Cẩm nang xây dựng web nội bộ doanh nghiệp: 10 loại content cần-phải-có

Việc xây dựng web nội bộ không còn là khái niệm xa lạ với nhiều doanh nghiệp. Nó không những là một công cụ để chia sẻ thông tin mà còn là cầu nối, giúp các thành viên trong tổ chức tương tác, trao đổi và cập nhật các quy trình, chiến lược mới. Một cổng thông tin nội bộ hiệu quả cần phải có sự kết hợp của nhiều loại nội dung khác nhau để tối ưu hóa khả năng giao tiếp, chia sẻ và phát triển của nhân viên trong doanh nghiệp. MGE sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và cách xây dựng một cổng thông tin nội bộ với 10 loại thông tin không thể thiếu.

1. Tầm quan trọng của nội dung thông tin trên website nội bộ

Cổng thông tin nội bộ đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý và truyền tải thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Khi xây dựng web nội bộ và tổ chức tốt, nó giúp nhân viên dễ dàng truy cập vào các tài liệu, chính sách và quy trình cần thiết, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. Yếu tố này không những giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin còn hạn chế sai sót khi thực hiện các nhiệm vụ.

Ngoài ra, cổng thông tin nội bộ giúp đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ tổ chức, khi tất cả nhân viên đều được tiếp cận với thông tin cập nhật và chính xác. Việc này tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, tăng cường sự đồng thuận về chiến lược và mục tiêu công ty. Quan trọng hơn, nó là công cụ hiệu quả để xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, từ đó giúp nhân viên cảm thấy gắn bó, có trách nhiệm và cam kết với mục tiêu chung của tổ chức.

2. 10 loại content quan trọng khi xây dựng web nội bộ

2.1. Nội quy, chính sách công ty, mẫu tài liệu, hợp đồng, đơn

Chính sách công ty, các tài liệu chính thức và biểu mẫu hành chính là một trong những loại thông tin quan trọng nhất trên cổng thông tin nội bộ. Đây là nơi cung cấp tất cả các thông tin cơ bản mà nhân viên cần biết để tuân thủ các quy định và quy trình của công ty. Khi xây dựng web nội bộ, các tài liệu như quy định về giờ làm việc, nghỉ phép, bảo mật và biểu mẫu hành chính cần được hiển thị rõ ràng, dễ truy cập để nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy mà không cần phải hỏi quá nhiều.

Ví dụ, một khu vực dành riêng trên cổng thông tin cho các biểu mẫu yêu cầu nghỉ phép, xin trang thiết bị hay các tài liệu hướng dẫn an toàn lao động sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm và đảm bảo tuân thủ đúng quy trình.

2.2. Thông tin về chính sách nhân sự (HR)

Tất cả các thông tin liên quan đến nhân sự như phúc lợi, lương thưởng, chính sách nghỉ phép, đánh giá hiệu suất và chương trình đào tạo cần được thể hiện rõ ràng và đầy đủ trên cổng thông tin nội bộ. Điều này giúp nhân viên nhanh chóng tra cứu khi cần thiết, giảm thiểu việc phải liên hệ trực tiếp với phòng nhân sự, đồng thời giúp bộ phận này tập trung vào những công việc quan trọng hơn.

Thông tin nhân sự cần được cập nhật thường xuyên, bao gồm các chính sách mới hoặc thay đổi liên quan đến quyền lợi của nhân viên. Nhân viên có thể tra cứu các quy định về nghỉ phép, bảo hiểm y tế, hay thậm chí đăng ký các khóa đào tạo trực tiếp qua cổng thông tin.

2.3. Tài liệu onboarding

Quá trình onboarding là một bước quan trọng để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc. Do đó, khi xây dựng web nội bộ, cần có một phần riêng để cung cấp các tài liệu giúp nhân viên mới làm quen với công ty. Các nội dung này có thể bao gồm giới thiệu về văn hóa công ty, sơ đồ tổ chức, các bước thực hiện trong quá trình thử việc và các biểu mẫu cần hoàn thành.

