Hiện nay, cụm từ “thấu cảm” trong giao tiếp nội bộ không còn là khái niệm quá xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo nghiên cứu của công ty kiểm EY chỉ ra rằng 52% nhân viên cảm thấy sự thấu cảm trong công ty chỉ là lớp vỏ bọc, thiếu đi sự chân thành. Do đó, việc thực hành sự “thấu cảm” trong doanh nghiệp không chỉ đơn thuần dựa trên lý thuyết suông mà còn dựa trên nhiều yếu tố khác về khả năng lắng nghe, sự kiên nhẫn, trí thông minh cảm xúc EQ,… của đôi bên. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về giao tiếp thấu cảm và cách thức xây dựng giao tiếp thấu cảm trong nội bộ doanh nghiệp
1. Sự khác biệt giữa “đồng cảm” và “thấu cảm” trong giao tiếp
Trong giao tiếp, chúng ta thường nghe đến hai khái niệm “đồng cảm” và “thấu cảm”. Mặc dù có vẻ tương đồng, nhưng thực chất chúng mang những ý nghĩa khác nhau.
- Đồng cảm là khả năng nhận biết và chia sẻ cảm xúc với người khác. Khi đồng cảm, ta hiểu được người khác đang cảm thấy gì, nhưng chưa chắc đã thực sự đặt mình vào vị trí của họ.
- Thấu cảm là bước tiến xa hơn của đồng cảm. Không chỉ hiểu cảm xúc, ta còn cố gắng nhìn nhận vấn đề từ góc nhìn của người khác, cảm nhận thế giới quan của họ.
Ví dụ, khi một đồng nghiệp chia sẻ về khó khăn trong công việc, nếu bạn chỉ nói ‘Tôi hiểu cảm giác của bạn”, đó là đồng cảm. Nhưng nếu bạn nói “Tôi hiểu cảm giác của bạn, tôi đã từng gặp tình huống tương tự và tôi nghĩ rằng…”, đó là thấu cảm.
Sự khác biệt giữa giao tiếp đồng cảm và thấu cảm
2. Lợi ích của sự thấu cảm trong giao tiếp nội bộ
Sự thấu cảm là nền tảng xây dựng niềm tin và gắn kết trong môi trường làm việc. Khi nhân viên cảm nhận được sự quan tâm và lắng nghe từ đồng nghiệp và cấp trên, họ sẽ cởi mở hơn, sẵn sàng hợp tác và đóng góp, từ đó thúc đẩy tinh thần đồng đội và tạo nên một tập thể vững mạnh.
Nâng cao hiệu suất làm việc nhờ giao tiếp thấu cảm
Không chỉ gắn kết các thành viên, sự thấu cảm còn là chìa khóa giải quyết xung đột và hiểu lầm. Bằng cách thấu hiểu nguyên nhân sâu xa của mâu thuẫn, các bên liên quan sẽ dễ dàng tìm ra giải pháp chung và hướng đến sự hòa giải, thay vì chỉ tập trung vào bảo vệ quan điểm cá nhân.
Một môi trường làm việc đề cao sự thấu cảm sẽ khơi dậy động lực và sự cống hiến của nhân viên. Khi cảm thấy được tôn trọng và thấu hiểu, nhân viên sẽ chủ động đóng góp ý kiến, phát huy tối đa tiềm năng, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và thúc đẩy sự phát triển của toàn tổ chức. Đồng thời, sự thấu cảm còn là yếu tố quan trọng giúp thu hút và giữ chân nhân tài, xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, nơi mọi người cảm thấy được tôn trọng, lắng nghe và hỗ trợ lẫn nhau.
Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích vừa nêu thì vẫn tồn đọng một số trở ngại về sự thấu cảm trong giao tiếp nội bộ. Điển hình như các vấn đề về áp lực công việc, thiếu thời gian, môi trường làm việc thiếu cởi mở, tâm lý vội vàng giải quyết vấn đề, rào cản về cảm xúc và định kiến cá nhân, cùng với việc thiếu sự hỗ trợ từ cấp trên đều là những yếu tố cản trở đáng kể. Tất cả những điều này có thể làm giảm sự thấu hiểu lẫn nhau, gây ra hiểu lầm, xung đột và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc cũng như mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức.
>>> Giao tiếp hiệu quả: Từ “Tôi không biết” đến “Tôi sẽ tìm hiểu”
Tâm lý chỉ muốn mau mau giải quyết vấn đề ảnh hưởng đến giao tiếp nội bộ
3. Cách thức xây dựng sự thấu cảm trong giao tiếp nội bộ
3.1 Thực hành chủ động lắng nghe và kiên nhẫn
Lắng nghe tích cực không chỉ đơn thuần là nghe những gì người khác nói, mà còn là sự tập trung cao độ, sự thấu hiểu và tôn trọng đối với những gì họ đang chia sẻ. Điều này đòi hỏi chúng ta phải gác lại những suy nghĩ và đánh giá cá nhân, tập trung vào việc nắm bắt thông điệp và cảm xúc của người nói.
