Những điều cần biết để tối ưu chi phí khi chọn hệ thống đào tạo trực tuyến elearning (LMS)

Trong quá trình triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến elearning (LMS), việc lựa chọn mô hình giá phù hợp là yếu tố then chốt để tối ưu hóa ngân sách và đảm bảo hiệu quả của các chương trình đào tạo. Tuy nhiên, xác định các khoản chi phí và tìm hiểu mô hình giá thường không đơn giản do có nhiều yếu tố ảnh hưởng. Bài viết dưới đây MGE sẽ cung cấp cho bạn “tất tần tật” thông tin về chi phí LMS và các bước để chọn mô hình giá phù hợp với nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp.

1. Các loại chi phí LMS và những yếu tố chi phối chúng

Khi triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến elearning, doanh nghiệp cần hiểu rõ các thành phần chi phí để có thể lập kế hoạch tài chính một cách chính xác. Dưới đây là các loại chi phí cốt lõi và những yếu tố chính chi phối giá của hệ thống LMS.

1.1. Các loại chi phí

Những chi phí chính mà doanh nghiệp cần dự tính khi triển khai LMS bao gồm chi phí thiết lập, bảo trì và hỗ trợ. Tùy thuộc vào loại LMS và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, các chi phí này sẽ có sự khác biệt.

• Chi phí thiết lập: Bao gồm phí cài đặt hệ thống và chuyển đổi dữ liệu từ các nền tảng cũ sang LMS mới. Một số hệ thống LMS yêu cầu trả phí cho các dịch vụ như di chuyển dữ liệu, thiết lập máy chủ hoặc cài đặt trên nền tảng đám mây. Nếu doanh nghiệp cần tích hợp LMS với các hệ thống khác như CRM hoặc ERP, sẽ có thêm chi phí phát triển API để đảm bảo tích hợp hiệu quả.
• Chi phí bảo trì: Sau khi hệ thống được triển khai, chi phí bảo trì sẽ phát sinh định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định. Chi phí này thường bao gồm các bản cập nhật phần mềm, sửa lỗi và nâng cấp để đáp ứng các yêu cầu đào tạo mới của doanh nghiệp.
• Chi phí hỗ trợ: Nhiều nhà cung cấp LMS cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật qua email, điện thoại hoặc quản lý hỗ trợ cá nhân với một khoản phí bổ sung. Điều này có thể rất hữu ích nếu doanh nghiệp gặp phải các vấn đề kỹ thuật mà đội ngũ IT nội bộ không thể xử lý.

1.2. Các yếu tố chi phối giá của hệ thống đào tạo trực tuyến elearning

Giá cả của LMS không chỉ phụ thuộc vào các chi phí cài đặt và vận hành cơ bản mà còn bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố liên quan đến nhu cầu đào tạo, tùy chỉnh của doanh nghiệp. Những yếu tố này quyết định số lượng tính năng cần có, khả năng mở rộng của hệ thống và các yêu cầu hỗ trợ bổ sung.

• Quy mô tổ chức và yêu cầu đào tạo: Số lượng nhân viên cần đào tạo và tần suất triển khai chương trình đào tạo là yếu tố ảnh hưởng lớn đến chi phí. Doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần một số lượng người dùng ít với các tính năng đơn giản, trong khi các tổ chức lớn có nhu cầu đào tạo đa dạng và cần nhiều tính năng phức tạp hơn.
• Yêu cầu về tích hợp và tùy chỉnh: Một LMS tiêu chuẩn có thể không đủ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp có hệ thống công nghệ phức tạp. Nếu doanh nghiệp cần tích hợp LMS với các hệ thống quản lý khác hoặc yêu cầu tùy chỉnh giao diện và tính năng, chi phí sẽ tăng thêm.

>>> Xem thêm: Điều gì khiến cho hệ thống elearning lại trở thành xu hướng không thể thiếu trong doanh nghiệp?

2. Các loại mô hình giá phổ biến cho LMS

Việc lựa chọn mô hình giá phù hợp là yếu tố then chốt trong quá trình triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến elearning. Mỗi doanh nghiệp sẽ có nhu cầu và quy mô khác nhau, do đó, việc hiểu rõ các mô hình giá sẽ giúp đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hóa chi phí. Dưới đây là những mô hình giá LMS phổ biến và những đặc điểm nổi bật của từng mô hình.

2.1. Mô hình trả theo người dùng cố định

Với các doanh nghiệp có nhu cầu đào tạo đều đặn và ổn định, việc trả phí dựa trên số lượng người dùng cố định là một lựa chọn dễ quản lý. Trong mô hình này, doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản phí cố định cho một số lượng người dùng nhất định, dù họ có sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến elearning thường xuyên hay không.

• Ưu điểm: Mô hình này cung cấp sự ổn định và dễ dàng dự toán ngân sách, vì chi phí sẽ không thay đổi theo tần suất sử dụng của từng người.
• Nhược điểm: Điểm hạn chế là nếu doanh nghiệp không sử dụng hết số lượng người dùng đã đăng ký, chi phí có thể bị lãng phí.