Ngoài ra, phần này có thể kèm theo những tài liệu như hướng dẫn về công cụ làm việc, cách sử dụng phần mềm nội bộ và các video chào mừng từ ban lãnh đạo. Điều này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái và tự tin hơn trong giai đoạn đầu.

2.4. Tài liệu về quy trình làm việc

Để giúp nhân viên thực hiện công việc hiệu quả, cổng thông tin cần cung cấp các hướng dẫn chi tiết về quy trình làm việc. Các tài liệu này nên bao gồm từng bước thực hiện một nhiệm vụ cụ thể hoặc quy trình xử lý sự cố trong công việc. Việc này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng mà còn đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quá trình làm việc.

Ví dụ, một tài liệu hướng dẫn về quy trình đặt hàng, cách gửi yêu cầu dịch vụ kỹ thuật hoặc cách giải quyết khiếu nại từ khách hàng sẽ giúp nhân viên xử lý tình huống mà không cần phải chờ đợi sự hỗ trợ từ các bộ phận liên quan.

2.5. Mục tiêu và định hướng phát triển của doanh nghiệp

Việc hiểu rõ chiến lược phát triển và mục tiêu của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng để nhân viên có thể định hướng công việc của mình theo đúng hướng. Khi xây dựng web nội bộ, cổng thông tin nên có một mục riêng biệt để chia sẻ các chiến lược dài hạn và ngắn hạn của công ty.

Các mục tiêu này có thể bao gồm kế hoạch phát triển thị trường, cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ mới, mục tiêu tăng trưởng doanh thu hoặc chiến lược cạnh tranh. Khi nhân viên nắm rõ những mục tiêu này, họ sẽ cảm thấy mình đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của tổ chức và sẽ điều chỉnh cách làm việc để góp phần đạt được các mục tiêu chung.

2.6. Sứ mệnh, giá trị và trách nhiệm xã hội (CSR)

Sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức. Khi nhân viên hiểu rõ các giá trị này, họ sẽ dễ dàng gắn kết và cam kết với công ty hơn. Ngoài ra, việc chia sẻ các hoạt động liên quan đến trách nhiệm xã hội (CSR) sẽ giúp nhân viên cảm thấy tự hào về tổ chức và đồng thời thúc đẩy sự tham gia vào các hoạt động cộng đồng.

Trên cổng thông tin nội bộ, cần có một phần riêng để giới thiệu về sứ mệnh, giá trị công ty cũng như những chương trình CSR mà doanh nghiệp đang thực hiện. Điều này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về bản sắc của tổ chức mà còn giúp xây dựng một môi trường làm việc đoàn kết và gắn bó.

2.7. Thông tin về sản phẩm, dịch vụ của công ty

Thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ của công ty là yếu tố quan trọng để các bộ phận như kinh doanh, tiếp thị có thể làm việc hiệu quả hơn. Khi xây dựng web nội bộ, cổng thông tin nên cung cấp đầy đủ thông tin về các sản phẩm mà doanh nghiệp đang cung cấp, bao gồm các đặc điểm nổi bật, ưu thế cạnh tranh, và đối tượng khách hàng mục tiêu.
Nhờ việc cung cấp thông tin này một cách chi tiết, nhân viên có thể dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần truyền đạt đến khách hàng hoặc đối tác. Đồng thời, điều này cũng giúp tất cả nhân viên trong tổ chức nắm rõ các giải pháp mà công ty cung cấp.

2.8. Tài liệu nội bộ về thương hiệu

Một phần không thể thiếu trên cổng thông tin là khu vực tài liệu thương hiệu và tài sản số. Đây là nơi cung cấp các hướng dẫn về sử dụng logo, màu sắc, font chữ và các quy tắc liên quan đến việc sử dụng thương hiệu trong các tài liệu nội bộ và bên ngoài. Việc tuân thủ các nguyên tắc thương hiệu sẽ giúp duy trì tính nhất quán trong truyền thông và bảo vệ hình ảnh công ty.

