Những lưu ý khi xây dựng quy trình đào tạo và phát triển nhân lực trong doanh nghiệp

Đào tạo và phát triển đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực của bất kỳ doanh nghiệp nào. Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chính là giúp nhân viên tiếp cận được những kiến thức, kỹ năng nhằm nâng cao năng suất làm việc của họ. Đào tạo và phát triển nhân lực mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp và nên triển khai ra sao để đạt hiệu quả tối đa, cùng MGE tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Đào tạo và phát triển nhân lực là gì?

Đào tạo và phát triển nhân lực là một chương trình, kế hoạch được doanh nghiệp xây dựng và áp dụng để cải thiện kỹ năng và hiệu suất của nhân viên. Chương trình này là một công cụ giáo dục bao gồm thông tin và hướng dẫn nhằm mài dũa các kỹ năng hiện có, tiếp cận và nắm bắt các khái niệm và kiến ​​thức mới để cải thiện hiệu suất của nhân viên. Một chương trình ​​đào tạo & phát triển hiệu quả cần dựa trên phân tích nhu cầu đào tạo, mục tiêu thực hiện đào tạo cũng như các thức triển khai và đo lường hiệu suất training.

Đào tạo và phát triển là 2 hoạt động khác nhau

Đào tạo là chương trình do doanh nghiệp xây dựng nhằm giúp các nhân viên nâng cao kỹ năng kiến thức và năng lực của bản thân. Các khóa đào tạo thường liên quan đến công việc cụ thể mà các phòng ban đảm nhiệm nhằm đảm bảo cho mỗi cá nhân trong đó có thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao và đóng góp vào sự thành công của công ty. Trong khi đó, chương trình phát triển thường là sự chuẩn bị để thực hiện các công việc trong tương lai, là mục tiêu dài hạn giúp nhân viên đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc. Đây được coi là quá trình giáo dục liên tục, đào tạo ra những nhân viên quản lý hoặc đủ khả năng đảm nhận những vai trò, trọng trách cao hơn trong công việc.

Đào tạo và phát triển là hai hoạt động khác nhau nhưng cùng hướng đến 1 mục tiêu là cải thiện hiệu suất cũng như giúp nhân viên định hướng được sự phát triển sự nghiệp rõ ràng hơn. Ban lãnh đạo chủ động lựa chọn các phương pháp đào tạo phù hợp để lấp đầy khoảng trống kỹ năng trong công ty, đồng thời lên kế hoạch ​​phát triển trong tương lai cho đội ngũ nhân lực của mình.

>>> 5 thách thức của quản trị nguồn nhân lực trong kỷ nguyên số

Đào tạo và phát triển trong quản lý nguồn nhân lực (HRM)

Đào tạo và phát triển luôn được xác định là một trong những chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự. Trong hầu hết các doanh nghiệp, đào tạo và phát triển luôn là một phần không thể thiếu của hoạt động HRD (phát triển nguồn nhân lực). Đặc biệt ở thời điểm các doanh nghiệp đang cạnh tranh ngày càng gay gắt trong kỷ nguyên công nghệ, công ty sở hữu nhân lực có trình độ chuyên môn và năng lực tốt sẽ tạo lợi thế cạnh tranh. Lúc này, đào tạo và phát triển đóng vai trò như một công cụ để thành công của tổ chức. Sự phát triển công nghệ cũng giúp tối ưu hiệu suất làm việc cũng như đào tạo, nhiều tổ chức đã cố định số giờ đào tạo nhất định mỗi năm cho nhân viên của họ.

Bộ phận nhân sự tập trung vào việc cải thiện nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các hoạt động đào tạo và phát triển thường được sử dụng để thúc đẩy nhân viên và cải thiện hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Theo các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của nhân viên với môi trường làm việc đều chỉ ra rằng, nhân viên thực sự đánh giá cao những doanh nghiệp tạo cơ hội để xây dựng các kỹ năng mới và cải thiện hiệu suất công việc của họ. Khi doanh nghiệp hiện thực hóa cam kết hướng tới sự phát triển nhân lực và các nhân viên sẽ có động lực và muốn trở thành một phần của các hoạt động đào tạo và phát triển. Không chỉ là giúp nhân viên có động lực cống hiến, các hoạt động phát triển đào tạo cũng được sử dụng để thu hút nhân tài mới cho công ty.

