 
• Điều gì khiến bạn thất vọng về công việc của mình? Có bất kỳ lĩnh vực nào mà bạn cảm thấy không được trang bị những công cụ cần thiết không?
• Bạn có cảm thấy mình đang phát huy hết thế mạnh trong vai trò của mình không? 
• Bạn đang xử lý khối lượng công việc hiện tại của mình như thế nào?
• Bạn có thể cải thiện hiệu suất công việc của mình ở lĩnh vực nào?
• Bạn có cảm thấy công việc của mình mang lại lợi ích cho người khác hoặc tổ chức không?
• Có bất kỳ yếu tố bên ngoài nào đang gây ảnh hưởng đến công việc của bạn không?
• Bạn có cảm thấy lạc quan về tương lai của mình với công ty không?
• Còn điều gì bạn muốn chia sẻ với tôi không?

Những câu hỏi ở trên sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được cách môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên : 

• Những kỳ vọng về công việc phải hoàn thành và chất lượng có đủ rõ ràng với bạn không?
• Bạn có bao giờ cảm thấy những kỳ vọng được đặt ra là phi thực tế với mình hay không?
• Bạn có được cung cấp các công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện tốt công việc hay không?
• Bạn có thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của mình không? 
• Bạn có hiểu công việc của mình làm tăng giá trị cho công ty như thế nào và ai được lợi từ nó không?
• Làm thế nào để phong cách giao tiếp / quản lý của tôi đến với bạn? Nó có truyền cảm hứng để bạn nỗ lực hết mình không? 

Chăm chú lắng nghe câu trả lời của nhân viên và đặt những câu hỏi tiếp theo để hiểu rõ hơn về họ đồng thời thể hiện sự quan tâm của bạn đến những vấn đề của họ.

3. Nhắc lại những kỳ vọng về công việc

Đảm bảo rằng nhân viên hiểu những gì bạn (với tư cách là nhà quản lý) mong đợi ở họ và những lĩnh vực cần cải thiện. Hướng dẫn họ về tất cả các nhiệm vụ liên quan và cách mà nhân viên phải hoàn thành chúng. Cung cấp tài liệu về các mục tiêu mà nhân viên đã bỏ sót. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể đưa ra quy định thật chi tiết và chính xác những gì họ phải hoàn thành trong công việc. 

Cần biết rằng những nhân viên mới thường không hiểu rõ về những kỳ vọng cụ thể. Điều này có thể xảy ra nếu yêu cầu công việc không được làm rõ trong quá trình tuyển dụng. Hơn nữa, những thay đổi trong chiến lược kinh doanh thường cũng có thể khiến cho một nhân viên mới cảm thấy không quen với quy trình làm việc của công ty. 

4. Quản lý kỳ vọng của nhân viên

Nếu kỳ vọng của nhân viên là phi thực tế, điều đó có thể khiến họ khó mà đạt được thành tích cao. Các quản lý cần xem xét những gì một nhân viên kém hiệu quả đã kỳ vọng và tìm hiểu xem liệu điều đó có thực tế hay không. Nếu có sự không phù hợp giữa những gì họ kỳ vọng và những gì bạn có thể cung cấp hoặc làm cho họ, thì cách tốt nhất là doanh nghiệp cần thảo luận lại với nhân viên xem liệu họ có thể điều chỉnh kỳ vọng của mình hay không.

5. Hỗ trợ xây dựng và phát triển kế hoạch hành động

Khi quản lý và nhân viên cùng nhau thảo luận về các vấn đề và nguyên nhân gây ra tình trạng làm việc kém hiệu quả, sẽ có thể cùng nhau vạch ra một kế hoạch hành động nhằm hướng tới một giải pháp toàn diện nhất. Người quản lý có thể đưa ra các đề xuất để khắc phục vấn đề và khuyến khích nhân viên đặt mục tiêu hoặc đưa ra các đề xuất của riêng họ.

Đánh giá và xây dựng lại quy trình làm việc hoặc đào tạo lại dựa trên nguyên nhân gây ra tình trạng yếu kém ở nhân viên. Nếu các vấn đề mang tính chất cá nhân, bạn có thể đề xuất dành thời gian để giải quyết chúng.

