Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững cần chú trọng đến vấn đề nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng coi trọng việc đào tạo nhân sự và xây dựng được hệ thống nội dung đào tạo khoa học, bài bản. Một trong những lý do dẫn đến tình trạng này là đào tạo nội bộ sẽ cần 1 khoản ngân sách và chi phí không hề rẻ, đổi lại lãnh đạo lại khó đánh giá lợi tức đầu tư cho quá trình này. Tìm ra biện pháp đo lường ROI đào tạo chính là cách giúp doanh nghiệp thấy được lợi ích khi triển khai các khóa training nội bộ. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ các phương pháp giúp doanh nghiệp thấy được lợi ích khi đầu tư đồng bộ hóa năng lực đội ngũ nhân viên.
Tại sao cần quan tâm đến ROI đào tạo?
ROI (chỉ số hoàn vốn đầu tư) được coi là thước đo hiệu suất nhằm đánh giá hiệu quả của 1 khoản đầu tư vào 1 vấn đề cụ thể. ROI đào tạo giúp đánh giá hiệu quả khoản đầu tư của doanh nghiệp trong lĩnh vực nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự. Chỉ số này không đo lường độ hài lòng của nhân viên với khóa đào tạo, mà giúp lãnh đạo doanh nghiệp biết được họ thu được gì với 1 đồng chi phí bỏ ra khi triển khai training nội bộ.
Đo lường ROI giúp doanh nghiệp đánh giá được giá trị của việc thực hiện đào tạo tạo nội bộ tạo ra cho kết quả kinh doanh
Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần phải đo lường lợi tức đầu tư của tất cả các chương trình đào tạo. Trên thực tế, việc đánh giá này chỉ cần thực hiện trên 5% tổng số các chương trình đào tạo. Những chương trình đào tạo được dùng để đo lường ROI phụ thuộc vào mức độ phức tạp và khả năng tác động đến hiệu quả kinh doanh. Chẳng hạn như doanh nghiệp sẽ cần đo lường ROI của khóa đào tạo dành cho cấp quản lý, có thể bỏ qua việc đánh giá lợi tức đầu tư của nội dung training về quy tắc ứng xử mới trong doanh nghiệp. Do nội dung khóa đào tạo dành cho quản lý có thể tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Việc đo lường ROI đào tạo còn vì những lý do dưới đây:
Thuyết phục lãnh đạo đầu tư vào đào tạo
Một trong những lý do bộ phận đào tạo và nhân sự cần quan tâm đến chỉ số ROI là để thuyết phục lãnh đạo tại sao họ cần phải duyệt ngân sách cho các chương trình này. Khi bộ phận đào tạo có thể chỉ ra được lợi ích mà các chương trình đào tạo trước đây doanh nghiệp triển khai trước đó, ban lãnh đạo sẽ dễ dàng ra quyết định tiếp tục đầu tư hay không
Đảm bảo các nội dung đào tạo mang đến giá trị
Khi đo lường ROI đào tạo, bộ phận đào tạo sẽ so sánh tác động của các khóa đào tạo khác nhau với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc so sánh này rất quan trọng giúp bộ phận đào tạo quyết định nên đầu tư vào các nội dung như thế nào dựa trên các khóa học tổ chức trước đây. Do không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ ngân sách để triển khai mọi nội dung đào tạo, và khi gặp phải bất ổn tài chính, ngân sách đào tạo thường là một trong những khoản chi phí bị cắt giảm đầu tiên.
Doanh nghiệp gặp khó khăn khi đánh giá lợi tức đầu tư cho đào tạo?
Mục tiêu chưa rõ ràng: Khi bộ phận đào tạo không xác định được mục tiêu cụ thể của việc đào tạo nội bộ sẽ khó đánh giá được tác động của các nội dung này đến doanh nghiệp. Hơn nữa, mục tiêu không rõ ràng cũng gây nhầm lẫn về các loại dữ liệu cần thu thập để đo lường ROI.
