Quy tắc 2 phút là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả, được giới thiệu bởi David Allen trong tác phẩm “Getting Things Done”. Quy tắc này giúp chúng ta thay đổi cách tiếp cận công việc và cuộc sống hàng ngày, từ đó đẩy lùi trì hoãn và lười biếng. Hãy cùng MGE tìm hiểu chi tiết hơn về phương pháp này.

1. Khái niệm “Quy tắc 2 phút”

Định nghĩa của quy tắc 2 phút đơn giản là thấy việc gì làm được trong 2 phút, hãy làm luôn và đừng chần chừ. Lý do chúng ta hay trì hoãn những việc nhỏ nhặt không phải vì chúng khó, mà vì chúng quá dễ để thực hiện. Chính vì thế, ta thường tìm cớ để lảng tránh, không chịu bắt tay vào làm ngay.

“Quy tắc 2 phút” trong quản lý thời gian

Cũng từ căn bệnh “trì hoãn” trên, quy tắc 2 phút ra đời trong bối cảnh môi trường làm việc và cuộc sống hiện đại đang thay đổi với những đặc điểm sau:

• Sự tăng mạnh về thông tin: Thời đại kỹ thuật số khiến chúng ta ngập trong thông tin từ email, tin nhắn và vô vàn công việc cần giải quyết ngay. Quy tắc 2 phút là giải pháp để xử lý nhanh chóng các yêu cầu này.
• Nhịp sống nhanh: Cuộc sống hiện đại bận rộn với vô vàn deadline, cuộc họp và yêu cầu phản hồi nhanh. Quy tắc 2 phút giúp giảm tải áp lực bằng cách giải quyết ngay những việc nhỏ, ngăn chúng chất chồng thành những gánh nặng lớn hơn.
• Đổi mới cách quản lý thời gian: Xu hướng quản lý thời gian hiện đại tập trung vào tối ưu hóa và nâng cao hiệu suất làm việc. Quy tắc 2 phút khuyến khích hành động ngay lập tức thay vì cứ chần chừ để làm sau.

2. Tác động tích cực của “Quy tắc 2 phút”

Quy tắc 2 phút không chỉ đơn thuần là một kĩ thuật quản lý thời gian, mà còn là chìa khóa mở ra vô vàn lợi ích gồm:

• Nâng cao hiệu suất làm việc: Thay vì lãng phí thời gian vào những việc vụn vặt, quy tắc 2 phút khuyến khích bạn tập trung vào các nhiệm vụ có thể hoàn thành nhanh chóng. Điều này giúp bạn ưu tiên những công việc quan trọng hơn, tăng năng suất và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc nào do trì hoãn.
• Quản lý thời gian thông minh: Áp dụng quy tắc này, bạn sẽ không còn phải đối mặt với danh sách công việc dài dằng dặc gây áp lực. Thay vào đó, bạn sẽ giải quyết công việc từng chút một, đảm bảo mọi thứ được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả.
• Giảm căng thẳng: Những công việc nhỏ nhặt bị bỏ qua có thể tích tụ và gây ra căng thẳng không đáng có. Quy tắc 2 phút giúp bạn giải quyết chúng ngay từ đầu, giảm tải áp lực và duy trì tinh thần thoải mái.

“Quy tắc 2 phút” giúp giảm số lượng công việc nhỏ nhặt tồn đọng, do đó mà giảm áp lực căng thẳng

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Khi bạn chủ động xử lý các công việc nhỏ một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn sẽ dần cải thiện quy trình làm việc của mình. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc lâu dài.
• Xóa bỏ thói quen trì hoãn: Trì hoãn là kẻ thù của hiệu suất. Quy tắc 2 phút khuyến khích hành động ngay lập tức, giúp bạn vượt qua sự chần chừ và tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ.
• Tăng cường sự tự tin: Mỗi lần hoàn thành một công việc nhỏ theo quy tắc 2 phút, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn vào khả năng quản lý thời gian và giải quyết những thử thách lớn hơn trong cuộc sống và công việc.

>> Xem thêm: Quản lý thời gian thông minh với M.I.T: Không còn nỗi lo deadline

3. Cách ứng dụng “Quy tắc 2 phút” trong quản lý thời gian

3.1. Xử lý ngay những việc không quá 2 phút

Đừng để những việc nhỏ nhặt như đổ rác, gấp quần áo hay lên kế hoạch làm việc chất đống thành núi. Hãy giải quyết công việc ngay khi bạn nhận ra, bởi chúng thường chỉ tốn chưa đến 2 phút.

