Đào tạo nhập môn là một phần quan trọng để có một quá trình tuyển dụng thành công. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn còn bỏ qua bởi họ cho rằng quá trình này không mang lại lợi ích và điều họ cần là nhân viên bắt tay vào công việc càng sớm càng tốt. Thế nhưng, việc bỏ qua quá trình đào tạo nhân viên mới khiến họ lúng túng trong công việc, khó hòa đồng với phong cách làm việc của bộ phận.
Bởi vậy, sau khi tuyển dụng nhân viên mới, doanh nghiệp cần tổ chức chương trình onboarding (đào tạo nhập môn) hiệu quả cho họ. Nếu khóa đào tạo được đầu tư cải tiến bằng phương pháp đào tạo tích hợp phù hợp, nhân viên sẽ hài lòng, đạt được hiệu suất tốt hơn trong công việc. Từ đó, bạn sẽ đạt được thành công trong văn hóa doanh nghiệp, giữ chân nhân viên và tăng ROI.
Bài viết dưới đây, MGE sẽ chia sẻ tầm quan trọng của đào tạo nhập môn cũng như 5 tips cải thiện quá trình đào tạo nhân viên mới. Doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc nhiều ý tưởng để tăng sự tham gia của nhân viên, xây dựng sự tự tin và giảm bớt thời gian để nhân viên bắt kịp tốc độ trong doanh nghiệp.
Đào tạo nhập môn (đào tạo nhân viên mới) là gì?
So sánh đào tạo nhập môn với định hướng
Định hướng là hành động giới thiệu nhân viên mới cho công ty để họ hiểu về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu, giá trị và văn hóa, những quy định của nơi làm việc. Việc này thường được tiến hành trong vài ngày đầu tiên hoặc một tuần kể từ khi bắt đầu làm việc. Việc định hướng cho nhân viên rất hữu ích, giúp họ hiểu rõ hơn về công ty và vai trò của họ.
Khác với quá trình định hướng, quy trình đào tạo nhập môn cho phép người mới dễ dàng hòa nhập với nhóm hoặc bộ phận của họ. Nó mang đến cơ hội để người quản lý hoặc giám sát kiểm tra, đánh giá sơ bộ nhân viên mới. Trong quá trình này, nhân viên mới cũng có thể được giao cho các dự án khởi đầu đơn giản để họ làm quen với công việc của mình.
Đào tạo nhập môn giúp nhân viên mới dễ dàng hòa nhập với công ty
Nếu quá trình định hướng nhân viên chỉ diễn ra duy nhất một lần thì việc đào tạo nhập môn lại là một kế hoạch dài hạn giúp người mới xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, đặt mục tiêu và làm quen với các công việc hàng ngày của họ. Quá trình này thường diễn ra ít nhất ba tháng hoặc thậm chí được nhiều chuyên gia nhân sự đề xuất thực hiện trong suốt năm đầu tiên làm việc.
>>> Đào tạo bồi dưỡng trong doanh nghiệp
Đào tạo nhập môn tăng khả năng giữ chân nhân viên
Trung bình, các công ty mất 25% nhân viên mới trong năm đầu tiên. Việc này có thể ảnh hưởng đến tài chính bởi công ty sẽ mất một số khoản phí trong việc tuyển dụng, đào tạo người mới và chi phí có thể chiếm đến 20% doanh thu trong 45 ngày đầu tiên.
Làm sao để giữ chân nhân viên là câu hỏi chung của hầu hết các công ty. Khoảng một nửa trong số các tuyển dụng cấp cao bên ngoài bị thất bại trong vòng 18 tháng đầu tiên.
Mức lương chi trả cho một nhân viên sẽ thay đổi tùy theo ngành, quy mô công ty, vai trò công việc và các yếu tố khác. Chi phí để thay thế một nhân viên trung bình có thể từ dao động khoảng $3.000 – $18.000.
Nếu các doanh nghiệp có quy trình đào tạo nhập môn, năng suất tuyển dụng có thể cao hơn 54%. Nhân viên tại các công ty có chương trình đào tạo dài hạn thường đạt đến trình độ đúng yêu cầu nhanh hơn 34% so với những công ty tổ chức đào tạo ngắn hạn. Theo thống kê, có 77% nhân viên mới đạt được cột mốc hiệu suất đầu tiên của họ nhờ vào những khóa đào tạo nhập môn này. Tỷ lệ giữ chân nhân viên cao giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và giữ tinh thần làm việc cho những người còn lại.