>>> 5 cách giữ chân nhân viên và thu hút nhân tài

Sự cần thiết và tầm quan trọng của việc đào tạo và phát triển nhân viên

Môi trường làm việc ngày càng trở nên năng động và tối ưu hiệu suất, nâng cao kỹ năng làm việc của đội ngũ nhân sự là yếu tố giúp nhân viên thích nghi nhanh chóng với công việc. Nhân viên phải học hỏi những điều mới và nâng cao kỹ năng để đáp ứng các cạnh tranh công việc trong môi trường kinh doanh. Do đó, các chương trình đào tạo và phát triển do công ty thực hiện đều có lợi cho cả tổ chức và nhân viên.

Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện đào tạo và phát triển?

• Hoạt động đào tạo và phát triển là bắt buộc khi công ty điều chỉnh các định hướng và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp để phù hợp mới thị trường kinh doanh. 
• Khi công ty mong muốn cải thiện hiệu suất của nhân viên từ đó đẩy cao hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.
• Thiết lập chuẩn mực về hiệu suất mà nhân viên dự kiến ​​sẽ đạt được trong một năm.
• Khi doanh nghiệp cần bổ sung đội ngũ lãnh đạo kế cận để dự trù hoặc khỏa lấp các vị trí quản lý đang bị khuyết. Lúc này các chương trình phát triển năng lực sẽ đào tạo cho nhân viên những kỹ năng mới như quản lý nhóm, quản lý giao tiếp và hành vi lãnh đạo.
• Đào tạo và phát triển cũng được sử dụng để thử nghiệm các phương pháp mới nhằm nâng cao năng suất của tổ chức.

>>> Làm thế nào để doanh nghiệp theo dõi quá trình đào tạo nhân sự?

>>> Làm sao để xây dựng thói quen học tập tại nơi công sở?

Vai trò của Đào tạo và Phát triển

• Trong quản lý nguồn nhân lực (HRM), đào tạo và phát triển là khía cạnh quan trọng khi công ty muốn sử dụng tối ưu nguồn nhân lực của họ.
• Đào tạo và phát triển là chìa khóa cho việc lập kế hoạch kế thừa của tổ chức vì nó giúp cải thiện các kỹ năng như quản lý và lãnh đạo nhóm.
• Các chương trình đào tạo và phát triển của bộ phận nhân sự rất quan trọng nhằm thúc đẩy nhân viên và tăng năng suất làm việc
• Đào tạo và phát triển trong HRM là khía cạnh quan trọng để phát triển tinh thần đồng đội trong môi trường công sở.
• Các chương trình đào tạo và phát triển cũng rất quan trọng giúp nhân viên thực hiện công việc đúng cách, giảm thiểu rủi ro.
• Đứng ở góc độ của quản lý doanh nghiệp, các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự là công cụ quản lý hiệu suất quan trọng để tăng lợi nhuận và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

Mục đích xây dựng chương trình đào tạo và phát triển

• Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để cho nhân viên thấy rằng doanh nghiệp coi trọng họ là cung cấp các chương trình đào tạo. Nó chứng tỏ rằng công ty quan tâm nhiều đến hạnh phúc và sự phát triển của họ cũng như cách các nhân viên quan tâm đến doanh nghiệp. Những nhân viên được nhận được những đãi ngộ tốt trong công việc sẽ không bao giờ muốn làm việc ở một nơi khác.
• Đào tạo có thể được sử dụng như một biện pháp phòng ngừa để chuẩn bị cho mọi người đối phó với những thay đổi và thách thức dự kiến ​​và không lường trước được tại nơi làm việc. Nhờ đó, nhân viên luôn chuẩn bị sẵn sàng trước các xu hướng phát triển mới của công việc, thị trường, đặc biệt trong thời đại chuyển đổi số hiện nay. 
• Cách tốt nhất để tạo ra những nhà lãnh đạo tương lai hơn là đào tạo những cá nhân tài năng nhất hiện có. Nhân viên khi thấy được một con đường sự nghiệp rõ ràng, sẽ ít bất mãn và cống hiến nhiều hơn.
• Nhân viên là thành phần quan trọng và quan trọng nhất đối với tài sản của một công ty, và quan tâm đến họ đồng nghĩa với việc quan tâm đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào đầu tư thời gian và tiền bạc vào việc đào tạo & phát triển nhân viên sẽ dễ thành công trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh và tiến xa hơn.

