Đánh giá nhu cầu đào tạo là việc xác định mức độ năng lực, kỹ năng hoặc kiến thức hiện tại của cá nhân trong một hoặc nhiều lĩnh vực. Tiếp theo đó, những năng lực này sẽ được so sánh với tiêu chuẩn bắt buộc cho vị trí của họ hoặc các vị trí khác trong doanh nghiệp. Thông qua sự khác biệt giữa năng lực hiện tại và năng lực cần thiết, doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu đào tạo cho nhân viên. Thay vì mọi người đều cần được đào tạo (thậm chí là cùng một phương thức đào tạo), ban lãnh đạo có thể đưa ra quyết định sáng suốt nhằm giải quyết khoảng cách năng lực giữa các nhân viên, danh mục công việc cụ thể hoặc từng phòng, ban.
Đánh giá có thể được tiến hành mọi lúc, nhưng thường được thực hiện sau khi tuyển dụng, trong quá trình đánh giá và cần cải thiện hiệu suất cho kế hoạch phát triển nghề nghiệp, hoặc khi những thay đổi trong tổ chức cũng liên quan đến công việc của nhân viên. Việc thực hiện đánh giá theo định kỳ sẽ đem lại tích cực trong việc xác định nhu cầu đào tạo, kiến thức và kỹ năng của nhân viên cũng như hiệu quả của chương trình.
Hãy cùng MGE tìm hiểu quy trình 04 bước để bạn thực hiện việc đánh giá nhu cầu đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ trong bài viết dưới đây.
Xác định nhu cầu kinh doanh
Đánh giá đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ được xem là điều kiện tiên quyết cho một chương trình phát triển con người có thành công hay không. Đồng thời việc đánh giá cũng được coi là yếu tố quan trọng để lên kế hoạch nâng cao sức mạnh nội lực của doanh nghiệp trong tương lai. Thông qua phân tích, các doanh nghiệp xác định các lĩnh vực đào tạo cần thiết cho nhân viên để đạt được mục tiêu doanh nghiệp và tối ưu chi phí đào tạo. Ngoài ra, việc này còn tạo động lực cho nhân viên bằng cách tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp cho họ. Người làm đánh giá này phải hiểu rõ về mục tiêu và những ưu tiên lớn của cả công ty và từng phòng ban, nhằm đánh giá đúng các lựa chọn đào tạo và xác định cơ hội nào sẽ đóng góp nhiều nhất vào thành công chung của nhân viên, đơn vị kinh doanh và toàn doanh nghiệp.
Người đánh giá cần xác định cụ thể mục tiêu và những ưu tiên của công ty và từng phòng ban, giúp đánh giá và xác định chính xác các cơ hội từ việc đào tạo
Tại sao công ty tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo? Kết quả cuối cùng mà nhân viên, người quản lý hoặc nhóm điều hành cố gắng đạt được là gì? Liệu đào tạo có đóng góp vào kết quả này không? Đôi khi, những câu trả lời không thể chỉ nằm ở vấn đề đào tạo, mà nó có thể được giải quyết tốt nhất thông qua hoạt động khác như phân tích công việc, làm rõ mục tiêu, tái tổ chức một bộ phận hoặc sự tham gia của nhân viên.
Phân tích khoảng trống hiệu suất (Gap analysis)
Khoảng trống hiệu suất bao gồm việc đánh giá tình trạng hiện tại của hiệu suất hoặc kỹ năng của phòng ban/nhân viên so với mức mong muốn. Sự khác biệt giữa trạng thái hiện có và trạng thái mong muốn gọi là khoảng trống (gap). Có nhiều phương pháp khác nhau để tiến hành phân tích khoảng trống hiệu suất. Tùy thuộc vào từng tổ chức và tình huống để sử dụng một hoặc nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây là một số công cụ đánh giá khoảng trống hiệu suất mà bạn có thể tham khảo:
- Hồ sơ nhân sự: Hồ sơ nhân sự có thể bao gồm mô tả công việc, năng lực công việc, đánh giá hiệu suất và các hồ sơ khác như báo cáo sản xuất, bán hàng và chi phí. Ví dụ, nếu một bộ phận marketing có số nhiều chiến lược không đạt hiệu suất như mong muốn, việc xem xét các báo cáo là điều quan trọng để phân tích lỗ hổng và tiến hành đào tạo.
Từ những hồ sơ nhân sự, bạn có thể phát hiện lỗ hổng và tiến hành chương trình đào tạo hiệu quả
- Đánh giá từng cá nhân: Các cuộc phỏng vấn cá nhân có thể được thực hiện với nhân viên, giám sát viên, quản lý cấp cao và cả khách hàng, nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp đang đào tạo về an toàn lao động, hãy trò chuyện với nhân viên bao gồm nạn nhân và người chứng kiến của vụ tai nạn. Ngoài ra, nói chuyện với những nhân viên chưa từng bị tai nạn cũng là cách hữu ích trong việc thiết lập một chương trình đào tạo gồm các hoạt động thực hành an toàn chuẩn. Nếu là tai nạn liên quan đến thiết bị, bạn nên trao đổi với nhà cung cấp đã sản xuất hoặc bảo dưỡng thiết bị. Với những thông tin thu thập được, doanh nghiệp có thể xác định những lỗ hổng cần giải quyết. Việc đánh giá nhu cầu đào tạo sẽ mang lại kết quả khả quan về cơ hội đào tạo mới cho nhân viên và toàn bộ công ty.