Kế hoạch thực hiện công việc nên đảm bảo các yếu tố như:

• Phác thảo các hành động mà mỗi bên chịu trách nhiệm.
• Khung thời gian đạt được để cải thiện hiệu suất, bao gồm cả những hậu quả tiềm ẩn đối với các vấn đề nghiêm trọng.
• Hỗ trợ và cung cấp các nguồn lực cần thiết (đào tạo / cố vấn / điều chỉnh nhiệm vụ / thời gian nghỉ.) 

>>> Top 3 mô hình quản trị nguồn nhân lực phổ biến nhất hiện nay

>>> Triết lý quản lý nhân sự của Toyota?

6. Kiểm tra và theo dõi hiệu suất thường xuyên

Doanh nghiệp cần phải cho nhân viên một khoảng thời gian hợp lý để cải thiện hiệu suất làm việc của mình. Lên lịch các cuộc họp hàng ngày hoặc hàng tuần để theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên và khuyến khích họ nỗ lực hơn nữa. Cho nhân viên cơ hội để giải thích về cách thức làm việc và những thách thức đối với họ.

Những lần kiểm tra này sẽ khiến nhân viên có trách nhiệm nhiều hơn với công việc của mình đồng thời cung cấp cho bạn cơ hội để nhấn mạnh các mục tiêu hiệu suất và hỗ trợ khi cần thiết. Điều này cũng cho nhân viên thấy rằng bạn thật sự quan tâm và muốn giúp họ tiến bộ hơn mỗi ngày. Bên cạnh đó đừng quên dành những lời khen ngợi cho thành công của họ khi đạt được một cột mốc bất kỳ và thảo luận về cách họ có thể duy trì tiêu chuẩn làm việc này.

7. Ghi nhận sự tiến bộ

Khi nhận thấy một nhân viên có hiệu suất làm kém đang dần cải thiện thì việc người quản lý cần làm là thể hiện sự đánh giá cao đối với những nỗ lực của họ. Dành lời khen ngợi và đề cập cụ thể đến những gì họ đã hoàn thành và tác động tích cực của nó đến lợi ích của cả team hoặc công ty. 

Sự công nhận này sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy tự tin hơn vào khả năng của họ và cũng là nguồn động lực để họ làm việc chăm chỉ hơn. Nhân viên khi cảm thấy giá trị của bản thân được nâng cao và sẽ mong muốn được cống hiến nhiều hơn cho công ty.

8. Triển khai huấn luyện hiệu suất 

Học hỏi trong công việc thông qua các tương tác với các thành viên hàng ngày là một cách tốt để cải thiện hiệu suất. Các quản lý hiểu về huấn luyện hiệu suất có thể tạo ra các cơ hội học tập có liên quan từ các cuộc đối thoại thông thường tại nơi làm việc. Các khóa huấn luyện này có thể chỉ cho nhân viên những cách thức mới để hoàn thành công việc của họ tốt hơn. 

9. Thường xuyên phản hồi

Phản hồi cụ thể và mang tính xây dựng giúp cho nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc, đồng thời cho họ thấy được sự tiến bộ của mình và nhận thức được những lĩnh vực vẫn cần phát triển. Người quản lý cần tập hợp phản hồi, đánh giá từ các đồng nghiệp trực tiếp làm việc với nhân viên hiệu suất kém. Những ý kiến ​​này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách hiệu suất của nhân viên tác động đến những người khác. Khi đưa ra phản hồi về hiệu suất công việc, người quản lý cần:

• Tập trung vào một hoặc hai vấn đề trong mỗi phiên làm việc để tránh làm cho nhân viên bị choáng ngợp.
• Thẳng thắn phê bình những tiêu cực trong công việc. 
• Chỉ ra những thay đổi tích cực đã góp phần tạo ra sự khác biệt như thế nào trong năng suất của nhóm.
• Khen thưởng nhân viên về thành tích của họ để tăng sự tự tin và tạo động lực cho họ trong công việc

10. Lưu tài liệu, quy trình giải quyết

Khi giải quyết bất kỳ vấn đề nào của nhân viên, người quản lý và bộ phận nhân sự cần phải ghi lại các bước đã được thực hiện để làm tài liệu lưu trữ. Đó sẽ là một nguồn thông tin cực kỳ hữu ích để giúp giải quyết các tranh chấp về quy trình, thủ tục cho tất cả các bộ phận trong công ty.