Thay vì để đống bát đĩa bẩn chất đầy bồn rửa, hãy dành 2 phút để rửa sạch chúng ngay sau khi ăn xong. Hoặc nếu bạn thấy có một chiếc tất bị rớt dưới gầm giường, hãy cúi xuống nhặt nó lên ngay lập tức thay vì để đến cuối tuần mới dọn dẹp.

3.2. Tạo đà bằng cách bắt đầu trong 2 phút

Quy tắc 2 phút không chỉ giúp hoàn thành việc nhỏ, mà còn là động lực để khởi động những công việc lớn hơn hoặc xây dựng thói quen mới. Bắt đầu luôn là phần khó nhất, nhưng chỉ cần bạn cam kết dành 2 phút, bạn sẽ dễ dàng vượt qua sự trì hoãn ban đầu.

Nếu bạn muốn viết một bài luận dài, hãy bắt đầu bằng việc mở tài liệu và viết ra những ý tưởng đầu tiên trong 2 phút. Hoặc nếu bạn muốn học một kỹ năng mới như chơi đàn guitar, hãy dành 2 phút mỗi ngày để tập luyện những hợp âm cơ bản. Bằng cách bắt đầu với những bước nhỏ trong 2 phút, bạn sẽ tạo ra động lực và cảm giác thành công, từ đó thúc đẩy bản thân tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ lớn hơn.

Tạo đà làm việc bằng cách bắt đầu thực hiện các công việc đơn giản trong vòng 2 phút

3.3. Tập trung tuyệt đối, tránh xao nhãng

Sau khi chọn được một việc từ danh sách “2 phút”, hãy loại bỏ mọi yếu tố gây xao nhãng để tập trung hoàn toàn vào công việc đó. Tắt thông báo trên điện thoại, đóng các tab mạng xã hội hoặc bất kỳ ứng dụng nào không liên quan.

Ví dụ, nếu bạn muốn trả lời một email quan trọng, hãy đóng tất cả các tab trình duyệt khác và tập trung vào việc soạn thảo email. Nếu bạn muốn đọc sách, hãy tìm một góc yên tĩnh, tắt điện thoại và đắm mình vào những trang sách.

Bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu xung quanh, bạn sẽ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời tận dụng tối đa quy tắc 2 phút để giải quyết các đầu việc nhỏ một cách dễ dàng.

3.4. Kết hợp các công việc nhỏ

Nếu có nhiều việc nhỏ cần làm, hãy gộp chúng lại và giải quyết liên tục trong một khoảng thời gian ngắn. Bạn có thể kết hợp việc nghe podcast với việc đi bộ, hoặc vừa nấu ăn vừa nghe nhạc. Hoặc trong công việc, bạn có thể dành 15 phút để xử lý các email ngắn, sắp xếp lại bàn làm việc và lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Áp dụng những mẹo nhỏ này, quy tắc 2 phút sẽ trở thành một công cụ hữu ích giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày.

>> Xem thêm: Ma trận Eisenhower: Công cụ đơn giản để tối ưu hóa thời gian và năng suất làm việc

3.5. Lập danh sách “2 phút”

Để tận dụng tối đa quy tắc 2 phút, hãy lập một danh sách những việc bạn có thể hoàn thành nhanh chóng trong khoảng thời gian này. Sau đó, hãy đặt danh sách ở những vị trí dễ nhìn thấy trong nhà hoặc nơi làm việc, chẳng hạn như trên tủ lạnh, màn hình máy tính hoặc dán lên bảng ghi chú. Bất cứ khi nào bạn có 2 phút rảnh rỗi, hãy liếc qua danh sách và chọn một công việc để hoàn thành ngay lập tức.

Lập danh sách các công việc có thể thực hiện trong vòng 2 phút và bắt tay vào thực hiện

3.6. Xây dựng thói quen tích cực

Quy tắc 2 phút không chỉ áp dụng trong công việc mà còn giúp bạn xây dựng những thói quen tốt. Ví dụ thói quen đọc sách hằng ngày chẳng hạn, bạn có thể đặt một cuốn sách yêu thích trên bàn làm việc để nhắc nhở bản thân mỗi khi có thời gian rảnh hãy dành ra ít nhất 2 phút để đọc sách. Như vậy, bằng cách tạo ra suy nghĩ này trong mọi thói quen và công việc, bạn sẽ có động lực để thực hiện chúng mà không còn trì hoãn. Quy tắc 2 phút biến mọi thứ trở nên thực tế hơn và giúp bạn bắt đầu vào công việc thay vì ngồi đó phàn nàn và trì hoãn. Mặc dù nó có vẻ đơn giản, nhưng thực tế đã chứng minh rằng khi áp dụng trong cuộc sống hàng ngày, nó mang lại hiệu quả kỳ diệu đối với bất kỳ mục tiêu nào.