- Nhóm tập trung: Không giống như các cuộc phỏng vấn cá nhân, hình thức này sẽ cùng lúc lấy ý kiến của nhiều cá nhân về nhu cầu đào tạo. Kết quả tốt nhất sẽ dựa trên những nhu cầu đào tạo tương tự nhau của một phòng ban/nhóm nhân viên. Cụ thể, người tham gia sẽ đưa ra những nhu cầu đào tạo mà họ mong muốn. Sau đó, mỗi người lựa chọn 5 ý tưởng đào tạo được xem là quan trọng nhất. Họ có thể chọn từng ý trong 5 mục khác nhau hoặc chọn cả 5 ý thuộc cùng một mục đào tạo.
- Phiếu khảo sát, bảng câu hỏi và phiếu tự đánh giá: Các cuộc khảo sát thường sử dụng một định dạng tiêu chuẩn và có thể được thực hiện bằng văn bản, hình thức điện tử hoặc qua điện thoại. Tùy thuộc vào trường hợp nào mà bạn nên thực hiện các cuộc khảo sát với nhân viên và khách hàng. Khi tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo về dịch vụ khách hàng, bạn nên khảo sát nhân viên rằng, điều gì sẽ giúp họ cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó, những ý kiến từ khách hàng về trải nghiệm của họ với nhân viên cũng là thông tin hữu ích.
- Quan sát: Các nguồn quan sát bao gồm quan sát trực tiếp và nguồn sẵn có của giám sát viên, các mô phỏng tại chỗ về xác lập công việc và lấy mẫu công việc dạng chữ viết.
Đánh giá các lựa chọn đào tạo
Sau khi xác định khoảng trống hiệu suất, nhà quản lý sẽ tạo được một danh sách các lựa chọn và nhu cầu đào tạo. Tiếp theo đó, danh sách này có thể được đánh giá dựa trên các mục tiêu và ưu tiên của tổ chức ở hiện tại và sau này.
Doanh nghiệp có thể thiết lập các thang điểm để đánh giá các lựa chọn đào tạo
Bạn có thể sử dụng thang điểm từ 1 – 3, trong đó số 1 là rất quan trọng, số 2 là quan trọng và số 3 là không quan trọng. Những yếu tố bạn cần xem xét để xác định tính khả thi đào tạo là:
- Giải pháp cho vấn đề: Ví dụ, một nhân viên có vấn đề về hiệu suất, và vấn đề này được xác định rõ liên quan đến đào tạo. Nhân viên được cung cấp thêm khóa đào tạo tại chỗ để phát triển các kỹ năng cần thiết. Kết quả là, nhân viên sẽ có đầy đủ năng lực và đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn.
- Chi phí: Chi phí đào tạo là một yếu tố cần được cân nhắc về tầm quan trọng. Tùy thuộc vào tình huống, mức độ ưu tiên và ngân sách, doanh nghiệp có thể sẵn sàng đầu tư cho một khóa đào tạo hoặc không. Công thức tính tổng chi phí đào tạo như sau:
Số lượng nhân viên được đào tạo x Chi phí đào tạo = Tổng chi phí đào tạo
- ROI: Lợi tức đầu tư (ROI) là chỉ số thể hiện giá trị của các khoản chi tiêu liên quan đến việc đào tạo và phát triển. Nó cũng thể hiện khoảng thời gian để các hoạt động này mang lại lợi tức đầu tư cho tổ chức.
>>> ROI là gì? Làm thế nào để đo lường ROI đào tạo?
- Tuân thủ pháp luật: Từ phân tích khoảng trống hiệu suất, nếu nhu cầu đào tạo bắt buộc về mặt pháp lý, duy trì giấy phép hoặc chứng chỉ của nhân viên, thì những khóa đào tạo này nên được ưu tiên cao.
- Thời gian: Đôi khi thời lượng xây dựng năng lực sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Nó có thể cản trở khả năng hoàn thành công việc khác của nhân viên. Lúc này, doanh nghiệp nên thuê chuyên gia hoặc nguồn bên ngoài công ty để lấp đầy những khoảng trống kỹ năng. Với một số doanh nghiệp, họ có khả năng xây dựng năng lực từ bên trong về lâu dài.