Các hình thức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Đào tạo theo mô hình lớp học

Đây là dạng đào tạo truyền thống đang được phần lớn các doanh nghiệp áp dụng. Mô hình đào tạo này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải sắp xếp lịch đào tạo phù hợp, lên ngân sách cho in ấn hoặc thuê địa điểm, các chi phí khác… Mặc dù việc đào tạo này có tính tương tác cao do nhân viên có thể nhanh chóng tìm lời giải đáp cho các thắc mắc trong quá trình học tập. Tuy nhiên, việc đào tạo này tốn kém chi phí và thời gian, khó có thể đánh giá hiệu quả quá trình training.

Đào tạo theo hình thức elearning

Sự phát triển của công nghệ giúp việc thực hiện đào tạo trở nên dễ dàng và linh hoạt hơn. Elearning đang trở thành mô hình đào tạo thay thế các lớp học truyền thống trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ cần đầu tư triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến MGE, có thể triển khai hàng trăm khóa học chuyên môn cho từng bộ phận trong công ty. Ngoài ra, việc kiểm soát tiến độ và hiệu quả đào tạo cũng dễ dàng hơn với hệ thống báo cáo được tích hợp sẵn trên nền tảng. Nhân viên và doanh nghiệp không cần tốn thời gian để sắp xếp lịch học, thay vào đó việc đào tạo sẽ mang tính cá nhân hóa cao. 

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp muốn tăng tính tương tác của nhân viên với khóa học có thể thực hiện thông qua các buổi học live hoặc tạo diễn đàn thảo luận ngay dưới các bài giảng. Theo các nghiên cứu chỉ ra rằng, việc sử dụng các phần mềm đào tạo trong doanh nghiệp giúp giảm 40-60% thời gian học, nâng hiệu quả làm việc lên đến 25%.

>>> Làm thế nào để chọn phương pháp đào tạo phù hợp cho nhân viên?

Quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 

Để việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được triển khai phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố dưới đây:

Mục tiêu đào tạo

Mục tiêu trước hết là nâng cao kỹ năng của đội ngũ nhân sự, sau đó có thể là phát triển toàn diện cho nhân viên (chuyên môn, kỹ năng mềm, thậm chí của năng lực quản lý). Việc xác định rõ mục tiêu của quá trình đào tạo không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch tối ưu mà còn tiết kiệm chi phí và thời gian. Ngoài ra, dựa trên các mục tiêu ban đầu này, việc đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai đào tạo phát triển cũng trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.

Nhu cầu phát triển nhân sự của doanh nghiệp

Sau khi xem xét mục tiêu của đào tạo, bộ phận nhân sự cần đánh giá nhu cầu về nguồn nhân lực hiện tại và trong tương lai. Điều này có thể dựa trên tầm nhìn sứ mệnh, định hướng phát triển kinh doanh trong thời gian sắp tới của công ty. Chẳng hạn, doanh nghiệp có ý định mở rộng lĩnh vực kinh doanh sẽ yêu cầu số lượng, chất lượng của đội ngũ nhân sự mới hoặc phát triển các nhân viên có chuyên môn cao trở thành quản lý… Từ những yếu tố này, bộ phận nhân sự sẽ xác định loại nhân sự phù hợp để lên kế hoạch đào tạo và phát triển tương ứng.

Thực trạng nguồn nhân lực hiện tại

Doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu đào tạo của đội ngũ nhân viên, đánh giá điểm mạnh yếu của từng bộ phận phòng ban và cá nhân mỗi nhân viên. Từ đó, chỉ ra khoảng trống kiến thức cần lấp đầy là gì để chương trình đào tạo bám sát với nhu cầu thực tế. Ngoài ra, bộ phận nhân sự cũng cần nhìn nhận xu hướng phát triển của từng lĩnh vực mà các phòng ban đang đảm nhận để thiết kế các khóa học giúp nhân viên tiếp cận kiến thức thông tin mới một cách nhanh chóng. 

Xây dựng kế hoạch đào tạo

Ở bước này, bộ phận nhân sự cần lưu lại các thông tin về nhu cầu đào tạo của từng team trong các cuộc nội bộ định kỳ. Từ đó lên khung chương trình đào tạo bao gồm 

• Các nội dung cần thực hiện đào tạo là gì
• Những ai tham gia?
• Mục tiêu của từng khóa học là đạt tỷ lệ hoàn thành bao nhiêu?
• Thời gian để hoàn thành đào tạo cho toàn bộ nhân viên của từng bộ phận
• Các chi phí cần thiết để hỗ trợ quá trình đào tạo (Với mô hình truyền thống, chi phí có thể là tiền thuê địa điểm, in ấn tài liệu, mời người training, chi phí đi lại, ăn uống… Với mô hình elearning chi phí này sẽ bao gồm phần mềm, chi phí thực hiện video bài giảng, chi phí cho các tài liệu, công cụ hỗ trợ trong quá trình học…)

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự cũng cần phân kế hoạch đào tạo theo cấp bậc nhân viên và thời gian thực hiện để dễ dàng quản lý và đánh giá hiệu quả.

Triển khai đào tạo

Để triển khai kế hoạch đào tạo một cách hiệu quả, bộ phận đào tạo và nhân sự cần thông báo rõ ràng cho nhân viên hiểu lý do thực hiện training cũng như mục tiêu cần đạt được sau mỗi khóa đào tạo. Việc thông tin rõ ràng nhằm hạn chế tình trạng nhân viên không hiểu mục đích đào tạo và cho rằng việc training mang tính hình thức, không mang lại kết quả gì, không chủ động tham gia. 

Ngoài ra trong quá trình triển khai đào tạo, doanh nghiệp cũng cần xác định sẽ sử dụng phương pháp truyền thống hay hệ thống đào tạo trực tuyến cho các bài giảng nâng cao năng lực nhân viên.

Nếu triển khai hệ thống đào tạo, bộ phận đào tạo cần đảm bảo nhân viên có thể dễ dàng truy cập và hoàn thành khóa học của mình. Hệ thống đào tạo online MGE không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai các khóa học chuyên môn cho toàn bộ công ty theo lộ trình rõ ràng. Nhân viên có thể truy cập khóa học 24/7 mọi lúc mọi nơi bằng các thiết bị di động có kết nối mạng. Nhân viên sẽ nhận được thông báo về các tài liệu hữu ích hoặc các khóa học liên quan để nhanh chóng bổ sung kiến thức cần thiết cho chuyên môn của mình. 

Đánh giá và cải tiến quy trình

Bộ phận đào tạo và các nhà quản lý doanh nghiệp cần nên biết rằng mục tiêu đào tạo, nhu cầu đào tạo cũng như chiến lược phát triển nhân sự luôn thay đổi. Tùy vào từng giai đoạn cụ thể, kế hoạch cũng như nội dung chương trình đào tạo cần có sự điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Do đó, để các chương trình đào tạo nội bộ trở thành một khóa huấn luyện chuyên nghiệp, bộ phận đào tạo và nhân sự không đánh giá hiệu quả đào tạo để kịp thời phát hiện lỗ hổng nhằm hoàn thiện chương trình. Nhờ đó, chương trình đào tạo phát triển mới mới phát huy hết tác dụng và đem lại kết quả thực tế tốt nhất cho doanh nghiệp.

Sau mỗi đợt đào tạo nội bộ, bộ phận đào tạo cần thống kê kết quả đào tạo, thu thập ý kiến của nhân viên nhằm xem xét và đánh giá các điểm mạnh yếu của chương trình, để rút ra kinh nghiệm cho các lần đào tạo kế tiếp. Hệ thống đào tạo trực tuyến MGE giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá chương trình đào tạo có phù hợp với các cá nhân hay không và mức độ hoàn thành của từng khóa học. Ngoài ra, thông qua các cuộc thảo luận, doanh nghiệp có thể nhanh chóng bổ sung, cập nhật hay chỉnh sửa nội dung đào tạo.

Hi vọng với những chia sẻ trên doanh nghiệp có thể hiểu tầm quan trọng và cách triển khai đào tạo phát triển nhân sự một cách hiệu quả. Để tối ưu chi phí cũng như thời gian tổ chức đào tạo, MangoAds đã hoàn thiện giải pháp training trực tuyến. Đây là nền tảng Moodle LMS với đầy đủ các tính năng cần thiết giúp doanh nghiệp triển khai đào tạo, quản lý cũng như đánh giá hiệu quả training theo từng vị trí phòng ban dễ dàng hơn. Với hệ thống MGE, việc đào tạo nhân viên có thể diễn ra mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có thiết bị di động, PC, laptop hoặc TV có thể kết nối internet. Để triển khai hệ thống cũng như tìm hiểu thêm về giải phải pháp training trực tuyến hiệu quả, liên hệ với MGE ngay nhé.