Thiếu dữ liệu để đo lường ROI:Để đo lường được lợi tức đầu tư cho lĩnh vực đào tạo nội bộ, doanh nghiệp cần thu thập nhiều loại dữ liệu. Các loại dữ liệu này nhiều hay ít thường tùy theo mục tiêu thực hiện training mà doanh nghiệp đặt ra trước đó. Không chỉ lọc ra các dữ liệu cần thiết, doanh nghiệp còn cần biến các dữ liệu thành thành 1 giá trị tiền tệ để tính ROI.
Để đo lường chính xác, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và các dữ liệu cần thiết
Chẳng hạn: Doanh nghiệp làm trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, đang chi khoảng 30.000.000VNĐ để thực hiện khóa đào tạo nâng cao kỹ năng xử lý cuộc gọi cho 10 nhân viên. Điều doanh nghiệp muốn là đo lường hiệu suất của nhân viên trước và sau khi thực hiện khóa đào tạo. Số liệu bạn cần thu thập để thực hiện đo lường ROI là chi phí xử lý 1 cuộc gọi và số lượng cuộc gọi mà nhân viên xử lý mỗi giờ.
Chẳng hạn: Trước khóa đào tạo, nhân viên xử lý được 25 cuộc gọi/giờ, sau khi được training 1 nhân viên có thể xử lý 30 cuộc gọi/giờ. Nếu chi phí xử lý 1 cuộc gọi trung bình là 10.000VNĐ, việc cải thiện hiệu suất xử lý thêm 5 cuộc gọi mỗi giờ sẽ có giá trị 50.000 VNĐ và 1 ngày làm việc 8 tiếng của nhân viên sẽ thêm 400.000VNĐ. Với 10 nhân viên, doanh nghiệp đã tăng lợi nhuận thêm 4000.000VNĐ mỗi ngày, trong 100 ngay mang về 400.000.000VNĐ.
Lợi tức đầu tư của khóa đào tạo này sẽ là:
400.000.000VNĐ – 30.000.000VNĐ/ 30.000.000 x 100 = 1233%
Các cách đo lường ROI phổ biến hiện nay
Mô hình Kirkpatrick
Đây là phương pháp đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo nội bộ dựa trên 4 tiêu chí: phản ứng, học tập, hành vi, kết quả.
Mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo nhân sự phổ biến Kirkpatrick
Giai đoạn phản ứng
Giai đoạn này đánh giá phản ứng của người học với chương trình đào tạo do doanh nghiệp xây dựng. Liệu họ có thấy nội dung hấp dẫn và có ích cho công việc của mình. Doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát sau đào tạo xoay quanh các vấn đề như:
- Ưu, nhược điểm của khóa đào tạo này là gì?
- Nội dung khóa đào tạo có phù hợp và giúp ích cho công việc của bạn?
- Bạn học được gì từ khóa học này?
- Bạn có thể áp dụng gì vào công việc?
- Cấp quản lý cần hỗ trợ gì để bạn thuận lợi áp dụng điều đã học vào công việc…
Giai đoạn học tập
Quá trình này đánh giá xem nhân viên có đạt được kiến thức, kỹ năng mà doanh nghiệp mong muốn khi thực hiện đào tạo. Bộ phận đào tạo và quản lý trực tiếp có thể đo lường bằng cách quan sát hiệu suất của nhân viên trong công việc có được cải thiện so với trước khi được training hay không. Ngoài ra, bộ phận đào tạo có thể thực hiện việc đánh giá dựa trên xây dựng các bài kiểm tra sau khóa học. Nhiều hệ thống đào tạo trực tuyến như MGE cho phép doanh nghiệp xây dựng kho bài kiểm tra trực tuyến. Ngay sau khi tham gia khóa học, nhân viên sẽ làm bài kiểm tra và chủ động biết được mình nắm được bao nhiêu % kiến thức mới.