Chương trình đào tạo nhân viên mới giúp tăng tỷ lệ giữ chân cho doanh nghiệp
Đào tạo nhập môn nâng cao sự hài lòng của nhân viên
Các chương trình đào tạo này có tác động đến hầu hết lực lượng nhân viên trong công ty. Nếu người mới được hướng dẫn bài bản để đạt được hiệu suất công việc, họ sẽ có nhiều khả năng ở lại làm việc lâu dài.
Những nhân viên được cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để thành công sẽ có nhiều khả năng ở lại làm việc hơn. Trên thực tế, nếu nhân viên cảm thấy rằng họ đang học hỏi và được phát triển trong công ty, bạn sẽ giảm khả năng mất nhân sự đến 60% trong bốn năm tới.
Người lao động cũng dần nhận thức được tầm quan trọng của một hệ thống đào tạo nhập môn tốt. Khoảng 70% nhân viên nói rằng có bạn bè tại nơi làm việc là yếu tố quan trọng để họ hài lòng với công việc của mình, 50% những người có bạn thân tại nơi làm việc cho biết họ cảm thấy có mối liên hệ chặt chẽ với công ty.
Việc thiếu mối quan hệ bạn bè có thể ảnh hưởng đến năng suất. Khoảng 58% nam giới và 74% phụ nữ cho rằng họ sẽ từ chối nhận một công việc dù lương cao nhưng họ không thể hòa đồng với đồng nghiệp của mình. Bạn không thể ép các nhân viên xây dựng mối quan hệ nhưng bạn có thể tạo cơ hội để giúp họ xây dựng thông qua một chương trình đào tạo nhập môn.
Tự động hóa quy trình đào tạo nhập môn giúp kết nối dễ dàng hơn
Nhiều nền tảng LMS bao gồm các công cụ tích hợp hỗ trợ tự động hóa các tác vụ, giúp tiết kiệm thời gian cho người quản lý và giám sát. Thay vì lãng phí hàng giờ vào các hoạt động cơ bản như đăng ký quyền lợi và biểu mẫu nhân viên, họ có thể sử dụng thời gian đó để tương tác với những người mới.
Có mặt là bước đầu tiên để xây dựng một mối quan hệ công việc tốt đẹp. Nó cũng làm cho nhân viên mới cảm thấy có giá trị vì nó cho thấy rằng người quản lý quan tâm và sẵn sàng hỗ trợ họ.
Làm thế nào để bắt đầu quy trình đào tạo nhập môn cho người mới?
Có khoảng 60% công ty cho biết rằng họ không đề ra các cột mốc hoặc mục tiêu cho quá trình đào tạo. Vì vậy, nếu bạn đã có săn một chương trình đào tạo, hãy dành thời gian đánh giá và sửa đổi nếu cần thiết,
Khoảng 30% tổ chức sử dụng phương pháp đào tạo thụ động như những checklist hoặc các nhiệm vụ không liên quan. Khoảng 20% sử dụng phương pháp chủ động với cách tiếp cận chiến lược hơn nhờ sự trợ giúp của bộ phận nhân sự.
Doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch đào tạo nhân viên mới bài bản
Khoảng 50% công ty sử dụng phương pháp tiềm năng cao. Điều này có nghĩa là một số cơ chế kết nối và đã có sẵn, nhưng chúng vẫn chưa có một phương pháp logic. Vì vậy, có rất nhiều công ty hiện đang ra sức cải thiện chương trình đào tạo của họ. Một chương trình đào tạo nhập môn thành công phải đáp ứng các yếu tố:
- Xác định rõ các kỳ vọng và mục tiêu ngay trong ngày đầu tiên.
- Kiểm tra nhân sự thường xuyên để đảm bảo người mới đang được hỗ trợ phát triển.
- Thông tin được chia sẻ với tỷ lệ hợp lý để tránh nhân viên bị quá tải.