2.2. Mô hình trả phí theo nhu cầu

Mô hình trả phí theo nhu cầu sử dụng đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu đào tạo không thường xuyên hoặc có xu hướng thay đổi theo các dự án cụ thể. Thay vì phải trả một khoản cố định hàng tháng hoặc hàng năm, doanh nghiệp chỉ trả phí cho số lần sử dụng hoặc số lượng chương trình đào tạo trên đã thực hiện.

• Ưu điểm: Mô hình này mang lại sự linh hoạt cao, cho phép doanh nghiệp chỉ trả tiền khi thực sự cần đào tạo, tránh lãng phí khi hệ thống đào tạo trực tuyến elearning không được sử dụng thường xuyên.
• Nhược điểm: Tuy nhiên, việc dự toán chi phí có thể trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là trong các giai đoạn nhu cầu đào tạo tăng cao.

2.3. Mô hình trả phí hàng năm theo giấy phép

Với các doanh nghiệp có nhu cầu đào tạo liên tục và quy mô lớn, trả phí hàng năm theo giấy phép có thể là lựa chọn hợp lý. Doanh nghiệp sẽ trả một khoản phí cố định hàng năm và có quyền sử dụng hệ thống LMS không giới hạn trong suốt thời gian hợp đồng.

• Ưu điểm: Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống một cách linh hoạt mà không cần lo lắng về chi phí phát sinh khi tăng số lượng người dùng hoặc mở rộng chương trình đào tạo.
• Nhược điểm: Mức chi phí ban đầu cao, và doanh nghiệp phải cam kết trả phí hàng năm ngay cả khi mức sử dụng hệ thống không đạt kỳ vọng.

2.4. Mô hình mã nguồn mở

Nếu doanh nghiệp có đội ngũ kỹ thuật mạnh và muốn linh hoạt tùy chỉnh hệ thống đào tạo trực tuyến elearning theo nhu cầu riêng, các giải pháp LMS mã nguồn mở có thể là lựa chọn hấp dẫn. Dù phần mềm được cung cấp miễn phí, doanh nghiệp sẽ cần chi trả cho việc thiết lập, bảo trì và tùy chỉnh hệ thống để phù hợp với môi trường nội bộ.

• Ưu điểm: Giải pháp này mang lại sự linh hoạt tối đa, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo đúng yêu cầu mà không bị giới hạn bởi nhà cung cấp.
• Nhược điểm: Tuy nhiên, chi phí phát sinh cho việc duy trì và vận hành có thể cao nếu doanh nghiệp không có sẵn đội ngũ kỹ thuật đủ năng lực để quản lý hệ thống.

>>> Xem thêm: Những điều cần lưu ý khi thiết kế web elearning cho doanh nghiệp

3. Các bước để chọn hệ thống đào tạo trực tuyến elearning tối ưu chi phí nhất

Để chọn được mô hình giá LMS phù hợp, doanh nghiệp cần thực hiện một số bước cụ thể để đảm bảo rằng mô hình giá được chọn không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn có thể mở rộng trong tương lai. Dưới đây là các bước giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn LMS.

Bước 1: Xác định số lượng người dùng cần thiết

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là xác định chính xác số lượng nhân viên sẽ tham gia các chương trình đào tạo thông qua hệ thống LMS. Đây là yếu tố chính giúp doanh nghiệp dự đoán được ngân sách và lựa chọn mô hình giá hợp lý. Với những doanh nghiệp có số lượng người dùng ổn định, mô hình trả theo số lượng người dùng cố định có thể là lựa chọn tốt. Ngược lại, nếu số lượng người dùng thay đổi theo từng dự án, mô hình trả theo người dùng hoạt động hoặc trả phí theo nhu cầu sẽ linh hoạt hơn.

Bước 2: Lập kế hoạch thời gian sử dụng LMS

Doanh nghiệp cần lập kế hoạch về thời gian triển khai các chương trình đào tạo và tần suất sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến elearning. Nếu doanh nghiệp chỉ cần hệ thống để triển khai đào tạo vào các thời điểm nhất định trong năm, việc lựa chọn mô hình trả theo nhu cầu hoặc trả theo người dùng hoạt động có thể giúp tránh lãng phí. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu đào tạo liên tục, mô hình trả phí hàng năm theo giấy phép có thể là giải pháp tốt hơn để tối ưu hóa chi phí.

Bước 3: Ước tính số lượng chương trình đào tạo cần tải lên

Việc tính toán số lượng chương trình đào tạo cần tải lên và lưu trữ trong hệ thống là một phần không thể bỏ qua. Các hệ thống LMS thường có giới hạn về dung lượng lưu trữ hoặc số lượng chương trình có thể tải lên. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ nhu cầu hiện tại và dự phòng cho nhu cầu tương lai để đảm bảo không phải trả thêm phí khi vượt quá giới hạn lưu trữ.