Giai đoạn hành vi
Ở bước này, doanh nghiệp đánh giá sự thay đổi hành của những nhân viên vừa tham gia khóa học. Liệu nhân viên có cải thiện tinh thần, động lực làm việc hay không. Quá trình này có thể kéo dài trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng. Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi như: Nhân viên có áp dụng các kiến thức vừa học vào công việc? Họ có thể hướng dẫn các kiến thức mới cho người khác…
Giai đoạn kết quả
Đây là bước đo lường tác động của nội dung khóa đào tạo với mục tiêu và kết quả kinh doanh. Các kết quả đánh giá được ở bước này cho doanh nghiệp biết được khả năng giữ chân nhân tài, tăng năng suất làm việc, doanh số bán hàng, độ hài lòng của khách hàng và cải thiện chất lượng công việc.
Việc đo lường các số liệu này không giống nhau. Chẳng hạn, để đánh giá sự hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp có thể chọn 1 tệp khách hàng và xem xét trải nghiệm sử dụng sản phẩm dịch vụ của họ thay đổi như thế nào theo thời gian. Đối với năng suất nhân viên, doanh nghiệp có thể hỏi từ quản lý trực tiếp của họ…
Mô hình Phillips
Mô hình Phillips giúp doanh nghiệp xem xét hiệu quả đào tạo, các yếu tố tác động và những vấn đề cần cải thiện
Đây được coi là phương pháp đánh giá hiệu quả đào tạo nhân sự nâng cấp hơn so với mô hình Kirkpatrick. Ở mô hình Phillips, đào tạo được coi là 1 khoản đầu tư Mô hình này ngoài 4 cấp độ gần tương tự như KirKpatrick, còn thêm tiêu chí về ROI. Trong đó:
Cấp độ phản ứng và học tập
Mô hình Phillips cũng yêu cầu khảo sát ý kiến của nhân viên về khóa học và đánh giá việc đào tạo có cung cấp kiến thức cần thiết và có khả năng áp dụng vào thực tế hay không.
Cấp độ Ứng dụng
Nếu như cấp độ thứ 3 (hành vi) của Kirkpatrick chỉ giúp doanh nghiệp biết được liệu quá nội dung học này có được nhân viên đón nhận, mà không đưa ra các dữ liệu giúp bộ phận đào tạo cải thiện nội dung khóa học. Cấp độ này cũng giúp doanh nghiệp chỉ ra các lý do tại sao doanh nghiệp cần thực hiện khóa đào tạo nội bộ. Trong trường hợp phát sinh vấn đề, mô hình Phillips cũng giúp xác định nguyên nhân xuất phát từ đâu: nội dung đào tạo, hình thức triển khai…
Cấp độ Tác động
Ở bước này, mô hình Phillips xem xét toàn bộ tác động của đào tạo với doanh nghiệp bao gồm hiệu quả cũng như các yếu tố cản trở nhân viên cải thiện các kỹ năng cần thiết cho công việc.
Cấp độ ROI
Cấp độ này xem xét mối liên hệ giữa đào tạo với kết quả kinh doanh. Cấp độ này giúp doanh nghiệp đo lường chi phí đầu tư đào tạo nhân sự, biết được chương trình training “có tạo ra lợi nhuận hay không?”, “nếu có, lợi tức là bao nhiêu?”
Mô hình đo lường ROI dựa trên mục tiêu đánh giá
Mô hình đo lường ROI dựa trên mục tiêu đánh giá
Mô hình đo lường ROI này xác định 3 mục tiêu đánh giá chính: Nội dung, kế hoạch đào tạo, mục tiêu thay đổi từ phía người học và mục tiêu tác động đến doanh nghiệp. Theo mô hình này, việc đánh giá đào tạo là 1 phần của quy trình đào tạo nội bộ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp ra quyết định có nên triển khai training hay không và cần cải thiện các nội dung gì, cách thức truyền thông nội bộ về việc training để đạt hiệu quả tốt nhất
Mục tiêu nội dung kế hoạch đào tạo
Mục tiêu này nhằm xác định hiệu quả của các nội dung đào tạo dựa trên việc xem xét nhu cầu đào tạo, giá trị của nội dung và các thức triển khai hiệu quả
Mục tiêu thay đổi từ phía người học
Mục tiêu này giúp doanh nghiệp xem xét sự thay đổi ở thái độ, kỹ năng, kiến thức của nhân viên trong quá trình trước, trong và sau khi được đào tạo. Khác với mô hình Phillips hay Kirkpatrick, đo lường ROI dựa trên mục tiêu cho rằng thái độ, năng lực của người học thay đổi nhưng không nhất thiết kéo theo sự thay đổi về năng suất ngay lập tức. Việc cải thiện hiệu suất có thể mất 1 thời gian dài để đánh giá chính xác.
Mục tiêu tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Mục tiêu này giúp doanh nghiệp xem xét khả năng cải thiện hiệu suất làm việc của toàn doanh nghiệp sau khi triển khai các chương trình đào tạo nhân viên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng đánh giá sự thay đổi của kết quả kinh doanh sau khi nhân viên được nâng cao năng lực làm việc.
Những lưu ý khi đo lường ROI cho đào tạo
Xác định mục tiêu đo lường ROI
Nếu doanh nghiệp muốn xem xét chi phí đầu tư vào khóa học có thỏa đáng hoặc đánh giá đâu là khóa học có tác động đến doanh nghiệp nhiều nhất, bạn cần xác định rõ các mục tiêu cần đo lường ROI. Xác định rõ các mục tiêu đo lường ROI sẽ giúp tìm ra các dữ liệu cần để việc đánh giá được chính xác.
Xác định các dữ liệu cần thiết
Bạn cần xác định các dữ liệu cần thiết để thực hiện phép đo lường ROI
Từ việc xác định mục tiêu đo lường, bạn sẽ chỉ ra được các dữ liệu cần thiết để thực hiện việc tính toán chỉ số ROI. Chẳng hạn bạn muốn đo lường tác động của chương trình đến kết quả bán hàng của nhân viên sale, bạn cần phải chuẩn bị các dữ liệu như: Số lượng chương trình, số giờ, các chi phí, doanh số bán hàng trước và sau đào tạo…
Xác định điểm chuẩn
Bạn sẽ so sánh dữ liệu cần thiết kế trên với dữ liệu trước khi đào tạo. Bạn cần thiết lập các điểm chuẩn cho trạng thái trước khi đào tạo để có thể so sánh và đo lường ROI đúng nhất. Ví dụ: nếu mục tiêu của đào tạo bán hàng của bạn là tăng quy mô giao dịch trung bình lên 5%, bạn cần biết quy mô giao dịch trung bình trước khi đào tạo là bao nhiêu. Sau đó, bạn có thể so sánh dữ liệu trước và sau đào tạo.
Tách biệt tác động của đào tạo
Khó xác định tác động của đào tạo là gì và tác động của các yếu tố khác có thể là gì. Cách tốt nhất là doanh nghiệp nên tạo ra 2 nhóm: Nhóm kiểm soát đã trải qua khóa đào tạo và một nhóm không trải qua khóa đào tạo. Dựa trên 2 nhóm người này, doanh nghiệp sẽ ước tính tác động của khóa đào tạo và các yếu tố khác.
Bên cạnh đó, nếu bạn đang xem xét tác động của việc đào tạo đối với doanh số bán hàng, bạn có thể dự đoán những con số bán hàng sẽ như thế nào mà không cần đào tạo dựa trên các xu hướng quan sát được và so sánh chúng với những con số được đào tạo.
Xác định khoảng thời gian đo lường
Không phải mọi khóa đào tạo đều tạo ra hiệu quả ngay lập tức, doanh nghiệp cần đưa ra 1 khung thời gian nhất định để việc đo lường ROI được khách quan và có ý nghĩa.
Không phải mọi khóa đào tạo của doanh nghiệp đều cần tính toán ROI. Tuy nhiên, bằng việc lựa chọn ra 1 vài khóa quan trọng để đo lường ROI sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đào tạo và tác động của nó đối với kết quả kinh doanh. Hi vọng với những chia sẻ trên đây, doanh nghiệp sẽ có cách đánh giá ROI cho đào tạo nhân sự nội bộ một cách hiệu quả.
>>> Làm thế nào để doanh nghiệp theo dõi quá trình đào tạo nhân sự?
>>> Cách chọn phương pháp đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp lớn