Ngoài ra, các tài liệu như mẫu thuyết trình, video, hình ảnh chính thức cũng nên được lưu trữ ở đây để nhân viên có thể dễ dàng sử dụng khi cần.

2.9. Thông tin về các chi nhánh, trụ sở

Đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng ở các địa điểm khác nhau, khi xây dựng web nội bộ, việc cung cấp thông tin chi tiết về từng địa điểm trên cổng thông tin là rất cần thiết. Nhân viên cần biết các thông tin về quy định an toàn, sơ đồ văn phòng, hay các tiện ích gần văn phòng để thuận tiện cho việc di chuyển hoặc làm việc tại các chi nhánh.
Ngoài ra, thông tin về khách sạn, phương tiện đi lại gần văn phòng cũng có thể là một tài liệu hữu ích cho nhân viên khi cần di chuyển công tác.

2.10. Tài liệu hướng dẫn truy cập cổng thông tin khi xây dựng web nội bộ

Cuối cùng, để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều có thể tận dụng tối đa cổng thông tin, doanh nghiệp cần cung cấp các hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hệ thống. Điều này đặc biệt quan trọng với những nhân viên mới hoặc những người chưa quen với công nghệ.

Hướng dẫn sử dụng có thể bao gồm video chỉ dẫn, tài liệu hỏi đáp (FAQs), hoặc các bài viết hướng dẫn từng bước cụ thể về cách truy cập và sử dụng các chức năng của cổng thông tin.

>>> 5 bước để xây dựng một hệ thống đào tạo nội bộ trực tuyến dành cho doanh nghiệp

3. MGE – Giải pháp tối ưu trong việc xây dựng cổng thông tin nội bộ

MGE mang đến một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng web nội bộ và quản lý cổng thông tin hiệu quả với các tính năng nổi bật:

• Kết nối mọi thành viên: MGE tạo điều kiện cho việc giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các nhân viên, dù họ ở bất kỳ đâu, giúp tăng cường sự gắn kết trong tổ chức.
• Quản lý tài liệu dễ dàng: Hệ thống cho phép lưu trữ, tìm kiếm và cập nhật các tài liệu quan trọng một cách nhanh chóng và tiện lợi, giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian.
• Truyền thông minh bạch: MGE đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng đều được truyền tải kịp thời và chính xác đến tất cả nhân viên, từ đó tăng tính minh bạch trong doanh nghiệp.
• Hỗ trợ đào tạo và phát triển: Nền tảng này cung cấp các chương trình đào tạo trực tuyến, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và phát triển sự nghiệp, đồng thời tạo dựng văn hóa học tập trong công ty.
• Tích hợp quản lý quy trình: MGE giúp doanh nghiệp quản lý quy trình công việc hiệu quả hơn, từ việc theo dõi tiến độ đến kiểm soát chất lượng, đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng tiến độ.

Với MGE, doanh nghiệp có thể xây dựng một cổng thông tin không chỉ giúp tối ưu hóa công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả và minh bạch.

MGE – Mạng xã hội chuyên đào tạo dành cho doanh nghiệp

>>> Giải pháp tối ưu hiệu quả đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp

Kết luận

Cổng thông tin nội bộ hiệu quả không chỉ giúp tối ưu quy trình làm việc mà còn xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tăng cường sự gắn kết nhân viên. Với 10 loại nội dung thiết yếu đã nêu, doanh nghiệp có thể tạo ra một nền tảng thông tin hữu ích, hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện cho cổng thông tin nội bộ, MGE sẽ là lựa chọn lý tưởng, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và gắn kết tổ chức.

Liên hệ MGE ngay để khám phá thêm các giải pháp tối ưu để xây dựng web nội bộ cho doanh nghiệp của bạn!

>>> Sơ đồ về quy trình đào tạo hiệu quả dành cho mọi tổ chức doanh nghiệp