Bước 4: Định rõ các tính năng và tích hợp cần có

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu khác nhau về tính năng của hệ thống đào tạo trực tuyến elearning, từ các tính năng cơ bản như theo dõi tiến độ đào tạo, chứng nhận hoàn thành đến các tính năng nâng cao như tích hợp với hệ thống CRM hoặc ERP. Do đó, việc xác định rõ ràng các tính năng bắt buộc cần có là một bước quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp tránh phải trả tiền cho những tính năng không cần thiết hoặc bị thiếu những tính năng quan trọng. Doanh nghiệp cũng cần cân nhắc khả năng tích hợp của LMS với các hệ thống nội bộ khác để đảm bảo quy trình hoạt động trơn tru.

Bước 5: Tìm hiểu các chi phí ẩn

Khi lựa chọn mô hình giá LMS, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các chi phí có thể phát sinh ngoài dự kiến. Các chi phí ẩn thường bao gồm phí hỗ trợ kỹ thuật, phí bảo trì hệ thống, phí nâng cấp hoặc mở rộng khi số lượng người dùng vượt mức đăng ký ban đầu. Việc đọc kỹ các điều khoản hợp đồng và trao đổi với nhà cung cấp LMS về các chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tránh những bất ngờ không mong muốn trong quá trình sử dụng.

>>> Xem thêm: Quy trình để triển khai hệ thống đào tạo elearning hiệu quả

4. Ví dụ thực tế về cách chọn mô hình giá LMS

Tình huống: ABC Retail, một công ty bán lẻ với 150 nhân viên, cần triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến để đào tạo nhân viên mới về kỹ năng bán hàng và các quy trình nội bộ. Công ty có nhu cầu đào tạo thường xuyên vì nhân viên mới được tuyển dụng liên tục và các chương trình đào tạo nội bộ cần được cập nhật hàng năm để theo kịp xu hướng thị trường.

Yêu cầu:

• ABC Retail cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên có thể truy cập vào hệ thống đào tạo bất kỳ lúc nào trong năm.
• Công ty muốn có một khoản phí cố định hàng năm để dễ dàng dự toán ngân sách và không lo chi phí biến động theo số lượng người dùng trong từng giai đoạn.

Giải pháp: ABC Retail đã chọn mô hình trả phí hàng năm theo giấy phép. Với mô hình này, công ty trả một khoản phí cố định hàng năm cho một số lượng tài khoản nhất định, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều có thể sử dụng hệ thống đào tạo trực tuyến không giới hạn trong suốt thời gian hợp đồng. Điều này giúp công ty dễ dàng lập kế hoạch tài chính, không phải lo lắng về việc tăng hoặc giảm người dùng làm ảnh hưởng đến chi phí đào tạo.

Kết quả: Mô hình trả phí hàng năm đã giúp ABC Retail tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý ngân sách đào tạo, đồng thời đảm bảo toàn bộ nhân viên được đào tạo kịp thời. Dù số lượng nhân viên biến động trong năm, công ty vẫn không phải lo lắng về chi phí phát sinh, nhờ vào khoản phí cố định này.

MGE – Giải pháp cổng thông tin nội bộ toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí đào tạo

Khi triển khai hệ thống LMS, doanh nghiệp cần một nền tảng nội bộ mạnh mẽ để hỗ trợ quản lý thông tin, truyền thông và kết nối các phòng ban. Hệ thống MGE đóng vai trò như một cổng thông tin nội bộ toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý và chia sẻ thông tin đào tạo mà còn thúc đẩy sự kết nối giữa các phòng ban.

Với MGE, doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường học tập liên tục, khuyến khích chia sẻ kiến thức, từ đó tối ưu hóa ngân sách đào tạo và nâng cao hiệu quả làm việc. Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt, MGE đảm bảo rằng mọi hoạt động đào tạo, từ triển khai đến đánh giá, đều diễn ra suôn sẻ và minh bạch, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách và gia tăng hiệu suất hoạt động.

MGE – Mạng xã hội chuyên đào tạo nội bộ trực tuyến dành cho doanh nghiệp

>>> Đâu là những lý do khiến bạn lựa chọn hệ thống đào tạo trực tuyến của MGE

Lời kết

Việc lựa chọn mô hình giá LMS phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố liên quan như số lượng người dùng, tần suất sử dụng và yêu cầu tích hợp. Hiểu rõ các loại chi phí và các bước cụ thể giúp tối ưu hóa chi phí, đồng thời đảm bảo chương trình đào tạo được triển khai hiệu quả. Với sự lựa chọn đúng đắn, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng đào tạo mà vẫn tối ưu hóa ngân sách, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững.

Liên hệ ngay với MGE để tối ưu chi phí và chọn hệ thống đào tạo trực tuyến elearning phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn.

>>> Có thể bạn đang quan tâm

9 bước để xây dựng một quy trình đào tạo trực tuyến hiệu quả cho nhân viên mới

6 đơn vị tạo website đào tạo hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn