Đào tạo nhân sự đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Giả sử, bạn là một doanh nghiệp rất chú trọng vào công tác đào tạo nhân viên thậm chí không tiếc bỏ ra nhiều thời gian, công sức và tiền bạc để xây dựng các khóa đào tạo tốt nhất dành cho nhân viên của mình. Tuy nhiên, sau sáu tháng, bạn nhận ra rằng công ty đang có một số nhân viên có giấy chứng nhận đã hết hạn vì họ chưa hoàn thành số giờ học bắt buộc cũng như có một số vấn đề về tuân thủ vẫn chưa được giải quyết xong trong công việc. Điều này khiến cho bạn nhận ra rằng ngay cả khi đã lập kế hoạch đào tạo cẩn thận trong nhiều tháng thì doanh nghiệp vẫn không thể theo dõi và kiểm soát chặt chẽ quá trình đào tạo cho nhân viên. Đây là lúc doanh nghiệp của bạn cần theo dõi tiến độ đào tạo nhân viên. Việc theo dõi này sẽ giúp giữ cho công tác đào tạo diễn ra đúng như những gì doanh nghiệp mong muốn, kiểm soát sự tuân thủ cũng như duy trì sự ổn định của các khóa đào tạo.
Tại sao việc theo dõi đào tạo nhân sự lại quan trọng?
Theo dõi quá trình đào tạo nhân viên là một vấn đề rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Trên thực tế có gần 40% nhân viên sẵn sàng rời bỏ công việc trong vòng một năm vì họ không nhận được sự đào tạo đầy đủ từ doanh nghiệp. Trong khi đó, việc bỏ ra chi phí để tìm kiếm một nhân viên mới để lấp vào vị trí bỏ trống đó lại không hề đơn giản.
Ngoài ra, đối với một số ngành nghề có điều kiện thì việc không tuân thủ các quy định bắt buộc và thiếu chứng chỉ có thể khiến doanh nghiệp của bạn ngừng hoạt động. Do đó theo dõi đào tạo nhân viên và đảm bảo họ có được những gì mình cần là cách đơn giản nhất để doanh nghiệp hoạt động một cách an toàn và hợp pháp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành như xây dựng, chăm sóc sức khỏe và một số ngành nghề đặc thù khác.
Có đến 40% nhân viên sẵn sàng rời bỏ công việc hiện tại nếu họ không được đào tạo đầy đủ trong công việc
Cuối cùng, việc xác định ai đã được đào tạo và ai chưa được đào tạo có thể giúp doanh nghiệp hiểu được điều gì đang xảy ra với nhân viên của mình. Ví dụ: nếu bạn thấy các lỗi được lặp đi lặp lại trong một lĩnh vực cụ thể của công ty, bạn có thể xem lại nhật ký đào tạo để xem liệu các nhân viên mắc lỗi đã được đào tạo đầy đủ về lỗi ấy hay chưa. Điều này có thể ngăn ngừa sự hiểu lầm giữa người giám sát và nhân viên, tăng năng suất ở nơi làm việc đồng thời tạo ra một bầu không khí hợp tác vui vẻ và tốt đẹp hơn.
Cách theo dõi quá trình đào tạo cho nhân viên, cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn
Ngày nay, cách tốt nhất để theo dõi quá trình đào tạo nhân sự là sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS). Một LMS chất lượng cao sẽ giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình thực hiện đào tạo nhân viên và theo dõi sự tham gia, kết quả và ngày hoàn thành khóa đào tạo.
Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể sử dụng bảng tính Excel, email hoặc hệ thống vinh danh (honor system) để theo dõi đào tạo nhân viên. Tuy nhiên nếu công ty quy mô lớn đến vài nghìn nhân viên hoặc chi nhánh trải ở nhiều tỉnh thành, thì những công cụ trên có thể sẽ không mang lại hiệu quả cao. Việc đo lường bằng hệ thống LMS không chỉ mang lợi cho doanh nghiệp lớn mà ngay cả những công ty quy mô nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ việc dành thời gian theo dõi đo lường việc đào tạo trong nội bộ.
Để chọn được hệ thống LMS giúp theo dõi đào tạo nhân viên hiệu quả và phù hợp nhất với doanh nghiệp, hãy thực hiện theo các bước sau đây:
- Yêu cầu tất cả thành viên đều tham gia và cung cấp cho họ những gì họ cần
- Tập trung vào những gì doanh nghiệp thực sự cần
- Tìm một hệ thống quản lý học tập (LMS) đáp ứng được những nhu cầu đó và có khả năng phát triển cùng doanh nghiệp
- Tạo một quy trình để xem xét các báo cáo mà hệ thống LMS cung cấp
Bây giờ, hãy cùng MGE thảo luận chi tiết hơn về từng vấn đề trên.
1. Yêu cầu tất cả thành viên đều tham gia và cung cấp cho họ những gì họ cần
Các giám đốc điều hành, bộ phận nhân sự và các bên liên quan đều cần phải tham gia vào việc áp dụng và triển khai công cụ theo dõi đào tạo nhân viên mới.
Và nếu bạn là người chịu trách nhiệm lựa chọn một hệ thống LMS mới cho công ty, hãy thu hút mọi người bằng cách giải thích tầm quan trọng của việc theo dõi đào tạo nhân viên, sự tác động của nó đến việc làm giảm doanh thu, giảm chi phí cũng như kiểm soát sự tuân thủ của các nhân viên.
Giải thích tầm quan trọng của việc theo dõi đào tạo nhân sự cũng như tác động của nó đến doanh thu và chi phí của doanh nghiệp
Khi tất cả mọi người đều hiểu lợi ích về thời gian, tiền bạc và pháp lý mà việc theo dõi đào tạo nhân viên mang lại, hãy chuyển sang bước hai.
2. Tập trung vào những gì doanh nghiệp thực sự cần
Doanh nghiệp đang tìm kiếm điều gì ở một hệ thống LMS? 1 công ty xây dựng đang cần theo dõi những thay đổi trong việc tuân thủ của nhân viên đối với các quy định của công ty, thì hệ thống LMS có giúp làm được điều đó hay không?
Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe cần duy trì giấy phép cùng với việc duy trì quá trình học tập chuyên môn liên tục và theo dõi việc cấp lại giấy phép khi đã hết hạn. Vì thế nếu hệ thống LMS được lựa chọn không thể theo dõi điều đó, thì đó không phải là LMS phù hợp với doanh nghiệp.
Tương tự như vậy, một số tùy chọn LMS đi kèm với các tiện ích bổ sung giúp doanh nghiệp báo cáo và phân tích khi cần. Và đương nhiên chúng sẽ có mức giá cao hơn nhưng bạn có thể yên tâm vì những gì mà những tiện ích mang lại là hoàn toàn xứng đáng.
3. Tìm một hệ thống quản lý học tập đáp ứng được những nhu cầu kể trên
Nếu bạn đang thực hiện một chương trình đào tạo hàng quý cho toàn bộ nhân viên trong công ty thì thứ bạn cần lúc này chỉ là một hệ thống LMS đơn giản có thể theo dõi việc hoàn thành khóa học. Hoặc nếu công ty chăm sóc sức khỏe cần đảm bảo tất cả các chuyên gia y tế đều có chứng chỉ cập nhật (hoặc chương trình đào tạo mà họ cần) cộng với sự hiểu biết thấu đáo về việc tuân thủ HIPAA thì doanh nghiệp cần phải tìm một hệ thống LMS có thể theo dõi các chứng chỉ ở mọi cấp độ.
Hầu hết các nhà quản lý doanh nghiệp luôn muốn có cái nhìn tổng quát về hiệu suất và hoạt động của nhân viên để có thể nhanh chóng tổng hợp thông tin và đưa ra các nhận xét hoặc đánh giá phù hợp cho nhân viên của mình. Vì thế nếu các tùy chọn của hệ thống LMS không xử lý được nhu cầu này thì đó không phải là hệ thống LMS phù hợp với doanh nghiệp.