Ví dụ: Trong một cuộc họp, thay vì chỉ tập trung vào việc trình bày ý kiến của mình, hãy kiên nhẫn lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn quan điểm của họ và thể hiện sự đồng cảm thông qua những câu nói như “Tôi hiểu ý của bạn” hoặc “Tôi đánh giá cao sự đóng góp của bạn”.
>>> Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả đối với cấp trên
3.2 Đặt bản thân vào vị trí người khác
Để thực sự thấu hiểu người khác, chúng ta cần phải thoát khỏi “vùng an toàn” của bản thân và đặt mình vào vị trí của họ. Điều này có nghĩa là chúng ta cần nhìn nhận vấn đề từ góc độ của họ, cảm nhận những gì họ đang trải qua và hiểu rõ những yếu tố ảnh hưởng đến suy nghĩ và hành động của họ.
Ví dụ: Nếu một đồng nghiệp đang gặp khó khăn trong công việc, hãy thử tưởng tượng bạn là họ, đang phải đối mặt với những áp lực và thách thức tương tự. Từ đó, bạn có thể đưa ra những lời khuyên và hỗ trợ phù hợp hơn, thay vì chỉ trích hoặc đổ lỗi.
Đặt bản thân vào vị trí người khác tăng cường kỹ năng giao tiếp nội bộ hiệu quả
3.3 Sử dụng ngôn ngữ tích cực và tôn trọng
Ngôn ngữ không chỉ là công cụ giao tiếp, mà còn là phương tiện thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến người khác. Việc sử dụng ngôn ngữ tích cực và xây dựng, tránh những lời lẽ chỉ trích, đánh giá hoặc xúc phạm, có thể tạo ra một môi trường giao tiếp lành mạnh và tích cực.
Ví dụ: Thay vì nói “Tại sao anh lại làm sai như vậy?”, hãy nói “Tôi hiểu anh đã cố gắng hết sức, lần sau chúng ta có thể làm tốt hơn bằng cách…”.
>>> Cách giao tiếp hiệu quả ghi điểm trong ngày đầu tiên đi làm
3.4 Tạo dựng môi trường làm việc cởi mở trong giao tiếp nội bộ
Một môi trường làm việc cởi mở và minh bạch là nền tảng cho sự thấu cảm. Khi nhân viên cảm thấy thoải mái chia sẻ ý kiến, quan điểm và cảm xúc của mình mà không sợ bị đánh giá hoặc trừng phạt, họ sẽ có xu hướng cởi mở hơn và sẵn sàng lắng nghe người khác.
Ví dụ: Lãnh đạo có thể tổ chức các buổi họp mặt thường xuyên để nhân viên có cơ hội chia sẻ ý kiến và đóng góp vào quá trình ra quyết định. Đồng thời, lãnh đạo cũng cần thể hiện sự cởi mở và sẵn sàng lắng nghe những phản hồi từ nhân viên.
Môi trường giao tiếp cởi mở rất quan trọng trong giao tiếp nội bộ
>>> Nếu môi trường làm việc không như ý thì nên làm gì?
3.5 Tổ chức các buổi trao đổi định kỳ gắn kết nội bộ
Các hoạt động gắn kết và chia sẻ, như các buổi team building, workshop, buổi chia sẻ kinh nghiệm hoặc đơn giản là những cuộc trò chuyện thân mật, có thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, tăng cường sự gắn kết và xây dựng lòng tin.
Ví dụ: Công ty có thể tổ chức các buổi team building ngoài trời để nhân viên có cơ hội thư giãn và giao lưu với nhau. Hoặc công ty có thể tạo ra một diễn đàn nội bộ để nhân viên chia sẻ những kinh nghiệm và khó khăn trong công việc.
4. Các tình huống thực tế về sự thấu cảm trong giao tiếp nội bộ
Để hình dung rõ hơn vai trò của sự thấu cảm trong môi trường công sở, hãy cùng phân tích một số tình huống thực tế thường gặp:
Tình huống 1: Nhân viên mới chưa hòa nhập được với môi trường làm việc.
Mô tả: Minh, một nhân viên mới của phòng Marketing, cảm thấy lạc lõng và khó hòa nhập với đồng nghiệp. Anh thường xuyên bị bỏ rơi trong các cuộc thảo luận và cảm thấy không được lắng nghe.
Giải pháp: Nhận thấy sự khó khăn của Minh, chị Lan, trưởng phòng Marketing, đã chủ động tiếp cận và trò chuyện với anh. Chị Lan không chỉ lắng nghe những tâm tư của Minh mà còn chia sẻ những kinh nghiệm của bản thân khi mới vào công ty. Chị cũng khuyến khích các thành viên khác trong phòng tạo điều kiện và hỗ trợ Minh trong công việc. Nhờ sự thấu cảm và giúp đỡ của chị Lan và đồng nghiệp, Minh dần cảm thấy tự tin hơn và hòa nhập tốt hơn với môi trường làm việc mới.
Tình huống 2: Dự án đang gặp khó khăn.
Mô tả: Dự án triển khai sản phẩm mới của công ty đang gặp phải nhiều vấn đề về kỹ thuật và tiến độ. Các thành viên trong nhóm trở nên căng thẳng và mất động lực. Họ đổ lỗi cho nhau và không tìm được tiếng nói chung.
Giải pháp: Anh Tuấn, giám đốc dự án, đã tổ chức một buổi họp khẩn để giải quyết tình hình. Thay vì chỉ trích hay đổ lỗi, anh Tuấn đã lắng nghe ý kiến của từng thành viên, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Anh cũng chia sẻ những khó khăn mà anh đã trải qua trong các dự án trước đó và động viên mọi người cùng nhau vượt qua thử thách. Nhờ sự thấu cảm và lãnh đạo của anh Tuấn, các thành viên trong nhóm đã tìm lại được động lực và hợp tác để giải quyết vấn đề, giúp dự án đi đúng hướng.
Tình huống 3: Xung đột giữa các thành viên trong nhóm.
Mô tả: Hai nhân viên trong phòng kinh doanh, Hà và Mai, thường xuyên xảy ra tranh cãi về cách thức làm việc. Mỗi người đều cho rằng ý kiến của mình là đúng và không chịu lắng nghe người kia.
Giải pháp: Anh Phong, trưởng phòng kinh doanh, đã nhận thấy sự căng thẳng giữa Hà và Mai. Anh đã sắp xếp một buổi gặp mặt riêng với từng người để lắng nghe quan điểm của họ. Sau đó, anh tổ chức một cuộc họp chung để cả hai có thể trao đổi trực tiếp với nhau. Trong buổi họp, anh Phong đã đóng vai trò là người trung gian, giúp Hà và Mai hiểu được quan điểm của nhau và tìm ra giải pháp thỏa hiệp. Nhờ sự thấu cảm và kỹ năng giải quyết xung đột của anh Phong, mối quan hệ giữa Hà và Mai đã được cải thiện đáng kể, giúp cả hai làm việc hiệu quả hơn.
Từ những phân tích trên, có thể thấy việc truyền thông nội bộ để mọi người thấu hiểu được tầm quan trọng của sự thấu cảm là rất quan trọng. Trong đó, hệ thống MGE, được thiết kế như một hệ thống mạng nội bộ cho doanh nghiệp, là nơi cung cấp thông tin, nâng cao văn hóa chia sẻ, giao tiếp nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Với MGE, các tổ chức có thể dễ dàng quản lý và chia sẻ thông tin, giúp nhân viên phát triển hơn mỗi ngày, củng cố mối liên kết trong tổ chức, xây dựng một môi trường làm việc đồng nhất và hiệu quả. MGE là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, thích nghi linh hoạt với môi trường kinh doanh hiện đại.
>>> Bí quyết cải thiện vấn đề giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp
5. Kết luận
Thấu cảm trong giao tiếp nội bộ không chỉ là một kỹ năng mềm, mà còn là một nghệ thuật trong giao tiếp. Khi mỗi cá nhân biết cách đặt mình vào vị trí người khác, lắng nghe một cách chân thành và thấu hiểu những suy nghĩ, cảm xúc của họ, chúng ta sẽ tạo ra những thay đổi tích cực. Đó không chỉ là việc xây dựng những mối quan hệ vững chắc, mà còn là chìa khóa để giải quyết xung đột một cách hiệu quả. Hơn thế nữa, sự thấu cảm còn là nền tảng để kiến tạo môi trường làm việc tích cực, nơi mỗi thành viên đều cảm thấy được lắng nghe, được tôn trọng và có cơ hội phát huy tối đa tiềm năng của mình. Bằng cách lan tỏa giá trị của sự thấu cảm, chúng ta không chỉ tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, mà còn mang đến niềm vui và sự hài lòng cho mỗi cá nhân, biến mỗi ngày làm việc trở nên hiệu suất và ý nghĩa hơn. Hãy theo dõi MGE để cập nhật thêm những bài viết mới nhất nhé!