- Duy trì tính cạnh tranh: Nếu doanh nghiệp có những hạn chế về kiến thức/năng lực liên quan đến một sản phẩm/dịch vụ mới, điều này sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu của công ty. Doanh nghiệp nên cung cấp các khóa đào tạo cần thiết cho nhân viên, giúp sản phẩm/dịch vụ mới tạo ra hoặc vượt mức doanh thu mong muốn. Lúc này, công ty được hưởng lợi từ việc tăng doanh thu nhiều hơn so với chi phí đào tạo.
>>> Tạo lợi thế cạnh tranh với nền tảng đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp MGE
Việc cung cấp khóa đào tạo cần thiết cho nhân viên giúp họ có được năng lực/kiến thức về sản phẩm mới, giúp duy trì sự cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường
Sau khi đánh giá toàn bộ nhu cầu/lựa chọn đào tạo, chuyên viên nhân sự sẽ có một danh sách các ưu tiên đào tạo cho từng nhân viên, phòng ban hoặc toàn thể doanh nghiệp.
Báo cáo nhu cầu đào tạo và đề xuất kế hoạch đào tạo
Cuối cùng, dựa vào thứ tự ưu tiên từ danh sách lựa chọn đào tạo, bộ phận L&D tiến hành báo cáo các phát hiện từ đánh giá nhu cầu đào tạo, đề xuất cho kế hoạch và ngân sách đào tạo trong ngắn – dài hạn.
Nếu khóa đào tạo có mốc thời gian như đáp ứng nghĩa vụ đào tạo cho các mục đích tuân thủ pháp luật, thì chúng nên được thiết lập ngân sách và lên lịch một cách hợp lý. Báo cáo phải bao gồm một bản tóm tắt về lý do và cách thức hoàn thành đánh giá, các phương pháp được sử dụng, đối tượng liên quan, và những đề xuất đào tạo kèm lịch trình tổng quan.
Những suy xét đối với báo cáo và bảng kế hoạch đào tạo đề xuất bao gồm:
- Chương trình đào tạo nào đã được cung cấp và có nên tiếp tục chúng không?
- Việc đào tạo sẽ được thực hiện tại công ty hay bên ngoài?
- Việc mời một chuyên gia để đào tạo nhân viên về cùng một chủ đề, thay vì gửi tất cả mọi người đến một khóa đào tạo bên ngoài có hợp lý không?
- Bộ phận nhân sự, bộ phận đào tạo hoặc bộ phận khác có chuyên môn liên quan đến chủ đề đào tạo không?
- Có thể và nên tổ chức đào tạo online không?
- Phong cách học của những người tham gia là gì?
- Tất cả những người tham gia đang ở một/ nhiều địa điểm, hay phi tập trung?
Xây dựng lộ trình đào tạo chuyên nghiệp, bài bản với hệ thống MGE
Dễ dàng xây dựng các khóa học
Chỉ với thao tác kéo thả đơn giản, hệ thống website đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng triển khai hàng loạt khóa học chuyên môn, độ phức tạp cao cho từng phòng ban. Bộ phận quản lý đào tạo chỉ việc tạo từng thư mục, chủ đề cho các khóa học và phân quyền tiếp cận khóa học phù hợp với nhu cầu chuyên môn của các bộ phận.
Nội dung đào tạo trực quan đa dạng
MGE giúp xây dựng khóa học với nội dung đa dạng
Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE cho phép doanh nghiệp tạo khóa học training với nội dung trực quan, đa dạng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tạo bài giảng dạng video, slide, nội dung văn bản hoặc các tệp âm thanh.
Lộ trình training mang tính cá nhân hóa cao
Thay vì phải gượng ép bản thân theo nhịp học khi tham gia các buổi đào tạo trực tiếp, MGE giúp cá nhân điều chỉnh việc học theo khả năng của mình. Tùy theo từng level, nhân viên sẽ cập kiến thức ở các mức độ khác nhau. Bên cạnh đó, nhân viên chủ động thời gian học tập cũng như tự ôn luyện các kiến thức chưa nắm vững. MGE còn tích hợp bài kiểm tra ở mỗi cuối khóa học giúp nhân viên dễ dàng nhận ra những lỗ hổng kiến thức cần bổ trợ thêm.
Dễ dàng quản lý nhân viên và tiến độ đào tạo
Doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên và tiến độ đào tạo
MGE có thể xuất các loại báo cáo giúp việc quản lý và theo dõi mức độ tham gia đào tạo của nhân viên theo từng bộ phận, phòng ban riêng biệt. Dựa trên những Báo cáo từ tổng quan đến chi tiết về tiến độ học tập giúp việc đánh giá năng lực nhân viên chính xác nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể công nhận nỗ lực học tập của nhân viên thông qua trao chứng nhận nội bộ trực tuyến sau mỗi khóa học.
Hy vọng qua bài viết này, MGE có thể cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích liên quan đến việc đánh giá nhu cầu đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để triển khai việc số hóa tài liệu đào tạo, cũng như tìm hiểu thêm về nền tảng đào tạo trực tuyến MGE, hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé.