- Cử một cố vấn hoặc bạn đồng hành để hỗ trợ nhân viên mới.
- Nội dung đào tạo có thể thay đổi dựa trên kỹ năng và nhu cầu của nhân viên.
- Các yếu tố xã hội như: trò chuyện, đội nhóm, phúc lợi cần có để tăng tính kết nối.
Một chương trình giới thiệu tuyệt vời có thể có tác động sâu sắc đến thành công lâu dài của công ty bạn. Nhân viên làm việc tại các công ty có quy trình vững chắc có khả năng ở lại đó ít nhất ba năm cao hơn 69%.
Tips đào tạo nhập môn đã được các chuyên gia L&D khuyên dùng
-
Cập nhật lên hình thức đào tạo thân thiện với mobile
Nếu học tập không tương thích với mobile, điều này đồng nghĩa với việc bạn đang mất cơ hội cải thiện trải nghiệm. Nhân viên khao khát sự linh hoạt và học theo yêu cầu. (Điều này càng đúng khi nhiều nhân viên đang làm việc từ xa trong một hoặc toàn bộ thời gian làm việc trong tuần). Hầu hết chúng ta sử dụng điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop để nhanh chóng truy cập thông tin (như xem chỉ dẫn, các bài review hoặc tìm video). Bạn có thể thiết kế khóa đào tạo onboarding theo cách tương tự để nhân viên dễ tiếp cận và sử dụng linh hoạt cho công việc từ xa.
Việc đào tạo tương thích với mobile đặc biệt tạo thuận lợi cho nhân viên khi làm việc từ xa
>>> Đào tạo nội bộ không gián đoạn với app LMS cho doanh nghiệp
Thêm tính tương tác vào khóa đào tạo để thu hút nhân viên
Với cách trình bày truyền thống là sử dụng PowerPoint và độc thoại, điều này sẽ không mang lại hiệu quả cho người nghe. Điểm chung giữa các bài thuyết trình nhàm chán là thiếu cơ hội tương tác hai chiều. Thay vì trình bày thông tin liên tục, bạn hãy đặt câu hỏi, tạo một cuộc thăm dò nhanh hoặc cho các học viên tham gia hoạt động cùng nhau. Lúc này, người học sẽ có cơ hội tương tác, đồng thời gia tăng khả năng lắng nghe và học hỏi hơn.
Tạo động lực bằng cách chơi game
Để hỗ trợ truyền đạt thông tin, bạn có thể thêm các yếu tố và trò chơi thú vị để tăng động lực. Ví dụ, xây dựng trong cuộc tranh luận lành mạnh để hoàn thành nhiệm vụ, trả lời câu hỏi đúng hoặc đạt điểm cao nhất trong một bài quiz, và trao giải thưởng nhỏ cho người thắng cuộc. Khi có nhiều hoạt động mang tính cộng tác, mọi người sẽ có động lực hơn và tận hưởng trải nghiệm học tập hơn.
Ứng dụng gamification vào đào tạo sẽ tăng sự thích thú và động lực trong việc học hơn
Rút ngắn quá trình đào tạo
Cố gắng chia tách khóa đào tạo thành nhiều phân đoạn hoặc mô-đun hơn. Sử dụng video, hoạt động nhỏ và tài nguyên văn bản ngắn có hình ảnh. Các nhà thiết kế giảng dạy gọi phương pháp này là microlearning. Microlearning là một cách hiệu quả để giảm sự nhàm chán và giúp thông tin dễ tiếp thu hơn.
Thực hành dựa trên các tình huống kèm nhiệm vụ
Việc quan sát, trải nghiệm và thực hành trong các tình huống có thể xảy ra trong công việc là điều quan trọng. Học tập theo nhiệm vụ (Task-based learning) giúp nhân viên lường trước các vấn đề, từ đó xây dựng sự tự tin và tăng kỹ năng giải quyết vấn đề, sẵn sàng thực hiện công việc của mình.
Một chương trình đào tạo nhân viên mới được thiết kế bài bản có thể tác động lớn đến thành công lâu dài của công ty. Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp gia tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên. Bạn có thể truy cập MGE.vn để tìm hiểu cách các hệ thống quản lý học tập giúp hỗ trợ chương trình đào tạo của bạn.