Một hệ thống LMS hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về hiệu suất và hoạt động của nhân viên
Hãy đảm bảo rằng hệ thống LMS mà doanh nghiệp đã chọn có tất cả những gì mà bạn cần, cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng và kỹ thuật tốt, đồng thời tương thích với công nghệ hiện có của bạn. Hoặc, nếu công nghệ của bạn đã lỗi thời, bạn cần phải tìm hiểu xem doanh nghiệp cần thực hiện những thay đổi nào để cập nhật và mở rộng hạ tầng kỹ thuật để phù hợp với hệ thống mới.
Lý do số một khiến mọi người tìm kiếm một hệ thống LMS mới là để đảm bảo sự tuân thủ quy định, nhưng điều khó nhất là khả năng tích hợp các chương trình học tập đã có của bạn vào một nền tảng dễ sử dụng. Hãy xác định mục tiêu chính của bạn và sau đó tiến hành bước bốn.
4. Tìm một LMS có thể phát triển cùng bạn
Tập trung vào chính xác những gì bạn cần và xa hơn thế. Ví dụ như: Bạn có một cơ sở nha khoa với mười nhân viên vệ sinh và hai nha sĩ nhưng đang có kế hoạch sẽ tăng gấp bốn lần quy mô trong vài năm tới. Vì thế hãy chọn cho mình một trình theo dõi đào tạo nhân viên có thể mở rộng trong tương lai bất kể mục tiêu của bạn là gì.
Hệ thống đào tạo trực tuyến MGE cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ đào tạo dễ dàng
Chẳng hạn như hệ thống đào tạo online MGE cho phép doanh nghiệp tạo phòng ban, chủ đề đào tạo theo từng nhóm nhân viên theo lộ trình phát triển rõ ràng và minh bạch. Nhà quản lý hoặc bộ phận đào tạo có thể dễ dàng xem tiến độ hoàn thành của từng nhân viên, xem xét liệu họ có đạt yêu cầu cho vị trí mới hay không. Ngoài ra, với tính năng thông báo nhắc nhở, nhân viên sẽ không bỏ lỡ các bài kiểm tra đánh giá năng lực hay các khóa học cần thiết cho công việc.
5. Tạo một quy trình để xem xét các báo cáo mà LMS của bạn tạo ra
Hệ thống quản lý học tập LMS có thể giúp doanh nghiệp tạo ra các báo cáo cực kỳ chi tiết về không chỉ tiến độ hoàn thành khóa học và chứng chỉ mà còn cả những điều sau:
- Hoàn thành khóa đào tạo (và ngày tháng)
- Kết quả đánh giá
- Sự hài lòng của nhân viên với khóa đào tạo
- Đánh giá của người hướng dẫn
- Thời gian đăng nhập trong các mô-đun đào tạo
Một LMS chất lượng có thể cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn sâu sắc về cách nhân viên của bạn cảm nhận như thế nào về khóa đào tạo và những người hỗ trợ đào tạo. Điều này có thể giúp doanh nghiệp phát triển các khóa đào tạo hữu ích hơn, hấp dẫn hơn để giữ chân nhân viên và hạn chế sai sót trong quá trình đào tạo. Tạo ra một quy trình liên tục để xem xét những thông tin chi tiết trên nhằm cải thiện quá trình đào tạo của bạn theo thời gian.
>>> Cách chọn phương pháp đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp lớn
Kết luận
MGE là giải pháp đào tạo online đang rất được ưa chuộng hiện nay. Chúng tôi hỗ trợ mọi thứ cho doanh nghiệp từ việc thiết kế các khóa học cho đến tìm ra cách theo dõi quá trình đào tạo cho nhân viên. Vì thế nếu doanh nghiệp có bất kỳ thắc mắc nào về theo dõi đào tạo nhân viên hoặc có nhu cầu xây dựng giải pháp đào tạo online cho doanh nghiệp mình thì có thể liên hệ ngay với chúng tôi thông qua website: https://mge.vn/. Xin cám ơn.
>>> 10 cách biến việc học trở thành một phần văn hóa doanh nghiệp