Bộ phận nhân sự cần giữ lại toàn bộ hồ sơ kể từ khi phát hiện ra vấn đề và sau đó ghi chú toàn diện về những gì đã diễn ra trong bất kỳ cuộc họp và cuộc thảo luận nào. Ngoài ra, bạn cũng cần phải thường xuyên cập nhật thông tin ngay khi có bất kỳ sự thay đổi nào.

Sau mỗi cuộc thảo luận, hãy gửi email cho nhân viên bản tóm tắt về những gì đã diễn ra và cách giải quyết chúng. Và đừng quên sao lưu lại tất cả phản hồi / đề xuất email từ nhân viên. Lưu ý, trong quá trình giúp nhân viên cải thiện hiệu suất hãy làm việc  bằng văn bản cụ thể thay vì bằng lời nói.

11. Đưa ra quyết định cần thiết nếu hiệu suất không cải thiện

Một nhân viên có thái độ làm việc chểnh mảng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần của team và môi trường làm việc chung. Nếu người quản lý và bộ phận nhân sự để tình trạng nhân viên làm việc kém hiệu quả tiếp tục diễn ra mà không có bất kỳ giải pháp cải thiện nào, kéo theo hiệu ứng domino, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc tổng thể của doanh nghiệp.  

Nếu hiệu quả công việc của nhân viên không có dấu hiệu tiến triển nào sau khi được tạo điều kiện để cải thiện, đó là lúc người quản lý và bộ phận nhân sự nên cân nhắc đến một phương án khác. Hai giải pháp phổ biến nhất là phân công lại hoặc cho thôi việc.

• Phân công lại: Nhân viên có thể phù hợp hơn với một vị trí khác trong công ty. Vì thế người quản lý có thể phân công nhân viên kém hiệu quả vào một vị trí mới với những yêu cầu nằm trong phạm vi kiến ​​thức và kỹ năng giao tiếp của họ.
• Cho thôi việc: Khi bạn đã cố gắng hết sức nhưng vẫn không mang lại bất kỳ kết quả nào, nhân viên đó thực sự không phù hợp với doanh nghiệp. 

12. Khuyến khích sự cân bằng giữa công việc – cuộc sống

Tạo cân bằng giữa công việc và cuộc sống là một phương pháp hiệu quả để cải thiện tình trạng làm việc kém hiệu quả ở nhân viên.

Thông thường thói quen dành quá nhiều thời gian cho công việc có thể gây ra tình trạng mệt mỏi, căng thẳng và kiệt sức. Điều này sẽ dẫn đến việc nhân viên không còn động lực làm việc và hiệu suất công việc cũng bị giảm sút.. Vì thế, hãy khuyến khích nhân viên dành thời gian nghỉ ngơi và điều chỉnh chính sách phúc lợi (du lịch, chăm sóc sức khỏe) để giúp họ cảm thấy sảng khoái và làm việc hiệu quả hơn. 

Để giải quyết tình trạng nhân viên làm việc kém hiệu quả có thể là một quá trình mất rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Tuy nhiên, hầu hết các nhân viên kém hiệu quả đều sẽ nỗ lực hợp tác để được bạn hướng dẫn họ hoàn thành công việc của mình tốt hơn. Sau khi tìm hiểu được nguyên nhân gây ra tình trạng hiệu suất kém ở nhân viên, doanh nghiệp cần đưa ra các kế hoạch và hành động để giải quyết nó. Luôn giữ liên lạc và theo dõi sự tiến bộ của những nhân viên kém hiệu quả là cách tốt nhất để cải thiện hiệu suất lao động của công ty nói chung và của các nhóm nói riêng. Hi vọng với những chia sẻ trên đây, người quản lý nắm trong tay bí quyết quản trị nguồn nhân lực hiệu quả và hỗ trợ cải thiện hiệu suất cho các nhân viên làm việc chưa tốt. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến cơ hội học tập và phát triển các kỹ năng, kiến thức cần thiết cho nhân viên. Bằng việc sử dụng giải pháp elearning MGE, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tiến độ, khả năng tiếp thu và có sự điều chỉnh phù hợp về nội dung kiến thức cho từng nhân viên. 

>>> 5 thách thức của quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số

>>> 9 cách quản lý nhân sự sale có hiệu suất kém