3.7. Linh hoạt điều chỉnh

Mỗi người có hoàn cảnh và nhu cầu khác nhau, vì vậy hãy điều chỉnh quy tắc 2 phút sao cho phù hợp với bạn. Nếu bạn là một người bận rộn, bạn có thể áp dụng quy tắc này vào những khoảng thời gian trống giữa các cuộc họp, hoặc khi đang chờ đợi xe buýt. Đối với những ai làm việc tự do, quy tắc này sẽ là “cứu cánh” tuyệt vời giúp bạn xử lý gọn gàng các công việc hành chính nhỏ giữa những dự án lớn.

Linh hoạt điều chỉnh các công việc thực hiện trong 2 phút để quản lý thời gian tốt hơn

3.8. Kiên trì để thành công

Để quy tắc 2 phút thực sự hiệu quả, bạn cần kiên trì và thực hiện nó thường xuyên.Hãy đặt mục tiêu áp dụng quy tắc 2 phút, theo dõi sự tiến bộ của bạn bằng cách ghi lại những việc bạn đã hoàn thành. Sau một khoảng thời gian, bạn sẽ thấy mình trở nên năng suất hơn và có nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng.

4. Những lưu ý khác khi ứng dụng “Quy tắc 2 phút”

Để khai thác tối đa sức mạnh của quy tắc 2 phút trong việc tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất, hãy lưu ý những điểm mấu chốt sau:

• Ưu tiên việc quan trọng hơn: Quy tắc 2 phút là công cụ đắc lực để giải quyết những việc nhỏ nhặt, nhưng đừng để nó làm bạn sao nhãng khỏi những nhiệm vụ lớn và cấp bách cần hơn 2 phút để thực hiện.
• Nhận diện công việc có thể thực hiện trong 2 phút: Không phải việc nào cũng có thể hoàn thành trong 2 phút. Hãy chọn lọc những công việc thực sự phù hợp với quy tắc này để áp dụng hiệu quả.
• Tập trung tuyệt đối: Khi đã bắt tay vào một nhiệm vụ “2 phút”, hãy loại bỏ mọi yếu tố gây xao nhãng. Tập trung cao độ sẽ giúp bạn hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Kết hợp các công việc nhỏ: Nếu có nhiều việc vụn vặt, hãy gộp chúng lại và giải quyết liên tục để tiết kiệm thời gian chuyển đổi giữa các công việc.
• Lập danh sách “2 phút”: Tạo một danh sách những việc có thể hoàn thành trong 2 phút và đặt nó ở nơi dễ thấy để bạn có thể tận dụng những khoảng thời gian trống.
• Xây dựng thói quen tích cực: Quy tắc 2 phút không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc mà còn là cơ hội để xây dựng những thói quen tốt. Hãy bắt đầu bằng những hành động nhỏ như đọc sách, viết nhật ký hoặc tập thể dục trong 2 phút mỗi ngày.

Xây dựng thói quen tích cực từ “Quy tắc 2 phút”

• Linh hoạt điều chỉnh: Mỗi người có một hoàn cảnh và nhu cầu riêng, vì vậy hãy điều chỉnh quy tắc 2 phút sao cho phù hợp với bản thân.
• Kiên trì là chìa khóa: Thói quen mới không thể hình thành trong một sớm một chiều. Hãy kiên nhẫn và thực hiện quy tắc 2 phút đều đặn, bạn sẽ sớm thấy được sự thay đổi tích cực trong cách quản lý thời gian và hoàn thành công việc.

Thông qua những phân tích trên, có thể thấy, “Quy tắc 2 phút” trong quản lý thời gian thực sự hữu hiệu, cần được ứng dụng rộng rãi hơn đối với nhân viên trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ và rèn luyện kỹ năng mềm là điều cần thiết. Trong đó, hệ thống MGE, được thiết kế như một hệ thống mạng nội bộ cho doanh nghiệp, là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.

>> Xem thêm: Tình trạng “ăn cắp” thời gian làm việc: “Lỗ hổng vô hình” nơi công sở

5. Kết luận

Quy tắc 2 phút là một phương pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ giúp chúng ta xóa bỏ thói quen “trì hoãn”. Bằng cách thực hiện ngay những công việc nhỏ và bắt đầu hành động trong vòng 2 phút, chúng ta có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc, quản lý thời gian hiệu quả, và giảm căng thẳng trong cuộc sống hàng ngày. Hãy áp dụng quy tắc 2 phút vào công việc, cuộc sống của bạn ngay từ bây giờ và trải nghiệm sự thay đổi tích cực mà nó mang lại.